Sổ Cái Là Gì? Ý Nghĩa Của Sổ Cái? Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Cái Kế Toán

Sổ cái (tiếng Anh: ledger) là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán.

Trong bài viết ngày hôm nay hãy cùng chukysotphcm.net tìm hiểu xem sổ cái là gì? Chúng có đặc trưng và ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp nhé!

Sổ cái là gì? Ý nghĩa của sổ cái

Khái niệm và ý nghĩa về sổ cái dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức ban đầu liên quan đến sổ cái. Vì vậy đừng lướt qua mà hãy đọc hiểu thật kỹ nhé!

Khái niệm “Sổ cái là gì?”

Sổ cái chính là nơi ghi chép lại toàn bộ quá trình giao dịch của một doanh nghiệp với bên ngoài với từng loại tài khoản khác nhau như: Khoản thu, chi, mua bán, nợ của một doanh nghiệp đều được ghi chép lại một cách rõ ràng đầy đủ trong cuốn sổ cái này.

Sổ cái cũng biết đến với cái tên sổ kế toán tổng hợp với chức năng ghi lại toàn bộ quá trình hoạt đoạt về kinh tế tài chính của một doanh nghiệp với các khoản thu chi nợ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định và được tổng hợp lại để so sánh đối chiếu với các số liệu thống kê xem có sự chênh lệch hay không.

Hình thức chép sổ tay này vẫn còn, nhưng thường thì các công ty hiện nay đã thực hiện theo một hình thức mới, hiện đại và tiên tiến hơn bằng việc thống kê tất cả các thông tin bằng máy tính qua phần mềm kế toán thay vì chép tay.

Tuy nhiên để có được sự so sánh tổng hợp để tính được các sai số trong suất quá trình kiểm kê thì việc kế hợp cả hai phương pháp này lại đem đến sự chính xác cao hơn. Và kiểm soát được tình hình kinh tế tài chính của một công ty, doanh nghiệp một cách chuẩn xác hơn.

Hãy hiểu theo một cách đơn giản hơn, sổ cái chính là nơi để ghi lại toàn bộ quá trình giao dịch hằng ngày của một doanh nghiệp về kinh tế tài chính và các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Các khoản được ghi lại một cách chi tiết và liên tiếp trong một khoảng thời gian nhất định.

Còn theo luật về sổ kế toán lại có một định nghĩa như sau:

Sổ kế toán là một loại sổ được ghi lại toàn bộ quá trình kinh tế – tài chính cũng như các công việc phát sinh khác, dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ, lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh được trình bày theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian nhất định. Mỗi doanh nghiệp có một loại sổ kế toán cho một kỳ kế toán thì sẽ đảm bảo được tính thống nhất trong công việc và thông tin không bị rối. Và đặc biệt là phải tuân theo quy định của pháp luật, luật kế toán.

Bởi trên thực tế việc ghi chép lại sổ sách toàn bộ thông tin của doanh nghiệp lại liên quan trực tiếp đến vấn đề các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp (VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp,…) và những số liệu trong sổ kế toán hay sổ cái là căn cứ để có thể đưa ra con số chính xác nhất sau mỗi kỳ cho việc nộp thuế là bao nhiêu?

• Sổ cái tên tiếng anh là LEDGER

Ý nghĩa của sổ cái

Khi bắt đầu bất kỳ một công việc nào, bạn cần hiểu rõ chúng có ảnh hưởng và ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp. Sổ cái cũng vậy, chúng mang những ý nghĩa quan trọng:

• Cơ sở để các kế toán viên dựa theo và làm báo cáo tài chính tuân thủ theo pháp luật.
• So sánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp dễ dàng xác định được đang thu về lợi nhuận hay thua lỗ. Để từ đó, đưa ra những chiến lược kinh doanh khác cụ thể, phù hợp hơn.
• Là cơ sở để doanh nghiệp có những quyết định khác nhau nhờ vào:
• Tình hình doanh thu (lỗ/lãi);
• Những khoản thu chi bất thường được phát hiện và làm rõ;
• Sự rõ ràng về các con số;
• Việc tra cứu, đối chiếu dễ dàng hơn

Các đặc trưng của sổ cái là gì?

Vậy những đặc trưng cơ bản của sổ cái kế toán là gì? Hãy hiểu rõ về chúng để chắc chắn rằng bạn đang làm đúng yêu cầu công việc:

• Có thể mở linh hoạt một hoặc nhiều trang liên tiếp liền kề trong sổ cái. Mục đích để ghi chép đầy đủ, khoa học trong một niên độ kế toán.
• Sổ cái được mở cho từng tài khoản khác nhau ở doanh nghiệp.
• Mọi số liệu về đầu kỳ, cuối kỳ hay biến động đều được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ cái tài khoản.
• Thông tin sẽ được hệ thống hóa dựa theo từng đối tượng khác nhau hoặc theo tài khoản mở sổ.
• Sổ cái được xem như cuốn lịch sử thể hiện sự phát triển của doanh nghiệp.
• Sổ cái cho phép mở đối với bất kỳ loại tài khoản nào.

Sổ cái có tác dụng gì? Và tại sao lại phải sử dụng sổ cái?

• Dựa vào các con số được thống kê một cách cụ thể về các loại tài khoản khác nhau đẻ dựa vào đó làm báo cáo tài chính vào thời điểm cuối kỳ theo luật pháp quy định.
• So sánh được lợi nhuận hay tình hình thua lỗ của một doanh nghiệp để từ đó tính các nước đi khác cho doanh nghiệp phát triển đi lên
• Kịp thời phát hiện ra được các khoản thu chi bất thường và kịp thời ngăn chặn các tình huống xấu nhất có thể xảy ra, dễ dàng hơn trong việc tính thuế sau đó.
• Cho thấy được con số thực tế về doanh thu hay phí tổn thay vì các con số không rõ ràng
• Dễ dàng tra cứu để đối chiếu so sánh và tổng hợp thông tin một cách dễ dàng nhất.

Các loại sổ cái kế toán phổ biến

Hiện nay, có rất nhiều loại sổ cái khác nhau, mỗi loại đều mang một mục đích sử dụng khác nhau của doanh nghiệp. Dưới đây là là những loại sổ cái phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:

Sổ cái kế toán phân chia theo hình thức

Phân chia theo hình thức, sổ cái có 5 loại sau:

• Hình thức nhật ký chung;
• Hình thức nhật ký – sổ cái;
• Hình thức trên máy tính;
• Hình thức nhật ký chứng từ;
• Hình thức chứng từ ghi sổ.

Và mỗi loại hình sổ kế toán như trên lại có các đặc điểm,chức năng, nội dung trình bày khác nhau. Tất nhiên không phải tự nhiên mà lại xuất hiện các hình thức sổ cái khác nhau như vậy sự ra đời của các loại sổ cái này phục vụ cho mục đích chung là công việc của các kế toán viên được thực hiện một cách tốt nhất.

Tuy nhiên căn cứ vào điều kiện, thiết bị hay công cụ hỗ trợ hiện đại, đặc điểm, quy mô, sản xuất kinh doanh mà mỗi công ty sẽ lựa chọn cho mình các hình thức sổ cái phù hợp.

Mẫu sổ kế toán hay được dùng nhất đó chính là: Mẫu hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức kế toán nhật ký chứng từ.

Sổ cái kế toán phân chia theo nội dung

Dựa theo nội dung, sổ cái kế toán được phân chia như sau:

• Sổ kế toán tổng hợp;
• Sổ kế toán chi tiết;
• Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết

Sổ cái kế toán phân chia theo nội dung

Luật quy định về sổ cái đối với các doanh nghiệp như thế nào?

Theo như luật kế toán được quy định trong số 88/20215/ QH13 quy định này đã được ban hành cách đây 5 năm cụ thể vào ngày 20/11/2015 và có hiệu lực chính thúc vào ngày 1/1/ 2017.

Quy định như sau:

Đối với sổ kế toán: Với công dụng  là ghi lại toàn bộ quá trình đã phát sinh về các vấn đề kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

Sổ kế toán phải có ghi rõ các thông tin  như sau: Ngày, tháng, năm, lập sổ, khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, đơn vị kế toán trưởng và người đại diện cho doanh nghiệp làm việc trực tiếp với luật pháp, số trang, và có đóng dấu giáp lai.

Về nội dung: Một sổ kế toán phải đáp ứng được một cách đầy đủ các nội dung sau: Ngày, tháng, năm, ghi sổ, số hiệu mà kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; Số tiền được ghi vào các tài khoản kế toán trong các vấn đề phát sinh thuộc kinh tế tài chính đó; Ghi lại các số dư đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ.

Yêu cầu của sổ kế toán: Bao gồm có sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp ở đây lại bao gồm sổ cái và sổ nhất ký mà trong đó có ghi lại toàn bộ số vốn đầu tư và quá trình lưu động tài sản của một doanh nghiệp. Hay nói cách khác đây chính là nơi mà cho thấy tình hình phát triển của một công ty đi lên hay xuống dốc qua các con số thống kê cụ thể về tài sản, vốn lưu động,và các khoản vốn của một doanh nghiệp.

Còn sổ kế toán nhật ký là nơi ghi lại quá trình phát sinh kinh tế tài chính của một doanh nghiệp trong mỗi kỳ theo một trình tự thời gian nhất đinh và dựa vào đó để làm quan hệ đối ứng với các tài khoản của các nghiệp vụ sau đó. Sổ kế toán nhật ký có tác dụng lưu trữ các thông tin liên quan đến nội dung phát sinh bên nợ và bên có trong các doanh nghiệp được sử dụng bởi các tài khoản kế toán trong một doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách ghi sổ cái kế toán

Nội dung dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ cái kế toán dựa theo hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ.

Vậy cụ thể cách ghi này khác nhau như thế nào? 

Cách ghi sổ cái dựa theo nhật ký chung

Sổ cái ghi theo hình thức nhật ký chung sẽ có quy định cụ thể, thống nhất dựa theo mẫu, gồm có:

• Cột A: Ngày tháng ghi sổ.
• Cột B, C: Số hiệu và ngày nhân viên kế toán lập chứng từ.
• Cột D: Những nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi rõ ràng.
• Cột E: Chú thích rõ số trang trong sổ Nhật ký chung.
• Cột G: Số thứ tự dòng ứng với số ghi trong Nhật ký chung.
• Cột H: Số hiệu tài khoản đối ứng
• Cột 1, 2: Số tiền phát sinh của bên Nợ hoặc bên Có dựa theo từng nghiệp vụ kinh tế.

Đầu tháng, nhân viên kế toán có nhiệm vụ ghi lại số dư đầu kỳ tại dòng trên cùng của cột nợ hoặc có.

Cuối tháng, Tính ra số dư dựa theo số tiền phát sinh tại bên nợ hoặc bên có. Đây cũng sẽ là cơ sở để nhân viên kế toán lập bảng cân đối tài chính và làm báo cáo.

Cách ghi sổ cái dựa theo nhật ký chung

Cách ghi sổ cái theo nhật ký chứng từ

Hình thức nhật ký chứng từ sẽ có những loại sổ kế toán sau:

• Nhật ký chứng từ;
• Bảng thống kê;
• Sổ cái kế toán;
• Sổ kế toán chi tiết;

Ghi sổ cái theo nhật ký chứng từ có quy định như sau:

• Hàng ngày: Kế toán viên phải lấy số liệu của các chứng từ kế toán để ghi vào nhật ký chứng từ. Số liệu này sẽ phải là số liệu được kiểm tra và thông qua. Đó sẽ là những số liệu về chi phí sản xuất, các phí phát sinh, chi phí quản lý,…
• Cuối tháng: Nhân viên kế toán có trách nhiệm khóa sổ, các số liệu được sử dụng để đối chiếu và kiểm tra so với các loại hồ sơ. Sau khi đã được thông qua, các số liệu được ghi vào sổ cái. Bảng tổng hợp chi tiết cũng sẽ được lập theo từng tài khoản.

Cách ghi sổ cái dựa theo nhật ký chứng từ

Các loại tài khoản trong sổ cái

Căn cứ vào thông tư 133 có thể chia các loại tài khoản kế toán thành 9 loại được phân chia theo tính chất và nội dung kinh tế như sau:

1. Tài sản( tài sản cố định, tài sản lưu động,..)
2. Nợ phải trả
3. Vốn chủ sở hữu
4. Doanh thu
5. Chi phí sản xuất kinh doanh
6. Thu nhập khác
7. Chi phí khác
8. Xác định chi phí kinh doanh
9. Trong đó tài sản chính là tài khoản đầu 1 và 2

Chính sự phân chia về các tài khoản trong kế toán này giúp đơn giản hóa về công việc cho các kế toán trong việc thực hiện thống kê các thông tin chi tiết một cách có hệ thống vào trong sổ cái.

Sổ cái là một công cụ hữu hiệu liên quan trực tiếp đến công việc của một kế toán viên, ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động của một công ty về các loại tài khoản dưới các hình thức khác nhau.

Thông qua sổ cái công ty hay doanh nghiệp có thể đưa ra được các hướng đi phù hợp để không sa lầy vào hố đen của phá sản, từng bước đi lên.

Không chỉ dừng lại ở việc cho ta thấy được sự tồn tại và phát triển của một công ty đi đến đâu? Mà thông qua đó nhà nước hay chính phủ cũng có thể dễ bề kiểm soát được tình hình hoạt động của các doanh nghiệp đó.

Với một kế toán viên thì sổ cái quá quen thuộc và phải nắm chắc để thống kê, phải nằm lòng bảng hệ thống tài khoản.

Trên đây là những thông tin chi tiết giải thích về thuật ngữ số cái là gì? Thông qua đó cho bạn đọc thấy được đặc trưng và ý nghĩa của sổ cái đối với mỗi doanh nghiệp.

Mong rằng bài viết này, chukysotphcm.net đã cho bạn có một cái nhìn cụ thể nhất về sổ cái. Cảm ơn và chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp của mình.