Sơ đồ Tổ Chức Của Một Khách Sạn Như Thế Nào? (và Chức Năng Của Nó)

các sơ đồ tổ chức của một khách sạn đại diện cho các công việc mà khách sạn cần để thực hiện các quy trình, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị công việc của mình.

Mỗi khách sạn, dù nhỏ, vừa hay lớn, đều cần một cơ cấu tổ chức để thực hiện các hoạt động hàng ngày. Nó được sử dụng để giúp phân chia nhiệm vụ, chỉ định công việc cho từng bộ phận và ủy quyền trong và giữa các phòng ban.

Sơ đồ tổ chức ở trên là đặc trưng của một khách sạn 5 sao, mặc dù một khách sạn 4 sao có thể có cùng số lượng căn hộ trở lên. Số lượng sao có thể giảm hoặc tăng độc lập với số lượng phòng ban.

Ví dụ, khách sạn "NY King" có thể giữ tất cả các căn hộ và tăng từ 4 đến 5 sao. Hoặc ngược lại; xuống từ 5 đến 4 sao và giữ tất cả các phòng ban.

Số lượng căn hộ sẽ thay đổi tùy thuộc vào các dịch vụ được cung cấp bởi khách sạn. Có thể một khách sạn sang trọng -5 sao- có dịch vụ du lịch cho khách hàng, phòng tập thể dục, bể bơi, sân tennis, SPA, sàn nhảy ... Một khách sạn khác có quy mô nhỏ hơn sẽ không có các dịch vụ bổ sung này và do đó sẽ không cần nhiều nhân viên, giảm số lượng các phòng ban.

Các vị trí hàng đầu phổ biến nhất trong khách sạn là: giám đốc, giám đốc tiếp thị, giám đốc kế toán, giám đốc nhân sự, giám đốc kỹ thuật, giám đốc mua hàng, quản lý phòng và quản lý nhà hàng.

Từ những vị trí này được tạo ra những người khác kém hơn nhưng không kém phần quan trọng để hoàn thành chức năng chính của khách sạn; lưu trữ khách cho chất lượng cao nhất có thể, tùy thuộc vào số lượng sao trong mỗi khách sạn.

Ai chịu trách nhiệm tổ chức một khách sạn??

Thông thường, người quản lý sơ đồ tổ chức trong một công ty là giám đốc nhân sự.

Ngoài sơ đồ tổ chức, bạn sẽ cần có các vị trí công việc được xác định rõ trong "mô tả công việc" để các chức năng của từng nhân viên được xác định rõ. Điều này sẽ rất cần thiết để tuyển dụng nhân viên mới và cho mỗi nhân viên biết phải làm gì.

Mặt khác, có những khách sạn có chức năng nhân sự thuê ngoài, đặc biệt là những khách sạn nhỏ hơn không thuộc chuỗi khách sạn.

Công việc phổ biến trong khách sạn và các chức năng của nó

1- Tổng giám đốc / Quản lý khách sạn 

Đó là vị trí của trách nhiệm lớn nhất:

• Có trách nhiệm quản lý, kiểm soát và phát triển khách sạn xác minh rằng tất cả các khu vực phòng ban khác đang hoạt động theo cách tốt nhất có thể.
• Xác định các chính sách của công ty và các mục tiêu phải đạt được.
• Xác minh rằng mỗi bộ phận đang đáp ứng các mục tiêu đã đề ra, cung cấp chất lượng dịch vụ tuyệt vời.
• Quản lý nhân sự quản lý, tiếp thị, bảo mật, chất lượng và phối hợp tất cả các khía cạnh cần thiết cho hoạt động đúng đắn của khách sạn.

2- Quản lý bán hàng

Ngoài việc bổ sung cho các bộ phận chính khác, chức năng chính của nó là tham gia bán hàng và quảng cáo:

• Tìm khách hàng.
• Trình bày với công ty.
• Cung cấp các dịch vụ.
• Giao dịch chặt chẽ với khách hàng.
• Phát triển chiến lược quảng cáo.
• Thúc đẩy dịch vụ khách sạn.
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
• Báo cáo kết quả bán hàng cho phòng tài chính kế toán.

Trợ lý bán hàng

Mục tiêu chính của vị trí này là hỗ trợ công việc của cấp trên, người đứng đầu và / hoặc người quản lý bán hàng, để kiểm soát, phân loại và đặt hàng được thực hiện, ngoài việc thu thập hóa đơn để thực hiện quy trình đúng hạn theo lệnh hành chính.

Bộ phận phòng là người chịu trách nhiệm nắm bắt các yêu cầu đặt phòng và dịch vụ khách hàng cho mục đích này, cũng như kiểm soát séc và thanh toán như nhau..

Bạn cũng nên giám sát rằng các phòng sạch sẽ, phối hợp chặt chẽ với nhân viên tiếp tân và quản gia.

Họ có nhiệm vụ xác định sự sẵn có của các phòng và lấy và xác nhận đặt phòng.

Người giám sát hoặc quản lý đặt phòng chịu trách nhiệm chỉ đạo hoạt động tốt của bộ phận và các đại lý đặt phòng thực hiện các chức năng tham dự đặt phòng thông qua tất cả các phương tiện khác nhau đến (phương tiện liên lạc, đặt phòng nhóm, trực tuyến, tour, nhà điều hành, v.v.), quản lý tiền từ các khoản tiền gửi tương ứng và đảm bảo các đặt phòng được thực hiện.

Giám đốc bán hàng

Đây là một trong những công việc quan trọng nhất vì nó phụ trách một danh mục đầu tư của nhân viên bán hàng mà họ phải cho biết họ nên làm gì.

Anh ta chịu trách nhiệm về những gì mỗi nhân viên của anh ta làm, anh ta phải biết sự di chuyển của tất cả các tài khoản và nếu có bất kỳ vấn đề nào với họ, anh ta phải chịu trách nhiệm về việc này.

Bạn phải cung cấp một chỉ mục chi tiết về báo cáo tài khoản, chủ động để có được các tài khoản quan trọng cho công ty của bạn.

Thành công hay thất bại của công ty phụ thuộc vào họ, đó là một vị trí rất phức tạp đòi hỏi mức độ cam kết và trách nhiệm cao.

3- Quản lý dịch vụ

Có trách nhiệm giám sát bộ phận dịch vụ:

• Kiểm soát chi phí.
• Có được một khách hàng trung thành.
• Thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên.
• Giải quyết những nghi ngờ và lo lắng về dịch vụ của tất cả khách hàng.
• Mục tiêu bán hàng hoàn thành.
• Đặt một ví dụ bằng cách thực hiện các tiêu chuẩn đạo đức.
• Đảm bảo rằng mức chất lượng cao đang được cung cấp và doanh nghiệp có lợi nhuận.

Quản trị tài chính

Đây là một vị trí quan trọng vì bạn có quyền kiểm soát các vấn đề hành chính, bạn phải đồng ý với Tổng giám đốc về cách các vấn đề sẽ được phân phối và thông báo cho bạn về các giai đoạn và sự kiện khác nhau liên quan đến chúng.

Bạn phải quản lý các nguồn tài chính, ngân sách, chi phí, chi phí và đầu tư kết hợp với Ban Giám đốc và Đơn vị của công ty.

Giám sát việc quản lý các nguồn tài chính, điều phối các ủy thác do chính phủ quy định, giám sát các quy trình liên quan đến quản trị nhân sự.

Đăng ký và duy trì việc cung cấp và mua lại các tài nguyên vật chất, các dịch vụ gia đình và chung của công ty.

Chiến lược kinh doanh

Như tên gọi của nó, nó chịu trách nhiệm tạo ra các chiến lược và kế hoạch tham gia các thị trường mới và củng cố thế mạnh của công ty, cũng như cải thiện kinh nghiệm và kiến ​​thức của từng thành viên trong hiệp hội hoặc tổ chức..

Chức năng chính của nó tập trung vào trách nhiệm trực tiếp đối với các hoạt động bán hàng của công ty, quản lý tiếp thị, quảng bá và phân phối, lập kế hoạch bán hàng, tổ chức các phân phối khác nhau.

Chỉ định các mục tiêu để đáp ứng liên quan đến bán hàng theo sản phẩm và lĩnh vực, tạo ra các kế hoạch chiến lược để cải thiện thành công của công ty, nghiên cứu khách hàng và các địa điểm có thể phù hợp hơn để quảng bá.

Nó thúc đẩy một môi trường làm việc nhóm, thúc đẩy tinh thần bán hàng của các nhân viên phụ trách.

Phân tích các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề và khiếu nại của khách hàng.

Chính sách thiết kế để xác định giá và điều kiện bán hàng.

Tạo kế hoạch để tăng tiến độ đào tạo của những người trong bộ phận của bạn.

Có trách nhiệm tiếp nhận, lọc và phân phối các quy trình và cải tiến khác nhau về chất lượng dịch vụ.

Nhân viên kế toán

Bộ phận chịu trách nhiệm phân tích và kiểm soát hoạt động tài chính kế toán.

Nó cũng tham gia vào việc chuẩn bị ngân sách hàng năm, dự báo thu nhập, báo cáo tài chính, tạo báo cáo về tình hình tài chính, kiểm toán của văn phòng nhà soạn nhạc, v.v..

Mua sắm

Đây là một vị trí rất quan trọng cho sự phát triển chính xác của công việc trong công ty vì họ phụ trách chuỗi cung ứng và mua tất cả các hàng hóa cần thiết để cơ sở hoạt động hiệu quả.

Nó có thể được mua để sử dụng cho công ty như để bán lại và / hoặc nguyên liệu thô để sản xuất các sản phẩm của chính công ty.

Vị trí này cũng bao gồm việc mua các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hoặc tiếp thị.

Họ phụ trách việc sử dụng thông tin và hệ thống máy tính để quản lý tổ chức.

Họ lập kế hoạch và chỉ đạo tất cả các hoạt động liên quan đến khoa học và công nghệ máy tính trong công ty mà họ làm việc.

Xác định mục tiêu kinh doanh cho việc thiết kế các kế hoạch để đạt được các mục tiêu đã nêu trước đó.

4- Trợ lý giám đốc

Chịu trách nhiệm hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của người quản lý khi vắng mặt.

Nói chung, anh ta không đưa ra quyết định quan trọng mà không hỏi ý kiến ​​người quản lý trước, nhưng nếu anh ta có quyết định về các vấn đề thông thường và phổ biến có thể phát sinh trong sự phát triển bình thường của khách sạn.

Phải được đào tạo với tất cả các thông tin và kiến ​​thức cần thiết để đảm nhận một vị trí quan trọng như vậy, biết tất cả các chức năng, nhân viên, nhiệm vụ của họ, thay thế, v.v..

Ngoài ra, kiến ​​thức về các quy phạm pháp luật là điều không thể thiếu để tránh gặp rắc rối với pháp luật.

Bạn cần giải quyết nhanh chóng và có kế hoạch B cho mọi thứ trong trường hợp mọi thứ không diễn ra theo mong đợi.

Quản lý khu phố

Công việc của bạn là lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát rằng mỗi chính sách điều hành liên quan đến khu vực của bạn đều được thực hiện:

• Lập kế hoạch và giám sát hoạt động của các nhóm và quy ước.
• Phân tích số liệu thống kê hàng tháng.
• Thiết lập các tiêu chuẩn và định mức cho việc cung cấp dịch vụ trong khu vực của bạn.
• Nhận khiếu nại liên quan đến khu vực của bạn.
• Phối hợp với người đứng đầu bảo trì thực hiện đúng công việc của họ.

Trưởng phòng lễ tân

Tổ chức và kiểm soát các nhiệm vụ của bộ phận tiếp tân:

• Chuẩn bị lịch trình của nhân viên phụ trách.
• Quản lý khiếu nại.
• Giao tiếp với các bộ phận khác nếu cần thiết.
• Họ chăm sóc dịch vụ khách hàng và giải quyết mọi thắc mắc hoặc quan tâm.
• Ông là hiệu trưởng phụ trách liên lạc với khách hàng.

Quản gia

Bộ phận này có số lượng nhân viên phụ trách toàn bộ khách sạn lớn nhất và chịu trách nhiệm chính trong việc làm sạch toàn bộ cơ sở: cả khu vực chung của khách sạn và hành lang, văn phòng, phòng, v.v..

Vị trí này cực kỳ quan trọng vì sự sạch sẽ là thư giới thiệu của một khách sạn, điều này phụ thuộc phần lớn vào sự thành công hay thất bại.

Nên được đào tạo, nhân viên nên thân thiện và truyền đạt sự ấm áp cho khách.

Quản lý thực phẩm và đồ uống

Nó chịu trách nhiệm giám sát việc chuẩn bị và trang trí từng món ăn và đồ uống được chuẩn bị trong khu vực nhà bếp của khách sạn theo các công thức và tiêu chuẩn được thiết lập trước đó bởi khách sạn..

Đảm bảo sự phát triển chính xác các chức năng của các nhân viên khác, xử lý tốt nguồn cung cấp, tránh lãng phí nguyên liệu, chuẩn bị thực đơn, giám sát khu vực tráng miệng, rượu, hàng tồn kho chung, v.v..

Phải thực hiện các vụ mua lại cần thiết và kiểm soát nhà máy rượu.

Kiểm soát tất cả các nhân viên phụ trách.

Đội trưởng chú ý đến công chúng

Chịu trách nhiệm với người quản lý vận hành chính xác các dịch vụ được cung cấp bởi nhà hàng hoặc quán ăn tự phục vụ.

• Nhận khách hàng.
• Đi cùng anh ấy đến bàn.
• Nhận đề xuất.
• Cháy quán ăn.
• Kiểm tra xem mọi người đang làm việc của họ.
• Kiểm tra vật tư.
• Hỗ trợ bồi bàn nếu cần thiết.

Nó chịu trách nhiệm kiểm soát nhân viên, tạo ra các thực đơn, giám sát việc sử dụng hợp lý nguyên liệu thô và các hàng hóa khác, kiểm soát đầu ra và chất lượng của các món ăn, xác định lịch làm việc của các công nhân khác dưới sự chăm sóc của họ.

Quản lý dịch vụ tổng hợp

Chịu trách nhiệm xây dựng chương trình hàng năm để bảo trì và phòng ngừa máy móc và thiết bị.

Thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để duy trì và cải thiện các điều kiện kiến ​​trúc của tài sản.

Quản lý các dịch vụ cơ bản, hỗ trợ các lĩnh vực tích hợp nó, bảo vệ an ninh của tài sản và người cư ngụ, vận hành ủy ban an toàn và vệ sinh.

Quản lý bảo trì

• Nó phải giải quyết tất cả các vấn đề xảy ra trong thời gian kỷ lục để việc sản xuất không bị gián đoạn.
• Bạn phải tổ chức và điều phối các đơn đặt hàng công việc bảo trì cho tất cả các nhân viên phụ trách.
• Phối hợp giao hàng và tiếp nhận các vật liệu cần thiết để thực hiện công việc bảo trì.
• Xác nhận đơn hàng và chất lượng công việc đã hoàn thành.
• Cho phép loại bỏ các vật liệu được lưu trữ trong kho.
• Nếu cần thiết, cung cấp đào tạo về thiết bị, vật liệu và công cụ có mặt trong các cơ sở.

Trưởng phòng an ninh

Nó chịu trách nhiệm phòng ngừa rủi ro nghề nghiệp.

• Phân tích các tình huống có thể xảy ra của rủi ro.
• Xây dựng kế hoạch an ninh.
• Kiểm tra đội.
• Giám sát hệ thống.
• Đảm bảo an toàn cho khách hàng và nhân viên.
• Chuẩn bị các báo cáo liên quan đến mọi thứ đã được thực hiện và những gì đã xảy ra.
• Kiểm soát đỗ xe.

Trưởng phòng làm vườn

Phụ trách mọi thứ liên quan đến khu vườn và bảo trì.

Quản lý hành chính

Chức năng của nó là lập kế hoạch và chỉ đạo quản lý hành chính của công ty.

• Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp.
• Kiểm soát kỷ luật nhân sự.
• Tạo chiến lược sản xuất, v.v..

Trưởng phòng nhân sự

Ông chịu trách nhiệm về mọi thứ liên quan đến việc kiểm soát nguồn nhân lực và làm việc liên hệ trực tiếp với Tổng Giám đốc và các nhà quản lý khác.

• Phải duy trì môi trường làm việc thuận lợi..
• Tổ chức các hệ thống con nhân sự.
• Hòa giải mâu thuẫn giữa các nhân viên.
• Đảm bảo phúc lợi của quan hệ nhân viên-công ty.

Quản lý kho

Kiểm soát đầu vào và đầu ra của tất cả các vật liệu, thiết bị, sản phẩm, công cụ và nói chung tất cả tài sản thuộc sở hữu của công ty.

Nó cũng thực hiện kiểm toán và hàng tồn kho để kiểm soát chính xác và hiệu quả.

Trợ lý kế toán

Nhiệm vụ của họ liên quan đến nhiệm vụ kế toán, trong số một số chức năng chúng ta có thể tìm thấy:

• Quản lý hàng tồn kho.
• Thanh toán dịch vụ.
• Tờ khai thuế.

Trợ lý hành chính

Chức năng chính của nó là:

• Xử lý thư, nhận tài liệu, trả lời cuộc gọi, truy cập, lưu trữ tài liệu, xử lý tệp, giữ cho chương trình nghị sự được cập nhật, v.v..

Một kế hoạch khác là: