Slide Bài Giảng Quản Lý Dự án - 123doc

1.ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN- Dự án: là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và

Biên soạn: Nguyễn Quốc Ấn

Giảng viên chính

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tài liệu tham khảo:

- QUẢN LÝ DỰ ÁN.

Cao Hào Thi (chủ biên),

Nguyễn Thúy Quỳnh Loan.

Nxb Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, 2004.

QUẢN TRỊ KINH DOANH

Hai xu hướng trong Quản trị kinh doanh.

Vị trí môn học Quản lý dự án.

DỰ ÁN: Những vấn đề chung

CHƯƠNG I

1.ĐỊNH NGHĨA DỰ ÁN

- Dự án: là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác lập trước.

- Một dự án là thực hiện một nỗ lực tạm thời để tạo

ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả đặc biệt.”

Tính chất của dự án

Dự án có tính duy nhất do:

 Mục tiêu của dự án là duy nhất.

 Hoạt động của dự án không lặp lại.

 Đòi hỏi dự án phải thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.

Tính chất của dự án

Dự án có tính tạm thời vì:

 Dự án được xây dựng dựa trên các số liệu dự báo

 Các hoạt động và bộ máy quản lý của dự án chỉ có tính chất giai đoạn.

 Yêu cầu dự án phải thay đổi theo kịp diễn biến thực tế của thị trường (hay môi trường).

Tính chất của dự án

 Dự án phải được kiểm tra và giám sát chặt chẽ trong từng giai đoạn.

Tính chất của dự án

Dự án thường bao gồm nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau:

 Đòi hỏi nhiều kỷ năng khác nhau.

 Thường có sự va chạm giữa các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau.

 Quản trị gia dự án phải có khả năng tổng hợp

và dung hòa các ý kiến khác nhau: cần kỷ năng quản trị.

Tính chất của dự án

Dự án có tính bất định vì là một hoạt động của tương lai.

 Dự trù các tình huống khác nhau.

 Có các phương án phòng chống rủi ro.

- Mục tiêu của dự án: cụ thể, dễ hiểu, đo lường được, đồng thuận, khả thi, thời gian giới hạn ( SMART).

Các yếu tố xác định một dự án

- Các điều kiện ràng buộc :

+ Chất lượng của các sản phẩm đầu ra.

+ Thời gian + Chi phí (nguồn lực).

- Các yếu tố rủi ro

2.3 Giới hạn quy mô dự án:

Quy mô dự án được giới hạn căn cứ trên việc xác định các công việc chỉ thuộc về một dự án Quy mô của dự án càng nhỏ, khả năng thành

công của dự án càng cao

3 Phân biệt dự án, chương trình

và danh mục đầu tư.

Danh mục đầu tư : lợi ích lớn nhất, rủi ro thấp nhất (chiến lược đầu tư).

Chương trình : đạt được các mục tiêu với hiệu

quả cao nhất.

Dự án : mục tiêu duy nhất.

Định nghĩa chương trình

Một chương trình là một tập hợp các dự án, trong đó mỗi dự án có mục tiêu cụ thể và

cùng nhóm lại để thực hiện một mục tiêu

chung.

Một chương trình là một nhóm các dự án

liên quan được điều phối để đạt được lợi ích cao nhất và quản lý tốt nhất, mà sẽ không có được nếu thực hiện riêng lẻ.

Danh mục đầu tư

Một Danh mục đầu tư là một tập hợp

các dự án và/ hoặc chương trình và các phần việc khác được nhóm lại để thúc đẩy hiệu quả công việc nhằm đạt đến

chiến lược kinh doanh.

Mối quan hệ Danh mục Đầu tư

Danh mục Đầu tư

Danh mục đầu tư Dự án

NHẮC LẠI: XU HƯỚNG ĐẦU TƯ

 LỰA CHỌN CỦA NHÀ ĐẦU TƯ:

chuyển đầu tư cũng tuân theo qui luật nầy (tăng lợi ích, giảm chi phí).

ngoài

Đầu tư

NHẮC LẠI: XU HƯỚNG ĐẦU TƯ

 LỰA CHỌN CỦA CHÍNH PHỦ:

nước.

thiểu các tác động tiêu cực đến đất nước

LỰA CHỌN DỰ ÁN

Chương 2

1.Quản trị Danh mục dự án.

Danh mục Dự án –

Vấn đề nổi bật hiện nay

 Quá nhiều dự án

 Dự án sai

 Dự án không liên quan tới mục tiêu chiến lược

 Danh mục không cân bằng

 Quá nhiều bên cung mà không chú ý đến bên cầu

 Triển khai quá nhiều, nghiên cứu chưa đủ

 Quá nhiều dự án ngắn hạn và không đủ dự án dài hạn

‘‘Nhiều hơn không có nghĩa là Tốt hơn Ít

hơn đôi khi là Tốt hơn”

Ưu tiên Danh mục Dự án

Dự án tiến triển như thế nào?

Ưu tiên Dự án

Đôi khi doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên như thế nào?

 Điều hành dự án yêu thích và hứa hẹn qua loa

 Cách tiếp cận và trình bày không nhất quán

 Kéo dài sự chấp thuận dự án vì nhầm lẫn và đùn đẩy trách nhiệm chính trị.

Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án?

 Vì sự cạnh tranh gay gắt cho nguồn tài nguyên

Yêu cầu của Ưu tiên Dự án:

 Không mang tính chính trị.

 Không bị sai lệch chức năng

 Quy trình được chuẩn hoá.

 Không mang tính chủ quan.

 Không ý nghĩa Thắng/ Thua.

 Không mất thời gian.

 Không nhầm lẫn.

Quản trị dự án & Quản trị chương trình

 Quản trị Danh mục

 Phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp

 Hiện thực hoá lợi ích

 Giám sát hiệu quả & Phối hợp

 Tiếp nhận Thay đổi

Qu n tr Ch ả ị ươ ng trình

• Ho ch đ nh Chạ ị ươ ng trình

• Ki m soát Qu n tr ể ả ị

• Đi u ph i ngu n tài nguyên ề ố ồ

• Qu n lý & Báo cáo ả

• H p tác v i các bên liên quan khác ợ ớ

Qu n tr D án ả ị ự

• Tri n khai (Xác đ nh ph m vi) ể ị ạ

• Ho ch đ nh (trình t th i gian, ngu n l c, và ngân sách) ạ ị ự ờ ồ ự

• Th c hi n (R i ro & Chuy n giao) ự ệ ủ ể

Chiến lược

Phạm vi

Chiến thuật

2 Ưu tiên Dự án

Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa

2.1.Lựa chọn dự án

là tiến trình đánh giá các dự án riêng lẽ hoặc các

nhóm dự án và sau đó chọn lựa một số trong các dự án đó để thực hiện sao cho đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Lựa chọn dự án

và các tiêu chuẩn chọn lựa

2.2.Chuẩn bị mô hình lựa chọn dự án:

 Xác định các tiêu chuẩn chọn dự án.

 Xác định các bước đi.

 Đúc kết thành mô hình để áp dụng cho tất cả các trường hợp.

Lựa chọn dự án

và các tiêu chuẩn chọn lựa

2.3.Các tiêu chuẩn của mô hình lựa chọn dự án

3.Các loại mô hình lựa chọn dự án

3.1.Các mô hình định tính:

 Con bò linh thiêng, td: Các dự án về cơ sở hạ

tầng.

 Sự cần thiết cho hoạt động của tổ chức.

 Đối diện với cạnh tranh.

 Hoàn thiện dây chuyền sản xuất

 …

Các loại mô hình lựa chọn

dự án

3.2.Các mô hình định lượng:

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả dự án: NPV, IRR,

T (PP), B/C, Điểm hòa vốn.

 Dựa trên việc so sánh lợi ích, chi phí: tính

ngân lưu của dự án.

 Giá trị tiền tệ theo thời gian: Suất chiết khấu

 Các quan điểm thẩm định.

* Chọn thực hiện nhóm các dự án theo nguyên

tắc: hiệu quả cao nhất, rủi ro thấp nhất

Nguyên tắc lựa chọn

Trường hợp dự án loại trừ nhau:

Chọn lựa dự án tốt nhất bằng cách so sánh các dự án theo các chỉ tiêu : NPV, IRR,

T(PP), B/C.

Trong đó phổ biến nhất là dùng chỉ tiêu NPV

& B/C.

Nguyên tắc lựa chọn

 Trường hợp các dự án ưu tiên:

* là các dự án có mục tiêu tối cần (td: con bò linh thiêng).

* để hạn chế các rủi ro, cần lượng hóa các quyết định bằng cách so sánh các phương án để đạt

mục tiêu nầy.

Nguyên tắc lựa chọn

(dự án ưu tiên)

 Sử dụng p/p đánh giá gia số vốn đầu tư ( ∆):

* Xếp các phương án theo thứ tự vốn đầu tư tăng dần Td: phương án có vốn đầu tư nhỏ là phương

án (1), phương án có vốn lớn hơn là phương án (2).

* So sánh (1) và (2) bằng cách đánh giá (∆):

(∆) = (2) – (1)

Nguyên tắc lựa chọn

(dự án ưu tiên)

 (∆) có hiệu quả thì (2) > (1): chọn (2) (∆) không hiệu quả thì (2) < (1): chọn (1).

Lưu ý:

 Quan điểm chọn lựa là Quan điểm Ngân quỹ.

 Chỉ tiêu thường sử dụng là B/C, với:

Bài tập quá trình

 Mỗi nhóm (2-3 người) chọn 1 dự án (vừa hoặc

nhỏ) Bắt đầu từ ý tưởng (Tìm kiếm cơ hội đầu tư – Sơ bộ nghiên cứu thị trường – Định vị dự án).

 Xác định mục tiêu dự án.

 Xác định các điều kiện ràng buộc.

 Các yếu tố rủi ro.

 Sơ bộ đánh giá dự án (lý do lựa chọn dự án).

Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân.

Thí dụ: Dự án sân bóng đá mini.

 Ý tưởng: Khu vực tây-bắc thành phố HCM (Tân Bình,Hóc môn) tập trung nhiều khu công nghiệp, mật độ dân số cao nhưng thiếu sân chơi cho công nhân

 Lợi thế: có sẵn mối quan hệ thuận lợi ở khu vực.

 Mục tiêu: Khai thác nhu cầu về sân chơi của thanh niên.

 Sơ bộ nghiên cứu thị trường: trong khu vực chỉ có … sân bóng và trung tâm sinh hoạt thanh niên, chỉ đáp ứng được

…% nhu cầu của thanh niên công nhân Giá cả các trung tâm này như sau: …

Thí dụ: Dự án sân bóng đá mini.

 Định vị dự án:

* Vấn đề cản trở: tìm thuê được khu đất có diện tích phù hợp và giá cả vừa phải.

Xin được giấy phép xây dựng và khai thác.

* Giải pháp: tận dụng mối quan hệ tại địa

Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân.

Nghiên cứu sơ bộ thị trường:

Trên địa bàn có …doanh nghiệp với …công nhân có nhu cầu chổ ở.

Các nhà trọ hiện có được xây dựng với kết cấu … Diện tích mỗi phòng trọ là… Tiện nghi sinh hoạt gồm có … Giá thuê là…

Ước lượng đủ đáp ứng cho nhu cầu chổ ở của … người.

Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân.

 Vấn đề cản trở:

Xin giấy phép kinh doanh nhà trọ.

Cạnh tranh với các nhà trọ khác (cả với nhà tập thể do doanh nghiệp hay chính quyền xây dựng cho công

Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân.

Rủi ro:

- Thay đổi quy hoạch.

- Biến động thị trường.

- Các rủi ro khách quan (thiên tai, dịch bịnh, …)

 Các thông số tài chính của dự án.

Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân.

Sơ bộ đánh giá:

Tổng chi phí: 300 triệu đồng, gồm:

+ Xây dựng: 120 m 2 * 2 tr = 240 triệu đồng + Chuẩn bị mặt bằng: 15 triệu đồng + Giấy phép: 10 triệu đồng + Điện, nước: 20 triệu đồng + Dự phòng: 15 triệu đồng

Thí dụ: Dự án nhà trọ công nhân.

Sơ bộ đánh giá:

Doanh thu (75% công suất): 180 triệu đồng/năm

= 75% * 20 phòng * 4 * 0,25 tr đồng/tháng * 12 Chi phí hoạt động: 72 triệu đồng/ năm = 6 * 12, gồm:

Chi phí điện,nước.

Chi phí quản lý.

Chi phí cơ hội của đất.

…

 Thời gian hoàn vốn (T) là: 3,6 năm.

Ngoài ra, dự án còn có khoảng dự phòng khá cao (chỉ mới tính khai thác ở mức 75% công suất) nên có thể nói là khá an toàn cho chủ đầu tư.

CHƯƠNG 3:

TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 KHÁI NIỆM

Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ

chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương diện, cũng như các thành phần can dự trong dự án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án.

2.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ

dự án.

2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

 Không có một dự án quan trọng nào được làm

đúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nó Dự án của bạn

cũng không phải là cái đầu tiên.

 Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì

ở mức hoàn thành 90% mãi mãi.

 Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng trong việc ước lượng các chi phí tương ứng.

 Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có cường điệu vài điều.

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

 Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một

cách tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến

bộ của dự án.

 Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không

có lỗi Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống

sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới

mà nó rất khó tìm thấy.

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

 Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả

sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ vọng Một dự án được hoạch định một cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần.

 Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự

chậm trễ tiến trình của họ.

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

2.4 TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN

Chất lượng của kết quả dự án

Sự thỏa mãn của những người liên quan đến dự án.

Chi phí Thời gian

Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ.

Thông tin không kịp thời.

3 HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ

về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm

tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi

hướng tới hoàn thành mục tiêu chung.

Dự án

Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn Thí dụ phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng

nhân sự, Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia theo dõi dự án.

Tổ chức theo chức năng

Ưu điểm:

- Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo

đảm hoạt động bình thường của đơn vị.

- Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các dự án.

- Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi và quản lý dự án khi được yêu cầu.

- Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự

3.2 Hình thức tổ chức theo dự án:

Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ

nhiệm (hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại

có các bộ phận chuyên môn như trong các xí

nghiệp nhỏ (SBU: Small business units).

Ban lãnh đạo

Dự án B

- Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ nhiệm dự án Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án.

- Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án.

- Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến độ thực hiện dự án.

Ưu điểm:

- Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ

chức theo chức năng và theo dự án.

- Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số vài dự án với qui mô không lớn.

(Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ chức chức năng).

Ưu điểm:

3.4 Hình thức tổ chức tham mưu:

Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của đơn vị.

Sơ đồ tổ chức tham mưu:

Ban lãnh đạo

Dự án

Kế hoạch

3.5 Hình thức tổ chức theo ma trận:

Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau Mỗi

dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm

dự án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn

trưởng các bộ phận.

- Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ.

CHƯƠNG 4:

HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

• Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án.

• Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và

đánh giá quá trình thực hiện dự án.

Các bước hoạch định dự án:

Xác định

mục tiêu

Mô tả công việc

Tổ chức

Hoạch định nguồn lực

Lập tiến độ

Hoạch định việc

Trình bày chi tiết thiết kế dự án

HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ - Khái niệm

Theo nguyên tắc quản trị, việc tổ chức thực hiện và giám sát các công việc càng dễ dàng khi công việc có quy mô càng nhỏ, kết cấu càng đơn giản.

1.2 Yêu cầu:

 Dự án chia ra thành các công việc cơ bản (công việc nhỏ nhất)

 Mỗi công việc cơ bản phải xác định được:

- Mục tiêu (với yêu cầu cụ thể về chất lượng;

thời gian hoàn thành; chi phí và các nguồn lực cần huy động; người chịu trách nhiệm).

-Tất cả điều kiện kỹ thuật về trình tự thực hiện các công việc.

Yêu cầu

Các công việc cơ bản được tập hợp lại thành từng nhóm gọi là các công việc sơ cấp (Gói công việc)

Số lượng các công việc sơ cấp đặt dưới sự

theo dõi của một nhà quản lý không nên

quá nhiều, trung bình là khoảng 50-100

CV cho mỗi cấp quản lý.

1.3 P/p Phân chia công việc:

Có 2 p/p :

- Từ trên xuống: Từ mục tiêu của dự án, người ta chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và

tiếp tục cho đến không còn có thể phân chia

được nữa Ta được các công việc cơ bản Tùy số lượng công việc mà ta xác định mục tiêu nào là công việc sơ cấp (WP: gói công việc).

P/p Phân chia công việc:

 Từ dưới lên: Đầu tiên ta liệt kê các công việc cơ bản cần hoàn thành để đạt mục tiêu của dự án Sau đó, tập hợp các công việc cơ bản thành từng nhóm công việc theo tiêu chí: xác định được mục tiêu chung, thời gian hoàn thành và chi phí ( hay loại nguồn lực quan trọng nhất) Tùy số lượng

công việc của dự án mà ta xác định nhóm nào sẽ

là các công việc sơ cấp (WP) cần theo dõi.

N1.2.1 N1.2.2

 Công việc sơ cấp

→ Công việc cơ bản