Quy Trình Xử Lý Hóa đơn điện Tử Viết Sai Theo TT 78 Và NĐ 123 - UBot

Quá trình xử lý hóa đơn điện tử đôi khi sẽ không tránh khỏi những sai sót. Trong trường hợp đó, kế toán phải làm như thế nào để giải quyết nhanh chóng, chính xác và không ảnh hưởng tới thiệt hại đôi bên? Câu trả lời sẽ nằm trong bài viết dưới đây!

>> Xử lý nhanh tình huống mất hóa đơn đầu vào cho kế toán

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót dưới đây căn cứ dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 19) và Thông tư 78/2021/TT-BTC (Khoản 1, Điều 7):

1. Hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót nhưng người bán chưa gửi cho người mua

Trong trường này, người bán cần: 

Bước 1: Người bán lập tức điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế (Tải mẫu). Hóa đơn điện tử đó sẽ ngay lập tức bị cơ quan thuế hủy bỏ trên hệ thống.

Bước 2: Hóa đơn điện tử mới được lập để thay cho cái cũ bị sai, người bán ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.

Bước 3: Người bán gửi hóa đơn điện tử mới lập cho cho người mua.

2. Hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót sau khi đã gửi cho người mua

Có hai trường hợp về sai sót ghi trên hóa đơn điện tử, mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý như sau:

– Trường hợp 1: Nếu tên và địa chỉ của người mua ghi trên hóa đơn bị sai, nhưng mã số thuế cùng những nội dung khác đúng thì:

Bước 1: Người bán không cần phải lập hóa đơn lại, chỉ cần thông báo về sai sót của hóa đơn cho người mua.

Bước 2:  Người bán lập tức điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế (Tải mẫu).

– Trường hợp 2: Nếu các nội dung sau bị sai hoặc không đúng quy cách, chất lượng: mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, tiền và hàng hóa viết trên hóa đơn, thì:

+ Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Người bán tạo hóa đơn điều chỉnh, trên đó ghi rõ hóa đơn này điều chỉnh cho hóa đơn cũ bị sai có mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn là bao nhiêu, được lập vào ngày, tháng, năm nào. 

Nếu người bán và người mua đặt ra quy định phải có sự đồng ý của hai bên rồi mới được lập hóa đơn điều chỉnh thì đầu tiên, hai bên tạo văn bản thỏa thuận, trên đó chỉ rõ sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập là gì, sau đó người bán mới tiến hành tạo hóa đơn điều chỉnh.

+ Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế

Người bán thay hóa đơn cũ bị sai bằng một hóa đơn điện tử mới thay thế, trên đó ghi rõ hóa đơn mới này thay thế cho hóa đơn cũ bị sai có mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn là bao nhiêu, được lập vào ngày, tháng, năm nào. 

Nếu người bán và người mua đặt ra quy định phải có sự đồng ý của hai bên rồi mới được lập hóa đơn mới thay thế thì đầu tiên, hai bên cùng tạo văn bản thỏa thuận chỉ rõ sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập là gì, sau đó người bán mới tiến hành tạo hóa đơn mới.

Trong cả hai trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử cũ bị sai, người bán đều phải ký số trên hóa đơn mới đó rồi gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, rồi gửi cho người mua.

>> 4 “điểm trừ” trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử & giải pháp khắc phục

3. Hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót bởi cơ quan thuế

Người bán sẽ nhận được thông báo (Được soạn theo mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB) yêu cầu rà soát lại hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Người bán có trách nhiệm tìm ra lỗi sai trong hóa đơn của mình, sau đó điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế (Tải mẫu) trong thời hạn được ghi rõ yêu cầu rà soát.

Nếu đã quá thời hạn ghi trên yêu cầu rà soát mà cơ quan thuế vẫn chưa nhận được thông báo của người bán, họ sẽ gửi thông báo lần thứ 2 với nội dung tương tự. Tuy nhiên, nếu người bán vẫn tiếp tục để quá hạn mà không thông báo, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử. 

Những sai sót khi xử lý hóa đơn, dù là nhỏ nhất cũng có thể mang lại thiệt hại không tưởng cho doanh nghiệp. Do đó, hãy để UBot Invoice đồng hành cùng các kế toán viên trên chặng đường đầy khó khăn này nhé! Hẹn gặp lại bạn trong các bài viết sau!

>> Bí kíp “luyện” UBot Invoice: Tăng đơn, giảm giờ làm, thảnh thơi nhận quyền lợi hội viên