THIẾT KẾ NHÓM LÀM VIỆC - Tài Liệu Text - 123doc

1. Trang chủ >
2. Kinh Tế - Quản Lý >
3. Tiêu chuẩn - Qui chuẩn >

THIẾT KẾ NHÓM LÀM VIỆC

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.92 MB, 256 trang )

89Cẩm Nang Kinh Doanh - Các Kỹ Năng Quản Lý Hiệu QuảKhi nhóm đang hình thành, nó cần những mục tiêu để có thể tập trung vàonỗ lực của mình. Những mục tiêu này nên cụ thể, thiết thực nhưng thách thức, vàmột số mục tiêu nên có tính khả thi trong một khoảng thời gian ngắn hợp lý. Cácmục tiêu của nhóm nên phù hợp với tầm nhìn và giá trị của tổ chức.Mặc dù một số nhóm chịu trách nhiệm thực hiện đề xuất cho cấp quản lý,những nhóm khác phải được trao quyền để tiến hành và thực hiện các quyết địnhđó. Không thể trông đợi vào cấp quản lý mỗi lần cần đến quyết định điều hành.Trưởng nhóm và các thành viên cùng phải ý thức về giới hạn thẩm quyền của họ.Cuối cùng, nhóm phải có kế hoạch về thời gian để theo đuổi các mục tiêu đãđề ra. Một số nhóm tồn tại theo lịch làm việc không giới hạn. Ví dụ, một nhà máysản xuất có thể có một nhóm kiểm tra quy trình thường trực cho mọi chuyền sảnxuất. Các nhóm khác được ấn định khung thời gian cụ thể, chẳng hạn như mộtnhóm chịu trách nhiệm tạo một website thương mại điện tử vào cuối năm. Trongtrường hợp nào thì cũng nên có kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu hay tọa ra kếtquả.Vai Trò Và Trách NhiệmMột điều cốt yếu cho sự phát triển của nhóm là xác định rõ ràng các vai tròvà trách nhiệm. Ai sẽ được đưa vào nhóm, và nhiệm vụ của họ sẽ là gì? Sau đây làmột số vai trò và trách nhiệm điển hình:1. Bảo trợ nhóm. Đây thường là người điều hành trao quyền cho nhóm và hỗtrợ các hoạt động của nhóm. Người bảo trợ chỉ đóng vai trò gián tiếp trongcông việc của nhóm.2. Trưởng nhóm. Người trưởng nhóm thúc đẩy sự phát triển của nhóm, bảo vệcác nguồn lực, và sắp xếp (nếu phù hợp) việc khen thưởng cho nhóm. Quyềnlãnh đạo nhóm có thể tập trung vào một người duy nhất hoặc vào một bankhông quá ba người.3. Thành viên nhóm. Các thành viên đảm trách phần công việc chính thực tếcủa nhóm. Do đó, tất cả họ đều phải có các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiếtđể thực hiện công việc.4. Người hướng dẫn. Một số nhóm được hưởng lợi từ việc có một ai đó,thường là một nhà tư vấn hay chuyên gia đào tạo, có thể giúp mọi ngườicùng nhau làm việc hiệu quả hơn.90Cẩm Nang Kinh Doanh - Các Kỹ Năng Quản Lý Hiệu QuảNhững vai trò này có thể trao đổi luân phiên theo định kỳ. Một số vai tròthậm chí có thể chia sẻ.Xác Định Phần ThưởngNên có sự trao đổi giá trị công bằng giữa các thành viên trong nhóm. Cơ chếkhen thưởng cho nhóm chịu ảnh hưởng – nếu không muốn nói là bị ép buộc – bởikế hoạch lương bổng của tổ chức. Nếu nhóm được phép có những phần thưởng đặcbiệt, người thiết kế nhóm phải đối mặt với một tình huống khó xử. Việc họ nênnhấn mạnh vào đâu – đóng góp cá nhân hay thành quả của nhóm – là một vấn đềnan giải. Nhấn mạnh quá nhiều vào phần thưởng cá nhân có thể ảnh hưởng tiêu cựcđến tinh thần làm việc theo nhóm. Mặt khác, nếu phần thưởng chỉ dựa trên thànhquả của cả nhóm, sẽ nảy sinh tình trạng “không làm mà hưởng” – cho phép nhữngngười không đóng góp gì cũng được chia sẻ phần thưởng do những người đã làmhết mọi việc đem lại. Phần thưởng theo nhóm cũng có thể khuyến khích mọi ngườilàm những việc tốt nhất cho nhóm nhưng chưa hẳn là tốt nhất cho tổ chức.Nhiều công ty chấp nhận giái pháp kết hợp mục tiêu cá nhân và mục tiêu củanhóm, bao gồm cả những phần thưởng công nhận đóng góp đặc biệt của cá nhân,và cho những người tham gia cơ hội chia sẻ giá trị được tạo ra thông qua nỗ lựccủa nhóm.Bí quyết khen thưởng cho nhóm1. Hãy nhớ rằng phần thưởng không phải là yếu tố quan trọng nhất để quản lýnăng lực thực hiện của nhóm2. Hãy trình bày động cơ theo mục tiêu của nhóm3. Số tiền khích lệ phải có ý nghĩa4. Động cơ phải phù hợp với giá trị nhiệm vụChọn Thành Viên Cho NhómĐây có lẽ là phần thưởng quan trọng nhất và đòi hỏi sự khéo léo nhiều nhấttrong việc thiết kế nhóm. Không có được người phù hợp cho nhóm là con đườngnhanh nhất hủy hoại sự thành công. Khi chọn thành viên cho nhóm, hãy tìm nhữngcá nhân có thể đóng góp kỹ năng phù hợp.Sự kết hợp những cá nhân lý tưởng sẽ khác nhau tùy theo nhiệm vụ củanhóm, trong khi đó tất cả các nhóm đều đòi hỏi sự kết hợp chuyên môn chức năngvà kỹ thuật, bao gồm cả kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng tươngtác cá nhân và làm việc theo nhóm. Đối với kỹ năng làm việc theo nhóm, hãy tìmnhững người có các đặc điểm sau:91Cẩm Nang Kinh Doanh - Các Kỹ Năng Quản Lý Hiệu Quả1. Thẳng thắn;2. Biết từ chối những lời đề nghị khi quỹ thời gian của họ đã bị sử dụnghết;3. Chuyển giao và nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, cả tích cực lẫntiêu cực;4. Mạnh dạn đưa ra đề xuất với các cấp bậc có thẩm quyền, về những hỗtrợ mà nhóm cần từ tổ chức;5. Có khả năng thương lượng;6. Chịu trách nhiệm về hành động của chính mình.Bạn nên có bao nhiêu thành viên trong nhóm? Con số tối ưu tùy thuộc vàomục tiêu của nhóm và công việc phải làm để đạt được mục tiêu ấy. Nhưng khôngnhất thiết phải nhiều mới là tốt. Nói chung, nhóm nhỏ (khoảng 10 thành viên)thường hiệu quả hơn khi nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi những kỹ năng cụ thể. Cácnhóm lơn hơn (khoảng 25 người) có thể hiệu quả nếu nhiệm vụ khá đơn giản. Khókhăn chính đối với những nhóm lớn – ngoài việc làm loãng sự cam kết của cácthành viên – là khâu phối hợp.Quy mô nhóm không cần cố định. Ví dụ, tại những thời điểm khác nhautrong vòng đời dự án sẽ cần những kỹ năng khác nhau. Vì thế , có thể linh độngtăng hoặc giảm số thành viên.Tạo một văn bản chung của nhómViệc truyền đạt mục đích của nhóm, khoảng thời gian tồn tại, vai trò và cácyếu tố khác của hoạt động nhóm trong phạm vi một văn bản chung của nhóm làmột ý tưởng hay. Văn bản chung này nên chỉ ra:1. Nhà điều hành bảo trợ của nhóm;2. Mục tiêu cụ thể của nhóm;3. Kế hoạch thời gian;4. Vai trò lãnh đạo;5. Biện pháp thành công;6. Nguồn lực có sẵn cho nhóm.Mọi người trong nhóm – và các nhà quản lý liên quan trong công ty – nênhiểu rõ ràng văn bản chung này.92Cẩm Nang Kinh Doanh - Các Kỹ Năng Quản Lý Hiệu QuảHOẠT ĐỘNG THEO NHÓMViệc thiết kế tốt có thể giúp nhóm có được bước khởi đầu tốt, nhưng điều đókhông thể đảm bảo sự thành công. Thành công là khi các thành viên trong nhómlàm việc cùng nhau hướng đến mục tiêu đã định. Làm việc cùng nhau là thử tháchlớn nhất, những ngoài ra còn có nhiều công việc khác phải để tâm đến. Một trongsố đó là xác định mức độ ưu tiên khi nhóm có nhiều mục tiêu. Việc nào nên giảiquyết đầu tiên? Con người, thời gian và nguồn lực hạn chế sẽ được phân bố nhưthế nào?Lên lịch làm việc là một chức năng hoạt động khác. Việc lên lịch giúp nhómthực hiện nhiệm vụ trong các hạn định thời gian. Chức năng này giải đáp các câuhỏi sau:1.2.3.4.Điều gì phải được thực hiện?Mọi hoạt đông cụ thể sẽ mất bao lâu để hoàn thành?Mỗi hoạt động phải diễn ra theo trình tự nào?Ai chịu trách nhiệm cho từng hoạt động?Phần mềm như Microsoft Project Manager có thể giúp việc lên lịch làm việccho một nhóm đa nhiệm vụ trở nên dễ dàng và hoàn chỉnh hơn.Ngoài ra còn có vấn đề về việc ra quyết định như thế nào. Nhóm phải xácđịnh ai sẽ ra quyết định (trưởng nhóm, nhóm, các cá nhân trong nhóm) và cách raquyết định (nhất trí, đa số). Người ra quyết định và cách ra quyết định liên quanchặt chẽ với nhau. Sau đây là bốn phương pháp có thể áp dụng:1. Quy tắc đa số. Các thành viên mang thông tin vào cuộc họp, thảo luậnvà biểu quyết. Quyết định nhận được trên 50 phiếu bầu sẽ được chọn.2. Nhất trí. Mọi thành viên trong nhóm phải đồng ý chọn một quyết định.Nhóm phải triển khai các giải pháp thay thế mới nếu không đạt được sựnhất trí.3. Một nhóm nhỏ quyết định. Một nhóm cá nhân có kinh nghiệm và kỹnăng liên quan được chọn để ra quyết định4. Trưởng nhóm quyết định. Trưởng nhóm thu thập ý kiến của các thànhviên trong nhóm và ra quyết định.Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh và điểm yếu.Ví dụ, nếu các thành viêntrong nhóm tham gia nhiều vào quy trình ra quyết định, họ có nhiều khả năng hơn93Cẩm Nang Kinh Doanh - Các Kỹ Năng Quản Lý Hiệu Quảtrong việc hỗ trợ thực hiện quyết định trong thực tế. Do đó, phương pháp nhất trívà quy tắc đa số có thể giúp xây dựng sự cam kết trong nhóm. Tuy nhiên, nhữngphương pháp này lại mất thời gian. Nếu thời gian là vấn đề thì hãy xem xét sửdụng các phương pháp khác nhau cho những loại quyết định khác nhau. Hãy dùngmột trong các phương pháp “nhóm quyết định” để ra quyết định quan trọng nhấtđối với các thành viên trong nhóm, và dùng phương pháp linh động hơn cho cácquyết định còn lại.VAI TRÒ CỦA TRƯỞNG NHÓMMọi nhóm đều cần một trưởng nhóm giữ vai trò là nguồn sinh lực, ngườiliên hệ chính giữa nhóm với phần còn lại của tổ chức, và là người phát ngôn chonhóm. Trong một số trường hợp, trưởng nhóm có thể được xác định bởi người bảotrợ hoặc được các thành viên trong nhóm bầu chọn.Trường nhóm phải thực hiện những trách nhiệm giống như một nhà lãnhđạo: duy trì việc thực hiện mục tiêu và giữ cho mọi người đi đúng hướng, đem vềnguồn lực cần thiết, khuyến khích mọi người, và “gỡ rối” cho nhóm khi gặp phảivấn đề nan giải.Giải Quyết Vấn Đề Nan GiảiNhóm có thể gặp rắc rối vì nhiều lý do. Ý thức định hướng và sự tận tâm củamột số thành viên có thể suy giảm. Một số thành viên khác có thể đặt quyền lợi cánhân lên trên quyền lợi và mục tiêu chung của cả nhóm. Có thể nảy sinh những lỗhổng nghiêm trọng trong kỹ năng. Hoặc sự tư thù giữa các thành viên cũng có thểlàm suy yếu sự cố kết của nhóm.May mắn là có nhiều điều mà trưởng nhóm có thể làm để gỡ rối cho nhóm.Ví dụ: một trưởng nhóm có thể cho nhóm thảo luận về mục đích, phương phát vàcác mục tiêu thực hiện của mình với việc sử dụng hiến chương của nhóm làm trungtâm. Trưởng nhóm có thể dàn xếp mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm, vàthậm chí có thể loại bỏ những người không đóng góp hoặc gây rối ra khỏi nhóm.Khi Trưởng Nhóm Chính Là Vấn ĐềTrong một số trường hợp, trướng nhóm có thể chính là căn nguyên của vấnđề. Vì nhiều trưởng nhóm vốn là các nhà quản lý, thường mắc một trong hai sailầm sau. Sai lầm thứ nhất là tiếp tục hành động như một vị sếp truyền thống quaviệc ra mệnh lệnh về cách thức thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Sai lầm thứ hai là

Xem Thêm

Tài liệu liên quan

• Các kỹ năng quản lý hiệu quả
  • 256
  • 1,468
  • 3
• Tài liệu Tính đồng bộ trong chiến lược truyền thông doc
  • 8
  • 393
  • 0
• Tài liệu Sức mạnh bộ não pptx
  • 7
  • 281
  • 2
• Tài liệu TOÁN ỨNG DỤNG - Chương IV PHÂN TÍCH MARKOV VÀ ỨNG DỤNG pdf
  • 22
  • 1
  • 17
• Tài liệu TÍNH TOÁN LỰC HÚT ĐIỆN TỬ NAM CHÂM ĐIỆN pptx
  • 3
  • 748
  • 4
• Tài liệu Remembering the Kanji volume 3 docx
  • 474
  • 449
  • 2
• Tài liệu Tiểu luận “Quan hệ phân phối và các hình thức phân phối ở nước ta hiện nay” pdf
  • 26
  • 554
  • 0
• Tài liệu Tiểu lý phi đao - tập 15 pptx
  • 17
  • 444
  • 0
• Tài liệu Tiểu lý phi đao - tập 16 pptx
  • 13
  • 400
  • 0
• Tài liệu Tiểu lý phi đao - tập 17 doc
  • 15
  • 472
  • 0
• Tài liệu Tiểu lý phi đao - tập 18 pdf
  • 16
  • 498
  • 0

Tải bản đầy đủ (.pdf) (256 trang)

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(1.92 MB) - Các kỹ năng quản lý hiệu quả-256 (trang) Tải bản đầy đủ ngay ×