QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN - Marketing Event – Phoenix

Nhiều bạn yêu mến ngành tổ chức sự kiện nhưng phân vân không biết quy trình tổ chức sự kiện như thế nào? Bắt đầu công việc tổ chức sự kiện từng bước sẽ ra sao? Trong phạm vi bài viết này chúng tôi sẽ giúp các bạn có một cái nhìn chung tổng thể tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của đơn vị chuyên môn.

Thông thường quy trình tổ chức sự kiện gồm có các phần cơ bản:

Sau đây, www.marketingevent.vn chúng ta cùng phân tích kỹ hơn một số công việc trong quá trình tổ chức sự kiện

1. 1. THẤU HIỂU NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG

Để tổ chức sự kiện thành công, trước tiên chúng ta phải khai thác thông tin và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất của dự án. Thường khách hàng sẽ cung cấp cho chúng ta một bảng brief (nếu khách hàng không có bảng brief chúng ta sẽ dự một bảng brief mẫu để khách hàng cung cấp thông tin). Bảng brief trả lời các câu hỏi sau:

• Loại hình sự kiện tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng …)
• Mục tiêu/ mong muốn khách khi tổ chức sự kiện là gì?
• Có bao nhiêu khách tham dự? Thành phần khách tham dự là những ai?
• Thời gian & địa điểm sự kiện diễn ra?
• Ngân sách là bao nhiêu?
• Điểm đặc biệt cần nhấn mạnh hoặc lưu ý trong quá trình tổ chức?

Các bạn có thể tham khảo phần brief tại:

Link bài viết chi tiết hướng dẫn brief Tại Đây

hoặc tìm hiểu brief là gì? tại đây

Trong hai bài hướng dẫn brief trên, Công ty Marketing Event - Phoenix đặc biệt chú trọng cho Marketing. Tuy nhiên về cơ bản 1 brief event cũng dựa trên các yêu cầu cơ bản như vậy.

2. XÂY DỰNG NỘI DUNG SÁNG TẠO

Nằm trong quy trình tổ chức sự kiện Team cần xây dựng, tập hợp brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện và cần nhớ rõ phải bám sát bảng brief khách hàng. Sau khi suy nghĩ ra được ý tưởng, thiết kế hình ảnh & bắt đầu thể hiện trên proposal trình bày với Client. Propsal đóng vai trò cực kỳ quan trọng để khách hàng thấy được năng lực của các công ty tổ chức sự kiện.

Việc cập nhật chi phí hạn mục tại thời điểm tổ chức sự kiện là điều quan trọng khi lập báo giá.

Việc tạo ra một concept hay và việc triển khai các ý tưởng trên ý tưởng ra thực tế cần được cân nhắc thật kỹ, tránh trường hợp ý tưởng hay, độc đáo nhưng không có khả năng thực thi. Đây là điều tối kị của người làm chương trình sự kiện.

3. THIẾT KẾ BỘ NHẬN DIỆN SỰ KIỆN

Sau khi được khách hàng chấp nhận proposal, cần thiết kế tất cả các material phục vụ sự kiện như: thư mời, sân khấu, photobooth, standee, băng rôn, phướn, kệ trưng bày sản phẩm….

Thực hiện quy trình tổ chức sự kiện theo thứ tự như:

- Đưa các thiết kế vào phối cảnh của địa điểm tổ chức.

- Phân công công việc và timeline thời gian phải hoàn thành.

- Làm việc với các đơn vị đối tác, MC, người nổi tiếng, các cơ quan báo chí……

- Làm việc chi tiết với địa điểm tổ chức (khách sạn, nhà thi đấu, building…)

- In ấn, sản xuất các material sự kiện.

Tổ chức sự kiện cuối năm

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

4. TRƯỚC GIỜ G - THỜI GIAN SET UP

Tùy theo từng quy mô của sự kiện mà thời gian set up từ trước 1 ngày đến tuần, tháng…Chúng ta www.marketingevent.vn sẽ định vị sân khấu đặt ở đâu, tính toán kỹ thuật như thế nào an toàn, âm thanh, đèn, màn hình LED, định vị và đặt để backdop chụp hình, standee, băng rôn, phướn, kệ trưng bày sản phẩm….

Cần lưu ý kiểm soát hạn mục và theo dõi, cập nhật liên tục để không bỏ sót hạn mục nào. Bên cạnh đó, cũng cần có sự trao đổi trực tiếp với đơn vị partner (nếu có) để đảm bảo hài lòng khách hàng cũng như có sự chỉnh sửa kịp thời.

Chương trình diễn ra dựa trên kịch bản, MC script và trình tự thời gian được thống nhất trước đó. Hạn chế chỉnh sửa kịch bản final trước giờ G. Và đặc biệt lưu ý quy trình tổ chức sự kiện tuy đã được thống nhất ngay từ đầu nhưng người quản lý sự kiện phải luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra và có ngay phương án điều chỉnh/ phương án dự phòng ngay khi phát sinh vấn đề.

Cung cấp KOL

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

5. KẾT THÚC SỰ KIỆN

Phần cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiệnchính là các công tác sau sự kiện:

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng các vật dụng tái sử dụng.

- Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, nội bộ công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Cho dù đó là sự kiện lễ khởi công, sự kiện động thổ, khai trương cửa hàng, ra mắt sản phẩm mới, tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức họp báo hay chương trình ca nhạc thời trang truyền hình trực tiếp… thì trình tự công việc của nhà tổ chức về cơ bản sẽ gồm các bước như trên.

Hy vọng trong khuôn khổ bài viết quy trình tổ chức sự kiện Công ty Phoenixsẽgiúp những người yêu thích sự kiện có một cái nhìn toàn diện, cũng như có thể hỗ trợ cho những người sắp làm công tác sự kiện có công tác tổ chức trọn vẹn hơn, thành công hơn.

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện đừng quên liên hệ hotline 0919 100 369 để được tư vấn, báo giá nhé!

Có thể bạn quan tâm:

• Dịch vụ sản xuất quà tặng doanh nghiệp, vật phẩm quảng cáo
• Dịch vụ thiết kế, in ấn lịch thị trường, lịch độc quyền
• Cho doanh nghiệp thuê phòng Marketing ngoài

- - -

Marketing Event - Phoenix nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, tư vấn chiến lược, triển khai các hoạt động marketing 360, marketing digital, sản xuất vật phẩm quảng cáo, showroom...

Marketing Event - Phoenix với thế mạnh về đội ngũ nhân sự trẻ, sáng tạo, nhiệt huyết, năng động được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi tự hào là lựa chọn ưu tiên đồng hành trong các cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.

- - -

Thông tin liên hệ: Công ty truyền thông Phoenix

(Tên thương hiệu: Marketing Event-Phoenix)

Tel:028. 222 99 295 Hotline: 0919 100 369

Email: [email protected] hoặ[email protected]

Website: http://marketingevent.vn/

Facebook: Marketing Event - Phoenix

Tác quyền thuộc về Công ty Phoenix