Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) Là Gì? Cách Vẽ Sơ đồ ...

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là một trong những công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp được ưa chuộng nhất hiện nay. Trải qua hành trình hơn 100 năm, sơ đồ Gantt ngày càng mở rộng sức ảnh hưởng của nó đối với nhiều lĩnh vực khác nhau.

Hãy cùng lamchutaichinh.vn tìm hiểu sơ đồ Gantt là gì? Có những ưu và nhược điểm gì? Cách vẽ ra sao?

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) hay còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt, đây là sáng kiến của kỹ sư người Ba Lan – Karol Adamiecki vào cuối những năm 1800. Sau đó vào những năm 1910-1915, nhà tư vấn kỹ thuật quản lý Henry Gantt đã phát triển sơ đồ Gantt trên nền tảng sơ đồ phân luồng trực quan (Harmonogram) của Adamiecki.

Sơ đồ Gantt ra đời nhằm giúp người quản lý cũng như nhân viên, quản lý được tiến độ thực hiện dự án theo từng bước nhỏ. Theo đó, mỗi dự án sẽ được phân chia theo từng công đoạn nhỏ với độ khó và thời gian hoàn thành phù hợp, được sắp xếp hợp lý để đảm bảo tiến trình dự án diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ đề ra.

Cấu trúc sơ đồ Gantt khá đơn giản, đây cũng là điểm thu hút của sơ đồ này. Nhìn chung, Gantt Chart sẽ có 2 phần chính là:

• Trục tung thể hiện tên cũng các công việc, công đoạn hay nhiệm vụ được đề ra để hoàn thành dự án.
• Trục hoành sẽ thể hiện khoảng thời gian để hoàn thành những công việc, công đoạn hay nhiệm vụ trên.

Sơ đồ Gantt thể hiện cực kỳ trực quan giúp người quản lý và nhân viên có thể nắm bắt được tiến độ công việc một cách dễ dàng. Đây cũng là cách giúp quản lý nhận biết nơi nào đang tồn đọng quá nhiều việc, nơi nào đang thiếu việc để điều chỉnh một cách hợp lý.

Ví dụ minh họa về Sơ đồ Gantt (Gantt Chart)

Đây là một kế hoạch lắp đặt hệ thống kiểm soát khí thải gây ô nhiễm không khí, thời gian hoàn thành dự án trong vòng 16 tuần, nếu không nhà máy sẽ bị cảnh cáo bởi cơ quan địa phương.

Do đó, sơ đồ Gantt được áp dụng để lên kế hoạch lắp đặt hệ thống lọc khí thải trong thời hạn yêu cầu.

Sơ đồ Gantt được nhà máy lập như hình thể hiện dự án lắp hệ thống lọc khí được chia làm 8 nhiệm vụ nhỏ từ A đến H với thời gian hoàn thành khác nhau tuỳ thuộc tính chất công việc.

Sơ đồ này cũng cho thấy mối tương quan của những nhiệm vụ với nhau, các công việc găng sẽ không cho phép trễ hạn do sự chậm trễ của nó sẽ gây chậm trễ cả dự án. Ngược lại, các công việc không găng có thời gian hoàn thành tương đối linh động hơn.

Đánh giá ưu, nhược điểm của sơ đồ Gantt

Hãy cùng lamchutaichinh.vn tìm hiểu thêm về những ưu nhược điểm của sơ đồ Gantt là gì, để bạn có cái nhìn chi tiết hơn trước khi áp dụng vào hệ thống quản lý công việc.

Ưu điểm

Sỡ dĩ sơ đồ Gantt được nhiều cá nhân cũng như công ty tin dùng là ở những ưu điểm nổi bật sau:

• Khả năng quản lý nhiều thông tin cùng lúc: để hoàn thành một dự án cần phải hoàn thành rất nhiều công việc hay nhiệm vụ khác nhau, đôi khi khối lượng công việc quá lớn dẫn đến khó kiểm soát tiến độ, dễ gây sai sót cũng như tồn đọng công việc. Sơ đồ Gantt có thể mang đến cho bạn hiệu quả kiểm soát tiến độ công việc tuyệt vời dù cách thức trình bày đơn giản.
• Trục tung cho phép bạn liệt kê hàng loạt những công việc cần thiết để hoàn thành dự án, các công việc này sẽ được sắp xếp theo mối quan hệ tương quan phù hợp để bạn có thể có một hình dung cụ thể về quy trình hoàn thành dự án.
• Trục hoành hiển thị rõ ràng bằng các thanh xếp chồng thời gian tối đa để hoàn thành các công việc, đồng thời có thể hiển thị phần trăm hoàn thành công việc giúp bạn dễ dàng kiểm tra trạng thái dự án và phát hiện sớm những công đoạn đang dồn ứ hay thiếu việc để điều chỉnh kịp thời.
• Phân chia nhân lực hiệu quả: Như đã đề cập ở trên trục hoành sẽ là nơi hiển thị cho bạn biết khối lượng công việc cần hoàn thành tại công đoạn đó, từ đó nếu muốn công việc hoàn thành trong khoản thời gian bạn muốn thì cần phải bố trí lượng nhân lực hợp lý.
• Đồng thời, sự trực quan và công khai cũng khiến nhân viên dễ nắm bắt được công việc mình cần làm từ đó chuẩn bị cho kế hoạch cá nhân một cách hiệu quả để hoàn thành việc được giao.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: sơ đồ Gantt cho mỗi nhân viên thấy được sự ảnh hưởng của công đoạn mình đang làm đối với những công đoạn tiếp theo. Từng cá nhân sẽ thật sự nhận thức được rằng sự chậm trễ của bản thân có thể khiến dự án đứng trước nguy cơ không hoàn thành đúng hạn. Việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên là yếu tố quyết định trong việc nâng cao hiệu suất làm việc.

Khi tối ưu hoá được những ưu điểm kể trên, sơ đồ Gantt sẽ mang đến cho bạn những hiệu quả vượt mức mong đợi.

Nhược điểm

Sau khi tìm hiểu những ưu điểm của sơ đồ Gantt, hãy cùng lamchutaichinh.vn điểm lại những mặt còn hạn chế của sơ đồ này.

• Phụ thuộc nhiều vào bước phân chia công việc: đây là bước vô cùng quan trọng và tốn nhiều thời gian để hoàn thành một kế hoạch hiệu quả, gần như không có chỗ cho sự không chắc chắn về cấu trúc phân chia công việc. Việc xây dựng cấu trúc công việc thiếu logic hoặc có sai sót cũng dễ dẫn đến một kết quả không mong muốn. Thêm vào đó, dù có thể điều chỉnh hay cập nhập sơ đồ Gantt nhưng đây là điều không dễ dàng.
• Mất kiểm soát khi khối lượng công việc quá lớn: đây là một vấn đề cần phải quan tâm khi bạn có ý muốn sử dụng sơ đồ này cho những dự án lớn và dài hạn. Khi khối lượng công việc quá lớn nó sẽ mất chức năng do khó tổng quan hay tính toán dự án. Ưu điểm trực quan của sơ đồ Gantt cũng bị vô hiệu hoá khi phải hiển thị hơn một trang, vì thế sơ đồ này chỉ phù hợp với những dự án vừa và nhỏ để đạt được những hiệu quả vốn có. Hiện nay, việc chia những dự án lớn thành những dự án nhỏ có thể giải quyết phần nào nhược điểm này.
• Không thể hiển thị mối tương quan của từng công đoạn: khi có quá nhiều công việc chồng chéo nhau sẽ rất khó để nhận biết công việc nào cần ưu tiên thực hiện trước. Phạm vi công việc đầy đủ và chi phí cũng không thể mô tả trong sơ đồ Gantt khiến quản lý khó kiểm soát tất cả các mặt của dự án.

Khi nào Doanh nghiệp cần sử dụng đến sơ đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt sẽ là một sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp có nhu cầu:

• Lập kế hoạch dự án theo dòng thời gian: sơ đồ Gantt hiển thị một cách trực quan những công việc sẽ thực hiện theo timeline tương ứng. Sơ đồ Gantt sẽ phát huy tốt nhất hiệu năng của nó đối với những dự án vừa và nhỏ, đối với những dự án lớn nên sử dụng phương pháp chia thành nhiều dự án nhỏ.
• Ước tính thời gian hoàn thành dự án: bằng cách phân chia dự án thành những công việc nhỏ hơn và ước tính được thời gian hoàn thành những công việc đó, doanh nghiệp có thể có một cái nhìn tổng quát từ đó làm tiền đề phân bổ tài nguyên và nhân lực hợp lý.
• Kế hoạch trực quan và đơn giản: đây sẽ là một bản tóm tắt tổng thể quy trình thực hiện dự án cùng với thời gian hoàn thành, giúp các nhân viên và đối tác có thể theo dõi dễ dàng. Đây sẽ là cơ sở để cấp quản lý và nhân viên nắm rõ những gì đang diễn ra trong dự án, đồng thời cải thiện sự gắn kết và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân.

Các bước lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Để có thể xây dựng được một sơ đồ Gantt mang lại hiệu quả cao, bạn cần phải thực hiện các bước như sau.

Bước 1: Phân chia dự án thành nhiều đầu việc một cách hợp lý

Đây là bước cực kỳ quan trọng để có thể xây dựng một sơ đồ Gantt mang lại hiệu quả. Quá trình phân chia dự án một cách logic thành những công việc nhỏ hơn sẽ quyết định sự thành công của dự án.

Các nhiệm vụ sẽ có mối tương quan với nhau, cho nên nếu phân chia dự án có sai sót sẽ ảnh hưởng đến cả một quy trình.

Bước 2: Thiết lập mối tương quan giữa các công việc

Sau khi đã phân chia công việc một cách hợp lý, bạn cần xác định mối tương quan giữa các công việc với nhau từ đó mới có thể sắp xếp thời gian và nhân lực một cách hợp lý để đảm bảo tiến độ dự án.

Trong sơ đồ Gantt bạn sẽ thấy xuất hiện 4 mối quan hệ chính giữa các công việc là:

• Finish to Start (FS): nhiệm vụ này sẽ không thể bắt đầu nếu như nhiệm vụ trước đó chưa hoàn thành. Khi các nhiệm vụ ở trong mối quan hệ FS này sẽ cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành, người lập sơ đồ nên bố trí nhân công một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian.
• Start to Start (SS): một nhiệm vụ sẽ không thể bắt đầu khi nhiệm vụ trước đó chưa bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): một nhiệm vụ sẽ không thể kết thúc khi nhiệm vụ trước đó chưa kết thúc.
• Start to Finish (SF): nhiệm vụ tiền nhiệm chỉ có thể hoàn thành khi nhiệm vụ kế nhiệm đã bắt đầu. Đâu là một trường hợp khá hiếm khi xảy ra.

Bước 3: Trình bày sơ đồ Gantt

Hiện nay không khó để bạn có thể tìm được một công cụ giúp thiết lập và quản lý sơ đồ Gantt một cách như ý. Bạn có thể lựa chọn những công cụ như Excel, Canva, Base Wework…để tạo, theo dõi và chỉnh sửa khi cần thiết.

Hiện nay cũng có rất nhiều dịch vụ thiết kế hệ thống quản lý hay thiết kế mẫu sơ đồ Gantt có sẵn vừa đẹp mắt vừa tiện dụng để bạn có thể rút ngắn thời gian một cách đáng kể.

Bước 4: Theo dõi và cập nhật tiến độ thực hiện dự án

Bạn có thể theo dõi tiến độ bằng các hiển thị phần trăm công việc đã hoàn thành theo từng mốc thời gian nhất định. Từ đó, bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được tiến độ và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian dự kiến.

Kết luận

Hiện nay sơ đồ Gantt được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi sự đơn giản và trực quan nhưng mang lại hiệu quả quản lý dự án không ngờ. Mong là lamchutaichinh.vn đã mang lại cho bạn thêm thông tin về một công cụ quản lý giúp bạn dễ dàng hoàn thành dự án đúng hạn và hiệu quả.

Thông tin được biên tập bởi Lamchutaichinh.vn

5/5 - (2 bình chọn)