Số Hóa Là Gì? Các Bước Giải Pháp Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ

Số hóa là gì? và Thuật ngữ “số hóa” bắt đầu xuất hiện và trở nên phổ biến trong khoảng 10 năm trở lại đây. Nói một cách đơn giản số hóa là việc nhập dữ liệu lên phần mềm, dễ dàng đánh giá, quản lý dữ liệu.

1. Số hóa là gì?

Số hóa là một hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống sử dụng kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa cá tài liệu dạng giấy sang cá tệp tin khác nhau hoặc số hóa truyền hình analog sang truyền hình phát sóng kỹ thuật số.

Hiện nay rất nhiều người nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số. Số hóa là việc biến đổi cá giá trị thực sang giá trị dạng số còn chuyển đổi số là một dạng cao hơn một bậc khi hoàn thiện tất cả các bước. Ví dụ sau khi số hóa các tài liệu, cần phải sử dụng các phần mềm như BigData, AI… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một loại giá trị khác. 

2. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ 

Với nhu cầu và mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau mà các cơ quan tổ chức có thể đặt ra các bước số hóa khác nhau sao cho phù hợp nhất. Sau đây là 5 bước số hóa tài liệu lưu trữ đơn giản.

Bước 1:  Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa

Đối với các cơ quan tổ chức không có một đơn vị nào có thể số hóa tài liệu 1 lần cho cả kho dữ liệu của mình được. Chính vì vậy nhận tài liều lưu trữ đã được lựa chọn để số hóa là điều rất cần thiết. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Phân loại và tách riêng các tài liệu rách, hư hỏng và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Áp dụng công nghệ Bookscan số hóa tài liệu lưu trữ nếu số hóa các tài liệu dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống 

Đây là bước quan trọng nhất để chuyển tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

Bước 4: Kiểm tra 

Sau khi đã số hóa xong thì phải kiểm tra lại những tài liệu đấy, và những tài liệu không đạt chuẩn yêu cầu thì làm lại.

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu

Khi bàn giao phải bản giao lại những tài liệu đã được số hóa và tài liệu gốc. Và khi kiểm tra phải kiểm tra từng trang tài liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo tài liệu số hóa phải đầy đủ như ban đầu.

Một ứng dụng có thể đáp ứng yêu cầu được đặt ra để giải quyết các nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay cần có những điều này:

• Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
• Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
• Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật
• Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc

3. Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ

Là một mô hình chuyển đổi các loại văn bản từ dạng giấy tờ bản cứng sang dạng số bản mềm. Việc số hóa tài liệu này mang đến rất nhiều ích lợi và hiện nay đang là giải pháp tối ưu nhất cho các văn phòng, công ty.

• Mô hình này mang lại rất nhiều tiện ích:
• Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
• Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
• Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
• Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả
• Giảm không gian lưu
• Tránh việc mất
• Chia sẻ thông tin nhanh chóng
• Tăng cường khả năng bảo mật thông tin, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ 

4. Chi phí thực thi

Việc số hóa đòi hỏi một lượng chi phí khá lớn. Các doanh nghiệp, công ty cần cân đối giữa những khoản mua và bán trang thiết bị. Đảm bảo tính bền vững, giá trị phát triển về lâu dài, có tính bảo quản cao mà vẫn có giá thành hợp lý. Chưa kể các thiết bị cần có tính thân thiện với người sử dụng để đáp ứng tính thích nghi của nhân viên.

Theo thực tế, các doanh nghiệp có sự tăng trưởng vượt bậc đều là những doanh nghiệp đã ứng dụng thành công mô hình chuyển đổi số vào quy trình hoạt động. Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình chuyển đổi số phù hợp và tối ưu nhất. 

Doanh nghiệp hiện nay muốn phát triển và tạo nền móng vững chắc thì chuyển đổi số chính là một giải pháp tối ưu. Đặc biệt, xu hướng IoT đang ngày một phát triển, công nghệ đang là một chiếc chìa khóa mang tính quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp.

Như vậy bài viết đã trả lời được câu hỏi “Số hóa là gì?” và các bước số hóa tài liệu lưu trữ. Có thể nói, chuyển đổi số là quá trình tạo nên bước ngoặt cho doanh nghiệp, là chìa khóa thành công và tạo đà phát triển về chiều sâu để tạo cho doanh nghiệp một nền tảng vững chắc và những bước phát triển vượt bậc theo sau.

Nguồn: http://chuyendoisodoanhnghiep.info/