Thông Tin W-9 Là Gì? - 2022

Thông tin W-9 là gì?

Nếu bạn là nhà thầu độc lập hoặc người làm việc tự do, có lẽ bạn đã quen thuộc với Biểu mẫu W9 mà bạn phải điền cho khách hàng trước khi bạn cung cấp dịch vụ của mình. Mục đích của W9 là gì? Đó là yêu cầu về số nhận dạng và chứng nhận của người nộp thuế và bất kỳ doanh nghiệp nào trả cho nhà thầu độc lập hơn $ 600 hàng năm phải báo cáo các khoản thanh toán đó cho IRS. Với mục đích đó, họ sử dụng Biểu mẫu 1099-MISC, nhưng họ phải có thông tin của người được thanh toán trên W-9 để điền vào Biểu mẫu 1099-MISC. Hầu hết các công ty sẽ không phát hành thanh toán cho một nhà thầu độc lập trừ khi họ có W-9 trong hồ sơ. 1099-MISC cũng được nộp cho những người đã nhận được tiền hoặc giải thưởng tài sản hoặc giải thưởng.

Thông tin chung W9

Khi bạn là nhà thầu độc lập hoặc người làm việc tự do, khách hàng của bạn không khấu trừ thuế Medicare, An sinh xã hội và thuế thu nhập khi họ đưa cho bạn một tấm séc. Điều đó không có nghĩa là bạn không nợ các khoản thuế này và khi nói đến An sinh xã hội, bạn phải tự trả toàn bộ số tiền, thay vì một nửa, hoặc 6.2 phần trăm thu nhập, được trả bởi chủ lao động. Tất nhiên, IRS phải biết bạn đã kiếm được bao nhiêu để đảm bảo bạn thực hiện nghĩa vụ thuế của mình và họ nhận được thông tin đó từ Mẫu 1099-MISC. Máy khách sẽ gửi W-9 cho bạn chứ không phải IRS. Nếu bạn nghĩ rằng bạn là một nhân viên chứ không phải là một nhà thầu độc lập, bạn không nên điền vào W-9, nhưng điều bắt buộc là bạn phải làm rõ tình trạng việc làm của mình với công ty mà bạn đang thực hiện công việc. Nhân viên điền vào Mẫu W-4, bao gồm khấu trừ trợ cấp cho tiền lương của bạn. Biểu mẫu W-2 được sử dụng để báo cáo tiền lương hoặc tiền công cho IRS. IRS coi một người là nhân viên nếu công ty có quyền kiểm soát những gì công nhân làm và cách họ làm công việc đó, và nếu họ nhận được một số lợi ích như bảo hiểm y tế, kỳ nghỉ có lương, kế hoạch nghỉ hưu và những thứ tương tự. Một nhà thầu độc lập tự làm chủ và cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp hoặc khách hàng khác. Các nhà thầu như vậy phải chịu thuế tự làm.

Bên cạnh các khách hàng báo cáo thu nhập đã trả cho bạn, W9 cũng được sử dụng để báo cáo các giao dịch bất động sản, hủy nợ, đóng góp cho IRA của bạn, lãi suất thế chấp và mua lại hoặc từ bỏ tài sản bảo đảm, theo IRS. Lấy Mẫu W-9 bằng cách gọi IRS tại 1-800-TAX-FORM hoặc bằng cách tải xuống từ trang web của IRS.

Cách điền W9

Việc điền W9 khá đơn giản và IRS cung cấp hướng dẫn. Phần ban đầu của biểu mẫu W9 liên quan đến thông tin cá nhân của bạn. Trên dòng trên cùng, bạn phải điền tên của bạn như nó xuất hiện trên biểu mẫu thuế thu nhập liên bang của bạn. Nếu tên doanh nghiệp của bạn khác với tên hợp pháp của bạn, bạn phải đưa tên đó vào dòng thứ hai. Phần thứ ba yêu cầu bạn kiểm tra hộp thích hợp để phân loại thuế liên bang của bạn và bạn phải chọn một trong các cách sau: Chủ sở hữu cá nhân / duy nhất hoặc LLC thành viên duy nhất; Tổng công ty C; Tổng công ty S; Quan hệ đối tác; Ủy thác hoặc bất động sản hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn.

Bạn phải nhập phân loại thuế, nhưng đảm bảo bạn chọn hộp thích hợp trong dòng trên để phân loại thuế của chủ sở hữu một thành viên. Bạn không kiểm tra LLC nếu mà LLC LLC được phân loại là một thành viên LLC bị coi thường từ chủ sở hữu trừ khi chủ sở hữu LLC là một LLC khác không được coi thường từ chủ sở hữu cho các mục đích thuế liên bang của Hoa Kỳ, theo IRS. Đối với một thành viên LLC bị coi thường từ chủ sở hữu, hãy chọn hộp bên phải để phân loại thuế của chủ sở hữu.

Dòng 4 liên quan đến miễn trừ cho các tài khoản bên ngoài Hoa Kỳ, nhưng các mã không áp dụng cho các cá nhân, chỉ một số loại chủ sở hữu nhất định. Nếu có thể, hãy nhập mã người nhận thanh toán được miễn hoặc miễn trừ Đạo luật tuân thủ thuế tài khoản nước ngoài. Nhập địa chỉ của bạn trên các dòng 5 và 6. Bên cạnh dòng địa chỉ là một hộp cho tên của người yêu cầu, nhưng nó là tùy chọn. Dòng 7 yêu cầu số tài khoản của bạn, nhưng đó cũng là tùy chọn.

Phần 1 của W9 liên quan đến Mã số thuế hoặc TIN. Bạn có thể nhập số An sinh xã hội hoặc Số nhận dạng chủ nhân (EIN), nhưng phải khớp với tên trên dòng đầu tiên của biểu mẫu W9, hoặc việc giữ lại dự phòng sẽ xảy ra. Thuế khấu trừ dự phòng được đánh vào thu nhập đầu tư với thuế suất được thiết lập trước, do thu nhập được rút ra bởi nhà đầu tư. Kể từ 2018, tỷ lệ giữ lại dự phòng là 24 phần trăm. Các khoản thanh toán bị khấu trừ dự phòng có thể bao gồm lãi suất, bao gồm cả lãi suất được miễn thuế; cổ tức; nhuận bút; giá thuê; lương không nhân viên; các khoản thanh toán được thực hiện trong thanh toán bằng thẻ thanh toán và giao dịch mạng của bên thứ ba, cũng như các khoản thanh toán của nhà khai thác tàu cá. Tuy nhiên, các giao dịch bất động sản không phải chịu sự khấu trừ đó. Đối với TIN của họ, hầu hết các cá nhân sẽ sử dụng số An sinh xã hội của họ, nhưng không sử dụng cho người ngoài hành tinh thường trú, chủ sở hữu duy nhất hoặc các thực thể không quan tâm. Đối với các bên khác, nhập EIN.

Phần 2 của W9 là chứng nhận và bạn phải ký và ghi ngày vào phần này. Theo hình phạt khai man, bạn xác nhận rằng TIN của bạn là chính xác hoặc bạn đang chờ cấp số. Bạn phải xác nhận rằng bạn không phải chịu sự sao lưu dự phòng và bạn là công dân Hoa Kỳ hoặc người nước ngoài thường trú tại Hoa Kỳ, hoặc một đối tác, công ty, công ty hoặc hiệp hội được tạo hoặc tổ chức tại Hoa Kỳ hoặc theo luật Hoa Kỳ. Bất động sản không phải nước ngoài và tín thác trong nước cũng được bao gồm trong chứng nhận này.

Yêu cầu W9 khác

Nếu bạn không cung cấp TIN chính xác cho người yêu cầu, bạn phải chịu hình phạt $ 50 cho mọi thất bại đó trừ khi vì lý do hợp lý và không bỏ bê cố ý. Có một hình phạt dân sự về việc nhập thông tin sai lệch về việc giữ lại. Bất cứ ai đưa ra tuyên bố sai mà không có cơ sở hợp lý và kết quả là không có khoản dự phòng bị giữ lại sẽ bị phạt $ 500.

Đệ trình điện tử W-9

Người yêu cầu có thể thiết lập hệ thống đệ trình điện tử cho Mẫu W-9. Fax được coi là một đệ trình điện tử. Hệ thống điện tử phải đảm bảo thông tin nhận được giống như thông tin được gửi. Người yêu cầu phải ghi lại tất cả quyền truy cập của người dùng dẫn đến việc gửi và cung cấp sự chắc chắn hợp lý rằng người gửi biểu mẫu thực sự là người được xác định trên W-9 hoặc nhà môi giới hoặc cố vấn đầu tư đã đăng ký của họ. Tất cả thông tin trong bản đệ trình điện tử phải giống như W-9 trên giấy và phải cung cấp bản sao giấy như vậy nếu IRS yêu cầu. Mục cuối cùng trong bài nộp là chữ ký điện tử của người có tên trong W-9 để xác minh đệ trình. Đặt chữ ký điện tử theo các hình phạt của tuyên bố khai man theo giấy W-9.

Thay thế W-9

IRS cho phép người yêu cầu tự phát triển, thay thế W-9 miễn là nội dung của nó về cơ bản là tương tự như trên Mẫu IRS W-9. Thay thế như vậy phải đáp ứng yêu cầu chứng nhận. Trên W-9 thay thế, các chứng nhận phải nêu rõ thông tin tương tự như trên Phần 2 của mẫu W-9 của IRS, bao gồm mọi hành vi xuyên tạc đều bị phạt vì tội khai man. Khi sử dụng W-9 thay thế, bao gồm một dòng chữ ký riêng chỉ dành cho các chứng nhận hoàn thành yêu cầu ghi rõ các chứng chỉ. Nếu mẫu thay thế sử dụng một dòng chữ ký duy nhất cho các chứng nhận cần thiết và thông tin khác, bạn được yêu cầu làm nổi bật các chứng nhận. IRS cho phép bạn làm như vậy theo nhiều cách khác nhau bao gồm làm nổi bật, sử dụng kiểu mặt đậm hoặc đấm bốc. Điểm mấu chốt là ngôn ngữ chứng nhận phải nổi bật so với phần còn lại của thông tin trên W-9 thay thế. IRS yêu cầu một biểu mẫu thay thế cũng bao gồm các thông tin sau bên trên dòng chữ ký và cũng phải nổi bật: Dịch vụ doanh thu nội bộ không yêu cầu bạn đồng ý với bất kỳ điều khoản nào của tài liệu này ngoài các chứng nhận cần thiết để tránh sao lưu giữ lại.

Nếu mã miễn trừ FATCA không áp dụng, bạn có thể bỏ qua phần đó từ biểu mẫu thay thế, nhưng bạn phải cho người được thanh toán biết rằng FATCA không áp dụng. Những gì bạn không thể làm với một hình thức thay thế là yêu cầu người ký phải đồng ý với các điều khoản không liên quan đến các chứng chỉ được yêu cầu. Bạn cũng không thể ngụ ý rằng người ký có thể bị giữ lại dự phòng, trừ khi người ký đồng ý với các điều khoản không liên quan đến các chứng nhận được yêu cầu.

Khi sử dụng W-9 thay thế, IRS yêu cầu bạn cung cấp các hướng dẫn Mẫu W-9 cho người ký chỉ khi họ yêu cầu. Có một cảnh báo: Nếu IRS thông báo cho người ký rằng họ có thể bị giữ lại dự phòng, bạn phải nói với người ký để xóa ngôn ngữ trong chứng nhận liên quan đến việc báo cáo không đúng. Bạn được phép chuyển tiếp thông tin này bằng văn bản hoặc bằng miệng. Vì các hướng dẫn của IRS bao gồm thuật ngữ "được xác định bên dưới, nên bạn có thể thay thế bằng thuật ngữ này được định nghĩa trong các hướng dẫn, đối với mục 3 của Chứng nhận trên Mẫu W-9 nếu không có hướng dẫn nào được cung cấp ngoại trừ theo yêu cầu.

Đang chờ Chứng chỉ TIN

Đối với các khoản thanh toán cổ tức và lãi suất và các khoản thanh toán cho các công cụ có thể giao dịch dễ dàng, người ký phải cung cấp cho bạn một W-9 đã ký và hoàn thành và viết áp dụng cho một phần trong XN XNX cho chứng nhận chờ đợi TIN TIN. Kể từ ngày bạn nhận được W-1 này, người ký có ngày 9 để cung cấp cho bạn một TIN. Khi thời gian đã trôi qua và bạn vẫn chưa nhận được TIN, bạn phải bắt đầu giữ lại dự phòng để thanh toán. Các điều kiện khác được áp dụng, bao gồm khấu trừ dự phòng cho các khoản thanh toán trong thời gian ân hạn ngày 60 nếu người đó rút hơn $ 60 cùng một lúc, mặc dù có một trường hợp ngoại lệ nếu người đó giữ số tiền tương tự như tỷ lệ dự phòng của năm hiện tại để giữ lại báo cáo thanh toán cho tài khoản. Có hai lựa chọn bổ sung. Bạn có thể sử dụng khoản dự phòng trong thời gian 500, ngoài thời gian tạm thời bảy ngày nếu bạn thực hiện bất kỳ khoản thanh toán có thể báo cáo nào nếu người đó rút tiền sau bảy ngày làm việc sau khi bạn nhận được chứng nhận TIN chờ của họ.

Bạn nên xem xét các khoản thanh toán có thể báo cáo vì tất cả các lần rút tiền mặt được thực hiện kể từ ngày bạn nhận được giấy chứng nhận chờ đợi TIN-TIN đến ngày rút tiền. Bạn cũng có thể thực hiện sao lưu dự phòng đối với các khoản thanh toán có thể báo cáo được thực hiện cho tài khoản, cho dù việc rút tiền có được thực hiện hay không, bắt đầu không quá bảy ngày làm việc sau khi nhận được chứng nhận chờ đợi-TIN. Hãy nhớ rằng thời gian ngày 60 từ sao lưu khấu trừ chỉ áp dụng cho cổ tức, tiền lãi và các khoản thanh toán liên quan đến các công cụ có thể giao dịch dễ dàng. Tất cả các khoản thanh toán có thể báo cáo khác phải chịu khấu trừ dự phòng ngay lập tức, ngay cả khi người đó đã nộp đơn xin TIN. Nếu người đó cung cấp cho bạn một chứng chỉ TIN đang chờ-TIN, thì sao lưu giữ lại cổ tức và lãi phải báo cáo trừ khi người đó đã được chứng nhận theo hình phạt khai man rằng họ không phải chịu khoản khấu trừ đó. Việc không thu tiền khấu trừ dự phòng khi được yêu cầu có thể khiến bạn phải chịu các khoản thuế không bị kiểm soát.