Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp chính là thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH. Vậy hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp ra sao? Quy định và trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp như thế nào? Anpha sẽ giải đáp cho bạn trong bài viết này.

Nội dung chính:

• Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
• Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
• Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
• Mức đóng và tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội
• Lưu ý doanh nghiệp cần biết khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
• Một số câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

Tham gia bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của doanh nghiệp và người lao động. Có 3 nhóm đối tượng sau phải đóng BHXH, bao gồm:

1. Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng;
2. Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng;
3. Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

Xem thêm: Quyền lợi khi tham gia bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội gồm các giấy tờ sau:

► Đối với người lao động:

• Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS);
• Trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

➤ Đối với doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động):

• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
• Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty;
• Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty.

TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu theo các bước như sau:

Bước 1. Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp qua mạng theo 2 cách sau:

• Cách 1: Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV…;
• Cách 2: Truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam theo đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn để thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ (ví dụ tại thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng theo hình thức này).

Thời gian giải quyết hồ sơ: Tối đa 7 ngày làm việc, Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp, tuy nhiên thực tế có thể chỉ mất từ 1-2 ngày.

Lưu ý: Tại nhiều tỉnh thành, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, doanh nghiệp phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ gồm có: Mẫu TK3-TS và Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2. Báo tăng lao động

Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, giảm lao động. Bước này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản khai báo trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc trên website BHXH Việt Nam hoặc nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH quản lý.

Khi doanh nghiệp đăng ký và đóng tiền BHXH cho người lao động xong, cơ quan BHXH sẽ cấp Sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động sau 5 ngày

Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy đăng ký BHXH lần đầu thì có thể kết hợp hồ sơ bước 1 và bước 2 khi nộp hồ sơ BHXH. Lưu ý phải đính kèm thêm CMND photo của người lao động tham gia BHXH.

Mức đóng và tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội

Mức đóng BHXH thông thường hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng cho người lao động 21.5 % và người lao động phải đóng 10.5 %.

• Số tiền đóng BHXH = 32% x Mức lương đóng BHXH;
• Mức lương đóng BHXH > hoặc = Mức lương tối thiểu vùng;
• Mức lương đóng BHXH = mức lương + phụ cấp + các khoản bổ sung khác theo quy định.

Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với NLĐ làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường.

Ví dụ: Mức lương tối thiểu ở vùng 1 là 4.729.400 đồng đối với lao động đã qua đào tạo, 4.420.000 đồng đối với lao động chưa qua đào tạo.

Mức đóng tối đa không quá 20 lần mức lương cơ sở. Từ ngày 01/07/2019, mức lương cơ sở là 1.490.000 đồng. Như vậy mức đóng BHXH tối đa là 20 x 1.490.000 đồng = 29.800.000 đồng.

Như vậy, doanh nghiệp có thể đóng BHXH cho nhân viên đã qua tào đạo trong mức lương từ 4.729.400 đồng đến 29.800.000 đồng.

Lưu ý doanh nghiệp cần biết khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.

Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mình tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố thì sẽ được cấp một mã đơn vị để cơ quan quản lý BHXH tại nơi đó sẽ theo dõi riêng.

Khi thay đổi địa chỉ khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp phải phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên. Và khi qua quận, huyện, tỉnh mới doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu. Trừ 1 số doanh nghiệp có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì khi nào chuyển tỉnh thì mới làm lại hồ sơ còn trong tỉnh hay trong thành phố thì không cần.

Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH thì sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế, còn nếu mất sổ BHXH thì phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ sau đó hồ sơ báo tăng mới được chấp thuận.

*Từ ngày 1/1/2021, theo Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, mã số thuế doanh nghiệp đồng thời là mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, tuy nhiên thực tế cơ quan BHXH vẫn chưa áp dụng.

Một số câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký BHXH không?

Đăng ký BHXH là trách nhiệm của doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Doanh nghiệp phải thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.

2. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm những gì?

Thành phần hồ sơ gồm có: Mẫu TK3-TS và mẫu D02-LT do công ty khai, Bản sao Đăng ký kinh doanh của công ty, Hợp đồng lao động công ty – nhân viên có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty, Mẫu TK1-TS do người lao động khai.

3. Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu của doanh nghiệp như thế nào?

Khi đăng ký bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần thực hiện 2 bước:

• Làm thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH;
• Làm thủ tục báo tăng/giảm người lao động.

Xem chi tiết: Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

4. Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mất bao lâu?

Tổng thời gian là từ 7-8 ngày làm việc. Trong đó, thời gian để cơ quan BHXH cấp mã đơn vị là khoảng 1-2 ngày, thời gian cơ quan BHXH cấp sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế là 5 ngày.

5. Doanh nghiệp phải đóng BHXH cho ai?

Có 3 nhóm đối tượng mà doanh nghiệp bắt buộc phải đóng BHXH cho họ, bao gồm:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng;
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng;
• Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.

6. Mức đóng BHXH được quy định như thế nào?

Mức đóng BHXH thông thường hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp đóng cho người lao động 21.5 %, người lao động phải đóng 10.5 %.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.