Tạm ứng Là Gì? Những điều Cần Biết Về Tạm ứng Trong Kế Toán

Thỉnh thoảng chúng ta vẫn hay nghe từ tạm ứng lương. Vậy tạm ứng là gì? Chắc hẳn mọi người có thể hiểu nôm na được ý nghĩa của từ ngữ này. Nhưng trong hạch toán kế toán tạm ứng được thực hiện theo nguyên tắc nào? Cùng tìm hiểu qua phần trình bày sau bạn nhé!

Tạm ứng là gì? Những điều cần biết về tạm ứng

Tạm ứng được hiểu là vật đó thuộc về bạn nhưng chưa đến thời hạn lấy theo quy định. Tuy nhiên, chúng ta muốn lấy trước thì gọi là tạm ứng. Thuật ngữ này thường dùng trong việc tạm ứng lương mà người lao động nhận trước của doanh nghiệp theo hợp đồng thỏa thuận trước đó.

Trong hoạt động kinh doanh, số tiền tạm ứng được thanh toán hoặc nhận trước khi sản phẩm hàng hóa, dịch vụ được giao theo quy định trong nội dung hợp đồng. Theo đó các khoản thanh toán này sẽ được coi là chi phí trả trước trong việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Đây là tài sản để cân đối trong kế toán và khi tài sản này được sử dụng sẽ ghi vào báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ phát sinh.

Như vậy, tạm ứng, lương tạm ứng, tiền tạm ứng là một thuật ngữ dùng trong kế toán hiện nay. Và được sử dụng rộng rãi, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Cụ thể là hay tạm ứng tiền công cho công nhân.

Việc tạm ứng được hạch toán trên tài khoản 141, trong đó được ghi cụ thể như sau:

– Bên nợ: Tạm ứng các khoản tiền, vật liệu, vật tư cho công nhân của các doanh nghiệp.

– Bên có: Các khoản tạm ứng được thanh toán, tiền tạm ứng cho người lao động nếu còn dư thì chuyển vào quỹ hoặc tính trừ vào lương của người lao động. Đối với vật liệu, nếu còn dư thì chuyển nhập lại vào kho.

– Đối với dư nợ: Số tiền tạm ứng chưa được thanh toán xong.

Nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng của doanh nghiệp

Hạch toán các khoản tạm ứng trong doanh nghiệp có một số nguyên tắc cần tuân thủ để hoạt động này diễn ra thuận lợi. Cụ thể đó là nguyên tắc gì?

– Người tạm ứng lương là người đang làm việc tại doanh nghiệp và có hợp đồng lao động giữa 2 bên.

– Người tạm ứng là người chịu trách nhiệm với các khoản tạm ứng mà doanh nghiệp đã tạm ứng.

– Khi tạm ứng thì người lao động phải nêu các lý do để doanh nghiệp chấp nhận tạm ứng.

– Khi được phê duyệt tạm ứng thì người lao động phải đảm bảo việc sử dụng số tiền đúng với mục đích của mình.

– Sau khi hoàn thành công việc thì người lao động phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc để thanh toán các khoản tạm ứng với doanh nghiệp.

– Nếu muốn tạm ứng ở lần tiếp theo thì người lao động phải thanh toán dứt điểm các khoản tạm ứng trước đó. Đây là nguyên tắc cần thiết để doanh nghiệp tránh được những rủi ro.

– Nhân viên kế toán là người trực tiếp chi các khoản tiền tạm ứng và cần phải lấy sổ kế toán để ghi lại cụ thể đầy đủ thông tin của từng người tạm ứng. Trong đó note lại tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng theo từng lần. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà kế toán phải thực hiện cẩn thận.

Theo phương pháp kế toán trong doanh nghiệp, tiền tạm ứng được hạch toán ở các tài khoản cụ thể như sau:

– Tiền tạm ứng vật tư cho người lao động: Nợ TK 141 và các tài khoản 111, 112, 152…

– Khi đã thực hiện công việc xong thì người tạm ứng lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo những giấy tờ gốc để chứng minh tạm ứng sẽ ghi: Nợ TK 141 (được hiểu là tạm ứng có nợ TK: 152, 153, 156, 241, 331, 621…).

– Đối với những khoản tạm ứng đã chi và đã sử dụng nhưng còn dư thì nhập lại vào quỹ hoặc trừ vào tiền lương của người nhận tạm ứng sẽ ghi: Nợ TK 111 (tiền mặt), nợ TK 152 (nguyên vật liệu), nợ TK 334 (phải trả cho người lao động), có TK 141 (tạm ứng).

– Đối với trường hợp số thực chi được cấp trên ký duyệt lớn hơn số đã tạm ứng thì kế toán phải lập thêm phiếu chi để thanh toán tạm ứng thêm cho người nhận, ghi: Nợ các TK (152, 153, 156, 621…) có TK – được hiểu là tiền mặt.

Hướng dẫn cách viết thanh toán tiền tạm ứng

Các khoản tạm ứng sẽ được ghi vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, đây là căn cứ để ghi vào sổ kế toán. Vì vậy, chúng ta phải biết cách viết giấy tạm ứng như sau:

– Trong mục 1, ghi số tiền tạm ứng bao gồm 2 nội dung: Một là số tiền tạm ứng của lần trước chưa chi tiết sẽ căn cứ vào số dư tạm ứng tính đến ngày lập phiếu trên sổ kế toán. Hai là số tiền tạm ứng của kỳ này sẽ căn cứ vào các phiếu chi tạm ứng và mỗi phiếu sẽ chỉ ghi 1 dòng duy nhất.

– Trong mục 2, ghi số tiền đã chi dựa vào căn cứ các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm ứng và mỗi một chi tiêu cũng chỉ ghi 1 dòng duy nhất.

– Trong mục 3, ghi chênh lệch giữa mục 1 với mục 2 trong giấy thanh toán tạm ứng. Trong đó, nếu số tạm ứng chi mà còn dư thì sẽ ghi vào dòng 1 của mục 3. Còn nếu chi quá số tạm ứng sẽ ghi vào dòng 2 của mục 3.

Với những thông tin đã chia sẻ thì hy vọng các bạn đã hiểu rõ tạm ứng là gì. Đặc biệt biết được những thông tin cơ bản về việc tạm ứng được hạch toán ra sao trong kế toán. Từ đó giúp mỗi người có thể thực hiện đúng trách nhiệm của mình.