Tạo Và Chia Sẻ Thư Mục Công Cộng Trong Outlook - Microsoft Support

Bỏ qua để tới nội dung chính Đăng nhập với Microsoft Đăng nhập hoặc tạo một tài khoản. Xin chào, Chọn một tài khoản khác. Bạn có nhiều tài khoản Chọn tài khoản bạn muốn đăng nhập. Applies ToOutlook cho Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013

Các thư mục công cộng trong Outlook cung cấp cho bạn một nơi tuyệt vời để thu thập, sắp xếp và chia sẻ thông tin về các chủ đề hoặc dự án cụ thể trong tổ chức. "Công khai" trong trường hợp này có nghĩa là có thể xem bởi tất cả mọi người trong tổ chức, không phải trên thế giới nói chung. Khi bạn đăng thư vào thư mục công cộng, bạn sẽ không gửi email thư đó cho bất kỳ ai, vì vậy không có Hộp thư đến của ai bị xáo trộn. Thay vào đó, mọi người có thể kiểm tra thư mục bất cứ khi nào họ muốn tìm kiếm các bài đăng thú vị.

Quan trọng: Bạn cần Microsoft Exchange Server và tài khoản email Exchange để dùng thư mục công cộng với Outlook. Hầu hết các tài khoản email gia đình và cá nhân không sử dụng Exchange.

Bước 1: Kiểm tra với người quản trị Exchange của bạn

Tổ chức của bạn có thể không cho phép thư mục công cộng hoặc có thể có chính sách về cách sử dụng chúng. Hãy kiểm tra với người quản trị của bạn để bạn có thể đi đúng hướng. Nếu tổ chức của bạn cho phép và hỗ trợ sử dụng thư mục công cộng nhưng thư mục công cộng mức cao nhất chưa tồn tại, hãy yêu cầu người quản trị Exchange của bạn tạo thư mục công cộng.

Khi thư mục mức cao nhất sẵn dùng, chỉ cần nhấn Ctrl + 6 để xem thư mục và nội dung trong ngăn Thư mục Outlook.

Bước 2: Tạo và đặt tên cho thư mục của bạn

1. Nhấn Ctrl+6 để xem Thư mục Công cộng trong Ngăn Thư mục.

   Quan trọng: Nếu bạn không thấy mục Thư mục Công cộng trong Ngăn Thư mục, hãy xem người quản trị email Exchange cục bộ của bạn. Họ phải thiết lập nó cho bạn.

2. Bấm chuột phải vào Thư mục Công cộng, rồi bấm Thư mục Mới.

   

3. Đặt tên cho thư mục và bấm OK.

Mẹo: 

• Bạn có thể thêm thư mục công cộng vào thư mục Yêu thích của mình. Sau đó, Outlook Web App thể thực hiện một số chức năng nhất định trong cùng các thư mục công cộng đó, chẳng hạn như tạo, cập nhật hoặc xóa mục. Những hành động này có thể được thực hiện trong thư mục Lịch, Liên hệ, Thư và Bài đăng công cộng.

• Để thêm thư mục công cộng vào Yêu thích của bạn, hãy bấm chuột phải vào thư mục, rồi chọn Thêm vào Yêu thích....

• Để biết thông tin về cách sử dụng thư mục Yêu thích trong Outlook Web App, hãy xem Làm việc với thư mục thư Outlook Web App.

Bước 3: Đặt quyền thư mục cho người dùng và nhóm

Theo mặc định, Outlook chỉ cấp quyền cho bạn, với tư cách là người tạo thư mục công cộng, vì vậy bạn cần cấp đặc biệt quyền cho mọi người để họ có thể đọc và đăng nội dung trong thư mục. Tìm hiểu cách Thay đổi quyền cho thư mục công cộng.

Bắt đầu sử dụng thư mục công cộng

Dưới đây là một số cách điển hình để sử dụng thư mục công cộng trong tổ chức:

Thảo luận trực tuyến

Lưu trữ từng chủ đề thảo luận trong thư mục con của riêng nó. Nếu cần, hãy đặt quyền cho từng thư mục con (bạn có thể muốn hạn chế truy nhập vào các thư mục chứa thông tin bảo mật hoặc nhạy cảm). Một chủ đề có thể có người điều phối riêng để kiểm soát xem một mục có được đăng hay không và xóa các bài đăng không đáp ứng tiêu chuẩn của tổ chức hoặc vi phạm chính sách.

Chia sẻ lịch, danh sách liên hệ và danh sách tác vụ

Đính kèm lịch, liên hệ và tác vụ hoặc danh sách nhiệm vụ vào bài đăng để chia sẻ thông tin với những người có quyền truy nhập vào thư mục. Loại vị trí tập trung này hỗ trợ giao tiếp và cộng tác trong các dự án nhóm.

Sự khác biệt giữa thư mục thư và thư mục công cộng

• Khi bạn chuyển từ thư mục email sang thư mục công cộng, nút Bài đăng Mới phía trên Ngăn Thư mục sẽ thay đổi thành Email Mới – vì bạn thường đăng các mục thay vì gửi thư email trong thư mục công cộng.

• Khi bạn trả lời bài đăng trong thư mục công cộng, sẽ không có nút Trả lời Tất cả. Bất kỳ ai xem nội dung của thư mục đều có thể thấy bài đăng của bạn.

Tìm hiểu thêm về thư mục Outlook

Chuyển đổi giữa các thư mục Outlook

Thay đổi quyền cho thư mục công cộng

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Khám phá Cộng đồng

Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.

Lợi ích đăng ký Microsoft 365

Nội dung đào tạo về Microsoft 365

Bảo mật Microsoft

Trung tâm trợ năng

Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.

Hỏi Cộng đồng Microsoft

Cộng đồng Kỹ thuật Microsoft

Người dùng Nội bộ Windows

Người dùng nội bộ Microsoft 365

Thông tin này có hữu ích không?

Có Không Xin cảm ơn! Bạn có thêm ý kiến phản hồi nào cho Microsoft không? Bạn có thể giúp chúng tôi cải thiện không? (Gửi ý kiến phản hồi cho Microsoft để chúng tôi có thể trợ giúp.) Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật? Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn? Đã giải quyết vấn đề của tôi Hướng dẫn Rõ ràng Dễ theo dõi Không có thuật ngữ Hình ảnh có ích Chất lượng dịch thuật Không khớp với màn hình của tôi Hướng dẫn không chính xác Quá kỹ thuật Không đủ thông tin Không đủ hình ảnh Chất lượng dịch thuật Bất kỳ thông tin phản hồi bổ sung? (Không bắt buộc) Gửi phản hồi Khi nhấn gửi, phản hồi của bạn sẽ được sử dụng để cải thiện các sản phẩm và dịch vụ của Microsoft. Người quản trị CNTT của bạn sẽ có thể thu thập dữ liệu này. Điều khoản về quyền riêng tư.

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×