Tầm Quan Trọng Của Flow Chart Trong Quy Trình Xử Lý Công Việc

Sơ đồ flow chart sẽ đem lại những lợi ích như thế nào với những người sử dụng? Để biết thêm thông tin chi tiết về sơ đồ flow chart hãy cùng theo dõi bài viết này nhé!

Trong công việc để những vấn đề được trình bày rõ ràng việc sử dụng biểu đồ hay sơ đồ sẽ rất hữu dụng khi trình bày một vấn đề nào đó. Có rất nhiều dạng biểu đồ tư duy khác nhau, một trong những loại biểu đồ hay được sử dụng có flow chart. Vậy flow chart là gì, cách xây dựng biểu đồ này và lợi ích khi sử dụng nó như thế nào?

Flow chart là gì?

Thực ra flow chart là một dạng biểu đồ thường được dùng để trình bày những bước trong một quy trình nào đó. Việc sử dụng flow chart để hỗ trợ cho việc lập ra những kế hoạch hay các hoạt động đào tạo với những kiến thức khác nhau. Khi bạn muốn đưa ra những quyết định nào đó thì việc sử dụng flow chart trở nên rất hữu ích.

Thông thường khi tạo nên flow chart thì người dùng thường sẽ sử dụng những mũi tên để minh họa cho các bước. Việc dùng mũi tên sẽ dẫn dắt các vấn đề đi theo những quy trình cụ thể, logic.

Biểu đồ flow chart có rất nhiều dạng biến thể khác nhau như: sơ đồ chi tiết, sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô… Đó là hình ảnh thể hiện những quy trình theo tuần tự, là công cụ có thể điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung, một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản.

Hướng dẫn cách sử dụng flow chart hiệu quả

Nếu biết cách sử dụng flow chart thì hiệu quả của nó đem lại sẽ khiến bạn phải ngạc nhiên. Ví dụ khi bạn muốn đào tạo cho các nhân viên mới về công việc, nghiệp vụ thì việc sử dụng flow chart sẽ giúp quá trình đó trở nên hiệu quả hơn. Đặc biệt, khi có những bài thuyết trình hay các buổi báo cáo bạn cũng nên sử dụng flow chart.

Những trường hợp bạn nên sử dụng flow chart để đạt được hiệu quả và mục đích mà bản thân muốn hướng đến:

• Nghiên cứu quá trình cải tiến của một công trình nào đó
• Thuyết trình cho mọi người về quá trình nghiên cứu, quy trình làm việc
• Ghi lại quá trình thực hiện một dự án, công trình nào đó
• Xây dựng, lập kế hoạch cho những dự án, công trình mới
• Báo cáo về kết quả nghiên cứu, giải quyết vấn đề, công việc.

Lợi ích của việc sử dụng flow chart trong công việc

Sử dụng flow chart có rất nhiều tác dụng trong việc hoàn thành kế hoạch và mục đích đặt ra. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng flow chart có thể thấy rõ:

• Diễn giải từng quy trình nghiên cứu, hoạt động làm việc theo trình tự rõ ràng
• Truyền đạt cho người nghe quá trình thực hiện bằng hình ảnh, dễ liên tưởng
• Xâu chuỗi tất cả kiến thức, kĩ năng, nội dung, đơn giản hóa những vấn đề chính cần nêu
• Xây dựng kế hoạch có mục tiêu, định hướng rõ ràng
• xác định, đưa ra những quyết định mấu chốt nhanh chóng.

Cách xây dựng sơ đồ flow chart cơ bản

Để có thể xây dựng một sơ đồ flow chart cơ bản người thực hiện cần chuẩn bị một số dụng cụ sau: Ghi chú hoặc thẻ dính, một mảnh giấy lật hoặc giấy in báo lớn và bút đánh dấu.

• Đầu tiên cần xác định được nên sử dụng dạng sơ đồ như thế nào sẵn trong đầu
• Thực hiện viết tiêu đề cho hoạt động bạn muốn sơ đồ hóa nó lên giấy
• Cùng những người trong team thảo luận và đưa ra những quyết định về những quy trình cần thực hiện. Nhất định phải xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc quá trình này.
• PHác thảo ra những hoạt động sẽ thực hiện. Nên viết mỗi vấn đề trên một thẻ hoặc những tờ note.
• Khi đã viết ra những kế hoạch, nội dung thực hiện cần sắp xếp lại theo trình tự hợp lí.
• Khi đã thống nhất về kế hoạch và hoạt động thì bắt đầu sử dụng những chiếc mũi tên để hiển thị những luồng của quy trình.
• Cùng những đồng nghiệp trong team kiểm tra lại lần nữa tất cả những vấn đề đưa lên sơ đồ để có thể kịp thời chỉnh sửa những sai sót đang diễn ra.

Một số lưu ý khi xây dựng flow chart

• Không cần lo lắng về hình thức vẽ sơ đồ có theo chuẩn quy chuẩn hay không. Mục đích chính của việc sử dụng sơ đồ là thể hiện được nội dung cần trình bày.
• Nên tập trung vào nội dung, vấn đề nêu ra trong sơ đồ, tóm tắt, đơn giản hóa mọi vấn đề sao cho dễ hiểu, dễ nhớ.
• Không nên nhờ người vẽ sơ đồ mà cần chính những người tham gia vào quy trình phải thực hiện vẽ sơ đồ.
• Xác định những người chủ chốt tham gia vào quy trình.

Nếu flowchart của bạn quá đơn điệu, hãy SÁNG TẠO

Nếu các flowchart của bạn chỉ dựa trên các ký hiệu đơn giản, sơ đồ sẽ nhàm chán và không lôi cuốn người đọc, nhất là khi sơ đồ đó thiếu điểm nhấn, hoặc tông màu đồng đều. Bạn hoàn toàn có thể sáng tạo theo những cách bạn muốn, nếu bạn có năng lực thẩm mỹ tốt thì cũng nên thử sáng tạo theo cách riêng của bạn.

 

Qua bài viết trên chắc bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi flow chart là gì rồi đúng không? Những vấn đề về flow chart cũng như cách thực hiện sẽ rất hữu ích cho quá trình làm việc và xây dựng kế hoạch nghiên cứu. Vì vậy, hãy vận dụng nó vào công việc để đạt hiệu quả tốt nhất nhé!