Quy Trình Quản Lý Tài Sản Cố định Tại Các Doanh Nghiệp Hiện Nay

Giải pháp ứng dụng quản lý công ty 3S ERP cung cấp phân hệ Quản lí tài sản cố định (TSCĐ) cho công ty với các chức năng và quy trình được mô tả trong hình vẽ sau:

Phân hệ quản lí TSCĐ quản lí hầu hết các giao dịch thanh toán liên quan đến quản lý và kế toán TSCĐ, bao gồm các chức năng sau:

• Nhập thông tin tài sản mới.
• Nhập và chuyển đổi TSCĐ xây dựng dở dang.
• Hỗ trợ các thanh toán giao dịch trong quản lí tài sản như: thuyên chuyển, điều chỉnh nguyên giá, đánh giá lại tài sản, thanh lí tài sản và phục hồi tài sản.
• Hỗ trợ nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản.
• Auto tạo các bút toán kế toán phát sinh trong quá trình quản lí tài sản và chuyển bút toán từ sổ quản lí TSCĐ sang sổ cái tổng hợp.
• Hỗ trợ các báo cáo quản lý liên quan đến TSCĐ.

Để quản trị một nhóm tài sản bất kể cần trải qua một số bước cơ bản

Bước 1: Xây dựng kế hoạch quản trị mua sắm

Đây là bước cơ bản đầu tiên để doanh nghiệp rất có thể đong đếm và giải pháp lựa chọn cho mình tài sản phù hợp cần thiết nhất.Việc tạo dựng kế hoạch quản lý mua sắm cũng giúp công ty hoàn toàn có thể nắm bắt được số lượng tài sản dự tính mà mình cần bổ sung.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản của chính bản thân mình

Sau khi đã hoàn thành các bước mua sắm, công ty cần nhanh hơn bình thường cập nhật ngay số tài sản để kịp thời quản trị, theo dõi và tận dụng.

Bước 3: Xuất tận dụng tài sản

Đối với loại tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản để đưa tài sản đó vào việc sử dụng hay tính khấu hao. Bước này đóng vai trò đáng kể nhất định trong việc thu về và điều chuyển tài sản về sau này.

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Sau một khoảng thời gian dùng, tài sản bị hao mòn hư hỏng, hoặc đặc hoàn cảnh người lao động nghỉ việc thì công cụ lao động sẽ được thu về lại để sửa chữa và dùng cho những lần sau.

Bước 5: Hoàn tất tài sản

Tài sản sau khi tận dụng bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục hồi hoặc đã lỗi thời, lỗi kĩ thuật, hay chỉ dễ dàng và đơn giản là công ty không còn nhu cầu tiêu dùng nữa sẽ được doanh nghiệp bán lại hay nhượng lại cho một chủ thể khác.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Định kỳ hàng năm và theo quy định của pháp luật hiện hành, công ty phải tổ chức các đợt kiểm kê nhất định để rà soát về trường hợp tài sản của chính bản thân mình. Bước này thường chiếm khá thời gian dài và công sức do phải tập hợp thông số từ không ít phòng ban khác nhau, sau đó tổng hợp lại và trình lên cấp trên.

Để chắc rằng cho công đoạn quản trị tài sản được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ nhất. Các doanh nghiệp nên thực hiện việc quản lý tuần tự tổng quan các bước trên.

Quy trình kế toán tài sản cố định tại các doanh nghiệp được thực hiện như sau

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp thì điều quan trong là cần nắm vững được công đoạn kế toán tài sản cố định. Cụ thể công đoạn đó như sau:

Kế toán chi tiết TSCĐ

– Lập và thu thập các chứng từ ban đầu có liên quan đến TSCĐ, các chứng từ gồm:

+ Biên bản bàn giao TSCĐ – Mẫu số 01- TSCĐ

+ Biên bản thanh lý TSCĐ – Mẫu số 02- TSCĐ

+ Biên bản giao nhận TSCĐ, SCL đã hoàn thành – Mẫu số 03- TSCĐ

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ – Mẫu số 04- TSCĐ

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ – Mẫu số 05- TSCĐ

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ – Mẫu số 06- TSCĐ

– Tại nơi tận dụng, bảo quản tài sản: Việc theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng nhằm xác định trách nhiệm sử dụng và bảo quản, góp phần nâng cao trách nhiệm và hiệu quả sử dụng. Tại nơi tận dụng các phòng ban, phân xưởng sẽ tận dụng sổ “TSCĐ theo đơn vị sử dụng” để theo dõi trong phạm vi bộ phận quản trị.

– Tổ chức kế toán tài sản cố định chi tiết tại bộ phận kế toán: Bộ phận kế toán dùng “thẻ TSCĐ” và “Sổ TCSĐ” toàn doanh nghiệp để theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ.

+ Thẻ TCSĐ: Do kế toán lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ được thiết kế với để phản ánh các chỉ tiêu chung về TSCĐ, nguyên giá, hao mòn, chất lượng còn lại đồng thời theo dõi được tình hình tăng giảm.

+ Sổ TSCĐ: Được mở để theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ toàn doanh nghiệp. Mỗi loại TSCĐ rất có thể tận dụng riêng 1 sổ hoặc một số trang sổ.

Kế toán tăng giảm TSCĐ

• Tăng TSCĐ

TSCĐ tăng do các tình huống mua mới, nhận góp vốn, điều chuyển từ đơn vị cấp trên, tăng do đầu tư xây dựng căn bản hoàn thành hoặc do đánh giá lại TSCĐ. Kế toán phản ánh trên các tài khoản: 211- Tài sản cố định hữu hình; 212 – Tài sản cố định thuê tài chính; 213- Tài sản cố định vô hình

Căn cứ vào các chứng từ liên quan (hóa đơn mua, biên bản giao nhận…) kế toán ghi:

Nợ 211, 212, 213 – (phần nguyên giá)

Nợ 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111,112, 331… (theo chất lượng thanh toán – nếu là mua mới)

Có 411 – (nếu là góp vốn)

Có 136… (Điều chuyển từ đơn vị cấp trên)

Có 241… (Xây dựng căn bản hoàn thành)

Đồng thời phản ánh giá trị hao mòn (nếu có)

• Giảm TSCĐ

Tài sản sử dụng ở các công ty giảm do các nguyên nhân: hoàn tất khi hết hạn dùng, nhượng bán lại cho đơn vị khác, góp vốn liên doanh… kế toán phải lập các chứng từ thuở đầu hợp lệ, hợp pháp. Ngoài các tài khoản đã nêu kế toán còn tận dụng tài khoản 711- thu nhập khác, 811- Chi phí khác để phản ánh

Căn cứ vào biên bản thanh lý, ké toán ghi :

Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ ( phần chất lượng đã hao mòn)

Nợ 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại)

Có 211, 213 – TSCĐ hữu hình (phần nguyên giá.)

Với các khoản thu nhập khi hoàn tất ghi nhận Có 711 – doanh thu khác, với các khoản chi phí khi hoàn tất ghi nhận Nợ 811 – chi phí khác

Kế toán khấu hao TSCĐ

Khấu hao TSCĐ là sự phân bổ một cách có hệ thống chất lượng phải khấu hao của TSCĐ trong suốt khoảng thời gian tận dụng hữu ích của tài sản đó vào giá trị sản phẩm, sản phẩm, dịch vụ được sáng tạo ra. Đây là một biện pháp chủ quan của con người nhằm thu hồi số vốn đã đầu tư mua sắm để tận dụng nên được hiểu như một lượng giá trị hữu dụng được phân phối cho SXKD trong suốt thời gian dùng hữu ích.

Tuy nhiên dù có hay không tham gia vào quá trình sản xuất buôn bán và nhiều nguyên nhân khác, thì TSCĐ vẫn bị giảm sút về mặt giá trị và giá trị dùng. Đó được gọi là hao mòn TSCĐ.

Tài khoản kế toán tận dụng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn của cục bộ TSCĐ trong quá trình tận dụng là Tk 214 – Hao mòn TSCĐ. Kết cấu như sau:

Bên Nợ: Hao mòn TSCĐ giảm

Bên Có: Hao mòn TSCĐ tăng

Định kỳ, căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ, ghi:

Nợ 641, 642, 627,241, 632…

Có 214 – Hao mòn TSCĐ (tài khoản cấ 2 phù hợp)

Đối với TSCĐ tận dụng cho làm việc phúc lợi và làm việc cơ nghiêp, TSCĐ đầu tư mua sắm bằng quỹ phát triển khoa học và công nghệ thì phản ánh chất lượng hao mòn như sau:

Nợ 353, 466…

Có 214 – Hao mòn TSCĐ

Với các tình huống TSCĐ mua về chưa đưa vào sử dụng hoặc chờ hoàn tất thì vẫn ghi nhận giá trị hao mòn của TSCĐ. dẫu thế các chi phí này không thể hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nên sẽ ghi nhận như sau

Nợ 811

Có 214 – Hao mòn TSCĐ

Kế toán sửa chữa TSCĐ

Trong quá trình dùng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận do nhiều nguyên nhân khác nhau. Do tính chất, mức độ hao mòn và hư hỏng của TSCĐ rất khác nhau nên tính chất và quy mô của việc sửa chữa được chia thành 2 loại

• Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng

Là việc sửa chữa nhỏ, hàng ngày theo yêu cầu kỹ thuật để bảo đảm cho TSCĐ làm việc trung trung. Chi phí sửa chữa diễn ra với tần suất nhiều được hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có tài sản sửa chữa. Cụ thể như sau:

Nợ 627,641, 642… (nếu chi phí sửa chữa nhỏ)

Nợ 242 – Chi phí trả trước (nếu chi phí sửa chữa cần phân bổ dần)

Nợ 1331 (nếu là dịch vụ sửa chữa thuê ngoài)

Có 111,112…

Đồng thời xác định mức phân bổ tín vào chi phí sản xuất buôn bán trong kỳ

Nợ 627,641, 642..

Có 242 – Chi phí trả trước

• Sửa chữa lớn

Mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp, cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật. quỹ thời gian sửa chữa lớn thường dài, chi phí sửa chữa phát sinh nhiều do vậy công ty phải lập kế hoạch, dự toán. Kế toán tận dụng Tk 241 để phản ánh. Cụ thể như sau:

Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn

Nợ 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Có các tài khoản liên quan 111, 112, 152, 242…

Khi sữa chữa lớn hoàn thành ghi nhận các chi phí thỏa mãn ghi tăng nguyên giá TSCĐ:

Nợ 211 – TSCĐ hữu hình

Có 2143 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Như vậy, với quy trình kế toán tài sản cố định trong công ty thì lưu ý tới những vấn đề được nêu trên để theo dõi tốt TSCĐ thông qua việc hạch toán nhanh hơn và chính xác.

Để tại điều kiện thuận lợi việc thực hiện kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp, ngoài yêu cầu các kế toán phải nắm vững các kiến thức cơ bản thì sử dụng ứng dụng là một công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực.

Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.

Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit