Thủ Tục đăng Ký Hóa đơn điện Tử Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp. Để tăng tính chủ động cho các doanh nghiệp này, MISA sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.

Mục Lục Ẩn 1. Có cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử hay không? 2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử? 2.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử 2.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử 3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70 và gửi đến cơ quan thuế. Bước 2: Cơ quan thuế (CQT) tiếp nhận Mẫu 01/TB-TNĐT Phụ lục IB và tự động đối chiếu thông tin Người đại diện pháp luật trong 01 ngày làm việc từ ngày tiếp nhận đăng ký: Bước 3: Người nộp thuế (NNT) xác nhận thông tin ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo 4. MISA miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

1. Có cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử hay không?

Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Cụ thể, căn cứ theo Điểm a Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1 điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

2.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp.

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1.	Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
2.	Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3.	Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
4.	Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
5.	Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị.

2.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

Bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:
1.	Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
2.	Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

2.2.1. Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Tải ngay: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 70

2.2.2. Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề phù hợp với DN của mình.

Mẫu hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Sản phẩm của Công ty Cổ Phần MISA

Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp nên thực hiện gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử HIỆU QUẢ [Mới] Nghị định 70/2025 sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020 về hóa đơn, chứng từ

3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.

3 bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn:

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70 và gửi đến cơ quan thuế. 

Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 70 Bước 1:  Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ. Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế; Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Bước 3: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển hóa đơn điện tử Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng. Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng Bước 7: Điền thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ Bước 8: Điền thông tin đơn vị truyền nhận  Bước 9: Điền thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn nếu có yêu cầu cấp quyền tra cứu hóa đơn cho đơn vị hạch toán phụ thuộc nếu đơn vị có các chi nhánh, đơn vị trực thuộc cần được cấp quyền tra cứu hóa đơn. Bước 10: Điền thông tin đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu cần thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế khi tạm ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, gặp sự cố kỹ thuật, ngừng cung cấp dịch vụ, hoặc khi doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể. Bước 11: Nhấn ký điện tử và nhấn gửi cơ quan thuế

Xem thêm: Hướng dẫn lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Bước 2: Cơ quan thuế (CQT) tiếp nhận Mẫu 01/TB-TNĐT Phụ lục IB và tự động đối chiếu thông tin Người đại diện pháp luật trong 01 ngày làm việc từ ngày tiếp nhận đăng ký:

• Thông tin không khớp: CQT gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
• Thông tin khớp đúng: CQT yêu cầu người nộp thuế xác nhận qua Thư điện tử/SĐT của NĐDPL.

Bước 3: Người nộp thuế (NNT) xác nhận thông tin ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo

• Quá hạn xác nhận/Xác nhận không thành công: CQT gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
• Đúng hạn xác nhận:

• • NNT không thuộc trường hợp vi phạm: CQT thông báo chấp nhận Đăng ký sử dụng HĐĐT chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
  • NNT thuộc trường hợp vi phạm (Người đại diện theo pháp luật đã từng hoặc đang là người đại điện theo pháp luật của NNT ngừng hoạt động,…; NNT rủi ro về thuế cao: CQT yêu cầu giải trình Mẫu 01/TB-BSTT-NNT tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký sử dụng.

4. MISA miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Hiện nay trên thị trường có nhiều đơn vị tham gia trở thành nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng là được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng và có đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập.

Để có được quyết định đúng đắn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA với nhiều tính năng ưu việt như:

• Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất
• Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
• Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
• Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
• Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
• Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.

Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: