SWOT Là Gì? Phân Tích Và Xây Dựng Mô Hình SWOT Hiệu Quả

Đối với nhiều bạn sinh viên và những người thường lập kế hoạch thì ít nhiều đã từng nghe đến hoặc sử dụng mô hình SWOT. Đây là một công cụ hữu hiệu, giúp ích rất nhiều trong việc thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch. Vậy để chúng mình cùng tìm hiểu rõ về mô hình SWOT là gì và biết cách xây dựng mô hình này thật hiệu quả thì đừng bỏ lỡ bài viết ngay bây giờ nhé!

I. TÌm hiểu về mô hình SWOT

1. SWOT là gì?

SWOT là một mô hình phân tích tình hình kinh doanh nổi tiếng. Mô hình này bao gồm 4 yếu tố đại diện bởi 4 chữ viết tắt là S - Strength (Điểm mạnh), W - Weaknesses (Điểm yếu), O - Opportunities (Cơ hội) và T - Threats (Thách thức).

SWOT được ứng dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh nhằm để phân tích tình hình cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Ngoài ra nó còn được dùng cho mỗi cá nhân để phân tích bản thân, dựa vào đó lập kế hoạch cho tương lai.

2. Phân tích SWOT là gì?

Trong 4 thành phần của mô hình SWOT thì Strength và Weaknesses thuộc nhóm yếu tố bên trong doanh nghiệp. Hai yếu tố còn lại là Opportunities và Threats thuộc nhóm yếu tố bên ngoài doanh nghiệp.

Vậy hoạt động phân tích SWOT là tìm hiểu, đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thông qua 2 cặp yếu tố trên. Nó là cơ sở để nhà quản lý xác định mục tiêu và hướng đi cho các kế hoạch sắp tới của doanh nghiệp.

3. Nguồn gốc hình thành

Mô hình SWOT được phát triển bởi Albert Humphrey vào những năm 1960 - 1970. Đây là kết quả của một dự án nghiên cứu do Đại học Stanford của Mỹ thực hiện. Ban đầu mô hình phân tích này có tên gọi SOFT: Satisfactory - Thỏa mãn, Opportunity - Cơ hội, Fault - Lỗi hay điều xấu trong hiện tại, Threat - Nguy cơ hay điều xấu trong tương lai.

Tuy nhiên, đến năm 1964, sau khi mô hình này được giới thiệu cho Urick và Orr tại Zurich - Thuỵ Sĩ, Albert đã cùng các cộng sự của mình đổi F thành W (Weakness) và SWOT ra đời từ đó. Đến đầu năm 2004 thì SWOT được hoàn thiện và ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp. Vì nó giúp các nhà quản lý đưa ra cũng như thống nhất các mục tiêu của tổ chức mà không cần phụ thuộc vào tư vấn hay các nguồn lực tốn kém khác.

II. Lợi ích khi sử dụng ma trận SWOT

Đối với doanh nghiệp, mô hình phân tích SWOT giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình hiện tại về nguồn lực, lợi thế trong kinh doanh cũng như những điểm mà doanh nghiệp cần cải thiện. Bên cạnh đó, mô hình cũng giúp đánh giá được những nguy cơ từ bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp và những cơ hội có thể nắm bắt trong hiện tại hoặc tương lai. Có được một cái nhìn tổng quan như vậy, nhà quản lý sẽ có cơ sở vững chắc để lên kế hoạch hiệu quả, tránh được cái rủi ro trong tương lai.

III. Ưu nhược điểm của mô hình SWOT

1. Ưu điểm

- Không mất bất kỳ chi phí nào: Bạn chỉ cần phải tiêu tốn chất xám mà không cần bỏ ra bất kỳ khoản tiền nào. Đây là ưu điểm lớn của mô hình SWOT bởi vì bạn không cần bỏ chi phí thuê các chuyên gia mà vẫn có thể tự mình tìm hiểu, thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau như người quen, Internet và báo cáo của công ty để phân tích. 

- Kết quả quan trọng: Kết quả đưa ra từ phân tích mô hình SWOT rất quan trọng và có thể giúp ích cho tất cả các đối tượng muốn nắm bắt một cách tổng quát về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của bản thân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Kết quả đó là tiền đề cho các kế hoạch được triển khai thành công trong tương lai.

- Đột phá ý tưởng mới: Đã có nhiều ý tưởng và giải pháp kinh doanh được phát hiện thông qua việc phân tích mô hình SWOT. Khi nhìn một cách tổng quan tất cả các yếu tố thì bạn có thể nghĩ ra những ý tưởng mới lạ, độc đáo một cách dễ dàng hơn. 

2. Nhược điểm

- Kết quả phân tích chưa chuyên sâu: Các yếu tố được đưa ra trong mô hình SWOT thường khá đơn giản và không đưa ra được các ý phản biện. Vì vậy, những phân tích thường chưa được sâu sắc, chưa thể hiện đầy đủ các khía cạnh khiến cho việc đề xuất phương pháp đôi khi không hiệu quả.

- Phân tích chủ quan: Một nhược điểm khá lớn của mô hình SWOT là thường nghiêng về ý kiến chủ quan của người lập mô hình mà thiếu xem xét đến các yếu tố khách quan hay nhiều vấn đề thực tế khác. Đôi khi người lập mô hình sẽ phân vân và không chắc chắn với những yếu tố mình đưa ra vì không biết nó có thật sự đúng với hiện thực hay không. 

- Không đưa ra hành động cụ thể: Vì mô hình SWOT chỉ đưa ra một bức tranh tổng quát về tình hình của cá nhân, tổ chức mà chưa khai thác sâu. Thế nên, các phương pháp và hành động đưa ra thường chung chung và không được cụ thể lắm.

- Cần thực hiện nghiên cứu bổ sung: Một điều chắc chắn là nếu muốn lập một kế hoạch hoàn chỉnh thì bạn không nên chỉ dựa vào mô hình SWOT mà còn phải thực hiện các nghiên cứu khác. Ví dụ nghiên cứu hành vi, nhu cầu khách hàng thông qua các cuộc khảo sát định tính, định lượng. Các nghiên cứu này mới giúp bạn hiểu sâu sắc và lập kế hoạch hiệu quả.

IV. Những thành tố trong mô hình SWOT

1. Strengths – Điểm mạnh

Điểm mạnh mô tả những đặc điểm nổi trội của một cá nhân, tổ chức khiến họ trở nên đặc biệt hoặc có ưu thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Đối với doanh nghiệp, những điểm mạnh này đến từ nguồn lực bên trong như thương hiệu mạnh, cơ sở khách hàng trung thành, bảng cân đối kế toán mạnh, công nghệ độc đáo,... 

Một số câu hỏi giúp bạn xác định điểm mạnh là:

- Bạn đang làm điều gì tốt nhất?

- Những nguồn lực nội tại mà bạn hay công ty có là gì?

- Công ty của bạn sở hữu lợi thế về con người, kiến thức, danh tiếng, kỹ năng, mối quan hệ, công nghệ như thế nào?

2. Weaknesses – Điểm yếu

Điểm yếu là những điều có thể ngăn một tổ chức hoạt động ở mức tối ưu. Bạn cần nhận ra nó để có những giải pháp cải thiện kịp thời. Đối với doanh nghiệp những điểm yếu có thể tồn tại là thương hiệu yếu, doanh thu thấp hơn mức trung bình, mức nợ cao, chuỗi cung ứng không đầy đủ hoặc thiếu vốn,...

Một số câu hỏi giúp bạn xác định điểm yếu:

- Những việc nào bạn đang làm chưa đạt tiêu chuẩn?

- Có những lời nhận xét chưa tốt nào về bạn?

- Tại sao khách hàng lại lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của đối thủ?

- Nguồn lực về nhân viên, cơ sở vật chất hiện tại có tốt hay không?

3. Opportunities – Cơ hội

Cơ hội là đề cập đến các yếu tố bên ngoài có thể mang lại sự thuận lợi hoặc một lợi thế cạnh tranh cho cá nhân, tổ chức. Điều này có thể đến từ sự nở rộ của thị trường, xu hướng công nghệ phát triển, đối thủ đang gặp vấn đề,... Ví dụ, nếu một quốc gia cắt giảm thuế quan, một nhà sản xuất ô tô có thể xuất khẩu ô tô của mình vào một thị trường mới, tăng doanh số và thị phần.

Một số câu hỏi giúp bạn xác định cơ hội:

- Những điều kiện khách quan nào từ bên ngoài có thể giúp bạn phát triển ưu điểm của mình?

- Những xu hướng công nghệ nào bạn có thể nắm bắt để phát triển?

- Các chính sách nào của Chính phủ có thể giúp bạn phát triển doanh nghiệp?

4. Threats – Nguy cơ

Thách thức là các yếu tố bên ngoài có thể gây hại cho sự phát triển của bản thân, tổ chức hay doanh nghiệp. Một số yếu tố có thể kể đến là đối thủ cạnh tranh, thiên tai, dịch bệnh, chính sách của Chính phủ, biến động thị trường,... Bạn không thể kiểm soát các nguy cơ nhưng có thể lường trước và đưa ra các phương án dự phòng.

Một số câu hỏi giúp bạn xác định thách thức:

- Những chính sách nào có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn?

- Có những đối thủ tiềm năng nào đang phát triển mạnh?

- Các yếu tố thiên tai, dịch bệnh có thể ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh của bạn?

 Việc làm bạn có thể quan tâm tại Thế Giới Di Động: Tuyển dụng

- Tuyển quản lý siêu thị

- Tuyển chuyên viên pháp lý

- Tuyển giám sát kho

V. Mở rộng mô hình SWOT thành ma trận

Nếu chỉ liệt kê và phân tích các yếu tố điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức riêng lẻ thì mô hình SWOT sẽ không phát huy được hết giá trị của nó. Vì vậy, mô hình này cần phải được mở rộng và phát triển thành một ma trận, kết hợp các yếu tố lại với nhau để đưa ra các chiến lược cụ thể. Các chiến lược đó bao gồm chiến lược SO, WO, ST và WT. 

- Chiến lược S-O: Là chiến lược tận dụng các cơ hội hiện có từ bên ngoài để phát huy các nguồn lực, điểm mạnh của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là chiến lược không cần tốn quá nhiều công sức mà lại mang đến hiệu quả cao và có khả năng thành công nhất. Chiến lược S-O thường là các chiến lược ngắn hạn.

- Chiến lược W-O: Là chiến lược nắm bắt các cơ hội hiện tại bằng cách cải thiện những điểm yếu, điểm chưa làm được của tổ chức, doanh nghiệp. Chiến lược này sẽ gặp nhiều khó khăn hơn bởi vì có thể khi bạn đã cải thiện được các điểm yếu thì cơ hội đã qua đi. Tuy nhiên nếu cố gắng hết sức thì vẫn có thể thành công, tạo ra bước tiến mới cho doanh nghiệp. Đây là một chiến lược trung hạn.

- Chiến lược S-T: Là chiến lược sử dụng điểm mạnh để hạn chế và đối phó với các nguy cơ từ bên ngoài. Chiến lược này giúp doanh nghiệp loại bỏ được các rủi ro, khống chế được tình hình không thuận lợi cho doanh nghiệp. Đây là một chiến lược ngắn hạn.

- Chiến lược W-T: Là chiến lược khắc phục trước các điểm yếu để phòng tránh rủi ro cho tổ chức, doanh nghiệp. Bởi vì các rủi ro và nguy cơ thường đến từ điểm yếu của doanh nghiệp nên cần phải nhận ra nguy cơ từ sớm, khắc phục các điểm yếu ngay từ bây giờ. Chiến lược W-T là một chiến lược phòng thủ.

VI. Cách xây dựng ma trận SWOT hiệu quả

1. Thiết lập ma trận SWOT

Việc đầu tiên bạn cần làm khi xây dựng ma trận SWOT là phải thiết lập mô hình ở dạng bảng gồm đầy đủ các yếu tố S, W, O, T và SO, WO, ST, WT cũng như sắp xếp các yếu tố này ở các vị trí hợp lý.

Việc này giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn để dễ dàng kết hợp chúng với nhau và tạo ra chiến lược hợp lý. Sau đó, bạn cần tìm hiểu kỹ và đầy đủ các yếu tố bên trong và bên ngoài để điền vào 4 ô S, W, O,T.

2. Tìm và phát triển thế mạnh

Để phát triển tối đa các điểm mạnh trong phần Strength, bạn sẽ phải kết hợp một cách hợp lý với các thành phần của yếu tố Opportunities. Muốn chiến lược phát triển điểm mạnh được tốt nhất, bạn phải nghiên cứu thật kỹ để lựa chọn các điểm và cơ hội thích hợp với nhau.

Ví dụ, nếu điểm mạnh là hệ thống logistics phát triển thì bạn có thể tận dụng cơ hội sự gia tăng trong mua sắm online của khách hàng để tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. 

3. Xác định và chuyển hóa rủi ro

Khi bạn đã nhận thấy được các nguy cơ, rủi ro tiềm tàng thì cần phải chuyển hóa chúng thành cơ hội cho sự cải tiến bằng những nguồn lực và thế mạnh có sẵn. Tuy nhiên không phải rủi ro nào cũng có thể giúp bạn chuyển hóa thành cơ hội được, thế nên doanh nghiệp nên kết hợp chúng một cách phù hợp.

Ví dụ như rủi ro hiện tại là nhu cầu uống cafe đóng gói của thị trường mới ngày càng giảm sút, nhưng bù lại bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới của bạn rất giỏi. Vậy thì bạn có thể tận dụng nguồn lực này để nghiên cứu, phát triển các loại cafe gói có nhiều mùi vị đặc sắc, thơm ngon hơn.

4. Nắm bắt và tận dụng cơ hội

Bước này nói về việc bạn tự cải thiện các điểm yếu bên trong để kịp thời nắm bắt cơ hội hiện có. Để phát triển chiến lược này, bạn cần nhìn nhận được điểm yếu nào sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội nếu khắc phục tốt. Bước lựa chọn này rất quan trọng vì chi phí bỏ ra để cải thiện vấn đề nào đó thường không hề nhỏ.

Ví dụ, bạn nhận thấy nhu cầu đặt đồ ăn online của khách hàng ngày một tăng nhanh, nhưng điểm yếu là chưa có dịch vụ giao hàng. Vậy thì bạn có thể xem xét đầu tư xây dựng dịch vụ này nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

5. Loại bỏ các mối đe dọa

Chiến lược này khác với chuyển hóa rủi ro, nó đề cập đến việc dự đoán được các “hiểm họa” hoặc sự cố có thể xảy ra vì điểm yếu, thiếu sót hiện tại. Bạn cần thành thật nhìn nhận vấn đề và cải thiện nó sớm nhất để giảm thiểu rủi ro xảy ra trong tương lai.

Ví dụ như rủi ro là tỷ lệ cạnh tranh các quán cafe ngày một tăng nhanh nhưng quán cafe của bạn lại không có đặc điểm nào nổi bật, khác biệt so với các đối thủ. Vậy nên bạn cần phải tập trung xây dựng thương hiệu cho quán cafe của mình để tăng lợi thế cạnh tranh.

VII. Hướng dẫn thực hiện bảng SWOT cá nhân

1. Hiểu về bảng phân tích SWOT cá nhân

Bảng phân tích SWOT cá nhân là bảng liệt kê điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của bản thân theo mô hình. Việc phân tích bản thân theo mô hình SWOT sẽ giúp bạn thấu hiểu hơn về chính mình và tìm ra những điểm mạnh hoặc điểm yếu mà trước giờ bản thân không hề để ý đến. Bạn có thể dựa vào đó để tận dụng, phát triển điểm mạnh và cố gắng cải thiện điểm yếu của bản thân.

Bên cạnh đó, việc đánh giá các cơ hội và thách thức trong thời điểm hiện tại hoặc tương lai giúp bạn có động lực để phấn đấu, bắt lấy thời cơ. Tất cả mọi người đều nên sử dụng mô hình này để phân tích bản thân trong từng giai đoạn của cuộc đời. Từ đó có thể xác định bước đi tiếp theo trong sự nghiệp và cuộc sống.

2. Cách thực hiện bảng phân tích SWOT

Đầu tiên, bạn hãy liệt kê tất cả những đặc điểm của bản thân gồm cả điểm mạnh và điểm yếu cũng như liệt kê các cơ hội, thách thức hiện tại của bản thân. Sau khi liệt kê tất cả, có thể bạn sẽ bị lẫn lộn trong việc sắp xếp các điểm liệt kê trên vào 4 ô của bảng phân tích.

Vì vậy, bạn cần lưu ý điểm mạnh chính là những tính cách và năng lực mà bạn cảm thấy tự tin, khác biệt với nhiều người. Còn bất kỳ thói quen, kỹ năng nào mà bạn thấy cần phải cải thiện hay loại bỏ thì hãy đưa vào mục điểm yếu.

Cơ hội là những lợi ích tiềm năng từ môi trường bên ngoài mà bạn có thể khai thác nhằm tạo lợi thế cho bản thân. Thách thức bao gồm những thứ gây cản trở cho bạn trên con đường đạt được mục tiêu, đi tới thành công. Sau khi phân tích xong, bạn nên hỏi ý kiến đánh giá từ bạn bè, người thân và những người bạn thường làm việc chung để có một cái nhìn khách quan hơn.

3. Gợi ý câu hỏi khi lập SWOT cá nhân

Mô hình SWOT cá nhân cũng được cấu thành từ 4 yếu tố S, W, O, T. Khi xác định mỗi yếu tố, bạn cần đặt ra các câu hỏi cho bản thân.

Điểm mạnh (S):

- Những kỹ năng, khả năng nào bạn có mà người khác không có? 

- Những việc nào bạn có thể làm tốt hơn người khác?

- Những thành tích nào của chính mình mà bạn cảm thấy tự hào nhất?

- Những giá trị nào mà bạn tin rằng người khác không thể hiện được?

- Những mối quan hệ bạn có với những người có tầm ảnh hưởng lớn?

- Những nguồn lực cá nhân nào mà bạn có sẵn?

- Người khác nhìn nhận bạn có những điểm mạnh gì?

- Tính cách nào khiến bạn được người khác yêu mến, tin tưởng?

Điểm yếu (W):

- Những kỹ năng nào bạn làm chưa được nhưng nhiều người làm được?

- Điều gì thường khiến bạn tự ti với mọi người xung quanh?

- Những thói quen xấu nào khiến bạn không hoàn thành tốt công việc được giao?

- Bạn có vừa lòng với kiến thức và kỹ năng bạn đang có không?

- Bạn thường lẩn tránh những việc gì bởi vì bạn thiếu tự tin?

- Những người khác nghĩ điểm yếu của bạn là gì?

- Những tính cách cá nhân nào làm bạn trì trệ?

- Hãy nghĩ về nguyên nhân khiến bạn thất bại trong một việc nào đó mà nguyên nhân đến từ bạn?

Cơ hội (O):

- Bạn có thể tạo được ưu thế của mình trong môi trường hiện tại không?

- Bạn có các mối quan hệ nào có thể đưa ra những lời khuyên bổ ích để giúp được bạn không?

- Có những cơ hội nào giúp bạn thể hiện được bản thân trong công việc hay học tập không?

- Những công nghệ tiên tiến nào có thể hỗ trợ bạn?

- Có sự tăng trưởng về mức lương trong ngành nghề mà bạn đang chọn không?

- Những khóa học nào có thể giúp bạn phát triển bản thân trong tương lai?

- Vị trí bạn mơ ước tại một công ty có đang hoặc sắp tuyển dụng nhân viên không?

- Nhu cầu nhân lực trong ngành nghề bạn hướng tới có lớn không?

- Ngành nghề của bạn có cơ hội được học hoặc công tác tại nước ngoài không?

Thách thức (T):

- Công việc của bạn có đang bị thay đổi không?

- Những thay đổi về công nghệ mới có đe dọa vị trí của bạn không?

- Những điểm yếu nào của bạn có thể dẫn tới những mối đe dọa?

- Bạn phải đối mặt những trở lực gì trong công việc?

- Có đồng nghiệp nào đang cạnh tranh trong vị trí của bạn không?

- Các yếu tố dịch bệnh, thiên tai có ảnh hưởng đến công việc hiện tại của bạn không?

- Sự cạnh tranh hiện tại trong ngành nghề của bạn có cao không?

- Nhu cầu nhân lực mà ngành nghề bạn đang hướng tới có sự tụt giảm không?

- Mức thu nhập trong ngành nghề bạn đam mê có thấp hơn mức trung bình không?

- Có nhiều đối thủ trong lĩnh vực bạn đang theo đuổi không?

Xem thêm:

- Cách viết mục tiêu nghề nghiệp Marketing ấn tượng trong CV xin việc

- KPI là gì? Phân loại và các bước xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

- Sự khác biệt giữa phương pháp OKR và KPI nhà quản lý nên biết

Hy vọng qua bài viết này, các bạn sẽ ứng dụng được mô hình SWOT không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho chính bản thân nhằm định hướng, xây dựng kế hoạch một cách hiệu quả cho tương lai. Nếu thấy bài viết bổ ích thì hãy chia sẻ cho nhiều người biết nhé!

Nguồn tham khảo: https://vi.wikipedia.org/wiki/Phân_tích_SWOT