Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Bán Hàng Và Thu Tiền

Có thể bạn quan tâm

Giới thiệu
Sản phẩm Nhanh.POS Phần mềm quản lý bán hàng tối ưu cho từng ngành hàng Nhanh.Ship Cổng vận chuyển, thu hộ COD toàn quốc: GHN, Viettel Post, EMS, VietNam Post, J&T, Best, GHTK Dịch vụ Marketing Chăm sóc fanpage, gian hàng TMĐT, chạy quảng cáo, SEO, Backlink Nhanh.Web Tạo website bán hàng chuẩn SEO, responsive, tăng tốc bán hàng Nhanh.Ecom Bán hàng trên các sàn TMĐT: Lazada, Shopee, Tiki, Sendo Tin nhắn Zalo ZNS Dịch vụ nhắn tin chăm sóc khách hàng và marketing tự động qua Zalo Nhanh.Omnichannel Tổng hợp tất cả các dịch vụ: POS, Website, Vpage, Ecom và cổng vận chuyển Vpage.nhanh.vn Quản lý chat đa kênh: Facebook, Zalo OA, Instagram, Shopee, Lazada Ecomtax Dịch vụ kế toán, thuế chuyên biệt cho thương mại điện tử
Khách hàng
Bảng giá
- Bảng giá phần mềm
- Bảng giá website
- Bảng giá vận chuyển
- Bảng giá thiết bị
Tin tức
Thêm Hướng dẫn sử dụng phần mềm Thông báo từ ban quản trị Giới thiệu khách hàng Tuyển dụng
Đăng nhập

Đăng nhập Dùng thử Sản phẩm

Nhanh.POS Phần mềm quản lý bán hàng
Nhanh.Web Giải pháp thiết kế website bán hàng
Omnichannel Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh
Nhanh.Ship Cổng vận chuyển, thu hộ COD toàn quốc
Nhanh.Ecom Giải pháp bán hàng trên các sàn TMĐT
Vpage.nhanh.vn Phần mềm quản lý bán hàng trên Facebook
Dịch vụ Marketing Chăm sóc fanpage, gian hàng TMĐT, chạy quảng cáo, SEO, Backlink
Tin nhắn Zalo ZNS Dịch vụ nhắn tin chăm sóc khách hàng và Marketing tự động Zalo
Ecomtax Dịch vụ kế toán, thuế chuyên biệt cho thương mại điện tử

Khách hàng Bảng giá

- Bảng giá phần mềm
- Bảng giá website
- Bảng giá vận chuyển
- Bảng giá phần cứng

Tin tức Hướng dẫn sử dụng Thêm

Thông báo từ ban quản trị
Giới thiệu khách hàng
Tuyển dụng

TIN TỨC Danh mục Bài viết mới nhất

Trang chủ
Kiến thức kinh doanh

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền

by Dinh Chung -12/08/2024

Chứng từ là những giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Vậy việc luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền là như thế nào? Hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu qua bài viết ngày hôm nay nhé.

quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền

Nội dung chính [hide]

1. Chứng từ là gì?

2. Nội dung chứng từ

3. Quá trình luân chuyển chứng từ và thu tiền

1. Chứng từ là gì?

Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị.

Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi nhận của các phương tiện điện tử. Gồm nhiều loại, có thể có giá và chuyển nhượng được hoặc chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng.

Đọc thêm: Một số quy trình quản lý hoạt động kinh doanh tối ưu nhất trong quy trình quản lý doanh nghiệp

2. Nội dung chứng từ

Bán hàng là nghiệp vụ trực tiếp đem lại doanh thu cho doanh nghiệp, vì vậy quản lý quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng là vô cùng quan trọng. Các loại chứng từ kế toán của nghiệp vụ bán hàng bao gồm:

Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Hoá đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT)
Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)
Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại
Phiếu thu, giấy báo Có…
Các chứng từ khác có liên quan

Xem thêm: Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp không phải ai cũng biết

3. Quy trình luân chuyển chứng từ và thu tiền

Nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong doanh nghiệp rất đa dạng, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Vì vậy mỗi doanh nghiệp đều cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng qua các bộ phận, phòng ban liên quan để ghi nhận và xử lý thông tin.

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, cách tổ chức quản lý lưu kho, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ… để đảm bảo cho chứng từ bán hàng vận động qua các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo gây nhầm lẫn và lãng phí nguồn lực.

Quá trình luân chuyển chứng từ và thu tiền được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1. Nhận đặt hàng

Khách hàng chủ động đặt hàng hoặc nhân viên kinh doanh đàm phán chốt đơn và thiết lập đơn hàng

Bước 2. Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng

Nhân viên bán hàng kiểm tra tín dụng khách hàng và chuyển đơn hàng cho trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn hàng:

Nếu đơn đặt hàng không được duyệt, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng
Nếu đơn đặt hàng được duyệt, nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn

Bước 3. Kiểm tra tín dụng,hàng tồn kho

Hóa đơn bán hàng được phê duyệt chuyển đến bộ phận quản lý kho để nhân viên phụ trách kiểm tra tồn kho.
Nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra hàng có đủ trong kho theo như yêu cầu của khách hàng hay không? Tiếp đến tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng. Sau đó chuyển đơn hàng cho trưởng phòng nghiệp vụ kinh doanh phê duyệt.

Bước 4. Lập lệnh bán hàng và chuẩn bị hàng giao

Hóa đơn VAT được dùng làm căn cứ lập lệnh bán hàng và thông báo xuất hàng giao cho khách hàng. Nhân viên quản lý kho chuẩn bị hàng hóa sao cho đúng chủng loại và số lượng hàng đặt.