Tải Miễn Phí File Excel Xuất Nhập Tồn Kho đơn Giản Dành Cho Nhà ...

File excel xuất nhập tồn kho đơn giản là một trong những biểu mẫu được nhiều quán ăn, quán cafe nhỏ sử dụng. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk tặng anh chị mẫu file excel nhập xuất tồn nguyên vật liệu và phân tích chi tiết ưu nhược điểm khi sử dụng file này.

Mục lục Hiện 1. Tại Sao Nên Sử Dụng File Excel Xuất Nhập Tồn Kho Nhà Hàng? 1.1. Tiết Kiệm Chi Phí 1.2. Dễ Sử Dụng Và Tùy Chỉnh 1.3. Tự Động Hóa Với Công Thức 1.4. Phù Hợp Với Quy Mô Nhỏ Và Vừa 1.5. Tăng Cường Kiểm Soát Và Giảm Lãng Phí 1.6. Hỗ Trợ Lưu Trữ Và Sao Lưu Dễ Dàng 1.7. Trường Hợp Áp Dụng Thực Tế 2. Các thành phần trong file Excel xuất nhập tồn kho 3. Tải file Excel xuất nhập tồn kho dành cho nhà hàng, quán cafe 4. Các hàm Excel cần biết khi dùng file Excel nhập xuất tồn kho 5. Ưu – Nhược điểm khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho 5.1. Ưu điểm 5.2. Nhược điểm 6. Tạm kết

1. Tại Sao Nên Sử Dụng File Excel Xuất Nhập Tồn Kho Nhà Hàng?

Quản lý kho là một phần không thể thiếu trong vận hành nhà hàng, đặc biệt khi nguyên liệu thực phẩm dễ hỏng và chi phí cần được kiểm soát chặt chẽ. File Excel xuất nhập tồn kho nhà hàng là công cụ lý tưởng cho các nhà hàng, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhờ vào tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng tùy chỉnh. Dưới đây là các lý do cụ thể giải thích tại sao nên sử dụng file Excel:

1.1. Tiết Kiệm Chi Phí

Miễn phí hoặc chi phí thấp: Microsoft Excel là phần mềm phổ biến, thường đã được cài đặt sẵn trên máy tính hoặc có thể sử dụng miễn phí qua Google Sheets. So với các phần mềm quản lý kho chuyên dụng như 1C:Company Management, Apicbase hoặc KiotViet (có thể tốn hàng triệu đồng mỗi tháng), Excel không yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu.

Không cần đào tạo phức tạp: Người quản lý nhà hàng hoặc nhân viên không cần kỹ năng công nghệ cao để sử dụng Excel, tiết kiệm chi phí đào tạo so với việc triển khai phần mềm chuyên dụng.

Phù hợp với nhà hàng nhỏ: Với các quán ăn, quán cà phê hoặc nhà hàng nhỏ, Excel cung cấp giải pháp quản lý kho hiệu quả mà không cần đầu tư vào hệ thống phức tạp.

1.2. Dễ Sử Dụng Và Tùy Chỉnh

Giao diện thân thiện: Excel có giao diện trực quan, dễ dàng tạo bảng, nhập dữ liệu và áp dụng công thức. Người dùng chỉ cần biết các thao tác cơ bản như nhập liệu, sao chép hoặc kéo thả.

Tùy chỉnh linh hoạt: File Excel có thể được thiết kế riêng theo nhu cầu của nhà hàng, ví dụ: Thêm cột để theo dõi ngày hết hạn của thực phẩm (rất quan trọng với nguyên liệu tươi như rau củ, hải sản). Tạo danh mục riêng cho thực phẩm, đồ uống hoặc vật dụng tiêu hao (khăn giấy, ống hút). Tích hợp biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu tồn kho.

Mẫu sẵn có: Nhiều nguồn như MISA CukCuk, Apicbase, hay ClickUp cung cấp các mẫu Excel miễn phí được thiết kế dành riêng cho nhà hàng, giúp tiết kiệm thời gian thiết lập.

1.3. Tự Động Hóa Với Công Thức

Công thức Excel: SUM: Tính tổng số lượng nhập/xuất để cập nhật tồn kho nhanh chóng. VLOOKUP/INDEX MATCH: Tra cứu thông tin nguyên liệu theo mã hoặc tên. IF: Tạo cảnh báo tự động khi nguyên liệu sắp hết (ví dụ: =IF(C2<5, “Cần nhập thêm”, “Đủ”)). DATEDIF: Theo dõi thời gian còn lại đến ngày hết hạn của thực phẩm.

Biểu đồ trực quan: Excel hỗ trợ tạo biểu đồ cột, đường hoặc tròn để minh họa biến động tồn kho, giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết xu hướng tiêu thụ nguyên liệu.

1.4. Phù Hợp Với Quy Mô Nhỏ Và Vừa

Quản lý đơn giản: Với nhà hàng nhỏ (dưới 50 bàn) hoặc quán cà phê, lượng nguyên liệu không quá lớn, Excel đủ khả năng quản lý mà không cần phần mềm phức tạp.

Hỗ trợ khởi đầu: Các nhà hàng mới thành lập, chưa có ngân sách cho phần mềm quản lý kho, có thể bắt đầu với Excel để thiết lập quy trình trước khi nâng cấp lên hệ thống chuyên dụng.

Theo dõi chi tiết: Excel cho phép ghi lại từng loại nguyên liệu (thịt bò, cá, rau, rượu vang) với thông tin cụ thể như số lượng, giá nhập, ngày hết hạn, và vị trí lưu trữ (tủ lạnh, kho khô).

1.5. Tăng Cường Kiểm Soát Và Giảm Lãng Phí

Theo dõi ngày hết hạn: Nhà hàng có thể thêm cột “Ngày hết hạn” để ưu tiên sử dụng nguyên liệu sắp hết hạn, giảm lãng phí thực phẩm.

Kiểm soát chi phí hàng bán (COGS): File Excel giúp tính toán giá trị tồn kho và chi phí nguyên liệu sử dụng, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.

Cảnh báo kịp thời: Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để tô màu các mặt hàng sắp hết (ví dụ: tô đỏ khi tồn kho dưới 5kg), giúp nhà hàng kịp thời đặt hàng bổ sung.

1.6. Hỗ Trợ Lưu Trữ Và Sao Lưu Dễ Dàng

Lưu trữ lâu dài: File Excel có thể được lưu trên máy tính, ổ cứng hoặc đám mây (Google Drive, Dropbox), đảm bảo dữ liệu không bị mất

Dễ dàng chia sẻ: File Excel có thể được gửi qua email hoặc chia sẻ qua Google Sheets để nhân viên hoặc quản lý cùng truy cập và cập nhật

Sao lưu định kỳ: Nhà hàng có thể tạo các bản sao lưu hàng tuần/tháng để theo dõi lịch sử nhập/xuất/tồn, hỗ trợ báo cáo tài chính hoặc kiểm tra thuế

1.7. Trường Hợp Áp Dụng Thực Tế

Nhà hàng nhỏ (quán phở, quán cà phê): Sử dụng Excel để quản lý nguyên liệu như thịt bò, bánh phở, cà phê, sữa với số lượng nhập/xuất đơn giản

Nhà hàng quy mô vừa (50-100 bàn): Dùng Excel để theo dõi nhiều danh mục nguyên liệu (thực phẩm tươi, đồ uống, gia vị) và tạo báo cáo hàng tuần

Nhà hàng mới khởi nghiệp: Excel là công cụ khởi đầu để thiết lập quy trình quản lý kho trước khi đầu tư vào phần mềm chuyên dụng

Quản lý theo mùa: Excel giúp nhà hàng điều chỉnh tồn kho theo mùa vụ (ví dụ: tăng tồn kho trái cây vào mùa hè cho món sinh tố)

Bạn gặp khó khăn trong việc quản lý xuất nhập tồn kho?THỬ NGAY GIẢI PHÁP MISA CUKCUK - HOÀN TOÀN TỰ ĐỘNG

2. Các thành phần trong file Excel xuất nhập tồn kho

File Excel quản lý xuất nhập tồn kho cho nhà hàng, quán cafe cần có các thành phần chi tiết để theo dõi nguyên vật liệu, đồ uống và các mặt hàng khác. Dưới đây là các nội dung cần có trong file:

Thành phần	Diễn giải
Mã hàng	Mã định danh duy nhất cho từng nguyên liệu, đồ uống, giúp dễ dàng tra cứu và phân loại (ví dụ: CF01 cho Cà phê Arabica, MLK02 cho Sữa tươi)
Tên hàng hóa	Tên chi tiết của nguyên liệu hoặc đồ uống như “Đường kính”, “Bột trà xanh Matcha”
Đơn vị tính	Đơn vị đo lường của hàng hóa (kg, g, lít, chai, hộp)
Tồn đầu kỳ	Số lượng nguyên liệu, thực phẩm còn trong kho vào đầu kỳ (ngày, tuần, tháng). Đây là cơ sở để theo dõi biến động hàng hóa trong kỳ.
Nhập trong kỳ	Ghi lại số lượng hàng hóa nhập vào trong kỳ, kèm ngày nhập và nhà cung cấp để theo dõi nguồn hàng
Xuất trong kỳ	Số lượng hàng hóa được sử dụng hoặc bán ra trong kỳ. Kèm theo ngày xuất và mục đích sử dụng (ví dụ: pha chế, bán trực tiếp) để theo dõi
Tồn cuối kỳ	Số lượng còn lại trong kho cuối kỳ, tính theo công thức: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Giá trị tồn kho	Tổng giá trị của hàng tồn, dựa trên đơn giá nhập và số lượng tồn kho cuối kỳ
Ngày nhập/xuất	Ngày thực hiện nhập hoặc xuất kho, giúp quản lý vòng đời nguyên liệu, theo dõi hạn sử dụng
Nhà cung cấp	Ghi rõ thông tin nhà cung cấp, giúp đánh giá nguồn hàng và hỗ trợ thương lượng giá cả
Mức tồn kho tối thiểu	Thiết lập mức tồn kho cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh
Ghi chú	Ghi lại các thông tin bổ sung như lý do xuất kho, tình trạng hàng hóa hoặc lưu ý đặc biệt (ví dụ: “Sắp hết hạn sử dụng”).

>>> Xem thêm: Cách quản lý kho bằng Excel hiệu quả cho chủ nhà hàng, quán ăn, quán cafe

3. Tải file Excel xuất nhập tồn kho dành cho nhà hàng, quán cafe

Quản lý nguyên vật liệu là một trong những công việc quan trọng khi kinh doanh trong lĩnh vực F&B. Đặc trưng của nguyên liệu thường là sản phẩm tươi sống hoặc đông lạnh, có thời hạn bảo quản ngắn. Bên cạnh đó, nguyên liệu có thể có nhiều đơn vị tính khác nhau như thùng, bao, kg,…

Sử dụng file Excel quản lý xuất nhập tồn kho giúp quán ăn, nhà hàng theo dõi lượng nguyên liệu một cách hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí. Với việc ghi chép chi tiết lượng nguyên liệu nhập, xuất và tồn kho, chủ nhà hàng có thể lên kế hoạch mua sắm phù hợp.

Tải File Excel xuất nhập tồn kho dành cho nhà hàng, quán cafe

Để hỗ trợ bạn kinh doanh hiệu quả hơn, MISA CukCuk gửi tặng 10+ mẫu file Excel chuyên nghiệp cho nhà hàng, quán cafe, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý mọi khía cạnh. Bao gồm:

• File excel dự toán chi phí mở quán
• File excel quản lý thu chi hàng ngày
• File excel quản lý công nợ khách hàng & nhà cung cấp
• File excel quản lý kho
• File excel tính chi phí nhân sự…

4. Các hàm Excel cần biết khi dùng file Excel nhập xuất tồn kho

Dưới đây là các hàm Excel thường dùng khi sử dụng file quản lý xuất nhập tồn kho:

Hàm Excel	Mô tả
SUM	Tính tổng giá trị trong một vùng dữ liệu, thường dùng để tính tổng số lượng nhập, xuất, hoặc tồn kho.
IF	Kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng. Dùng để tạo cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu, ví dụ: “Cần nhập thêm” khi tồn kho dưới ngưỡng an toàn.
SUMIF	Tính tổng các giá trị trong một vùng dựa trên một điều kiện, như tính tổng số lượng nhập kho theo loại hàng hóa hoặc nguyên liệu cụ thể.
VLOOKUP	Tìm kiếm giá trị trong bảng dựa trên cột đầu tiên. Hữu ích để tra cứu thông tin chi tiết của nguyên liệu theo mã hàng, như đơn vị tính hoặc giá nhập.
COUNTIF	Đếm số ô trong một vùng dữ liệu đáp ứng một điều kiện, như đếm số lần nhập kho của một nguyên liệu cụ thể.
AVERAGE	Tính giá trị trung bình trong một vùng dữ liệu, giúp xác định mức tiêu thụ trung bình của nguyên liệu hoặc hàng hóa.
MAX	Trả về giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu. Dùng để tìm số lượng nhập kho lớn nhất, lượng hàng tồn cao nhất, hoặc mức tiêu thụ cao nhất.
MIN	Trả về giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu. Dùng để tìm số lượng hàng tồn thấp nhất hoặc mức nhập kho nhỏ nhất.
TODAY	Trả về ngày hiện tại, hữu ích để theo dõi ngày nhập, xuất hoặc tính thời gian tồn kho của nguyên liệu.

>>> Tham khảo: Không lo thất thoát với phần mềm quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp, dễ dùng

5. Ưu – Nhược điểm khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho

5.1. Ưu điểm

• Dễ tiếp cận: Excel là công cụ phổ biến, dễ sử dụng. Các chức năng cơ bản như tính toán, lọc dữ liệu, thống kê giúp theo dõi hàng tồn kho đơn giản mà không cần chi phí đầu tư lớn.

• Miễn phí: So với các phần mềm quản lý, Excel không tốn phí mua bản quyền phần mềm hàng tháng, phù hợp với quán ăn hoặc nhà hàng mới khởi nghiệp với ngân sách hạn chế.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể tạo bảng tính với các công thức tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể, ví dụ như lập công thức tính tồn kho, giá trị hàng tồn hoặc số lượng nhập, xuất…

5.2. Nhược điểm

• Dễ xảy ra sai sót: Với cách nhập liệu thủ công, chỉ cần một lỗi nhỏ như nhập sai số hoặc công thức sai là toàn bộ dữ liệu có thể bị ảnh hưởng, có thể dẫn đến quyết định sai lầm trong quản lý.
• Khó kiểm soát dữ liệu lớn: Khi dữ liệu xuất nhập tồn kho nhiều và phức tạp, việc quản lý bằng Excel trở nên quá tải. Excel không có chức năng theo dõi hàng tồn theo thời gian thực, dễ dẫn đến tình trạng mất kiểm soát lượng nguyên liệu.
• Thiếu tính tự động: Excel không thể tự động cập nhật dữ liệu hoặc cảnh báo khi nguyên liệu gần hết như phần mềm chuyên dụng.
• Không tích hợp các hệ thống khác: Excel không tích hợp với các nền tảng bán hàng, phần mềm kế toán hay các ứng dụng khác, gây khó khăn khi theo dõi đơn hàng.

Để khắc phục những hạn chế này, việc sử dụng một phần mềm quản lý như MISA CukCuk là giải pháp tối ưu. Cụ thể phần mềm giúp:

• Quản lý kho theo thời gian thực: Tự động cập nhật số lượng hàng tồn sau mỗi giao dịch, giúp tránh việc nhập liệu thủ công và sai sót

Dùng thử miễn phí

• Cảnh báo tồn kho: Cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, giúp bạn chủ động nhập hàng kịp thời.
• Tích hợp kênh bán hàng: Kết nối với GrabFood, Ahamove… đồng bộ đơn hàng và tồn kho, quản lý hiệu quả.
• Truy cập từ xa: Quản lý kho, đơn hàng, và doanh thu trên điện thoại, máy tính bảng,… mọi lúc, mọi nơi.
• Tự động hóa quy trình: Tự động in hóa đơn, tạo phiếu nhập/xuất kho, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Không chỉ phục vụ các chuỗi nhà hàng, MISA CukCuk nay còn mang đến phiên bản 6in1 – được phát triển riêng cho hộ kinh doanh nhỏ, quán ăn gia đình, quán cà phê, trà sữa, quán nhậu…

Gói gọn toàn bộ nghiệp vụ phức tạp vào một nền tảng duy nhất, MISA CukCuk mang đến bộ công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm chủ việc kinh doanh và tuân thủ pháp luật một cách dễ dàng:

• Bán hàng & Quản lý: Theo dõi doanh thu, tồn kho, công nợ real-time ngay trên điện thoại.
• Hóa đơn điện tử: Phát hành, gửi và tra cứu hóa đơn hợp lệ chỉ trong vài giây.
• Chữ ký số: Tích hợp sẵn, đảm bảo tính pháp lý cho mọi giao dịch với cơ quan thuế.
• Kê khai thuế tự động: Tự động tổng hợp dữ liệu, hỗ trợ lập tờ khai chính xác, hạn chế tối đa sai sót.
• Nộp thuế trực tuyến (ĐỘC QUYỀN): Tiên phong tích hợp trực tiếp với Mtax của Tổng cục Thuế, cho phép nộp thuế ngay trên ứng dụng MISA CukCuk.
• Sổ sách kế toán điện tử (MỚI): Tự động ghi nhận doanh thu, chi phí, lãi/lỗ để tạo bộ sổ sách hợp lệ.

Nhờ sự tích hợp liền mạch “Bán hàng – Hóa đơn – Kê khai – Nộp thuế – Sổ sách”, MISA CukCuk giúp bạn hoàn tất quy trình “Khai – Ký – Nộp” chỉ trong vài phút, tiết kiệm thời gian và chi phí vượt trội

Đặc biệt: Trong tháng này, MISA đang có chương trình TẶNG MIỄN PHÍ PHẦN MỀM cho 2 triệu hộ kinh doanh. Nắm bắt cơ hội để vận hành hiệu quả với chi phí 0 đồng!

NHẬN PHẦN MỀM MIỄN PHÍ 3 THÁNG

6. Tạm kết

Hy vọng với file Excel xuất nhập tồn kho miễn phí được cung cấp, bạn có thể quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, quán cafe của mình một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu quán của bạn ngày càng mở rộng và việc quản lý thủ công gặp khó khăn, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu quy trình vận hành. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình vận hành, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành – Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý F&B chuyên nghiệp, tối ưu quy trình từ gọi món, thanh toán đến quản lý chi phí nguyên vật liệu, tồn kho chính xác, báo cáo doanh thu tự động mọi lúc mọi nơi!