Thủ Tục Hải Quan Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa Doanh Nghiệp Cần Biết

Xuất nhập khẩu là hai hoạt động quan trọng nhất trong nền kinh tế của mỗi quốc gia, đặc biệt là đối với lĩnh vực logistics và quản trị chuỗi cung ứng. Hành động này không chỉ hỗ trợ hàng hóa trong nước thâm nhập thị trường nước ngoài mà còn hỗ trợ hàng hóa nước ngoài thâm nhập thị trường trong nước.

Tuy nhiên, các cá nhân và doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải làm  thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa để hoạt động này diễn ra bình thường. Vậy, chính xác thì thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa là gì? Thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu là gì? Bài viết dưới đây của Savills Industrial sẽ giải đáp chi tiết từ A đến Z cho bạn.

Thủ tục hải quan là gì? Thực trạng của hoạt động thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam 

Thông quan là một thủ tục bắt buộc đối với việc xuất khẩu và nhập khẩu các sản phẩm trong đó cơ quan hải quan của một quốc gia thực hiện các công việc cần thiết để kiểm tra các mặt hàng xuất khẩu có tuân thủ pháp luật hay không.

Nói cách khác, thủ tục hải quan là những thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa cần thiết để hàng hóa và phương thức vận tải được nhập/xuất vào một quốc gia. Đây là những thủ tục bắt buộc phải tuân theo để hàng hóa và phương thức vận tải được nhập khẩu/nhập cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh khỏi biên giới của một quốc gia.

Xin lưu ý rằng thủ tục hải quan chỉ áp dụng cho hàng hóa và phương thức vận tải, không áp dụng cho người. Tại Việt Nam, cơ quan an ninh hoặc bộ đội biên phòng cửa khẩu giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh của người dân.

thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa có thể được làm tại Chi cục Hải quan cửa khẩu (cảng biển quốc tế, cảng hàng không quốc tế…) hoặc tại Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (cảng nội địa).

Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Trong bối cảnh sự dịch chuyển của chuỗi cung ứng toàn cầu và tình hình biến đổi thương mại quốc tế, Việt Nam đã nắm bắt cơ hội để trở thành một trung tâm sản xuất quan trọng, đáng kể không chỉ trong khu vực mà còn trên phạm vi quốc tế. Với cơ sở hạ tầng ngày càng hiện đại, lao động trẻ tuổi và kỹ năng đang phát triển, cũng như cam kết của chính phủ trong việc thúc đẩy hội nhập toàn cầu, Việt Nam đang thúc đẩy sự phát triển của các ngành công nghiệp quan trọng như sản xuất điện tử, dệt may, và nông nghiệp.

Xem lại chính sách mặt hàng và chính sách thuế

Bước xem lại chính sách mặt hàng và chính sách thuế trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa cần được hoàn thành càng sớm càng tốt, thậm chí có thể trước khi đàm phán hợp đồng xuất khẩu. Hãy xác định xem chính sách của chính phủ có khuyến khích, hạn chế hay cấm xuất khẩu mặt hàng này hay không.

Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu, cần phải nghiên cứu các hạn chế, hạn ngạch xuất khẩu, hoặc giấy phép. Tất nhiên, không thể thông quan xuất khẩu nếu không có giấy phép hoặc hạn ngạch.

Hơn nữa, với tư cách là chủ hàng xuất khẩu, bạn phải xác định xem mặt hàng đó có phải chịu thuế xuất khẩu hay không. Số lượng mặt hàng chịu thuế thấp hơn nhiều so với mặt hàng nhập khẩu theo chính sách khuyến khích xuất khẩu. Khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý), lâm sản và các mặt hàng khác vẫn chịu thuế xuất khẩu (gỗ, sản phẩm từ gỗ).

Bạn tiến hành đàm phán và ký kết các hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài khi đã hiểu rõ các chính sách liên quan để làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa. 

Khi tiến hành đàm phán và ký kết các hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài khi đã hiểu rõ các chính sách liên quan, hãy tiến hành bước tiếp theo trong thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu.

Chuẩn bị chứng từ

Để làm ăn với các đối tác nước ngoài, trước tiên bạn phải đàm phán và sau đó ký kết các hiệp định thương mại nước ngoài với họ. Hồ sơ yêu cầu đối với hàng hóa thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành cũng khá đơn giản trong hầu hết các trường hợp. Phần lớn các tài liệu bạn cần gửi cho người mua nước ngoài cũng là bắt buộc.

Cần chuẩn bị các giấy tờ sau để khai báo hải quan và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa:

– Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

– Phiếu đóng gói (Packing List)

– Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất

– Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì)

– Phải chuẩn bị các chứng từ riêng theo quy định hiện hành đối với các mặt hàng đặc thù phải kiểm tra chuyên ngành. 

Khai tờ khai hải quan

Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu vào nước ta, tờ khai hải quan là chứng từ được chủ hàng sử dụng để khai báo hàng hóa với lực lượng kiểm soát. Dựa trên các thông tin có trong các chứng từ nói trên, bạn tiến hành vào phần mềm hải quan điện tử và nhập các thông tin cần thiết, đồng thời là tờ khai hải quan.

Các doanh nghiệp mới bắt đầu tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu phải thực hiện một số bước bổ sung. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chính chữ ký số mà bạn dùng để kê khai thuế, bảo hiểm xã hội; tuy nhiên, phải đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục Hải quan trước (hệ thống VNACCS). 

Làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa

Phần khai báo đó sẽ được phân luồng dựa trên phần khai báo mà bạn đã điền. Lô hàng của bạn sẽ được gửi đi nhanh hay chậm tùy thuộc vào luồng hàng. Hiện tại có ba luồng chính như sau:

– Tờ khai luồng xanh: Trong trường hợp này, các sản phẩm luôn được thông quan trên chương trình, giảm thời gian cho các hoạt động và cho phép vận chuyển lô hàng nhanh hơn.

– Tờ khai luồng vàng: Các tài liệu toàn diện của lô hàng sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra thực tế trong luồng này, nhưng không phải sản phẩm thực tế. Sau khi hồ sơ được duyệt, lô hàng mới hoàn thành thủ tục ở bước 4.

– Tờ khai luồng đỏ: Nó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhất của cả hai phía. Hồ sơ chi tiết và lô hàng sẽ được kiểm tra thực tế trong luồng này. Nếu sau khi kiểm tra không còn vấn đề gì nữa thì cơ quan hải quan duyệt hồ sơ và chuyển sang bước 4.

Tờ khai luồng xanh

Sau khi, phần mềm đã giải quyết các trường hợp nhẹ nhất. Bạn chỉ cần đến cơ quan hải quan giám sát để nộp các chứng từ như: 

– Phơi hạ hàng

– Tờ có mã vạch (in từ website của Tổng cục Hải quan)

– Phí hạ tầng (chỉ áp dụng tại cảng Hải Phòng).

Hải quan sẽ ký và, trong một số trường hợp, đóng dấu nội bộ vào mặt sau của tờ khai, bây giờ bạn có thể nộp cho công ty vận chuyển.

Tờ khai luồng vàng

Bạn chuẩn bị hồ sơ giấy theo quy định tại Thông tư 38 (đã được sửa đổi bởi Thông tư 39) và mang đến chi cục hải quan để được công chức hải quan kiểm tra. Một số ngành hải quan gần đây đã chuyển trọng tâm sang tạo thuận lợi cho kinh doanh. Trước đây, các giấy tờ phải nộp bản chụp (sao y); giờ đây, khi chuyển tờ khai có thể đính kèm file scan vào phần mềm thay cho bản giấy. 

Tất nhiên, ngoài những tài liệu quan trọng (giấy phép, v.v.) phải đến xem tận mắt, bạn vẫn phải nộp thêm. Do việc thực hiện này chưa được chuẩn hóa trên toàn quốc nên bạn liên hệ trước với chi cục hải quan nơi bạn định mở tờ khai để hỏi và làm theo hướng dẫn của họ.

Tờ khai luồng đỏ

Khi được xếp vào loại này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi xác minh tính hợp lệ của chứng từ. Có thể sử dụng máy soi chuyên dụng để kiểm tra, hoặc nhân viên hải quan có thể mở thùng hàng để kiểm tra thủ công.

Mục đích của việc kiểm tra là xác định xem thực tế hàng hóa có giống như hồ sơ đã nêu hay không. Nếu câu trả lời giống nhau thì bước này coi như đã hoàn thành. Nếu không, có thể phải sửa tờ khai (nếu có sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai sót nặng), có trường hợp không được xuất hàng (lỗi nặng).

Thông quan & thanh lý tờ khai

Sau khi thực hiện xong 4 bước trên và tờ khai của bạn đã được thông quan, bạn chỉ cần gửi lại tờ khai và mã vạch cho hải quan giám sát để làm thủ tục xác thực. Khi tờ khai đã được thông quan và qua giám sát hải quan, bạn phải nộp lại cho hãng tàu để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng lên tàu.

Như vậy, sau khi hoàn thành 5 quy trình chính nêu trên, bạn đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu sản phẩm nói riêng và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung. Để đảm bảo thực hiện liền mạch, bạn cũng phải chú ý đến các quy định của pháp luật liên quan đến thủ tục xuất khẩu.

Đọc thêm: Logistics Đóng Vai Trò Trọng Yếu Đối Với Nền Kinh Tế Việt Nam

Các bước làm thủ tục thông quan nhập khẩu hàng hóa

Xác định loại mặt hàng sẽ nhập

Trước khi nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, trước tiên bạn phải xác định những thứ đó có thuộc danh mục hàng hóa ở Việt Nam hay không, hàng hóa đó có bị cấm hay không. 

Hàng hóa thông thường (được phép nhập khẩu), hàng cấm, hàng hóa cần giấy phép nhập khẩu, hàng hóa phải công bố đủ tiêu chuẩn, hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành đều là những ví dụ về hàng hóa.

Giao kết hợp đồng mua bán ngoại thương (Hợp đồng mua bán)

Đây là thỏa thuận giữa người bán và người mua. Trong hợp đồng cần có đủ thông tin như tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá cả, v.v. Ngoài ra, hợp đồng quy định một loạt các hạn chế khác liên quan đến chứng từ và phương thức thanh toán. Khi khai báo thủ tục hải quan nhập khẩu, hợp đồng là tài liệu tối quan trọng.

Kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa

Để khai báo hải quan nhanh chóng, bạn phải chuẩn bị những giấy tờ sau: Hợp đồng ngoại thương, Vận đơn (Bill of Lading) ba bản chính, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) ba bản chính, Bảng kê hàng hóa (Packing List) ba bản chính, Giấy chứng nhận. xuất xứ (Giấy chứng nhận xuất xứ).

Thông thường, người bán sẽ gửi các tài liệu này cho người mua. Sẽ mất một thời gian để gửi nó qua. Do đó, để tránh mất nhiều thời gian để hoàn thành thao tác, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin về các tài liệu.

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Nếu nhập khẩu các mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành thì phải thực hiện các quy trình kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật.

Hoàn thành tờ khai hải quan

Bạn phải khai báo hàng hóa với hải quan khi người vận chuyển cho biết hàng đã đến. Để khai báo bản sao phải có chữ ký số và khai báo ngay qua phần mềm của Tổng cục Hải quan. Tất cả các thông tin cần thiết phải được đưa vào đơn đăng ký. Nếu khai báo đúng thì sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Nhận lệnh giao hàng

Đây là một dạng giấy tờ do hãng tàu hoặc công ty vận chuyển cung cấp để giữ các mặt hàng để giao hàng tại cảng hoặc nhà kho. Để có được đơn hàng này, bạn chỉ cần đến nhà vận chuyển và chuẩn bị các giấy tờ sau: 1 bản sao CMND, 1 bản sao vận đơn kèm theo 1 vận đơn gốc có đóng dấu và phí

Nếu các mặt hàng đã được chất đầy vào container, bạn phải xác định xem còn thời gian để cất giữ chúng tại cảng hay không rồi mới gia hạn.

Chuẩn bị thủ tục hải quan

Sau khi truyền tờ khai hải quan, tờ khai sẽ được phân luồng giống như xuất khẩu, phân luồng xanh, vàng, đỏ. Bạn cần chuẩn bị giấy tờ và quy trình để hải quan kiểm tra hàng hóa khi khai báo hàng hóa qua kênh vàng và đỏ. Mặt hàng sẽ được cấp phép nếu mọi thứ như bạn đã chỉ ra.

Nộp thuế và làm thủ tục nhập khẩu

Sau khi bạn đã thanh toán tất cả các loại thuế bắt buộc, sản phẩm của bạn sẽ được thông quan nhập khẩu.

Hoàn tất thủ tục chuyển đơn hàng và nhập hàng vào kho

Mang theo Lệnh giao hàng D / O hiện có kèm theo lời giới thiệu của người gửi hàng, phiếu đặt cược của hãng tàu, mã vạch tờ khai hải quan đã ký tên, đóng dấu sau khi chuẩn bị phương tiện vận chuyển, nhập kho. Sau đó, bên hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa và nếu cần sẽ làm hồ sơ nộp phí. Sau khi hoàn thành các thủ tục, hàng hóa sẽ được chuyển đến cho bạn.

Thủ tục thông quan mất bao lâu

Thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan quy định tại Mục 5 Công văn 19046/BTC-TCHQ quy định việc thực hiện các quy định của Luật Hải quan năm 2014 do Bộ Tài chính ban hành, thời hạn hoàn thành việc rà soát hồ sơ hải quan là: Không quá 02 giờ làm việc, kể từ Thời điểm cơ quan Hải quan nhận đủ hồ sơ hải quan.

Thời hạn hoàn thành việc kiểm soát hàng hóa: không quá 08 giờ làm việc kể từ khi người khai hải quan bàn giao hàng hóa cho cơ quan. Dịch vụ hải quan. Trường hợp hàng hóa phải kiểm tra đặc biệt về chất lượng, sức khỏe, văn hóa, kiểm dịch động  thực vật và an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật có liên quan thì thời hạn kiểm tra thực tế hàng hóa được tính kể từ thời điểm sau khi hoàn thành kết quả khám chuyên khoa được nhận theo quy định. 

Đối với lô hàng có số lượng lớn, nhiều chủng loại, kiểm soát phức tạp, Thủ trưởng Hải quan nơi làm thủ tục hải quan quyết định  gia hạn thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa, thời gian gia hạn tối đa không quá 02 ngày.

Những lỗi thường gặp làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa

Khi sử dụng phần mềm để tạo tờ khai hải quan hay làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, sẽ có những thông tin có thể sửa đổi, cũng như những thông tin mà khi đã khai báo chính thức thì không thể thay đổi được. 

Nếu làm sai, bạn sẽ mất nhiều thời gian để chấn chỉnh, bổ sung, thậm chí có thể bị phạt hoặc phải khai báo mới khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa. Sẽ mất nhiều thời gian để thay đổi số tiền nộp thuế nếu tờ khai đã đóng để nộp thuế.

Thông tin trên bộ chứng từ không chính xác

Đây là một sai lầm khá phổ biến khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, nhưng nó có thể gây ra những hậu quả khôn lường. Có những sai sót có thể khiến chủ hàng tiêu tốn rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức chỉ vì khai báo sai, nhầm lẫn về địa điểm giao hàng, tàu chở hàng, số container.

Kết quả là, bất kể đó là gì, bạn phải đảm bảo rằng thông tin trên bộ chứng từ là chính xác về lô hàng và phương thức giao hàng, cũng như các chi tiết khác. Nếu phát hiện có sai sót, cần sửa chữa kịp thời hoặc báo cho người thích hợp để sửa chữa kịp thời. Một số ví dụ về lỗi thông tin của bộ chứng từ không khớp phổ biến bao gồm lỗi chính tả, số lượng mặt hàng, trọng lượng hàng hóa, điều kiện không khớp, v.v.

Lỗi C / O thường gặp

Giá trị trên C / O phải là trị giá FOB tính bằng USD, nhưng trong một số trường hợp, giá trị khác (EXW, CFR, CIF, …) theo giá trị trên hợp đồng và hóa đơn, mặt hàng có nhiều chi tiết nhưng C / O không thể hiện đầy đủ, thiếu chi tiết

Hưởng ưu đãi đặc biệt về C / O là một trong những hành động mà doanh nghiệp có thể thực hiện để hưởng lợi từ thuế suất ưu đãi. Nếu xảy ra sai sót và C / O bị từ chối, bạn sẽ phải chịu mức thuế suất không ưu đãi. Trong một số trường hợp, giá trị FOB được báo cáo trên C / O không khớp với các giá trị khác trên hóa đơn hoặc hợp đồng, chẳng hạn như EXW, CNF, CIF, v.v.

Nếu C / O do bên thứ ba cấp thì số hóa đơn phải là số hóa đơn của người bán, không phải là số hóa đơn của người gửi hàng và phải đánh dấu vào ô Third Party Invoicing”. Nếu có các lỗi nêu trên Hiện C / O sẽ bị Hải quan từ chối và không được xem xét, chấp nhận.

Sử dụng không chính xác hóa hàng mã (HS code)

Do thiếu hiểu biết về nguyên tắc thực hiện theo quy định hoặc do sai sót áp dụng. Trong thuế biểu có một số mặt hàng có mô tả giống nhau ở những nơi khác nhau, đôi khi có mức thuế suất khác nhau khiến người khai hải quan giảm xuống.

Tuy nhiên, mỗi mặt hàng chỉ có một hệ thống hài hòa mã (HS code), do đó, thử nghiệm ở đây là xác định đúng mã cho mặt hàng đó. Suy nghĩ của chủ hàng là áp HS code với mức thuế suất thấp nhất, nhưng điểm của cơ quan hải quan thì ngược lại – sử dụng HS code có mức thuế suất cao nhất, người khai hải quan cần có kiến ​​thức chuyên môn để chứng minh cho lời khai của mình.

Do mô tả các mặt hàng trong thuế bảng rất giống nhau, nên có khả năng cao là không xác định chính xác HS tra cứu. Khi các HS code khác nhau được sử dụng, điều đó cho hàng hóa thuộc một loại đặc biệt, với mức thuế suất và sự ưu tiên khác nhau. Người khai báo thường xuyên dập tắt trong tình huống này vì họ có thể không dập tắt với các khái niệm áp dụng hóa số hàng hóa. 

Mỗi sản phẩm chỉ có một HS mã, người khai hải quan phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc cấp HS. Do đó, người khai báo phải cẩn thận quyết định việc sử dụng HS mã của mình. Nếu không rõ, bạn có thể hỏi hải quan để cung cấp HS mã hóa của các mặt hàng trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa.

Đọc thêm: Kinh nghiệm mở công ty logistics tại Việt Nam doanh nghiệp cần biết

Kết luận

Nhìn chung, quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, thông quan hàng hóa trải qua một loạt các bước bắt đầu từ việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, xin giấy phép, kê khai tờ khai, đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng, kiểm tra – kiểm tra hàng hóa, lấy mẫu hàng hóa, chuẩn bị bố trí phương tiện tiếp nhận hàng hóa, bổ sung kết quả kiểm tra nhà nước,… yêu cầu người khai hải quan phải kiểm tra, bố trí thông suốt cho toàn bộ quá trình.

Khi thực hiện các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, nhập khẩu sản phẩm, người thực hiện phải là người nắm rõ và hiểu rõ các thao tác này. Do đó, việc xuất hoặc nhập hàng hóa mới được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. 

Tuy nhiên, hiện nay cho thấy nhiều người đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành các yêu cầu khai báo hải quan cũng như thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu bạn đang gặp phải vấn đề tương tự, tại sao không liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ khai thuế hải quan để hỗ trợ bạn?

Đội ngũ đầu tư bất động sản công nghiệp và hậu cần của chúng tôi kết hợp chuyên môn và mạng lưới quan trọng với các chuyên gia trong ngành tại Việt Nam và các chuyên gia đầu tư trong khu vực. 

Tại thị trường Việt Nam, cũng như đội ngũ chuyên gia thị trường địa phương tại từng thị trường khu vực trọng điểm Nhóm của chúng tôi phối hợp chặt chẽ với các chuyên gia tư vấn trong cùng lĩnh vực để cung cấp bức tranh đa chiều và đầy đủ về dự án ở cấp địa phương và quốc gia.

Nhóm nghiên cứu thị trường và phát triển hỗ trợ và tư vấn cho các doanh nghiệp có nhu cầu. Chúng tôi làm cho các vòng đời trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với các phân tích chuyên sâu của chúng tôi.

Đội ngũ các nhà điều hành giàu kinh nghiệm của chúng tôi cung cấp dịch vụ hậu cần và công nghiệp toàn diện trên cơ sở quốc gia trên tất cả các hình thức sở hữu đất khu công nghiệp, bao gồm trung tâm phân phối, không gian nhà kho cho thuê, xưởng sản xuất, kho lạnh tại thị trường Việt Nam.