Quy Trình 5S Là Gì? Ứng Dụng Thực Tế Trong Doanh Nghiệp

5S & Các công cụ quản lý trực quan

Một lợi ích quan trọng của 5S là khiến không gian làm việc sạch sẽ hơn – và do đó dễ dàng hoàn thành công việc hơn. Các công cụ quản lý trực quan như: nhãn, dấu sàn, dấu tủ và kệ, bảng bóng… sẽ tỏ ra rất hữu ích cho mục đích nêu trên. Ngoài ra, những công cụ này còn góp phần đảm bảo sự ngăn nắp của không gian làm việc.

Những công cụ trực quan được sử dụng phổ biến trong 5S có thể kể đến như:

• Băng đánh dấu sàn: Băng đánh dấu sàn có thể được sử dụng để phác thảo các ô làm việc, đánh dấu các vị trí đặt thiết bị, hoặc làm nổi bật các mối nguy hiểm. Loại băng này có nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, và có thể được sử dụng trên kệ, bàn làm việc, tủ cũng như những bề mặt khác.
• Nhãn và Dấu hiệu: Doanh nghiệp khi thực hiện quy trình 5S có thể sử dụng văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cần thiết (ví dụ: trong ngăn kéo có chứa gì, các mối nguy hiểm cần phòng tránh, hoặc nơi cất giữ vật dụng…).

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một số hoặc toàn bộ các công cụ trực quan này. Tất cả đều giúp đạt được mục tiêu: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở đúng vị trí của nó”. Ngoài ra, chúng còn giúp bạn xác định rõ ràng mọi thứ thuộc về đâu, tránh tình trạng đồ đạc lộn xộn ngổn ngang.

Vai trò của nhân viên trong quy trình 5S

Sự tham gia của nhân viên là yêu cầu bắt buộc để thực hiện 5S thành công. Cấp lãnh đạo cần đảm bảo mọi nhân viên được tham gia vào gần như tất cả các giai đoạn trong quy trình 5S (ví dụ: quyết định việc gắn thẻ đỏ cho các đồ dùng không cần thiết). Cũng cần có một đội ngũ chịu trách nhiệm kiểm tra, tiến hành thực hiện và đánh giá ưu – nhược điểm của quy trình hiện tại.

Mentoring và training là công tác không thể thiếu nhằm đảm bảo mục tiêu nêu trên. Nhân viên sẽ không thể hiểu và tuân thủ các nguyên tắc 5S nếu họ không hiểu được phương pháp và mục đích cuối cùng. Họ cần phải hiểu rõ giá trị của 5S như một “công cụ” – thay vì chỉ đơn giản là một triết lý. Khi đó, họ sẽ bắt đầu tin tưởng vào các quá trình liên quan, cải thiện hiệu quả, chất lượng và tính linh hoạt trong công việc.

Đọc thêm: Nghệ thuật giao tiếp của nhà lãnh đạo

Áp dụng 5S không phải là câu chuyện “một sớm một chiều”

Ứng dụng phương pháp 5S không phải chỉ diễn ra một lần duy nhất, mà phải thành một chu kỳ liên tục. Sau bước đi thành công ban đầu, doanh nghiệp sẽ nhận thấy nhiều vấn đề phát sinh sau đó. Nếu chỉ Sàng lọc mà không Sắp xếp, hậu quả là tình trạng hỗn độn thậm chí sẽ trở nên trầm trọng hơn. Giải pháp là áp dụng lặp đi lặp lại quy trình 5S, như một phần thường xuyên của công việc hằng ngày. Đó là lý do giải thích cho tầm quan trọng của Sẵn sàng (Shitsuke).

Cách thức duy trì chương trình 5S với từng doanh nghiệp sẽ theo những đặc thù riêng. Sau đây là một số lưu ý quan trọng nhằm đảm bảo thành công của việc ứng dụng quy trình 5S:

• Sự hỗ trợ của ban quản lý – Nếu không có cam kết rõ ràng từ cấp quản lý, quy trình 5S sẽ không đạt được hiệu quả. Người giám sát và quản lý cần tham gia đánh giá quy trình làm việc và lấy ý kiến phản hồi từ người lao động. Họ cũng cần cung cấp các công cụ, hướng dẫn và thời gian để người lao động hoàn thành công việc của họ.
• Tham quan các phòng ban – Việc đưa bộ phận này đến tham quan các bộ phận khác sẽ giúp toàn bộ nhân viên làm quen với quy trình của doanh nghiệp. Phương pháp này cũng góp phần nuôi dưỡng những ý tưởng hay và truyền cảm hứng tìm ra những hướng đi mới để cải thiện quá trình thực hiện 5S.
• Đào tạo cập nhật xu hướng – Theo thời gian, sẽ có những thay đổi tại nơi làm việc (ví dụ: thiết bị mới, sản phẩm mới, quy tắc làm việc mới). Khi đó, doanh nghiệp cần sửa đổi các tiêu chuẩn làm việc 5S để phù hợp với những thay đổi đó, đồng thời lên chương trình đào tạo về các tiêu chuẩn mới.
• Đánh giá tiến độ – Công tác triển khai chương trình 5S trong doanh nghiệp phải đi kèm các mục tiêu cụ thể và đo lường được. Đánh giá định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp thu thập những thông tin quý giá. Quy trình đang hoạt động tốt ở điểm nào? Những khía cạnh nào cần cải thiện?
• Phân tích hiệu suất – Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần đưa hiệu suất thành một phần của chương trình đánh giá nhân viên. Khi nhân viên thực hiện tốt, hãy ghi nhận thành tích của họ để tạo động lực phấn đấu.