Sổ Nhật Ký Chung Là Gì? Các Mẫu Sổ Nhật Ký Chung - Học Viện TACA

Nội dung chính

• Khái niệm sổ nhật ký chung
• Các hình thức ghi sổ kế toán
• Nội dung trong nhật ký chung
• Những đặc trưng của sổ nhật ký chung
• Các loại sổ được dùng trong hình thức nhật ký chung
  • Sổ nhật ký đặc biệt
  • Sổ cái
• Hướng dẫn chi tiết trình tự ghi sổ nhật ký chung
  • Sổ nhật ký chung hàng ngày
  • Sổ nhật ký chung cuối tháng/quý/năm
• Mẫu nhật ký chung áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp cần ghi lại toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào sổ nhật ký chung. Vậy sổ nhật ký chung là gì? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu các thông tin chi tiết ở bài viết sau đây.

Khái niệm sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung là sổ ghi lại toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Doanh nghiệp theo trình tự thời gian dựa trên bộ chứng từ kế toán bao gồm chứng từ kế toán và chứng từ gốc.

Sổ nhật ký chung được mở định kỳ1 tháng 1 lần, tương ứng 12 lần/năm. Tuy nhiên, cũng có trường hợp doanh nghiệp chỉ mở sổ nhật ký chung 1 năm 1 lần. Chỉ cần theo dõi sổ nhật ký chung, bạn có thể nắm được trong một thời gian nhất định như tháng/quý/năm, doanh nghiệp phát sinh bao nhieu nghiệp vụ.

Các hình thức ghi sổ kế toán

Theo quy định của thông tư 133/2016/TT-BTC ghi số kế toán có 4 hình thức bao gồm:

• Kế toán Nhật ký chung.
• Kế toán Nhật ký – Sổ cái.
• Kế toán Chứng từ ghi sổ.
• Kế toán trên máy vi tính.

Thông tư 200/2014/TT-BTC bổ sung thêm hình thức “Kế toán Nhật ký – Chứng từ”.

Nội dung trong nhật ký chung

Nội dung trong nhật ký chung cần phản ánh được nội dung đầy đủ như sau:

• Thời gian (ngày, tháng) ghi sổ.
• Số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ ghi sổ.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp.
• Số tiền của nghiệp vụ kế toán phát sinh.

Về nguyên tắc, toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được cập nhật vào nhật ký chung. Tuy nhiên, nếu đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn thì công ty có thể mở sổ nhật ký đặc biệt nhằm đơn giản hóa và giảm bớt khối lượng thông tin ghi sổ cái sau này.

Những đặc trưng của sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung là loại sổ được các doanh nghiệp và công ty sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Sổ nhật ký chung có đặc trưng cơ bản nhất đó là toàn bộ nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh của doanh nghiệp đều sẽ được ghi chép vào sổ chi tiết theo trình tự thời gian. Việc này nhằm hỗ trợ kế toán trong quá trình tổng hợp thông tin và viết báo cáo lên các cấp quản lý.

Bên cạnh đó, các thông tin trong sổ nhật ký chung cũng chính là căn cứ để kế toán liệt kê vào sổ cái. Một nghiệp vụ phát sinh có thể được ghi chép lặp lại nhiều lần trong sổ nhật ký chung. Do đó khi liệt kê kế toán cần cẩn thận, tỉ mỉ để tránh trùng lặp thông tin.

Xem thêm: Các mẫu sổ cái theo hình thức nhật ký chung và hướng dẫn cách ghi

Các loại sổ được dùng trong hình thức nhật ký chung

Nếu trường hợp khối lượng thông tin cần ghi vào sổ nhật ký chung quá lớn, người ta sẽ sử dụng một số sổ khác bên cạnh sổ nhật ký chung đó là: sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký đặc biệt có cách ghi chép tương tự sổ nhật ký chung. Loại sổ này được chia thành một số loại sổ riêng như: sổ nhật ký thu/chi tiền, sổ nhật ký mua/bán hàng.

Các doanh nghiệp hiện nay hầu hết kế toán bằng máy thay vì tay như trước đây. Do đó sổ nhật ký đặc biệt hầu như không được sử dụng nữa. Các nghiệp vụ đã được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt sẽ không ghi lại vào sổ để tránh trùng lặp. Trường hợp này, kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái.

Sổ cái

Sổ cái được sử dụng để ghi chép lại tòa bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và một niên độ kế toán. Việc này được thực hiện dựa trên các tài khoản kế toán đã được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Các số liệu được ghi chép, tổng hợp trên sổ cái phản ánh tình hình vốn, tài sản và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

– Ngày, tháng ghi sổ.

– Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ ghi sổ.00

– Nội dung của các nghiệp vụ kế toán phát sinh. 

– Sổ tiền của nghiệp vụ phát sinh vào bên Nợ/Có của từng tài khoản.

Hướng dẫn chi tiết trình tự ghi sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung hàng ngày

Đầu tiên, kế toán cần căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra để ghi chép những nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Tiếp theo, dựa theo các dữ liệu trên sổ nhật ký chung này để nhập vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.

Trong trường hợp doanh nghiệp có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì bên cạnh việc ghi chép và sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh cũng cần được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt thì cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, kế toán tổng hợp định kỳ để lấy số liệu nhập vào sổ cái.

Sổ nhật ký chung cuối tháng/quý/năm

Định kỳ cuối tháng/quý/năm, bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu và kiểm tra dữ liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết sau đó cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh khi.

Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và Có ghi trong sổ nhật ký chung cùng kỳ.

Mẫu nhật ký chung áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

Kế toán cần lựa chọn mẫu sổ nhật ký chung sao cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có thể tham khảo mẫu sổ số S03a – DNN theo thông tư 133.

Cách ghi như sau

• Cột A: Ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B: Số hiệu của chứng từ kế toán sử dụng làm căn cứ ghi sổ.
• Cột C: Ngày, tháng lập của chứng từ kế toán sử dụng làm căn cứ ghi sổ.
• Cột D: Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kế toán phát sinh của chứng từ.
• Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ cái.
• Cột G: Số thứ tự dòng của sổ Nhật ký chung
• Cột H: Số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Tài khoản ghi Nợ ghi trước, Có ghi sau, mỗi tài khoản ghi một dòng riêng.
• Cột 1: Số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.
• Cột 2: Số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.

Bài viết trên đây đã vừa chia sẻ tới bạn đọc các thông tin liên quan tới sổ nhật ký chung, hình thức và các đặc trung cơ bản của loại sổ này. Nếu bạn còn câu hỏi hay thắc mắc nào khác, đừng quên liên hệ TACA qua website taca.edu.vn hoặc hotline 0985.611.911 hoặc 0947.511.911 để được tư vấn trực tiếp.

Xem thêm:

• Chứng chỉ đại lý thuế
• Chứng chỉ kế toán
• Chứng chỉ kiểm toán viên
• Kế toán trưởng