Số Hóa Là Gì? Sự Khác Biệt Giữa Số Hóa Và Chuyển đổi Số

Trong những năm gần đây, thuật ngữ “số hóa” hay “chuyển đổi số” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền thông đại chúng, nhất là sau thời điểm dịch Covid-19 bùng nổ, những thuật ngữ này càng được giới chuyên môn “bàn tán sôi nổi” hơn. Vậy “số hóa” và “chuyển đổi số” là gì? Chúng khác nhau như thế nào? Cùng Tino Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Số hóa là gì?

Định nghĩa về số hóa

Số hóa là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm gần đây, nổi lên như một hiện tượng mới của lĩnh vực công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu một cách toàn diện về thuật ngữ này.

Số hóa được định nghĩa chung là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Với sự mở rộng của kinh tế, số hóa là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh.

Hai hình thức số hoá

Trên thực tế, số hóa được cấu thành bởi hai hình thức chính là: số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa tài liệu (Digitization)

Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, chúng được hệ thống máy tính sử dụng vào các mục đích khác nhau. Ví dụ: Người dùng quét tài liệu giấy và lưu trữ nó dưới dạng tài liệu kỹ thuật số (PDF). Số hóa tài liệu chính là sự kết nối giữa “thế giới” vật lý với phần mềm. Giải pháp này đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ quy trình kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn.

Số hóa quy trình (Digitalization)

Đây là quá trình cải thiện hoặc kích hoạt quy trình kinh doanh bằng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa. Việc này giúp cải thiện năng suất, tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, giải pháp này không làm biến đổi quy trình kinh doanh của bạn.

Một số lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp

Thúc đẩy hiệu suất làm việc

Trước đây, nhân viên phải dành thời gian ít nhất là 10 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Điều này làm ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của các công việc khác.

Ngoài ra, với khối lượng tài liệu khổng lồ, nhân viên còn dễ mắc sai phạm trong quá trình tìm kiếm. Với sự xuất hiện của số hóa, tình trạng này đã được cải thiện rất nhiều. Nhân viên chỉ cần một vài thao tác đơn giản đã có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng. Vì vậy, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung xử lý các công việc quan trọng, nâng cao hiệu suất làm việc.

Giảm bớt chi phí

Một doanh nghiệp truyền thống thường bỏ ra số tiền khổng lồ cho việc in ấn giấy tờ. Ngoài ra, họ còn phải chi trả các khoản phí cho trang thiết bị, giấy mực, máy móc, tiền điện,…

Khi áp dụng giải pháp số hóa, những loại chi phí này hoàn toàn được cắt giảm. Vì vậy, bạn có thể tận dụng nguồn ngân sách này cho bộ phận khác để thu lại nhiều lợi nhuận hơn. Quy trình số hóa có khả năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nhờ việc loại bỏ chi phí in ấn và phí lao động.

Tính bảo mật cao

Đối với những tài liệu quan trọng, cần bảo mật trong phạm vi nội bộ, số hóa cho phép bạn giới hạn quyền truy cập người xem. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các luồng công việc liên quan tương đồng với quyền hạn (quyền chỉnh sửa, quyền chỉ xem, quyền nhận xét,…).

Tiếp cận dễ dàng, lưu trữ không giới hạn

Với giải pháp số hóa, bạn có thể lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu của mình thông qua hệ thống đám mây hoặc các phần mềm lưu trữ hỗ trợ. Bạn không cần lo lắng khối lượng tài liệu lớn chiếm hết không gian làm việc của mình như trước kia, số hóa giúp mang lại một kho lưu trữ gần như không giới hạn. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu của mình ở bất cứ đâu trong mọi thời điểm.

Hạn chế thất lạc thông tin

Những thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng do các yếu tố bên ngoài. Thay vì phải đau đầu tìm kiếm giải pháp khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp bạn có thể chuyển sang hình thức số hóa. Việc này giúp tài liệu quan trọng của bạn được lưu trữ một cách cẩn thận và an toàn hơn.

Tạo tiền đề cho công cuộc chuyển đổi số

Có thể nói, số hóa được xem là bước chuyển mình đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số. Việc quét hình ảnh bằng phần mềm hoặc lưu trữ dữ liệu ảo đều chính là nền tảng cho quá trình chuyển đổi số hiện đại. Số hóa giúp doanh nghiệp bạn dễ thành công hơn khi chuyển đổi số trong tương lai.

Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

Khái niệm chuyển đổi số

Trước khi khai thác sâu hơn về nét tương đồng và khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số, chúng ta cần biết được khái niệm Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình ứng dụng công nghệ số. Mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ hoàn toàn ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số hiện đại.

So với số hóa, chuyển đổi số là thuật ngữ chuyên sâu hơn. Quá trình này áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào mọi hoạt động, quy trình, mô hình và sản phẩm kinh doanh. Từ đó, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc, kiểm soát rủi ro và khai thác được các cơ hội phát triển mới.

Điểm giống và khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Giống nhau

Số hóa và chuyển đổi số “giao thoa” với nhau tại hai điểm mấu chốt là: hình thức và mục tiêu.

• Hình thức: Cả hai giải pháp đều áp dụng các công nghệ hiện đại vào hoạt động của doanh nghiệp.
• Mục tiêu: Chuyển đổi cách thức vận hành của doanh nghiệp, thúc đẩy hiệu suất làm việc bằng các phương pháp hiện đại hơn.

Khác nhau

Dựa trên bảng so sánh, số hóa chỉ là một phần nhỏ của quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp không thể bỏ qua công đoạn số hóa. Thuật ngữ “chuyển đổi số” có ý nghĩa khái quát và bao hàm cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Chuyển đổi số có khả năng mở ra 3 điểm mới: thị trường mới, xu hướng làm việc mới và khách hàng mới.

Việc nhầm lẫn giữa chuyển đối số và số hóa rất dễ khiến doanh nghiệp đánh mất tầm nhìn trong tương lai, đưa ra các quyết định sai và định hướng sai lầm. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu rõ về hai thuật ngữ này trước khi quy chụp chúng là một.

Những câu hỏi thường gặp về số hóa

Có các dạng lưu trữ tài liệu số hóa nào?

Hiện nay, các tài liệu được số hóa có rất nhiều hình thức lưu trữ. Trong đó, một số dạng lưu trữ số hóa tài liệu phổ biến như là: lưu trữ theo văn bản, lưu trữ theo hồ sơ, lưu trữ theo dạng hộp/kệ/kho,… Việc lưu trữ theo nhiều dạng giúp bạn dễ dàng phân biệt các loại tài liệu khác nhau, thuận tiện hơn trong việc quản lý, phân loại và đánh giá tài liệu. Đồng thời, hình thức lưu trữ đa dạng cũng giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu nhanh hơn.

Vì sao số hóa lại quan trọng?

Số hóa không đơn thuần là sự cộng hưởng của các phần mềm công nghệ mới. Giải pháp này rất quan trọng đối với một tổ chức, doanh nghiệp. Chúng tạo ra một dư duy và cách tiếp cận mới, giúp doanh nghiệp nhận thức được vai trò của mình trong lĩnh vực hoạt động. Đồng thời, số hóa cũng làm tăng lợi nhuận cho công ty, tổ chức, giúp tạo tiền đề để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công hơn.

Ứng dụng thực tiễn của số hóa là gì?

– Nhập dữ liệu checklist trên các ứng dụng, phần mềm số hóa– Bản ghi âm, video, hình ảnh,…, được chuyển sang file kỹ thuật số– Scan ảnh thành file kỹ thuật số– Tài liệu giấy được chuyển đổi sang file PDF

Có những loại sản phẩm số hóa nào?

Sản phẩm số hóa là sản phẩm không tồn tại hữu hình dưới dạng vật lý. Người dùng có thể sử dụng sản phẩm số hóa để kinh doanh trực tuyến và thu lại lợi nhuận. Hiện nay, có rất nhiều sản phẩm số hóa phổ biến như là:– Ebook (sách điện tử)– Khóa học online– Ảnh trực tuyến (Freepik, pinterest, canva,…)– Plugin, themes của website– Phần mềm máy tính– Podcast

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: info@tino.org
• Website: www.tino.org

Tags: chuyển đổi số