Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) Là Gì? Cách Vẽ Sơ đồ Gantt Ra Sao?

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ thông minh được sử dụng trong việc quản lý tiến độ công việc, dự án. Để tìm hiểu chi tiết hơn về sơ đồ Gantt là gì cũng như cách vẽ sơ đồ Gantt ra sao, ưu nhược điểm của nó là gì?

Trong bài viết, chúng tôi sẽ tổng hợp những thông tin liên quan đến nội dung này.

Mục Lục

• 1 Sơ đồ Gantt là gì?
• 2 Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt
• 3 Ví dụ minh họa về Sơ đồ Gantt
• 4 Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt
  • 4.1 Ưu điểm
  • 4.2 Nhược điểm
• 5 Cách vẽ một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
  • 5.1 Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
  • 5.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
  • 5.3 Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
  • 5.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
• 6 Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel
  • 6.1 Chuẩn bị dữ liệu
  • 6.2 Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart
  • 6.3 Bước 1: Tạo mới 1 biểu đồ
  • 6.4 Bước 2: Nạp dữ liệu vào biểu đồ
  • 6.5 Bước 3: Sắp xếp thứ tự của task
  • 6.6 Bước 4: Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task
  • 6.7 Bước 5: Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ
  • 6.8 Bước 6: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc
• 7 Kết luận

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ Gantt Chart. Là sơ đồ dùng để hiển thị, trình bày các công việc theo thời gian, ngày tháng. Sơ đồ gồm 2 phần chính là trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy.

Thông qua sơ đồ Gantt bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng của từng mốc công việc, thời gian của mỗi dự án. Với cách bố trí đơn giản, rõ ràng và trực quan. Công cụ này ngày càng trở nên thông dụng và được nhiều người sử dụng đến.

Xem thêm:

• Sơ đồ luồng dữ liệu Data Flow Diagram là gì? Có ý nghĩa gì?
• Telegram là gì? Vì sao Telegram là ứng dụng nhắn tin tốt nhất?

Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt

Một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh sẽ bao gồm các thành phần chính:

• Task list: Bao gồm các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án. Ví dụ như nghiên cứu tài liệu, chọn đề tài, viết đề cương chi tiết,vv… Danh sách nhiệm vụ sẽ nằm ở trục dọc (trục tung) của biểu đồ.
• Timeline: Thể hiện tổng thời gian của dự án, được chia thành các khoảng thời gian. Ví dụ ngày, tuần hoặc tháng, năm. Dòng thời gian thể hiện trên trục ngang (trục hoành) của biểu đồ.
• Bars: Cung cấp hình ảnh rõ ràng về thời gian và tiến độ công việc.
• Milestones: Liệt kê những cột mốc, sự kiện quan trọng.
• Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ theo một trật tự nhất định.
• Progress: Tiến trình.
• Resource assigned: Thể hiện cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.

Ví dụ minh họa về Sơ đồ Gantt

Một nhà máy thép cố ý không lắp đặt thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí để tiết kiệm chi phí. Cơ quan tổ chức đã vào cuộc bắt buộc nhà máy thép phải lắp hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. Sẽ bị cảnh báo đóng cửa nếu nhà máy không hoàn thành lắp đặt trong thời gian cho phép.

Vì vậy, để đảm bảo đúng tiến độ. Giám đốc muốn hệ thống này phải được lắp đặt đúng thời hạn. Và các công việc của dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí này sẽ được trình bày như sau:

Chúng ta sẽ sử dụng phương pháp sơ đồ Gantt để lập tiến độ cho dự án. Các công việc A – C – E – G – H nằm trên đường găng. Đường găng là đường dài nhất và bất cứ sự chậm trễ nào của các công việc đó đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án.

Các công việc B – D – F không nằm trên đường găng. Nghĩa là chúng ta có thể sắp xếp các công việc này theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm mà không ảnh hưởng đến dự án.

Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm. Miễn là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó.

Với sở đồ Gantt theo phương thức triển khai chậm. Các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (như sơ đồ ở trên). Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc trong hai sơ đồ (nét chấm gạch) được gọi là thời gian dự trữ.

Ngoài ra, sơ đồ Gantt còn có thể được biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc.

Có thể bạn quan tâm: Thương mại công bằng là gì? Nguyên tắc và nhiệm vụ

Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt

Ưu điểm

• Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách trình bày sơ đồ đơn giản gồm 2 trục tung và trục hoành làm chính. Sơ đồ Gantt giúp bạn nắm được rõ các thông tin và quản lý chúng dễ dàng. Cụ thể như thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, tiến trình, phân công các công việc, người chịu trách nhiệm thực thi dự án,vv… 
• Nâng cao năng suất: Cách phân công công việc, tiến độ thực hiện đều được thể hiện công khai trong sơ đồ. Giúp mỗi cá nhân trong dự án hiểu được sự quan trọng của từng giai đoạn trong dự án. Nhờ đó, các thành viên có thể chủ động hoàn thành công việc của mình tối ưu nhất.
• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Sơ đồ Gantt sẽ giúp cho người quản lý lập kế hoạch dự án và triển khai, có cái nhìn tổng quan nhất về dự án. Điều này giúp quản lý biết cách phân phối công việc sao cho hiệu quả. Đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

Nhược điểm

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Nếu nhà quản lý tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng sơ đồ Gantt. Sẽ dễ dẫn đến nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu của dự án nếu chẳng may có những sai sót trong quá trình tiến hành dự án.
• Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Khi các công việc và thời gian kéo dài qua một trang, Biểu đồ Gantt sẽ trông khó quan sát tổng thể hơn trên màn hình máy tính. Việc cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian, nhất là các dự án lên đến hàng trăm công việc.
• Không đảm bảo tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án: Điển hình như nếu một cột mốc có nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành. Và trong mỗi nhiệm vụ đó có các nhiệm vụ phụ. Lúc này, biểu đồ Gantt sẽ không thể thể hiện được điều này. Chính vì thế, các nhà quản lý dự án không thể chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án.

Cách vẽ một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Hãy liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết cần thực hiện trong dự án. Tiếp đến xác định mục tiêu, kế hoạch và thời gian triển khai dự án để mang lại hiệu quả cao nhất.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Thông qua sơ đồ Gantt bạn có thể tổng quát mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi bước 1 hoàn thành, bạn sẽ xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành đầu tiên rồi mới tiếp đến các công việc khác. Đảm bảo rằng nó phải xảy ra theo thứ tự tuần tự, hợp lý.

Ngoài ra, những công việc khác cũng sẽ được thực hiện song song. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng sớm được hoàn thành.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Khi bạn đã có những dữ liệu cần thiết, chúng ta sẽ tiến hành tạo ra 1 sơ đồ Gantt. Thông thường sẽ sử dụng Excel để ra, ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như: Microsoft Project, Base Wework,vv…

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Sau khi triển khai và tạo ra một sơ đồ Gantt hoàn chỉnh. Tuy nhiên, trong thời gian triển khai dự án sẽ luôn xảy ra rất nhiều điều chỉnh, sự thay đổi bất ngờ. Việc của chúng ta, nhà quản lý là phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để dự án được hoàn thiện và đi đúng hướng, đạt năng suất cao nhất.

Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

Chuẩn bị dữ liệu

Để bổ sung thêm cho phần thực hiện dự án. Chúng ta sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng thực hiện (actual). Và thêm mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation.

• Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed.
• Nếu Project timeline là Actual thì Days complete = % completion * Days

Mục đích là để biết được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như hình bên dưới.

Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart

Bước 1: Tạo mới 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

Bước 2: Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ). => Chọn mục Design, chọn tiếp Select Data.

Trong Chart data range Chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart

Thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date: Trong phần Legend Entries (series) bấm Add

Tiếp theo chúng ta sẽ thay đổi thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:

Bước 3: Sắp xếp thứ tự của task

Trong biểu đồ trên chúng ta thấy các Task đang sắp xếp thứ tự ngược so với mong muốn. Do đó chúng ta sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách:

• Bấm vào tên các Task trong biểu đồ.
• Trong cửa sổ Axis Options bấm chọn cho mục Categories in reverse order.

Bước 4: Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task

Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày thực hiện cho các Task, còn phần tô màu vàng là tính từ mốc bắt đầu. Mốc này được Excel tự động gợi ý. Do đó mục đích của chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản lý tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần Số ngày thực hiện các Task.

Để ẩn phần tô màu vàng, chúng ta click chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn Format Data Series, trong mục Fill chọn No fill, mục Border chọn No Line

Bước 5: Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ Gannt, Excel sẽ tự động gợi ý cho bạn về khoảng thời gian. Tuy nhiên gợi ý này không phải lúc nào cũng chính xác. Do đó bạn sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho sát với dự án.

Tuy nhiên khi bạn bấm chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì thấy:

• Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018.
• Ngày lớn nhất được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018.

Mục đích của chúng ta là thay đổi sang:

• Ngày nhỏ nhất mà gần sát với dự án  có thể chọn là ngày 01/03/2018.
• Ngày lớn nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 10/05/2018.

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General bạn sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần trên ta được:

Bước 6: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc thì bạn phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này bạn sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar.

Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options

Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series: Tức là Excel muốn hỏi bạn sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng dữ liệu nào. Ở đây bạn sẽ chọn cho Start date.

Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau:

• Direction chọn Plus
• End syle chọn No cap
• Error Amount chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó bạn sẽ định dạng hiển thị cho vùng này như sau:

• Chọn màu (color): Cần chọn màu có độ tương phản cao so với màu đang hiển thị trên biểu đồ.
• Chọn độ rộng (width): Tùy theo độ rộng của vùng biểu đồ để chọn tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc

Kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ dưới đây đã đổi màu Working days là màu vàng, Error bar (day completed) màu xanh)

Như vậy là chúng ta đã có thể hoàn thành được biểu đồ quản lý dự án hay còn gọi là Gantt Chart.

Kết luận

Hy vọng qua bài viết chúng tôi tổng hợp ở trên. Bạn đọc có thể hiểu được sơ đồ Gantt là gì và chúng được ứng dụng như thế nào trong việc quản lý các công việc, dự án,vv… Thông qua sơ đồ Gantt này, bạn cũng có thể tự lên kế hoạch cho mọi công việc của mình trong tương lai.

Thông tin được biên tập bởi: taichinh24h.com.vn