[Review] Top 8 Phần Mềm Quản Lý Nha Khoa Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Mục Lục Bài Viết

• 1. Sử dụng Excel và Google Sheet để Quản lý nha khoa thông thường
• 2. Tại sao các phòng khám nên sử dụng phần mềm nha khoa? 
  • 2.1 Những lợi ích của phần mềm quản lý nha khoa
• 3. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý nha khoa
  • 3.1 Tính pháp lý rõ ràng
  • 3.2 Có tính chuyên môn cao trong ngành nha khoa
  • 3.3 Độ bảo mật theo tiêu chuẩn HIPAA
  • 3.4 Phần mềm dễ sử dụng, thao tác gọn
  • 3.5 Cập nhật theo thời gian thực
  • 3.6 Khả năng mở rộng Scale – up phòng khám
  • 3.7 Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy
  • 3.8 Giá thành phần mềm nha khoa phù hợp với quy mô phòng khám
• 4. Đánh giá Top 8 phần mềm nha khoa hiệu quả nhất hiện nay
  • 4.1 Phần mềm quản lý nha khoa Online: DentalFlow
  • 4.2 Phần mềm Nha khoa số Plus
  • 4.3 Phần mềm VTTech: Quản lý nha khoa kèm CRM tốt nhất
  • 4.4 Phần mềm quản lý nha khoa Bambufit
  • 4.5 Odental: Phần mềm quản lý nha khoa giao diện đẹp dễ sử dụng
  • 4.6 Phần mềm nha khoa online TDental
  • 4.7 Nextsoft: Phần mềm quản lý nha khoa Offline
  • 4.8 MayDental: Phần mềm quản lý nha khoa online phổ biến

1. Sử dụng Excel và Google Sheet để Quản lý nha khoa thông thường

Khối lượng hồ sơ lưu trữ trong một phòng khám nha là rất lớn. Bên cạnh các nghiệp vụ đơn giản như đặt lịch hẹn thì vẫn còn khối lượng bệnh án kéo dài, phức tạp với hàng loạt hình ảnh, ghi chú cần lưu lại, kèm theo các khoản thu chi, tồn kho cần theo dõi hàng ngày. Trước đây, nhiều bác sĩ sử dụng bảng tính Excel hoặc Google Sheet để quản lý vật tư, chi phí, danh sách bệnh nhân trong phòng khám. Tuy nhiên cách làm này bộc lộ nhiều bất cập:

• Excel hoặc Google Sheet dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công, đặc biệt khi khối lượng lớn tới 2000 bản ghi thì không thể load được
• Excel và Google Sheet thiếu tính kế thừa, rất khó để nhân sự mới tìm được thông tin cần thiết nếu chỉ đưa cho họ file Excel/ Google Sheet
• Excel và Google Sheet không thể kết nối liên bộ phận, vì vậy người chăm sóc khách hàng rất khó để nắm tổng quan về bệnh nhân của mình từ lịch hẹn, thông tin cá nhân, tiền sử bệnh, tới dịch vụ họ sử dụng, số tiền họ thanh toán, sở thích đặc biệt…
• Quan trọng nhất là khả năng phân quyền – bảo mật rất yếu khi sử dụng dạng file Excel/Google Sheet. Ví dụ như nhân viên có thể bán Data khách hàng ra cho các phòng khám khác

2. Tại sao các phòng khám nên sử dụng phần mềm nha khoa? 

Với đặc thù kinh doanh dạng chuỗi, các nha khoa quy mô vừa trở lên đã sớm nhận ra những bất cập khi sử dụng phương pháp thủ công để quản lý hoạt động vận hành phòng khám. Song song với việc mở rộng phòng khám, các nha khoa này coi công nghệ là giải pháp quan trọng để kiểm soát được tình hình tài chính vật tư, hoàn thiện việc chăm sóc khách hàng và bệnh án khách hàng, đảm bảo an toàn cho dữ liệu phòng khám.

Nhưng trên thực tế, chính các nha khoa nhỏ lại là đơn vị nhanh chóng chuyển đổi sang quản lý bằng phần mềm bởi quy trình vận hành đơn giản, dữ liệu còn ít và khả năng ra quyết định cũng nhanh hơn. Đặc biệt, với phần mềm nha khoa dạng online, ngay cả khi bác sĩ đang làm việc ở viện, bận rộn không có mặt trực tiếp ở nha khoa… thì vẫn có thể kiểm soát được toàn bộ hoạt động diễn ra ở phòng khám qua tablet, điện thoại. 

Khi chuyển sang phần mềm nha khoa, bác sĩ có thể quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh của mình một cách nhanh chóng mà không phải mất thời gian chờ đợi nhân viên tổng hợp hay tự tổng hợp qua nhiều file lưu tài liệu khác nhau. Nói chung, sử dụng công nghệ vào phòng khám càng sớm càng tốt bởi dữ liệu bệnh nhân ngày càng nhiều thêm theo thời gian. Phần mềm không chỉ là cánh tay phải đắc lực giúp cho các nha sĩ vận hành công việc tại phòng nha mà còn là công cụ tuyệt vời để số hóa dữ liệu bệnh nhân, số hóa hoạt động trong phòng khám, giúp họ khai thác và tiếp tục remarketing tới khách hàng cũ một cách dễ dàng mà không mất thêm chi phí.

2.1 Những lợi ích của phần mềm quản lý nha khoa

Tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức lưu trữ hồ sơ:  Với một vài cú nhấp chuột, nha sĩ sẽ có thể truy cập được mọi thông tin cần thiết về ca bệnh, tìm lọc, cập nhật và lưu trữ cực kì khoa học. Thời gian tìm kiếm hồ sơ từ vài chục phút rút gọn xuống trong 1 click.

Giảm thao tác, tăng năng suất vận hành: Thay vì phải nhập tay và chỉnh sửa hàng chục file, sheet, dòng, cột Excel thì phần mềm nha khoa sẽ giúp bạn mô hình hóa quy trình khám chữa bệnh và tự động hóa một phần thao tác. Bớt đi những thao tác thủ công, đồng nghĩa với việc hạn chế sai sót, tăng độ chính xác trên mỗi thủ thuật, tăng năng suất làm việc cho các bác sĩ và trợ thủ

Đảm bảo tính bảo mật: Nếu như file Excel gần như không có chế độ nào để kiểm soát dữ liệu thì phần mềm nha khoa có thể phân quyền chặt chẽ, giới hạn những người nhất định tiếp cận thông tin. Khi bạn sử dụng phần mềm nha khoa uy tín thì nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu gần như về 0!

Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại: Phần mềm nha khoa tích hợp CRM giúp bạn chăm sóc khách hàng toàn diện. Một số phần mềm nha khoa online nâng cao có thể cung cấp những chỉ số theo dõi hành vi khách hàng và công cụ kết nối với khách như Zalo, SMS, Email Marketing…

Có dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh nhanh chóng: Mỗi ngày phòng khám hoạt động là một ngày dữ liệu được sản sinh. Thay vì để dữ liệu chết trên giấy tờ, các phần mềm quản lý phòng khám nha online giúp bạn nhìn lại hành trình phòng khám trong quá khứ, trực quan hóa khối thông tin quý giá này thành báo cáo, phân tích chuyên sâu để đưa tới bạn các dự đoán quan trọng trong tương lai.

Tiết kiệm chi phí, tăng ROI nhân sự: Bạn chỉ cần đầu tư vài trăm ngàn cho phần mềm là đã có thể cắt giảm nhiều thời gian thao tác thủ công, quản lý vật tư, kho xưởng. Quan trọng hơn, phần mềm có thể  giúp xử lý công việc thay cho 1-2 trợ thủ hoặc lễ tân, tăng vòng quay ghế khám, tính ra là một khoản phí khá lớn. Chưa kể tới các phần mềm quản lý phòng nha online sẽ giúp bạn phát hiện chi phí ẩn, giảm hao phí vật tư, chi phí văn phòng phẩm, giấy tờ và chi phí đi lại. 

Chuyển mình từ cách quản lý thủ công trên hồ sơ giấy hoặc rời rạc trên Excel Google sheet sang một phần mềm chuyên môn chắc chắn sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn cho phòng khám nha khoa của bạn. Nhưng đâu là lựa chọn phù hợp nhất dành cho phòng khám của bạn? Hãy quyết định dựa trên những tiêu chí sau:

3. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý nha khoa

Cụ thể, những lưu ý quan trọng nhất bao gồm:

3.1 Tính pháp lý rõ ràng

Trước tiên bạn không nên đặt vấn đề dùng phần mềm miễn phí hoàn toàn bởi các phần mềm loại này không cập nhật theo tốc độ phát triển của phòng khám, tính pháp lý yếu và có nguy cơ ngừng hoạt động bất cứ lúc nào. Khi đó dữ liệu của bạn về đâu sẽ là một câu hỏi lớn.

3.2 Có tính chuyên môn cao trong ngành nha khoa

Ngành nha khoa có nhiều đặc trưng chuyên môn hoàn toàn khác biệt so với các ngành Chăm sóc sức khỏe khác. Từ các mẫu bệnh án chỉnh nha, implant, mô hình răng,… cho tới quy trình điều trị răng hàm mặt đều chỉ có thể tìm thấy ở một phần mềm chuyên về nha khoa. Chỉ khi dùng phần mềm đúng chuyên môn thì các bác sĩ nha khoa mới có thể thao tác thuận tiện mà vẫn đảm bảo tính chính xác khi thực hiện thủ thuật.

Bạn cần lưu ý rằng có nhiều phần mềm được thiết kế chung cho các loại hình Đông Y, Spa Clinic, Spa Mẹ và Bé, rất khó tương thích với chuyên môn phòng khám nhất là khi phòng khám cần kiểm soát chất lượng chặt chẽ hoặc mở rộng hoạt động, vì vậy bạn nên tìm hiểu kĩ trước khi quyết định.

3.3 Độ bảo mật theo tiêu chuẩn HIPAA

Bạn có thể đánh giá sơ bộ tính năng bảo mật qua việc phân quyền sử dụng, uy tín của đơn vị cung cấp phần mềm, hoặc đơn giản nhất là các chứng chỉ bảo mật. Trong ngành y tế, bạn cần chú ý tới tiêu chuẩn bảo mật cao nhất hiện nay là HIPAA, và chứng chỉ An toàn thông tin của đội ngũ phát triển.

3.4 Phần mềm dễ sử dụng, thao tác gọn

“Dễ sử dụng” đồng nghĩa với việc thao tác dễ hiểu, hợp lý, logic theo nghiệp vụ hàng ngày. Phần mềm có thể bao gồm nhiều tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan.

3.5 Cập nhật theo thời gian thực

Ở thời đại “Nhanh thắng chậm”, một chủ phòng khám nắm bắt mọi thông tin kịp thời, giải quyết điểm nóng mọi lúc, mọi nơi sẽ có ưu thế hơn hẳn một bác sĩ bị động chờ nhân viên báo cáo. Nếu vậy bạn nên ưu tiên chọn những phần mềm nha khoa online (còn gọi là on-cloud hoặc SaaS) thay vì phần mềm offline (còn gọi là on-premise hoặc phần mềm cài đặt). Như vậy dữ liệu sẽ được cập nhật trực tiếp từ phòng khám báo về điện thoại, sẵn sàng để bạn nắm bắt xử lý công việc từ xa (cập nhật theo thời gian thực real-time).

3.6 Khả năng mở rộng Scale – up phòng khám

Chắc hẳn bạn mong muốn một phần mềm có độ tùy biến và linh hoạt phù hợp với quy mô phòng khám của mình, đồng thời dễ dàng nhân rộng mô hình khi phòng khám tăng trưởng. Trong trường hợp có thêm nhân viên sử dụng, chủ phòng khám không cần mất nhiều công giải thích, đào tạo hoặc tốn phí quá lớn. Một giải pháp quản lý phòng khám nha không giới hạn số tài khoản, không giới hạn dung lượng sẽ là lựa chọn lý tưởng.

3.7 Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy

Áp dụng phần mềm vào phòng khám có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Đa số các phần mềm nha khoa online uy tín hiện nay đều sẵn sàng hỗ trợ 24/7 và nâng cấp miễn phí cho phòng khám. Đơn giản là bởi mô hình kinh doanh của họ là tính tiền hàng tháng thay vì ép khách hàng thanh toán một khoản lớn ngay từ đầu. Như vậy, nhà cung cấp phần mềm nha khoa online buộc phải nâng cấp dịch vụ liên tục nếu không muốn bị khách hàng chấm dứt hợp đồng vào tháng tiếp theo.

3.8 Giá thành phần mềm nha khoa phù hợp với quy mô phòng khám

Khi xem xét mức giá cho phần mềm bạn cần cân đo chi phí bỏ ra với tính hiệu quả thực tế. Tốt nhất là phần mềm bạn chọn cần có cơ chế tính giá linh hoạt. Khi cơ sở còn nhỏ, ít khách hàng thì phần mềm tính giá thấp hoặc miễn phí, khi mở rộng quy mô thì phần mềm cung cấp thêm tính năng tương ứng,  đáp ứng được nhu cầu mà phòng khám không cần phải dùng thêm ứng dụng bên ngoài nào khác.

Chi phí cho một phần mềm cần so sánh với tỷ suất sinh lời của nó chứ không đơn giản là những con số. Bạn nên thử các phần mềm cho phép trải nghiệm miễn phí để ra quyết định phù hợp với phòng khám của mình. Trong quá trình trải nghiệm đó, bạn sẽ có thể trả lời trọn vẹn những câu hỏi như: Phần mềm có giúp tôi quản lý phòng khám tốt hơn không? phòng khám của tôi có được đào tạo hướng dẫn sử dụng không? Nhà cung cấp có giữ đúng lời hứa không? Có ai hỗ trợ tôi trong quá trình sử dụng không?…

4. Đánh giá Top 8 phần mềm nha khoa hiệu quả nhất hiện nay