Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Không - Nitoda

1. Quy trình nhập khẩu đường biển hàng không

Khi nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp nhập khẩu phải nắm rõ được toàn bộ quy trình làm hàng nhập đường biển và đường hàng không như thế nào?

Trong bài viết này Nitoda sẽ hướng dẫn nhà nhập khẩu tìm hiểu rõ hơn về quy trình làm hàng nhập đường hàng không bao gồm 7 bước cơ bản sau:

Bước 1 - Ký kết hợp đồng ngoại thương

Đây bước đầu tiên sau khi nhà nhập khẩu đồng ý về hàng mẫu, chất lượng hàng, giá cả mà nhà xuất khẩu đã gửi cho người nhập khẩu kiểm tra và cũng là để bắt đầu cho việc nhập khẩu là bạn đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng và bao gồm những nội dung cần thiết như:o Thông tin người xuất khẩuo Thông tin người nhập khẩuo Thông tin hàng hóao Giá cả, thanh toáno Điều kiện giao hàngo Quy cách đóng góio Bảo hành, bảo hiểmo Khiếu nại .v.v...

Nội dung chi tiết sẽ được 2 bên mua bán đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Nhà nhập khẩu cũng lưu ý nên đưa đủ những điều khoản quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cũng như bảo vệ quyền lợi cho mình. Trên thực tế khi làm dịch vụ vận chuyển và thủ tục hải quan cho nhiều khách hàng, tôi thấy nhiều nhà nhập khẩu làm hợp đồng rất sơ sài, thiếu những điều khoản quan trọng như: Bảo hành, khiếu nại, bồi thường. Thói quen như vậy sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn, khi không may phát sinh về vấn đề hàng hóa kém chất lượng hoặc xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ để làm việc với phía người bán.

>>> Xem thêm chi tiết về hợp đồng ngoại thương tại đây

Bước 2 - Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Tùy theo loại hàng, có thể nhà nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành nhập hàng về Việt Nam. Bạn nên làm trước và sớm, tránh phát sinh thời gian và chi phí lưu cont tại cảng, cách tốt nhất là bạn nên xin giấy phép nhập khẩu trước hàng lên tàu.Một số mặt hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ như:o Thiết bị phát, thu-phát sóng vô tuyến điệno Thuốc thành phẩm, Trang thiết bị y tế, hóa chấto Tiền chất công nghiệp, Tiền chất thuốc nổo Thuốc bảo vệ thực vật, giống cây trồng, động thực vật hoang dão Thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi, thủy sản sốngo Vắc xin, sinh phẩm y tế; hoá chất, chế phẩm diệt côn trùngo diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế và trang thiết bị y tế, sản phẩm mỹ phẩmo Tem bưu chính

Chi tiết hàng phải xin giấy phép nhập khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

>>> Xem thêm chi tiết về giấy phép nhập khẩu tại đây

Bước 3:Thanh toán tiền hàng

Sau khi đã ký kết hợp đồng và xin giấy phép nhập khẩu thì doanh nghiệp nhập khẩu tiến hàng đặt cọc tiền hàng theo thỏa thuận ký kết giữa 2 bên, thông thường nhà nhập khẩu sẽ phải đặt cọc một khoản tiền (chẳng hạn 30% giá trị đơn hàng), hoặc mở tín dụng thư (L/C)... trước khi người bán hoàn tất việc sản xuất và giao hàng.

>>> Xem thêm chi tiết về phương thức thanh toán tại đây

Bước 4 -Xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ người bán

Theo hợp đồng đã ký kết, nhà nhập khẩu giữ liên hệ với nhà xuất khẩu để theo dõi khi nào hàng sẵn sàng để sắp xếp lịch gửi hàng (shipping schedule). Một khi hàng đã sẵn sàng, tùy theo điều kiện giao hàng cụ thể trong hợp đồng mà nhà nhập khẩu cần thực hiện những bước công việc khác nhau ít nhiều. Dưới đây, tôi sẽ nêu 3 điều kiện phổ biến, bạn có thể tham khảo thêm trong điều kiện Incoterms.

>>> Xem thêm chi tiết về xác nhận đơn hàng và chứng từ người bán tại đây

Trường hợp 1: Nhập khẩu theo điều kiện ExWork

Trong điều kiện này thì nhà nhập khẩu phải thu xếp nhận hàng tại kho người bán (ở nước ngoài). Sau đó làm thủ tục chuyển về cảng xuất, thông quan hải quan để đưa hàng lên máy bay, sau đó làm các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng về Việt Nam.

Những bước công việc đó thường thực hiện thông qua công ty giao nhận vận chuyển. Công ty dịch vụ này có đại lý đầu nước ngoài và thu xếp trọn gói door-to-door cho nhà nhập khẩu.

Như vậy, với điều kiện này, bạn nên tìm công ty giao nhận vận chuyển (freight fowarder) có kinh nghiệm trên tuyến đường và loại hàng cần nhập. Khi làm việc với họ, bạn cần trao đổi kỹ, để đảm bảo 2 bên thông hiểu nhau.

Tại nước xuất khẩu, người giao nhận (forwarder) làm các thủ tục và nghiệp vụ cần thiết như:

Nhận hàng tại kho người xuất khẩu, Vận chuyển đến sân bay giao cho hãng hàng không Làm thủ tục hải quan xuất khẩu Cấp cho người xuất khẩu các giấy tờ cần thiết: giấy chứng nhận đã nhận hàng, lưu kho, vận chuyển...

=>>Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán

Trường hợp 2: Nhập khẩu theo điều kiện FOB

Trong điều kiện FOB thì người bán hàng nước ngoài sẽ giao hàng và hoàn tất thủ tục xuất khẩu cho công ty nhập khẩu tại cảng xếp hàng (hay còn gọi là cảng xuất hàng). Công ty nhập khẩu sẽ làm công việc mua cước biển từ cảng xuất về cảng nhập. Nhà nhập khẩu sẽ mua cước biển tại các công ty Freight forwarder hoặc công ty Consol.

Sau khi hàng đã lên máy bay thì công ty nhập khẩu yêu cầu công ty xuất khẩu hoàn thành bộ chứng từ hàng nhập như: Invoice, packing list, bill of lading và các chứng từ khác liên quan đến ngành hàng nhập khẩu.

Trường hợp 3: Nhập khẩu theo điều kiện CNF

TTrong điều kiện CNF sau khi công ty xuất khẩu giao hàng cho hãng bay và làm các chứng từ, công ty nhập khẩu sẽ kiểm tra và xác nhận chứng từ trước khi công ty xuất khẩu gửi. Trong điều kiện này thì công ty nhập khẩu trách nhiệm lấy hàng từ cảng nhập về kho.

Bước 5: Hãng hàng không chuyển hàng về Việt Nam

Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ sân bay khởi hành đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển.Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng của máy bay chở khách. Nếu để ý, khi bạn đi máy bay chẳng hạn của Vietnam Airline, luôn có phần khoang hàng nằm phía dưới khoang chỗ ngồi của hành khách.Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và có thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.

Bước 6: Làm thủ tục hải quan hàng nhập đường hàng không

Sau khi hàng được đưa lên phương tiện vận chuyển, thì người xuất khẩu sẽ làm chứng từ cho người nhập khẩu. Sau khi các chứng từ đã được kiểm tra kỹ thì nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu người xuất khẩu gửi bộ chứng từ gốc hoặc chứng từ scan cho người nhập khẩu. Khi hàng về đến cảng nhập, thông thường hàng sẽ được khai thác và đưa về kho CFS. Lúc này công ty nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến cảng từ đại lý Forwarder hoặc công ty Consol.

Tại Việt Nam (nước nhập khẩu) phải làm thủ tục hải quan nhập khẩu, với các bước cần thiết như sau:o Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng không hoặc bên Freight Forwarder.o Đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)... và nhận bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa (nêu trong bước 4)o Thu lại vận đơn gốc (HAWB bản số 2)o Làm thủ tục nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng khôngo Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan cho hàng Air nhập khẩuo Làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không (chẳng hạn như: kho TCS, SCSC tại sân bay Tân Sơn Nhất, hay kho NCTS, ACS, ALS nếu hàng về sân bay Nội Bài)

Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể đọc trong bài viết về quy trình thủ tục hải quan hàng nhập.

Bước 7 - Chuyển hàng về kho - hoàn tất Quy trình làm hàng nhập Air

Sau khi tờ khai được đóng dấu thông quan và ký giám sát thì người nhập khẩu sẽ cầm phiếu xuất kèm mã vạch xuống kho CFS nhận hàng. Sau khi nhận hàng xong thì thuê phương tiện vận chuyển để chở hàng về kho và hoàn thành quy trình lấy hàng nhập tại kho cảng hàng không.

2. Bộ Chứng Từ Hàng Nhập

Chứng từ bắt buộc:

- Hợp Đồng (Sales contract)- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)- Vận đơn đường hàng không (Airway bill)- Giấy báo nhận hàng (Arrivel note)- Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Ngoài ra, còn có các chứng từ khác theo từng mặt hàng và yêu cầu của nhà nhập khẩu

- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)- Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)- Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)- Các chứng từ khác theo từng mặt hàng. (Giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chất lượng hàng, dán nhãn năng lượng,....)- Chứng từ bảo hiểm ( nếu có)

Trên đây là toàn bộ quy trình làm hàng nhập đường hàng không.Nếu bạn chưa thành thạo trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng đường biển, đường hàng không hay chưa tự tin làm tốt các nghiệp vụ cho lô hàng xuất nhập khẩu thì bạn có thể tham khảo thuê dịch vụ của Nitoda. Chúng tôi cam kết cung cấp giá tốt và dịch vụ tốt nhất trong lĩnh vực logistics.Nếu là người đi làm muốn học hỏi thêm về nghiệp vụ và các bạn sinh viên muốn học hỏi thêm, tìm kiếm thêm cơ hội thực tập, làm việc tại công ty Nitoda. Chúng tôi, sẽ có các lớp học miễn phí và luôn tạo cơ hội cho các bạn sinh viên mới ra trường cơ hội làm việc và cộng tác cùng Nitoda.

Mọi chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua:

Địa chỉ: 204 Hồng Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội, VN

Hotline: 0978222650

Email:annaphuong@nitoda.com

Website: https://www.nitoda.com/

Facebook: https://www.facebook.com/NitodaLogistics