Thực Hiện 5S Tại Nơi Làm Việc, Văn Phòng Công Ty Như Thế Nào?

Nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã thực hiện 5S tại nơi làm việc vì phương pháp này mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân viên và quản lý. Hiểu được điều đó nên bạn cũng đang muốn tìm hiểu về nguyên tắc 5S là gì? Có nên thực hiện 5S tại công ty và phương pháp áp dụng như thế nào? Hãy đọc bài viết dưới đây của Fastdo để tìm được câu trả lời cho các vấn đề trên nhé!

1. 1. 5S là gì?
2. 2. Có nên thực hiện 5S tại nơi làm việc không?
   1. 2.1 Mục tiêu 5S tại nơi làm việc
   2. 2.2 Lợi ích thực hiện 5S tại công ty
3. 3. Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, công ty
   1. 3.1 Seiri (Sàng lọc)
   2. 3.2 Seiton (Sắp xếp)
   3. 3.3 Seiso (Sạch sẽ)
   4. 3.4 Seiketsu (Săn sóc)
   5. 3.5 Sitsuke (Sẵn sàng)
4. 4. 4 bước áp dụng các biện pháp Kaizen 5S trong văn phòng
   1. 4.1 Loại bỏ (Eliminate)
   2. 4.2 Kết hợp (Combine)
   3. 4.3 Sắp xếp lại (Re-arrange)
   4. 4.4 Đơn giản hóa (Simplify)
5. 5. Các yếu tố giúp thực hiện 5S và Kaizen 5S thành công cho các công ty
   1. Nguyên tắc 5S là gì?
   2. Những lợi ích khi thực hiện 5S tại công ty là gì?
   3. Mục tiêu khi thực hiện 5S tại nơi làm việc là gì?

1. 5S là gì?

Nguyên tắc 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản được nhiều quốc gia trên thế giới và cả Việt Nam áp dụng. Phương pháp này được tóm gọn bằng 5 từ có chữ S đầu trong tiếng Nhật và khi dịch nghĩa sang Tiếng Việt sẽ mang nghĩa như sau:

• Seiri (整理) – Sàng lọc: Tùy vào nơi làm việc và tiêu chuẩn của bản thân, bạn hãy sàng lọc những đồ dùng không cần thiết và chỉ nên để lại số lượng vật dụng vừa đủ để sử dụng khi làm việc mỗi ngày.
• Seiton (整頓) – Sắp xếp: Các vật dụng trên bàn làm việc phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện khi sử dụng nhưng vẫn đảm bảo an toàn.
• Seiso (清掃) – Sạch sẽ: Hãy lên lịch dọn dẹp định kỳ để giữ khu làm việc sạch sẽ, nhờ đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.
• Seiketsu (清潔) – Săn sóc: Duy trì và thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên để đảm bảo hiệu quả được nâng cao và dần hoàn thiện 5S theo tiêu chí của công ty.
• Shitsuke (躾) – Sẵn sàng: Thúc đẩy bản thân rèn luyện, duy trì trật tự, từ đó tạo thành thói quen nề nếp và nâng cao tinh thần trách nhiệm.

Một trong những công ty lớn công khai áp dụng 5S là Toyota. Ngoài ra, một số doanh nghiệp hiện nay còn áp dụng mô hình 6S, với yếu tố được thêm vào là Safety – an toàn. Yếu tố nhấn mạnh các quy chuẩn đảm bảo an toàn cho con người, thiết bị trong quá trình sản xuất, đặc biệt là ở các ngành nghề có yếu tố nguy hiểm cao như hóa chất, xây dựng,…

>>> XEM THÊM: Review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí, hiệu quả

2. Có nên thực hiện 5S tại nơi làm việc không?

5S mang lại lợi ích to lớn cho khu vực công sở. Khi áp dụng đúng và hợp lý nguyên tắc 5S tại văn phòng, doanh nghiệp không chỉ cải thiện được tinh thần mà còn ảnh hưởng tích cực tới hiệu sức làm việc.

2.1 Mục tiêu 5S tại nơi làm việc

Các công ty áp dụng thực hiện 5S tại nơi làm việc với mục tiêu:

• Giúp mọi người ở nơi làm việc có tinh thần cải tiến liên tục.
• Hình thành tinh thần đồng đội giữa mọi người với nhau.
• Nhà quản lý được nâng cao vai trò lãnh đạo.
• Công ty có cơ sở để áp dụng thực hiện các chương trình nhằm nâng cao chất lượng và cải tiến năng suất làm việc.

2.2 Lợi ích thực hiện 5S tại công ty

Nhiều công ty khuyến khích mọi người thực hiện 5S tại nơi làm việc vì những tác dụng tốt mà nguyên tắc này đem lại. Có thể kể đến như:

• Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp mọi người cảm thấy thoải mái và nâng cao tính sáng tạo khi làm việc. Bên cạnh đó, việc áp dụng 5S còn hình thành những thói quen sống tốt cho mọi người.
• Nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm khi thực hiện và tạo thói quen duy trì 5S khi làm việc của nhân viên.
• Tránh tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên rèn luyện tính trung thực, nề nếp khi làm việc.
• Công ty và văn phòng có hình ảnh tốt đẹp hơn.

Qua các ý trên, bạn có thể thấy được rằng các công ty đều nên thực hiện nguyên tắc 5S tại nơi làm việc vì nó đem lại rất nhiều hiệu quả tích cực và to lớn. Dù việc thực hiện 5S khá đơn giản nhưng nguyên tắc này lại giúp cho từng cá nhân trong công ty nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc.

>>> XEM THÊM: 16 Ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả, miễn phí cho học tập, làm việc

3. Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, công ty

Ứng với mỗi chữ S trong nguyên tắc 5S, công ty có những hành động cụ thể để cải tiến văn hóa và không gian làm việc.

NHẬN BIỂU MẪU OKRs MIỄN PHÍ

Họ và tên *

Email *

Số điện thoại(Zalo) *

Công ty *

Chức vụ *

Quy mô * 1-15 Nhân sự16-30 Nhân sự31-60 Nhân sự60-200 Nhân sự

3.1 Seiri (Sàng lọc)

Đối với phương pháp Seiri (Sàng lọc), bạn phải dựa trên tiêu chuẩn đã đề ra, loại bỏ vật không cần dùng và giữ lại số lượng vừa đủ dùng đối với những đồ vật cần thiết. Bạn hãy quan sát nơi làm việc sau đó xác định đồ vật cần thiết và không cần thiết. Mọi người hãy vứt bỏ những đồ không cần dùng, những đồ vật ít dùng thì bỏ vào ngăn kéo và sắp xếp những đồ cần thiết theo Seiton.

Bằng việc áp dụng phương pháp sàng lọc, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Gia tăng diện tích bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ và không gian làm việc.
• Giảm bớt chi phí văn phòng và các dụng cụ không dùng đến.
• Số lượng các đồ dùng cũng được giảm bớt.

3.2 Seiton (Sắp xếp)

Seiton (Sắp xếp) được hiểu là việc sắp xếp các vật dụng gọn gàng và dễ dàng hơn. Để có thể sắp xếp hợp lý, bạn nên đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng ở nơi trong tầm mắt và tầm với của tay. Những đồ dùng không cần thiết có thể đặt ở xa hơn hoặc ở góc khuất. Ngoài ra, bạn cần lập danh mục các đồ dùng, sắp xếp chúng theo nhóm tại những vị trí được quy định cụ thể. Văn phòng áp dụng seiton sẽ trông chuyên nghiệp, người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy vật dụng cần thiết.

3.3 Seiso (Sạch sẽ)

Theo phương pháp Seiso (Sạch sẽ), người thực hiện phải vệ sinh sạch sẽ các dụng cụ, không gian làm việc và cả thân thể, tinh thần. Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, công ty nên phân chia từng cá nhân sẽ phụ trách vệ sinh khu vực nào và bắt đầu tiến hành vệ sinh các dụng cụ, vật dụng. Bên cạnh đó, bạn cần tiến hành cải tiến và lập các tiêu chuẩn cho từng vật dụng, thiết bị.

Lợi ích khi thực hiện phương pháp Seiso (Sạch sẽ) ở nơi làm việc có thể kể đến như:

• Cải thiện môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ hơn.
• Nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.
• Bảo quản các đồ dùng, thiết bị tốt hơn.
• Công ty, nhà máy có hình ảnh đẹp, sạch sẽ.

>>> XEM THÊM: Review chi tiết 20+ phần mềm quản lý công việc miễn phí, hiệu quả

3.4 Seiketsu (Săn sóc)

Seiketsu (Săn sóc) là phương pháp nhằm duy trì 3S ở trên được tiến hành hiệu quả hơn. Khi thực hiện Seiketsu, bạn cần tạo tiêu chuẩn cho các hoạt động, thể hiện qua nội quy và quy trình cùng kế hoạch rõ ràng. Tiếp theo, bạn hãy tiến hành đánh giá định kỳ các hoạt động được thực hiện theo 5S, qua đó văn hóa làm việc cũng được xây dựng.

Những lợi ích mà phương pháp Seiketu (Săn sóc) đem lại là:

• Tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn cho Seiri, Seiton và Seiso.
• Tạo ra những hướng dẫn để đi đến Shitsuke.

3.5 Sitsuke (Sẵn sàng)

Sitsuke (Sẵn sàng) được hiểu là quá trình thực hiện đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn để hình thành những nguyên tắc làm việc và thói quen tốt. Các bước cần thực hiện khi áp dụng phương pháp Sitsuke là lên kế hoạch và chuẩn bị tài liệu cho việc đào tạo. Sau đó, công ty sẽ tiến hành thực hiện đào tạo và có giai đoạn đánh giá sau quá trình này.

Một số hình thức đào tạo để đẩy mạnh Sitsuke bao gồm buổi nói chuyện, thuyết trình; các hoạt động cùng nhau học quy định nội bộ. Các ẩn phẩm truyền thông và các hoạt động nên được thiết kế linh hoạt, có quy chế thưởng phạt để nhân viên thực sự áp dụng văn hóa này vào khi làm việc.

Nhờ có phương pháp Sitsuke (Sẵn sàng), công ty sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Nhân viên hình thành thói quen tự giác khi thực hiện theo 5S.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên.

>>> XEM THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] – Các lưu ý và cách xây dựng 5 mẫu nhật ký thi công chuẩn

4. 4 bước áp dụng các biện pháp Kaizen 5S trong văn phòng

4.1 Loại bỏ (Eliminate)

Biện pháp loại bỏ (Eliminate) là chuỗi các công việc gồm đánh giá mức độ quan trọng của các công việc, dụng cụ theo mức độ cần thiết rồi tiến hành loại bỏ những thứ không quan trọng. Bằng cách áp dụng biện pháp này, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ được nâng cao, thời gian thực hiện cũng tối ưu hơn.

4.2 Kết hợp (Combine)

Biện pháp Kaizen 5S tiếp theo là kết hợp (Combine). Đây là phương pháp cải tiến thông qua việc kết hợp những việc đơn lẻ lại với nhau để tạo thành 1 công việc. Bên cạnh việc làm giảm thời gian cho việc di chuyển, biện pháp kết hợp còn giúp công ty giảm lượng chứng từ, văn bản. Từ đó, chi phí văn phòng phẩm cũng được giảm bớt và năng suất làm việc được cải thiện.

4.3 Sắp xếp lại (Re-arrange)

Việc sắp xếp lại, tức là thay đổi thứ tự làm việc ban đầu và vị trí làm việc cũng được coi là hành động của phương pháp Kaizen 5S. Qua phương pháp cải tiến 5S tại nơi làm việc, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian. Bên cạnh đó, không gian làm việc sẽ tiện lợi hơn và di chuyển dễ dàng hơn.

4.4 Đơn giản hóa (Simplify)

Đối với biện pháp Kaizen 5S, đơn giản hóa (Simplify) tại nơi làm việc hay các quy định, nguyên tắc vừa giúp vận hành thuận lợi, vừa đảm bảo công việc được hiệu quả. Bên cạnh đó, việc tối ưu quy trình, cải tiến dụng cụ và công cụ hỗ trợ khi làm việc sẽ giúp quá trình áp dụng biện pháp đơn giản hóa dễ dàng thực hiện hơn.

>>> XEM THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 15 mẫu checklist công việc hàng ngày chuyên nghiệp

5. Các yếu tố giúp thực hiện 5S và Kaizen 5S thành công cho các công ty

Nếu các công ty muốn thực hiện 5S và và Kaizen 5S (cải tiến liên tục theo 5S) thành công, hiệu quả thì có thể tham khảo các yếu tố ảnh hưởng sau đây để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp:

• Công ty phải hiểu rõ chính sách và tầm quan trọng mà 5S mang lại.
• Từng cá nhân và các phòng ban phải cùng nhau hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện 5S.
• Công ty cần cung cấp chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện.
• Xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện rõ ràng, phù hợp khi đào tạo về 5S.
• Liên tục duy trì thực hiện các quy định, nền văn hóa cải tiến 5S.

Khi hiểu rõ và thực hiện 5S tại nơi làm việc, bạn sẽ cảm nhận được những thay đổi tích cực mà nguyên tắc này mang lại. Bằng những thay đổi từ các chi tiết nhỏ bé, 5S sẽ tạo một môi trường làm việc lành mạnh và hiệu suất làm việc cũng được nâng cao. Cảm ơn vì đã đọc bài viết của Fastdo và hẹn gặp lại ở các nội dung tiếp theo.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Horenso là gì? Bí mật đằng sau sự thành công của người Nhật
• Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả
• Chu trình PDCA trong sản xuất và giám sát chất lượng

Nguyên tắc 5S là gì?

Nguyên tắc 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản được nhiều quốc gia trên thế giới và cả Việt Nam áp dụng. Phương pháp này được tóm gọn bằng 5 từ có chữ S đầu trong tiếng Nhật và khi dịch nghĩa sang Tiếng Việt sẽ mang nghĩa như sau: Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketu - Săn sóc, Shitsuke - Sẵn sàng.

Những lợi ích khi thực hiện 5S tại công ty là gì?

Những lợi ích mà 5S đem lại có thể kể đến như: Tạo môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ; nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm khi thực hiện và tạo thói quen duy trì 5S khi làm việc của nhân viên; tránh tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên rèn luyện tính trung thực, nề nếp khi làm việc, công ty và văn phòng có hình ảnh tốt đẹp hơn.

Mục tiêu khi thực hiện 5S tại nơi làm việc là gì?

Các công ty áp dụng thực hiện 5S tại nơi làm việc với mục tiêu: Giúp mọi người ở nơi làm việc có tinh thần cải tiến liên tục, hình thành tinh thần đồng đội giữa mọi người với nhau, nhà quản lý được nâng cao vai trò lãnh đạo, công ty có cơ sở để áp dụng thực hiện các chương trình nhằm nâng cao chất lượng và cải tiến năng suất làm việc.

5/5 - (119 bình chọn)