Thủ Tục, Hồ Sơ & Các Bước Đăng Ký Mã Số Mã Vạch - Luật Việt An

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, mã số mã vạch không đơn thuần là những ký hiệu kỹ thuật trên bao bì, mà còn được xem là “chứng minh thư” giúp định danh sản phẩm một cách chính xác trên toàn cầu. Việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ khẳng định tính chuyên nghiệp của thương hiệu mà còn là điều kiện tiên quyết để đưa hàng hóa vào hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại và xuất khẩu. Nhằm hỗ trợ quý khách hàng nắm vững các quy định pháp lý hiện hành, Luật Việt An xin hướng dẫn chi tiết quy trình và thủ tục đăng ký trong bài viết dưới đây.

Tổng quan mã số mã vạch và khung pháp lý cập nhật 2026

Mã số – mã vạch là gì

Theo khoản 1, 2 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN, có thể hiểu đơn giản như sau:

Mã số: Là một dãy ký tự (số hoặc chữ) dùng để phân biệt một đối tượng cụ thể với các đối tượng khác.

Ví dụ:

– Mã số sản phẩm: 1234567890123

– Mã số khách hàng: KH001

– Mã số đơn hàng: DH20230101

Mã vạch: Là hình thức thể hiện mã số dưới dạng các vạch đen trắng hoặc các điểm nhỏ để máy móc có thể đọc được. Có thể hình dung mã số như một số điện thoại, còn mã vạch như một tấm thẻ có in số điện thoại đó. Khi gọi điện, bạn đọc số điện thoại (mã số); nhưng khi máy quét đọc thông tin của bạn, nó sẽ quét mã vạch trên thẻ (mã vạch).

Vai trò pháp lý mã số mã vạch trong sản xuất và thương mại

Mã số mã vạch được luật hóa như một “vật mang dữ liệu” cho Hộ chiếu số của sản phẩm. Điều này giúp:

• Minh bạch hóa chuỗi cung ứng: Pháp luật yêu cầu thông tin từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm phải được số hóa và truy cập được qua việc quét mã.
• Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ: Giúp doanh nghiệp chứng minh quyền sở hữu đối với dòng sản phẩm, ngăn chặn hành vi làm giả, làm nhái và xâm phạm nhãn hiệu.

Điều kiện cần để giao dịch thương mại hiện đại: Về mặt pháp lý thương mại, việc có mã số mã vạch là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp:

• Ký kết hợp đồng cung ứng với các hệ thống siêu thị (WinMart, Co.op Mart, Lotte…).
• Đưa hàng hóa lên các sàn thương mại điện tử lớn (Shopee, Lazada, TikTok Shop) vốn đang bị siết chặt quản lý theo Luật Thương mại điện tử 2025.
• Thực hiện thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa xuất khẩu.

Tiêu chuẩn quốc tế GS1 và mã nước Việt Nam “893”

Hệ thống mã số mã vạch tại Việt Nam được vận hành theo tiêu chuẩn của GS1 (Global Standard 1) – tổ chức cung cấp các tiêu chuẩn chuỗi cung ứng hàng đầu thế giới.

Ý nghĩa của đầu số “893”

• Mỗi quốc gia thành viên của GS1 được cấp một tiền tố riêng biệt. Việt Nam chính thức sử dụng đầu số 893.
• Khẳng định nguồn gốc: Khi quét mã bắt đầu bằng 893, đối tác quốc tế nhận diện ngay lập tức đây là sản phẩm được đăng ký bởi pháp nhân tại Việt Nam.
• Tính duy nhất: Đảm bảo sản phẩm của quý khách không bị trùng lặp với bất kỳ mã sản phẩm nào khác trên toàn thế giới.

Cấu trúc mã vạch EAN-13 tiêu chuẩn

Hàng hóa tiêu dùng thường sử dụng mã EAN-13, bao gồm 13 chữ số với cấu trúc:

• 3 chữ số đầu (893): Mã quốc gia Việt Nam.
• 4 đến 6 chữ số tiếp theo: Mã số doanh nghiệp (GCP) do GS1 Việt Nam cấp.
• 3 đến 5 chữ số tiếp theo: Mã số hàng hóa do doanh nghiệp tự đặt cho từng model/sản phẩm.
• Số cuối cùng: Số kiểm tra (kiểm tra tính logic của toàn bộ dãy số).

Lợi ích khi tuân thủ tiêu chuẩn GS1

• Tương thích toàn cầu: Mã vạch chuẩn GS1 có thể đọc được bởi mọi loại máy quét tại bất kỳ quốc gia nào.
• Quản lý dữ liệu tập trung: Thông tin sản phẩm của doanh nghiệp sẽ được đồng bộ trên mạng lưới GEPIR toàn cầu, giúp nâng tầm uy tín thương hiệu trên trường quốc tế.

Điều kiện pháp lý để đăng ký mã số mã vạch 2026

Quy định về đối tượng được cấp mã số mã vạch

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, những đối tượng sau đây được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch:

Tổ chức, cá nhân chưa đăng ký sử dụng mã số mã vạch;

Tổ chức, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch có nhu cầu đăng ký cấp mới trong các trường hợp sau:

• Đã sử dụng hết quỹ mã số được cấp;
• Đăng ký bổ sung mã GLN;
• Bị thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch nhưng đã đủ điều kiện cấp lại theo quy định pháp luật;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết thời hạn hiệu lực.

Giấy tờ pháp lý cần có

Theo Điều 19c Nghị định 74/2018/NĐ-CP, Giấy tờ pháp lý cần có khi đăng ký sử dụng mã số mã vạch gồm:

• Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP:
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Lưu ý pháp lý khi doanh nghiệp thay đổi nội dung đăng ký

Tổ chức, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch nhưng thay đổi thông tin về tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân thì phải thực hiện thủ tục cấp lại.

Quy trình đăng ký mã số mã vạch trên Cổng dịch vụ công quốc gia theo chuẩn mới nhất

Theo quy định mới nhất tại Điều 16, Điều 17 Thông tư 58/2025/TT-BKHCN, thủ tục đăng ký sử dụng mã số, mã vạch nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia

Doanh nghiệp/Cá nhân truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia. Người thực hiện thủ tục phải:

• Sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID (của tổ chức hoặc cá nhân đại diện pháp luật) đã được xác thực.
• Hệ thống sẽ tự động liên kết và khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và doanh nghiệp.

Lưu ý: Trường hợp thông tin trên VNeID chưa cập nhật đầy đủ (Giấy chứng nhận ĐKDN, Quyết định thành lập…), doanh nghiệp cần đính kèm bản quét (scan) các giấy tờ này để bổ sung hồ sơ.

Bước 2: Kê khai hồ sơ đăng ký mã số mã vạch điện tử

Người nộp hồ sơ thực hiện kê khai Biểu mẫu điện tử (Mẫu số 12) theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP trực tiếp trên hệ thống.

• Nội dung kê khai: Thông tin chủ thể, danh mục sản phẩm, loại mã đăng ký.
• Xác thực: Toàn bộ hồ sơ điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp/cá nhân.

Bước 3: Cơ quan tiếp nhận và thẩm định hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành rà soát tính hợp lệ của hồ sơ trong thời gian ngắn:

• Trường hợp hồ sơ chưa đạt: Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan xử lý sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung qua Cổng dịch vụ công.
• Thời hạn bổ sung: Doanh nghiệp có 03 ngày làm việc để hoàn thiện và gửi lại hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 4: Nộp phí và nhận Giấy chứng nhận

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ:

• Đóng phí: Doanh nghiệp thực hiện nộp các khoản phí và lệ phí theo quy định (thường qua hình thức thanh toán trực tuyến trên Cổng dịch vụ công).
• Cấp Giấy chứng nhận: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ và phí, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Lưu ý lệ phí cấp đăng ký mã số mã vạch

Lệ phí cấp mã số mã vạch được quy định tại Điều 2 Thông tư 232/2016/TT-BTC như sau:

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	300.000

Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

STT	Phân loại	Mức thu	Mức thu (áp dụng từ tháng 7/2024 đến 31/12/2024)
1	Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm	500.000 đồng/hồ sơ	250.000 đồng/hồ sơ
2	Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm	10.000 đồng/mã	5.000 đồng/mã

Cách kê khai thông tin sản phẩm trên hệ thống

• Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.
• Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.
• Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Câu hỏi thường gặp & các sai lầm pháp lý cần tránh

Mã số mã vạch có bắt buộc phải đăng ký không?

Tại Việt Nam, hiện nay không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng mã số, mã vạch cho sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần lưu ý theo Điều 19b Nghị định 74/2018/NĐ-CP quy định:

• Đối với tổ chức sử dụng mã số, mã vạch theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1 và có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893”: Phải đăng ký sử dụng mã số, mã vạch với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
• Đối với tổ chức hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam sử dụng mã nước ngoài theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1: Phải được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc được chủ sở hữu của mã nước ngoài ủy quyền sử dụng; Trường hợp được chủ sở hữu mã nước ngoài ủy quyền sử dụng, tổ chức phải thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để được xác nhận việc sử dụng mã nước ngoài.
• Đối với tổ chức phân phối, lưu thông và buôn bán sản phẩm, hàng hóa: Kiểm tra, kiểm soát chất lượng và tính hợp pháp của mã số, mã vạch trên hàng hóa trước khi đưa vào lưu thông; Không phân phối, lưu thông và buôn bán sản phẩm, hàng hóa hoặc đối tượng có sử dụng mã số, mã vạch không đúng quy định.

Lỗi phổ biến khi nộp hồ sơ và cách khắc phục

Với quy định mới tại Thông tư 58/2025/TT-BKHCN, quy trình đã chuyển sang trực tuyến 100%, dẫn đến một số lỗi kỹ thuật và nghiệp vụ đặc thù:

• Sai lệch thông tin định danh: Thông tin trên Cổng dịch vụ công không khớp với dữ liệu VNeID hoặc Đăng ký kinh doanh. Khi đó, cần cập nhật dữ liệu doanh nghiệp trên hệ thống định danh trước khi kê khai Mẫu số 12.
• Chữ ký số không hợp lệ: Sử dụng chữ ký số cá nhân thay vì chữ ký số của tổ chức, hoặc chữ ký số đã hết hạn. Khắc phục: Kiểm tra thời hạn Token và đảm bảo sử dụng đúng chữ ký số của pháp nhân đăng ký.
• Phân loại dải mã không phù hợp: Đăng ký dải mã quá ít (ví dụ: 10 mã) trong khi danh mục sản phẩm thực tế lớn hơn. Khắc phục: Cần dự báo số lượng SKU (đơn vị sản phẩm) trong 03 năm để chọn gói mã (10, 100, 1000…) tối ưu nhất.
• Mô tả sản phẩm không chuẩn hóa: Tên sản phẩm, nhãn hiệu ghi không thống nhất với nhãn hàng hóa thực tế. Khắc phục: Rà soát danh mục sản phẩm theo đúng quy chuẩn Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) trước khi nộp.

Xử phạt hành chính khi sử dụng mã vạch sai quy định

Căn cứ Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP, khoản 55, khoản 56 Điều 2 Nghị định 126/2021/NĐ-CP, khoản 2 Điều 5 Nghị định 126/2022/NĐ-CP quy định về vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch như sau:

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
• Phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền phí duy trì sử dụng mã số mã vạch: Không thực hiện đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định. Mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng.

Quý khách hàng cần hỗ trợ thủ tục đăng ký mã số mã vạch vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

5/5 - (3 đánh giá)