Sơ đồ Và Cách Hạch Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương

Hạch toán lương là công việc mà kế toán tiền lương đều phải làm vào mỗi tháng. Đó là công việc cần sự tỉ mỉ, thận trọng và nắm rõ mọi thông tư mới khi có sự thay đổi về luật của cơ quan ban hành. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong bài viết sau.

> Cách xây dựng thang bảng lương năm 2019 cho doanh nghiệp > Cách tính lương và các hình thức để trả lương trong DN hiện nay

Khi tính lương kế toán phải căn cứ để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là bảng tính – thanh toán tiền lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp.

1. Tài khoản kế toán sử dụng

Hàng tháng, hàng quý doanh nghiệp thường phát sinh các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiên qua các sơ đồ sau:

(1) Tài khoản 334 – Phải trả người lao động

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên và lao động thuê ngoài .

* Kết cấu tài khoản 334:

Bên nợ:

– Các khoản tiền lương,tiền công ,tiền thưởng ,bảo hiểm xã hội và các khoản khác đó trả, đó chi, đó ứng trước cho công nhân viên .

– Các khoản khấu trừ vào tiền lương ,tiền công của công nhân viên .

– Kết chuyển số tiền công nhân viên chủa nhận :

Bên có:

– Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động trong kỳ. SDĐK:

– Phản ánh số tiền phải trả công nhân viên ở đầu kỳ .

– Các khoản tiền công, tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả, phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài. SDCK:

Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả, còn phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài.

Tài khoản này có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất các biệt phản ánh số tiền đó trả lớn hơn số tiền phải trả về tiền lương,tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên.

(2)  Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản khác phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản trích theo lương và khấu trừ vào lương của toàn doanh nghiệp và phản ánh giá trị thừa chủa rõ nguyên nhân chờ xử lý.

* Kết cấu tài khoản 338:

Bên nợ

– Các khoản đó nộp cho cơ quan quản lý

– Các khoản phải trả cho người lao động.

– Các khoản đó chi về kinh phí công đoàn.

– Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đó trả, đó nộp khác.

Bên có:

– Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý

– Trích BHXH,BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương của người lao động.

– Số đó nộp, đó trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù.

– Các khoản phải trả khác.

Dư nợ:

– Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.

Dư có:

– Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý

+Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2

+ Tài khoản 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết

+ Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn

+ Tài khoản 3383: BHXH

+ Tài khoản 3384: BHYT

+ Tài khoản 3385: Phải trả về cổ phần hoá

+ Tài khỏan 3386: Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn

+ Tài khoản 3387: Doanh thu chủa thực hiện.

+ Tài khoản 3388: Phải trả phải nộp khác.

+ Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp.

(3) Tài khoản 335 – Chi phí phải trả

Tài khoản này phản ánh những chi phí được tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chủa phát sinh.

* Kết cấu tài khoản:

Bên nợ: Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả và khoản điều chỉnh vào cuối niên độ.

Bên có: Khoản trích trước tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan và khoản điều chỉnh cuối niên độ.

Dư có: Khoản trích trước tính vào chi phí hiện có.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản

+ Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp

+ Tài khoản 627: Chớ phí sản xuất chung

+ Tài khoản 641: Chi phí bán hàng

+ Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. …..

2. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liên quan khác kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Kế toán ghi:

Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 -Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641-Chi phí bán hàng

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241-XDCB dở dang

Có TK 334-Phải trả công nhân viên

Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi:

+ Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ:

Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Có TK 334- Phải trả công nhân viên

+ Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng năng suất lao động:

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334- Phải trả công nhân viên

Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Nợ TK 622, 627, 641, 642…

Có TK 334 : Phải trả CNV

Các khoản khấu trừ vào lương của CNV: khoản tạm ứng chi không hết khoản bồi thường vật chất, BHXH, BHYT Công Nhân Viên phải nộp, thuế thu nhập phải nộp ngân sách nhà nước, ghi:

Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên

Có TK 141- Tạm ứng

Có TK 138 -Phải thu khác

Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác

Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong tháng kế toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xúât kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

Nợ TK 627 – Chi phí sán xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân viên:

Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

Tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thai sản:

Nợ TK 338(3383) – Phải trả, phải nộp khác.

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên.

Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên trách.

Nợ TK 338– Phải trả, phải nộp khác.

Có TK 111, 112.

Khi chi tiêu sử dụng kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp:

Nợ TK 338(3382) – Phải trả, phải nộp khác.

Có TK 111- Tiền mặt.

Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:

Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên

Có TK 111- Tiền mặt.

3. Hạch toán các khoản trích theo lương khác

Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác.

Bên Nợ:

+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan.

+ BHXH phải trả công nhân viên. + Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.

+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý.

+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK 511. + Các khoảnđã trả, đã nộp khác.

Bên Có:

+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết ( chưa xác định rõ nguyên nhân).

+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn vị.

+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

+ BHXH, BHYT trừ vào lương công nhân viên.

+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.

+ Các khoản phải trả phải nộp khác.

Dư Có :

+ Số tiền còn phải trả, phải nộp khác.

+ Giá trị tài sản thừa còn chờ giải quyết.

Dư Nợ: (Nếu có) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.

TK 338 có 6 tài khoản cấp 2 3381

– Tài sản thừa chờ giải quyết. 3382

– Kinh phí công đoàn.

3383 – BHXH.

3384 – BHYT.

3387 – Doanh thu nhận trước.

3388 – Phải trả, phải nộp khác.

4. Kế toán phải trả cho người lao động TK334

Tính lương

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công 

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung 

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (QĐ 48 là 6421)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Có TK 334 – Phải trả người lao động

(Các tài khoản 622/623/627 theo QĐ 48 là TK 154)

Các khoản giảm trừ theo lương:

– Nếu trong kỳ có nhân viên tạm ứng lương, kế toán hạch toán:

Nợ 334: Trừ vào lương người lao động

   Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng

– Nếu trong kỳ có phát sinh thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện khấu trừ, kế toán hạch toán:

+ Xác định số thuế phải trừ vào lương:

Nợ TK 334 : Tổng số thuế TNCN phải khấu trừ

   Có TK 3335: Thuế TNCN

+ Khi nộp thuế:

Nợ TK 3335: Số thuế phải nộp

   Có TK 111, 112

+ Các khoản trích bảo hiểm trừ vào lương, hạch toán:

Nợ TK 334 : Tổng số trích trừ vào lương (10,5%)

   Có TK 3383: Trích bảo hiểm xã hội (Lương tham gia BH X 8%)

   Có TK 3384: Trích bảo hiểm y tế (Lương tham gia BH X 1,5%)

   Có TK 3386: Trích bảo hiểm thất nghiệp (Lương tham gia BH X 1%) (Theo TT 133 là tài khoản 3385). 

Đây là tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm mới nhất năm 2019.

Khi hạch toán các khoản trích trừ vào lương người lao động, kế toán sẽ hạch toán luôn các khoản trích mà doanh nghiệp phải nộp thay người lao động để tính vào chi phí theo tỷ lệ đóng như sau:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Trích bảo hiểm + kinh phí công đoàn tính vào chi phí( Lương tham gia BH X 23,5%)

   Có TK 3383: Trích bảo hiểm xã hội (Lương tham gia BH X 17,5%)

   Có TK 3384: Trích bảo hiểm y tế (Lương tham gia BH  X 3%)

   Có TK 3386: Trích bảo hiểm thất nghiệp (Lương tham gia BH X 1%)

   Có TK 3382: Trích kinh phí công đoàn (Lương tham gia BH X 2%)

Khi nộp tiền bảo hiểm

Nợ TK 3383 : Số đã trích BHXH (25,5%)

Nợ TK 3384 : Số đã trích BHYT (4,5%)

Nợ TK 3389 : Số đã trích BHTN (2%)

Nợ TK 3382 : Số tiền kinh phí công đoàn phải nộp (2%)

   Có TK 111 hoặc 112: số tiền thực nộp

Nếu trong kỳ, có nhân viên được hưởng chế độ thai sản, mà doanh nghiệp nhận được tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,. . .)

– Khi nhận được tiền Kế toán hạch toán:

Nợ 112: Số tiền nhận được

   Có 338: phải trả phải nộp khác.

– Khi trả tiền cho người lao động được hưởng:

Nợ 338: Số tiền phải trả

   Có 111, 112: số tiền đã trả

Nếu trong kỳ có phát sinh trả lương cho người lao động bằng hàng hóa

– Kế toán sẽ phải xuất hóa đơn, căn cứ vào đó kế toán sẽ hạch toán:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

   Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

   Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ ( QĐ 48 là 5118).

Hàng tháng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tính BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ.

> Mẫu quyết định tăng lương nhân viên mới nhất hiện nay