Số Hóa Dữ Liệu Hộ Tịch – Động Thái Tích Cực đẩy Mạnh ứng Dụng CNTT

Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Thông tin hộ tịch số hóa là các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trước thời điểm địa phương triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Với yêu cầu kế thừa nguồn lực, dữ liệu hộ tịch điện tử sẵn có tại địa phương, phù hợp với yêu cầu đăng ký và quản lí hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch, tránh lãng phí; xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong việc triển khai thực hiện; bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp có liên quan trên địa bàn tỉnh; bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử từ các sổ hộ tịch cũ tại các địa phương; dữ liệu từ Sổ hộ tích gốc được cập nhật đầy đủ, chính xác và Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch, đồng thời được lưu chính thức trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, năm 2020, Sở Tư pháp đã chủ trì, phối hợp với UBND các huyện triển khai thực hiện Kế hoạch 102 của UBND tỉnh đạt hiệu quả thiết thực.

Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo phương pháp truyền thống trước khi có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cho thấy nhiều bất cập như: lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích; bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt,..; công chức phải tự viết tay vào giấy tờ hộ tịch;… dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, các địa phương…

Chính vì vậy, giải pháp số hóa tài liệu - việc chuyển đổi văn bản giấy sang văn bản điện tử sẽ giúp bóc tách các dữ liệu theo yêu cầu để tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử cũng như chuẩn hóa dữ liệu phục vụ khai thác; góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, thay vào đó lưu trữ được toàn bộ dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, giải quyết được vấn đề thất lạc thông tin có thể xảy ra khi được lưu trữ thủ công như trước đây.

Năm 2021, Sở Tư pháp tiếp tục phối hợp với UBND các huyện, thành phố chỉ đạo Phòng Tư pháp cấp huyện, Công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp xã và các cơ quan, đơn vị liên quan tiếp tục triển khai nhập liệu dữ liệu hồ sơ thuộc quản lý của các Phòng Tư pháp huyện/Thành phố và các xã/phường/thị trấn thuộc địa bàn các huyện Vũ Thư, Đông Hưng và Thành phố Thái Bình với tổng số 74.937 trường hợp đã được scan nhưng chưa nhập liệu (tương đương 2.248.110 trường nhập liệu).

Số hóa dữ liệu hộ tịch xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch để người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào sau khi đã có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, góp phần chi phí đi lại, thời gian chờ đợi. Sau khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực.

Đây chính là động thái tích cực nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch, góp phần tăng cường cải cách hành chính mang lại hiệu quả thiết thực trên địa bàn tỉnh.