TÀI LIỆU GIỚI THIỆU SẢN PHẨM ESOFT INVENTORY - 123doc

- Kích nút chấp nhận để lưu và thoát màn hình - Kích nút hủy để không lưu thay đổi - Thực hiện: vào menu Hệ thống/Phân quyền người sử dụng theo bộ phận - Chương trình cho phép trên cùng

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU SẢN PHẨM

ESOFT INVENTORY

Hà Nội – 2015

Mục lục

CÔNG TY PHẦN MỀM ESOFT 1

1 GIỚI THIỆU CHUNG 3

2 CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 5

2.1 T RUY CẬP CHƯƠNG TRINH 5

2.2 T HONG SỐ HỆ THỐNG 5

2.3 P HAN QUYỀN NGƯỜI SỬ DỤNG 5

2.3.1 Phân quyền theo menu 5

2.3.2 Phân quyền theo bộ phận 7

2.3.3 Thay đổi mật khẩu người sử dụng 7

2.4 S AO LƯU , BACKUP , KHOI PHỤC DỮ LIỆU 7

2.5 K HOA SỔ DỮ LIỆU 8

2.6 T ẠO NAM MỚI 8

3 CHỨC NĂNG CƠ BẢN 10

3.1 C ẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN 10

3.1.1 Giới thiệu chung 10

3.1.2 Các danh mục chính: 13

3.2 P HÂN HỆ V ẬT TƯ 14

3.2.1 Cập nhật số dư ban đầu 14

3.2.2 Cập nhật phiếu nhập, xuất vật tư 15

3.2.3 Liệt kê chứng từ vật tư 18

3.2.4 Tính toán giá vốn xuất vật tư 19

3.3 H ỢP ĐỒNG 20

3.3.1 Cập nhật hợp đồng 20

3.3.2 Liệt kê hợp đồng 21

4 XEM VÀ IN BÁO CÁO 22

4.1 D ANH SÁCH BÁO CÁO 22

4.2 C HỌN ĐIỀU KIỆN IN BÁO CÁO 23

4.3 Đ ẶT CÁC LỰA CHỌN IN BÁO CÁO 25

4.4 T HAY ĐỔI CẤU HÌNH BÁO CÁO 26

4.5 S Ử DỤNG MÀN HÌNH XEM BÁO CÁO 28

4.6 K ẾT XUẤT RA FILE E XCEL 29

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, quản trị doanh nghiệp là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, là một trong các giải pháp được nhà quản lý quan tâm hàng đầu để quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trên cơ sở phát triển và hoàn thiện hệ thống các Modul trong hệ phần mềm quản trị ERP, những năm qua Esoft đã phát triển và triển khai thành công cho hàng nghìn khách hàng các Modul phần mềm: kế toán, Vật tư, Tiền lương, vv … và năm 2015 Esoft phát triển, nâng cấp phần mềm vật tư chạy online trên môi trường internet Với mục đích cung cấp một giải pháp tối ưu phục vụ hiệu quả trong quá trình quản lý vật tư doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, xóa bỏ rào cản về khoảng cách không gian và thời gian Chức năng cơ bản của ESoftInventory bao gồm:

vật tư hàng hóa, kho nhập, khách hàng

tư hàng hóa, kho xuất, khách mua hàng hoặc đối tượng sử dụng

xuất trước…

lô hàng hóa

lượng, giá trị, thời gian thực hiện

 In ra phiếu nhập, xuất theo mẫu quy định của bộ tài chính và có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của đơn vị

 In các báo cáo quản lý theo yêu cầu, cho phép tự thay đổi mẫu biểu, khai công thức lấy dữ liệu in báo cáo dễ dàng

 Cho phép cài đặt sử dụng trên nhiều máy tính kết nối trên hệ thống mạng nội bộ hoặc trên môi trường Internet

EsoftInventory được phát triển từ các yêu cầu thực tế của các đơn vị ứng dụng kết hợp với công nghệ thiết kế tiên tiến nhất hiện nay nên có nhiều ưu điểm nổi bật:

 Công cụ phát triển VS.NET (C#) trên nền tảng NET Framework

 Giao diện và Fonts theo chuẩn Unicode (TCVN6909:2001)

 Hỗ trợ cơ sở dữ liệu MS SQL2000 và cao hơn

 Có khả năng hỗ trợ khối lượng dữ liệu lớn hàng triệu bản ghi/năm

 Có khả năng tùy biến cao trong các màn hình cập nhật đầu vào, có thể thêm bớt các chỉ tiêu cập nhật, thay đổi tiêu đề của các chỉ tiêu tùy theo yêu cầu quản lý

 Có tính linh động cao trong việc khai báo và sửa đổi các thông tin đầu vào và các báo cáo đầu ra Có thể kết xuất thông tin ra nhiều hình thức khác nhau như Word, Excel, Text, PDF

 Tự thay đổi các mẫu biểu báo cáo mà không cần sự hỗ trợ của người làm tin học

 Có khả năng phân quyền bảo mật chi tiết đến từng chức năng của hệ thống, từng màn hình nhập liệu, và báo cáo đầu ra

 Giải pháp lưu dự phòng và khôi phục số liệu dự phòng hoàn chỉnh

 Giao diện đẹp, thuận tiện cho việc cập nhật và in sổ sách, báo cáo

 Ứng dụng được module hóa cao, các phân hệ được xây dựng độc lập, có tính tích hợp cao để dễ dàng cho việc phát triển và bảo trì Sử dụng nền tảng NET Framework cho phép người sử dụng có thể nâng cấp ứng dụng bằng cách copy các phần nâng cấp về

mà không cần cài đặt Người sử dụng có thể dễ dàng cập nhật các phần nâng cấp qua

Chương trình có tính năng hỗ trợ từ xa qua internet Cho phép cán bộ kỹ thuật có thể hỗ trợ khách hàng từ bất cứ nơi nào có kết nối internet

2 CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

2.1 Truy cập chương trình

Có 2 cách truy cập:

- Kích đúp chuột vào file EsoftInv trong thư chương trình

- Kích đúp chuột vào biếu tượng ESoftInv trên màn hình Windows

2.2 Thông số hệ thống

- Menu : Hệ thống/thông số hệ thống

- Chức năng : quản lý thông tin hệ thống của chương trình, gồm tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ, điện thoại, năm làm việc …và khai báo các lựa chọn làm việc thông qua các biến cấu hình như cho phép trùng số chứng từ, cho phép xuất âm, phương pháp giá vốn theo nhóm vật tư hoặc mã vật tư, thập phân số lượng, đơn giá…

- Thực hiện: vào menu Hệ thống/Phân quyền người sử dụng

- Màn hình gồm 3 phần:

+ Danh sách người sử dụng

+ Danh sách quyền theo hình cây

+ Nút lệnh

- Kích nút thêm mới để tạo mới người sử dụng

- Kích nút sửa để sửa thông tin người sử dụng

- Kích nút xóa để xóa người sử dụng

- Chọn người sử dụng trong danh sách rồi phân quyền bằng cách kích vào từng mục bên cây phân quyền cho từng menu với 4 quyền xóa, sửa, thêm mới, xem

- Kích nút chấp nhận để lưu và thoát màn hình

- Kích nút hủy để không lưu thay đổi

- Thực hiện: vào menu Hệ thống/Phân quyền người sử dụng theo bộ phận

- Chương trình cho phép trên cùng 1 màn hình cập nhật, phân quyền cho từng người sử dụng được làm 1 hoặc nhiều bộ phận, phòng ban

- Chức năng này được áp dụng cho các màn hình cập nhật chứng từ có liên quan đến

bộ phận, phòng ban

- Kích đúp vào ô bộ phận, phòng ban để chọn bộ phận, phòng ban cho người sử dụng

Để trống có nghĩa là toàn bộ

- Thực hiện: vào menu Hệ thống/Thay đổi mật khẩu người sử dụng

- Thực hiện: vào menu Hệ thống/Lưu dự phòng số liệu

- Chọn đường dẫn thư mục cần lưu, bấm nút chấp nhận

- Thư mục này là thư mục tồn tại trên máy chủ để cơ sở dữ liệu File sao lưu được tạo

ra trong thư mục đó chứa toàn bộ dữ liệu chương trình tại thời điểm sao lưu

- Việc khôi phục dữ liệu từ file sao lưu được thực hiện trên phần mềm Microsoft Sql server quản lý dữ liệu

- Thực hiện: vào menu Hệ thống/Khóa sổ dữ liệu

- Thêm dòng để tạo dòng khóa, chọn loại sổ, nhập ngày khóa

- Kích đúp chuột vào ô user khóa để chọn khóa 1 hay nhiều user Nếu để trống thì khóa toàn bộ user

Bỏ khóa sổ: xóa bỏ dòng khóa, lưu lại

- Menu : Hệ thống/tạo năm mới

- Chức năng : được thực hiện khi kết thúc năm tài chính, bạn nên tạo file dữ liệu mới cho năm tiếp theo Chứng từ năm mới được cập nhật vào file dữ liệu mới độc lập với file dữ liệu cũ nên bạn có thể chỉnh sửa, thiết lập lại mã danh mục… mà không ảnh hưởng gì đến năm cũ Bạn có thể duy nhất 1 dữ liệu cho các năm mà không cần tạo năm mới để làm việc, tuy nhiên việc này khiến dung lượng file dữ liệu của bạn sẽ lớn lên theo thời gian, gây ảnh hưởng đến hiệu suất sử dụng phần mềm khi phải làm việc với 1 dữ liệu lớn, chứa nhiều bản ghi, thêm nữa việc thay đổi danh mục, thiết lập cấu hình hệ thống sẽ ảnh hưởng đến các năm trước đó

- Dữ liệu năm mới sau khi khởi tạo sẽ bao gồm toàn bộ danh mục, cấu hình của năm

cũ Bạn đăng nhập vào dữ liệu năm mới để thay đổi nếu cần, và thực hiện chuyển số

dư từ năm trước sang

Kết chuyển số dư từ năm trước

3 CHỨC NĂNG CƠ BẢN

Các Danh mục trong chương trình ESoftInventory tồn tại để chương trình có thể sử dụng được xuyên suốt trong toàn bộ các phân hệ của chương trình Nội dung của các danh mục này được tạo ra ban đầu khi chương trình bắt đầu hoạt động Trong quá trình nhập liệu các danh mục này thường xuyên được mở rộng Người sử dụng có thể cập nhật thêm các mục trong phần lớn các danh mục ngay trong khi đang cập nhật dữ liệu ESoftInventory luôn kiểm tra sao cho không có hai mục nào trùng nhau trong cùng một danh mục

Các truy cập:

- Vào menu Từ điển

- Chọn danh mục từ điển

Các thao tác chung cho màn hình từ điển hay các màn hình dạng lưới:

Các màn hình này đều có một khuôn dạng cơ bản gồm một lưới cập nhật, trong đó chứa tất

cả các dữ liệu cần cập nhật (giống như bảng tính trong Excel) Đi kèm mỗi màn hình là thanh công cụ trợ giúp việc khai thác các chức năng trên màn hình

Dữ liệu được cập nhật và chỉnh sửa trực tiếp trên lưới dữ liệu Các chức năng có thể thực hiện bao gồm:

Di chuyển giữa các ô:

Dùng phím Tab, Enter hoặc Shift + Tab, hoặc dùng chuột

Thanh công cụ

Tiêu đề cột

Lưới nhập dữ liệu

Hướng dẫn sử dụng các phím tắt

Menu dọc khi phải chuột vào lưới

Vùng tổng nhóm

Ghi lại sự thay đổi

Kích nút <<Lưu>> trên thanh công cụ hoặc ấn phím Ctrl + S

Copy

Nếu bạn muốn nhập một dòng mới bằng cách copy 1 dòng hiện có sang, chọn dòng cần copy sau đó kích nút <<Sao>> trên thanh công cụ hoặc phím Ctrl+Y

Kết xuất sang Excel

- Bạn có thể kết xuất dữ liệu sang file Excel bằng cách kích nút <<Excel>> trên thanh công cụ Nếu trên các màn hình không có thanh công cụ, bạn có thể kích chuột lên lưới dữ liệu và ấn phím F11 để kết xuất dữ liệu trong lưới ra file Excel

- Chương trình sẽ tự bật ra hộp thoại hỏi tên file Excel chưa dữ liệu Dùng các chức năng thông thường như khi bạn đang soạn văn bản để nhập vào tên file Excel

Nhận dữ liệu từ file Excel

- Nếu bạn có 1 file dữ liệu bằng Excel muốn nhận vào màn hình hiện tại, bạn có thể làm như sau :

o Chỉnh sửa File Excel sao cho số cột và thứ tự các cột giống như màn hình lưới dữ liệu

o Ấn F2 trên màn hình lưới dữ liệu

o Chọn File Excel đã có

o Dữ liệu trong file excel sẽ được đưa vào lưới dữ liệu, bạn có thể phải chỉnh sửa nếu cần trước khi lưu lại

Lọc

Kích nút <<Lọc>> trên thanh công cụ hoặc phím F6 Dòng lọc dữ liệu sẽ xuất hiện

Gõ thông tin cần lọc vào từng ô tương ứng của dòng lọc Màn hình sẽ chỉ thể hiện dữ liệu thoả mãn các thông tin lọc gõ vào Chú ý: các điều kiện lọc có phân biệt chữ hoa

và chữ thường

Sắp xếp

Bạn có thể kích lên tiêu đề của một cột nào đó để sắp xếp thứ tự theo cột đó Có thể

sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần bằng cách kích tiếp lên tiêu đề cột đó

Khi sắp xếp, bên cạnh tiêu đề cột xuất hiện mũi tên chỉ thứ tự sắp xếp đang có

Tùy biến giao diện

form, ẩn hiện các cột trong màn hình danh mục

Cột ReadOnly, nếu tích vào cột nào thì cột đấy chỉ cho phép hiển thị để xem thông

tin, không cho phép sửa

Cột Require: nếu tích mã cột nào thì yêu cầu khi cập nhật danh mục từ điển đó bắt

buộc phải nhập dữ liệu Nếu để trống chương trình không cho lưu Với cột yêu cầu

bắt buộc nhập thông tin sẽ có màu vàng nhạt

- Trong các danh mục từ điển thường có cột Hiển thị (Active) Với các mã bạn kích vào cột này thì trong quá trình cập nhật các phân hệ, chỉ các mã được tích Active này mới

- Danh mục nhóm vật tư hàng hóa 0, 1, 2, 3: Chương trình có 4 cấp nhóm vật tư để phân loại vật tư hàng hóa theo các tiêu chí khác nhau Sau khi tạo danh sách nhóm vật tư, người sử dụng vào danh mục vật tư để chọn nhóm cho từng vật tư

- Danh mục kho: quản lý danh sách kho hàng trong đơn vị

- Danh mục nhóm kho: sử dụng để phân loại kho

- Danh mục phương thức nhập xuất: Sử dụng để phân loại phương thức nhập xuất vật tư là nhập mua, nhập chuyển kho, xuất bán, xuất sử dụng, xuất chuyển kho…

- Danh mục đối tượng pháp nhân: quản lý danh sách khách hàng, nhà cung cấp, phòng ban, phân xưởng, cán bộ công nhân viên trong công ty

- Danh mục nhóm đtpn 0, 1, 2: sử dụng để phân loại đối tượng pháp nhân

- Danh mục đối tượng tập hợp: quản lý đối tượng sử dụng vật tư

- Danh mục đối tượng giá thành: quản lý đối tượng tập hợp chi phí vật tư

- Danh mục phương tiện: quản lý danh sách phương tiện vận tải liên quan đến việc nhập xuất vật tư

 Thông tin quản lý: Kho, vật tư, số lượng, giá vốn, tiền vốn, số lô, ngày nhập

 Chức năng

- Cập nhật số dư vật tư ban đầu theo từng dòng, mỗi dòng là 1 vật tư Nếu 1 vật tư

có ở 2 kho hoặc có 2 lô khác nhau cần theo dõi riêng thì tiến hành nhập nhiều dòng cho 1 vật tư

- Sử dụng các nút trên thanh công cụ hoặc kích phải vào lưới nhập hoặc sử dụng phím tắt để thêm dòng, copy dòng, xóa dòng

- Sau khi cập nhật xong thì bấm nút lưu để lưu dữ liệu

- Menu: vật tư/nhập kho (hoặc xuất kho)

- Màn hình được thiết kế chia làm 2 phần: phần bên trái là thông tin cập nhật phiếu hiện tại, phần bên phải là danh sách các phiếu đã có Người sử dụng chỉ cần chọn vào dòng liệt kê phiếu để mở phiếu

- Thông tin quản lý: số phiếu, ngày vào sổ, số hóa đơn, ngày hóa đơn, số hợp đồng, ngày hợp đồng, phương thức nhập, kho, khách hàng, vật tư, số lượng, đơn giá, thành tiền…

thông tin của phiếu

- Sửa phiếu: Mở phiếu cần sửa bằng cách chọn vào danh sách phiếu bên phải hoặc kích nút mở để mở form liệt kê phiếu Sau khi mở được phiếu cần sửa thì kích nút

- Copy phiếu: khi làm 1 phiếu tiếp theo có thông tin giống với phiếu cũ Nếu không muốn tạo phiếu mới để cập nhật từ đầu thì bạn có thể tạo phiếu mới bằng cách

công cụ để tạo phiếu mới có đầy đủ thông tin của phiếu cũ

- Lưu phiếu: Sau khi cập nhật thông tin trên phiếu xong, bạn bấm nút lưu

trên thanh công cụ để lưu phiếu

- Khôi phục lại phiếu: nếu phiếu đang cập nhật mà chưa được lưu, bạn không muốn

- Nạp lại danh mục: Khi đang cập nhật phiếu, bạn thêm mã đối tượng mới vào danh mục Lúc này nếu trên phiếu chưa cho phép bạn nhập mã mới đã thêm là do danh

công cụ để nạp lại danh mục

- Mở phiếu: Có 3 cách

+ Kích dòng phiếu trong danh sách bên phải

hiện tại

+ Tùy biến giao diện form:

Bạn chọn tab Form để tùy biến giao diện các control trên form, chọn tab Grid để tùy biến giao diện lưới dữ liệu

+ Thiết lập giá trị mặc định:

Giá trị mặc định sẽ được lấy khi bạn làm phiếu mới

+ Thiết lập mẫu phiếu in

+ Thiết lập biến cấu hình của Form

- Copy phiếu từ nhập sang xuất hoặc ngược lại từ phiếu hiện tại: Bấm phím F9 để thực hiện

- Copy giá trị ô trên xuống ô hiện tại trên lưới dữ liệu: bấm phím F12

- Kiểm tra tồn kho của 1 vật tư: Bấm phím F4 trên dòng vật tư nhập xuất

- Menu: vật tư/liệt kê vật tư hàng hóa

- Chức năng: liệt kê toàn bộ phiếu vật tư có trong dữ liệu Sử dụng màn hình này để tìm kiếm phiếu, thống kê, kiểm tra số liệu phiếu vật tư

- Màn hình chia làm 2 phần: phần trên gồm các ô nhập điều kiện lọc và các nút lệnh, phần dưới là lưới dữ liệu liệt kê phiếu

- Phần lưới dữ liệu chia làm 2 tab gồm

+ Lưới header liệt kê theo số phiếu, mỗi phiếu 1 dòng

+ Lưới chi tiết: liệt kê các dòng vật tư nhập xuất

- Thực hiện liệt kê phiếu: sử dụng nút Lọc

- Mở phiếu: kích nút xem hoặc kích đúp vào dòng phiếu để mở phiếu ở dạng form nhập

- Sửa thông tin phiếu tại màn hình liệt kê: Bạn tiến hành cập nhật ngay tại lưới liệt

kê, sau đó kích nút lưu để cập nhật thông tin vào dữ liệu

3.2.4 Tính toán giá vốn xuất vật tư

- Bạn có thể lựa chọn thiết lập phương pháp tính giá căn cứ theo nhóm vật tư hoặc theo từng mã vật tư bằng cách lựa chọn trong thông số hệ thống

- Để thiết lập phương pháp tính giá cho vật tư, bạn vào danh mục nhóm vật tư hoặc danh mục vật tư, thiết lập tại cột Phương pháp tính giá

- Chương trình có 4 phương pháp tính giá xuất cho bạn lựa chọn: đích danh, đích danh theo ngày nhập (NTXT,NSXT), bình quân cả kỳ (BQ), bình quân tại thời điểm (BQTT)

 Phương pháp đích danh: theo giá, có thể lựa chọn thêm đích danh theo lô, ngày nhập

+ Đối với phương pháp này, trong quá trình bạn làm phiếu xuất, chương trình sẽ hiện lô vật tư tồn cho bạn lựa chọn

+ Nếu bạn chọn thêm đích danh theo lô hay ngày nhập thì form lô giá sẽ hiện thêm cột lô và ngày nhập để lựa chọn

 Phương pháp NTXT, NSXT: chính là pp đích danh theo ngày nhập

 Phương pháp bình quân theo thời điểm: đối với phương pháp này, giá vốn bình quân sẽ được tính toán và lấy ra ngay trong quá trình bạn làm phiếu xuất

 Phương pháp bình quân cả kỳ:



+ Menu: vật tư/Áp giá vốn bình quân