Quy Trình Bán Hàng 7 Bước Chuẩn Và Thành Công Cho Doanh Nghiệp

Mục lục [Hiện]

1. Quy trình bán hàng là gì?
2. Tại sao doanh nghiệp phải có quy trình bán hàng
3. 7 bước xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả
   1. Bước 1: Lập kế hoạch và xác định mục tiêu
   2. Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
   3. Bước 3: Tiếp cận khách hàng
   4. Bước 4: Trình bày sản phẩm/dịch vụ
   5. Bước 5: Giải đáp thắc mắc
   6. Bước 6: Chốt đơn hàng
   7. Bước 7: Theo dõi khách hàng
4. Lưu ý khi lập quy trình bán hàng
5. Các hình thức trong sơ đồ quy trình bán hàng
6. Tự động hóa sơ đồ quy trình bán hàng với CRM
7. Một số sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình bán hàng
   1. “Nhảy cóc” giữa các bước trong quy trình
   2. Hành động không rõ ràng
   3. Không đa dạng phương pháp bán hàng

Doanh nghiệp đang loay hoay tìm ra quy trình bán hàng cho mình để bứt phá doanh số, gia tăng doanh thu. Hãy đọc ngay bài viết dưới đây của Bizfly để nắm được 7 bước xây dựng và các lưu ý trong quy trình bán hàng. 

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một loạt các hoạt động được thực hiện trong khâu bán hàng của doanh nghiệp. Các bước trong quy trình này thường được tiến hành theo một trình tự, quy định nhất định tạo thành một nguyên tắc và áp dụng thống nhất cho toàn doanh nghiệp. 

Tại sao doanh nghiệp phải có quy trình bán hàng

Để kinh doanh hiệu quả, bạn cần có một quy trình bán hàng phù hợp với sản phẩm, dịch vụ và quy mô của mình. Vì vậy, xây dựng một quy trình hiệu quả mang lại nhiều lợi ích như: 

• Nắm rõ sắc thái bán hàng

Sắc thái bán hàng là cách doanh nghiệp truyền tải thông điệp và tương tác với khách hàng trong quá trình kinh doanh. Bao gồm ngôn ngữ, thái độ, hành vi của người bán. 

Vì vậy, quy trình bán hàng cần được thiết lập rõ ràng, cụ thể ngay từ đầu giúp doanh nghiệp có thể định hình, nắm bắt và thể hiện các sắc thái của mình trong quá trình kinh doanh. Từ đó, đưa ra nhận định, đánh giá hiệu quả một cách tổng quan, xác thực.  

• Cải tiến chiến lược

Áp dụng quy trình bán hàng chuẩn, các nhân sự sẽ thống nhất làm việc theo một quy trình, lúc này bạn sẽ dễ dàng nhận thấy bước nào chưa hiệu quả, bước nào cần thay đổi, khắc phục nhằm kịp thời đưa ra giải pháp cải tiến chiến lược. 

• Gia tăng doanh số

Khi doanh nghiệp có một quy trình bán hàng phù hợp, sẽ dễ dàng tiếp cận và tương tác với nhóm khách hàng tiềm năng, có khả năng ra quyết định mua hàng. Từ đó các nhân sự thực hiện tư vấn, đàm phán và hoàn tất giao dịch mua hàng. 

Đây chính là quá trình thực nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến nhằm tối đa doanh thu cho doanh nghiệp mình. 

• Dễ dàng đào tạo nhân sự mới

Chắc chắn rằng, khi doanh nghiệp sở hữu một quy trình minh bạch, rõ ràng, sẽ rất đơn giản cho quá trình đào tạo nhân sự mới. Họ chỉ cần nhìn vào quy trình này hoặc quan sát cách đồng nghiệp áp dụng quy trình làm việc để học hỏi. Như vậy sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí đào tạo cho doanh nghiệp.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khi có một quy trình bán hàng tốt, doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong khâu tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm của người tiêu dùng. Nắm được quá trình từ khâu họ tiếp cận sản phẩm, mua sắm, sử dụng sản phẩm và hỗ trợ họ sau khi bán hàng. 

7 bước xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả

Để xây dựng các bước bán hàng hiệu quả, các doanh nghiệp thường thực hiện theo 7 bước dưới đây: 

Bước 1: Lập kế hoạch và xác định mục tiêu

Bạn có thể đặt ra các câu hỏi như sau để xác định rõ vấn đề và lên kế hoạch thích hợp như:

- Đặc tính của sản phẩm/dịch vụ của bạn là gì?

- Nó có ưu và nhược điểm ra sao?

- Khách hàng sẽ nhận được giá trị gì khi sử dụng sản phẩm của bạn?

- Mục tiêu chân dung khách hàng của bạn như thế nào? (Dựa theo độ tuổi, giới tính, thói quen hay hình vi…)

- Lên kế hoạch rõ ràng về mục tiêu thời gian, phương thức và địa điểm tiếp cận khách hàng. 

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Để có một tệp khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp có thể thu thập bằng cách:

- Gửi email marketing về thông tin của sản phẩm, dịch vụ, các chương trình khuyến mãi, catalogue chào hàng,... Sau đó, bạn có thể theo dõi tỷ lệ người dùng đã mở email, tức là họ đã quan tâm đến sản phẩm của bạn và tiếp cận họ mua sắm. 

- Sử dụng Google Adwords để tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua từ khóa mà họ tìm kiếm trên Google. Từ đó, dựa vào số liệu đo lường tỷ lệ khách hàng đã truy cập vào website để tìm kiếm thông tin nhằm tiếp cận và đưa ra các sản phẩm phù hợp, cá nhân hóa cho họ. 

- Kênh offline để giới thiệu sản phẩm và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng đó là triển lãm, sự kiện, hội thảo của ngành hàng mà bạn đang kinh doanh. Bởi những người tham dự các sự kiện hầu hết sẽ là người quan tâm đến ngành hàng bạn bán. Việc tiếp cận đối tượng khách hàng này sẽ nâng cao khả năng bán được hàng cho doanh nghiệp. 

- Một vài cách khác mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm khách hàng như: kết hợp kênh KOLs, KOC hoặc thông qua telesale của doanh nghiệp. Nhờ đó, sản phẩm của bạn tiếp cận rộng rãi đến khách hàng và khách hàng cũng có thể mua sắm sản phẩm của bạn dễ dàng, thuận tiện hơn. 

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch, chiến lược tiếp cận phù hợp. Có thể thực hiện bằng cách cá nhân hóa người dùng, gọi điện chốt sale, gửi email, tin nhắn thông tin về sản phẩm, dịch vụ nhằm thiết lập mối quan hệ, lấy được sự tin tưởng của khách hàng và thúc đẩy họ ra quyết định hành vi mua hàng. 

Bước 4: Trình bày sản phẩm/dịch vụ

Ở bước này, khi bạn đã hiểu rõ về nhu cầu, mong muốn của khách hàng tiềm năng, bạn có thể bắt đầu giới thiệu chi tiết hơn về sản phẩm, dịch vụ của mình bằng cách đưa ra các ví dụ hay các người dùng đã từng sử dụng sản phẩm và hài lòng để thuyết phục khách hàng. 

Bạn hãy tập trung, dành thời gian nghiên cứu, thấu hiểu khách hàng và đưa ra giải pháp cá nhân hóa cho họ, giải quyết được những điểm đau cũng như khó khăn họ đang gặp phải.

Bước 5: Giải đáp thắc mắc

Đây là cơ hội cuối cùng để bạn có thể giải đáp các thắc mắc, băn khoăn của khách hàng. Các thắc mắc ở giai đoạn này cần làm rõ như: Giá cả, phương thức giao hàng, phương tiện thanh toán, hướng dẫn sử dụng (nếu có), chế độ hậu mãi (nếu có). Để khách hàng có thể yên tâm mua sắm và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.

Bước 6: Chốt đơn hàng

Sau khi chốt đơn thành công, bạn có thể khéo léo nắm bắt tình hình cũng như nhu cầu của khách hàng và giới thiệu thêm các sản phẩm đi kèm, các bản nâng cấp hơn của sản phẩm mà họ vừa chốt, để họ có thể cân nhắc, suy nghĩ thêm khi mua hàng. 

Bước 7: Theo dõi khách hàng

Theo dõi đơn hàng, khách hàng sau khi đã bán thành công sản phẩm để kịp thời biết được họ có cần hỗ trợ gì không, trải nghiệm của họ với sản phẩm của doanh nghiệp mình có tốt không? Nhằm kịp thời hỗ trợ và đưa ra giải pháp xử lý vấn đề tồn đọng hiệu quả. 

Lưu ý khi lập quy trình bán hàng

Một số lưu ý doanh nghiệp cần nắm được trong quá trình xây dựng quy trình bán hàng như sau:

• Hiểu rõ sản phẩm

Khi bán hàng, điều đầu tiên là bạn cần hiểu rõ sản phẩm của mình, nắm được đặc điểm, ưu điểm và giá trị mà sản phẩm, dịch vụ của mình đem lại cho khách hàng. Đây là điều quan trọng nhất để tiến hành tiếp cận và tư vấn cho khách hàng. 

• Hiểu rõ khách hàng

Thấu hiểu khách hàng và điểm đau khách hàng đang gặp phải để tư vấn và đưa ra sản phẩm phù hợp cho họ là điều cần thiết trong quy trình bán hàng. Mang lại sự hài lòng cho khách hàng là điều mọi doanh nghiệp hướng đến.

Các hình thức trong sơ đồ quy trình bán hàng

Hiện nay, có hai hình thức bán hàng phổ biến trong sơ đồ quy trình bán hàng của doanh nghiệp đó là B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) và B2C (doanh nghiệp với người tiêu dùng).

• Bán hàng B2B

Kinh doanh B2B là hình thức doanh nghiệp bán sản phẩm, dịch vụ của mình cho các doanh nghiệp khác. 

Điển hình như: 

- Bán buôn: Một nhà máy sản xuất nước giải khát mùa hè, sau đó đổ buôn cho các đại lý, siêu thị, cửa hàng bán lẻ cho người tiêu dùng. 

- Nguồn cung cấp: Một doanh nghiệp chuyên sản xuất khăn trải bàn và cung ứng cho các nhà hàng lớn nhỏ. 

- Dịch vụ: Công ty truyền thông Vccorp thực hiện các chiến dịch truyền thông trên Kenh14, Afamily, CafeBiz,... để nâng cao sự hiện diện của các đối tác với người tiêu dùng. 

• Bán hàng B2C

Bán hàng B2C là quá trình doanh nghiệp bán hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Quá trình này ngắn gọn, đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi hơn nhiều cho khách hàng. 

Ví dụ như, một thương hiệu thời trang Local Brand tự lên ý tưởng, tự sản xuất và tự phân phối bằng chính các nền tảng của mình trên mạng xã hội. Khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp không qua trung gian. 

Tự động hóa sơ đồ quy trình bán hàng với CRM

Thực tế, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã xây dựng riêng cho mình một quy trình bán hàng cụ thể, nhưng lại loay hoay trong quá trình quản lý các khâu và kiểm soát tiến độ thực hiện. 

Bởi vậy,  BizCRM - giải pháp phần mềm quản lý và theo dõi khách hàng sẽ là “cánh tay phải” đóng vai trò hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. 

Đây là một giải pháp toàn diện hỗ trợ cho hoạt động bán hàng và marketing, quản lý tập trung tất cả mọi hoạt động và hồ sơ khách hàng trên cùng 1 nền tảng, một số tính năng nổi bật của nó như:

- Hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng, lưu lại thông tin như: Tên, số điện thoại, địa chỉ, email hay kênh họ mua hàng. 

- CRM tự động phân loại nhóm khách hàng rồi chuyển tệp data khách hàng cho sale để tiến hành tư vấn sản phẩm phù hợp với họ. 

- Sau đó, BizCRM sẽ tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng, tương tác với họ bằng tính năng CRM Sale, với việc tự động lên lịch hẹn, nhắc nhở và theo dõi các cuộc gọi đến với khách hàng, giúp sales tối ưu hóa thời gian làm việc, nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp thuận tiện trong quy trình bán hàng. 

Một số sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình bán hàng

Hãy theo dõi một số sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình bán hàng như sau:

“Nhảy cóc” giữa các bước trong quy trình

Mỗi bước trong quy trình bán hàng đều quan trọng, vì vậy không nên nhảy cóc bất kỳ một bước nào. Bởi mỗi hành động trong từng khâu đều giải quyết một vấn đề để thúc đẩy khách hàng ra quyết định mua hàng. 

Chẳng hạn như, ở giai đoạn giới thiệu, trình bày sản phẩm, dịch vụ chưa rõ ràng, chưa thuyết phục nhưng người bán hàng đã vội chuyển sang bước chốt đơn. Lúc này, có thể dẫn đến cả 2 bước không đạt hiệu quả như mong đợi, giả dụ, khách chưa hiểu rõ về giá trị sản phẩm và không chốt đơn. 

Hành động không rõ ràng

Trong quá trình bán hàng, nếu doanh nghiệp không xác định rõ mục tiêu, hành vi và hành động mình cần thực hiện sẽ gây cản trở, khó khăn cho cả quy trình bán hàng. Từ đó có thể gây ra nhiều rủi ro về thời gian, tài chính, nhân lực của doanh nghiệp.

Do đó, khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng, doanh nghiệp cần làm rõ đối tượng khách hàng hướng đến và xây dựng phương án triển khai phù hợp.  

Không đa dạng phương pháp bán hàng

Quan trọng trong quá trình bán hàng đó là lựa chọn kênh phân phối, doanh nghiệp cần sử dụng đa dạng các kênh phân phối online, các sàn thương mại điện tử để tránh phụ thuộc vào một kênh phân phối truyền thống, hạn chế rủi ro có thể xảy ra. 

Hy vọng, qua bài viết trên của Bizfly, bạn đã nắm rõ quy trình bán hàng là gì, các bước xây dựng và lưu ý trong quy trình bán hàng ra sao để áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp mình.