Thực Trạng Kế Toán Vốn Bằng Tiền Và Các Khoản Thanh Toán

Kế toán vốn bằng tiền –  Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một Doanh nghiệp, là điều kiện cơ bản để DN hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay, phạm vi hoạt động của DN không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của Vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại một Công ty.

1.  Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 

Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH Samsung Industrial Việt Nam

• Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty, chịu trách nhiệm tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, đôn đốc giám sát kiểm tra, kiểm tra xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, lập các báo cáo quyết toán theo quy định, đồng thời cũng đảm nhiệm kế toán về tài sản cố định, kế toán giá thành.
• Kế toán thanh toán (kiêm kế toán lương): làm các công việc của kế toán vốn bằng tiền, công nợ, kế toán thuế như lập chứng từ ban đầu như Phiếu thu, Phiếu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu. Kế toán theo dõi các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay…Có trách nhiệm tập hợp các chứng từ có liên quan vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản, các bảng kê.Theo dõi, tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng của công ty về số tiền và thời gian thanh toán, lập báo cáo công nợ theo từng thời kì. Đồng thời chịu trách nhiệm tính lương cho DN.
• Kế toán kho (kiêm kế toán bán hàng và xác định KQKD): Có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo các chỉ tiêu quy định, theo dõi nhập, xuất, tồn của vật tư, cuối tháng lập báo cáo nhập xuất tồn của vật tư. Đồng thời theo dõi thành phẩm được xuất bán đê tổng hợp doanh thu, các loại chi phí, xác định kết quả kinh doanh trong tháng.
• Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh như Phiếu thu, phiếu chi vào sổ quỹ. Cuối ngày báo cáo với kế toán trưởng, đối chiếu với kế toán thanh toán. Chịu trách nhiệm bảo quản và quản lý toàn bộ lượng tiền mặt. 

Chế độ kế toán:

– Kỳ kế toán: Niên độ kế toán của công ty từ 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.

– Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán : Việt Nam đồng

– Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

– Chế độ kế toán công ty áp dụng theo QĐ số 15/2006.QĐ-BTC. Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC.

– Hình thức ghi sổ kế toán: nhật ký chung.

Phương pháp kế toán:

– Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

– Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

– Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng.

– Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Trị giá vốn hàng bán được Công ty xác định theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền cuối kỳ (bình quân tháng).

Hình thức ghi sổ kế toán:

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi vào sổ nhật ký chung, trước hết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung.

(2) Căn cứ vào nhật ký chung kế toán ghi sổ ghi vào sổ cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ.

(3) Những chứng từ liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời được ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.

(4) Cuối tháng cộng sổ kế toán chi tiết để lấy số liệu lập các báo cáo tổng hợp chi tiết.

(5) Cuối tháng cộng sổ cái tài khoản, số liệu trên sổ cái đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. Sổ cái sau khi đối chiếu khớp đúng được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.

(6) Cuối tháng căn cứ vào bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng báo cáo kế toán ( bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ).

2.  Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH Samsung Industrial Việt Nam

2.1  Kế toán vốn bằng tiền 

a/  Kế toán tiền mặt 

Công ty TNHH Samsung Industrial Việt Nam sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng. Khi phát sịnh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi ra tiền Việt Nam đồng. Tỷ giá quy đổi do Ngân hàng quy định tại thời điểm quy đổi.

Trong quá trình hoạt động,vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của công ty hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu hoạt động. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi công ty phải quản lý hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng gian lận và sai sót. Vì vậy việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý thống nhất của nhà nước, chẳng hạn: lượng tiền mặt tại quỹ của công ty dùng để chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà công ty và Ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại…

Tài khoản sử dụng

+TK111- Tiền mặt

+ TK1111- Tiền Việt Nam

+Một số tài khoản khác có liên quan

Chứng từ sử dụng

+ Phiếu thu                             Mẫu số 01-TT

+ Phiếu chi                             Mẫu số 02-TT

+ Giấy đề nghi thanh toán

+ Biên lai thu tiền                   Mẫu số 06-TT

+ Các chứng từ có liên quan

Sổ sách sử dụng

+ Sổ quỹ tiền mặt

+ Nhật ký chung

+ Sổ cái TK111

+ Bảng cân đối tài khoản

Trình tự luân chuyển chứng từ

– Hằng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra tính hợp lệ để ghi vào sổ Nhật ký chung.. Đồng thời, sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết quỹ tiền mặt – Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiền hành ghi vào sổ Cái của tài khoản: TK 111- Tiền mặt, để theo dõi. – Cuối tháng, đối chiếu số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ Cái tài khoản tiền mặt. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ Cái, kế toán tiến hành cộng sổ Cái để lập bảng Cân đối số phát sinh, làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính

Sơ đồ ghi sổ kế toán Tiền mặt

b/ Kế toán tiền gửi ngân hàng

Tiền gửi ngân hàng là số tiền công ty gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm: Tiền Việt Nam, các loại vàng bạc, đá quý Khi có giấy báo có và báo nợ của ngân hàng thì kế toán tiến hành định khoản sau đó vào sổ kế toán liên quan.

Tài khoản sử dụng

+TK112-Tiền gửi ngân hàng

+ Một số tài khoản có liên quan

Chứng từ sử dụng

+ Giấy báo nợ

+ Bản sao kê của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi)

Sổ sách sử dụng

+ Sổ quỹ ngân hàng

+ Nhật ký chung

+ Sổ cái tài khoản 112

+ Bảng cân đối tài khoản

Trình tự luân chuyển chứng từ

– Hằng ngày, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra tính hợp lệ để ghi vào sổ Nhật ký chung. Đồng thời, sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng.

– Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiền hành ghi vào sổ Cái của tài khoản: TK 112- tiền gửi ngân hàng, để theo dõi tình hình biến động của tiền gửi trong Ngân hàng .

– Cuối tháng, đối chiếu số liệu trên sổ tiền gửi ngân hàng và sổ Cái tài khoản tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ Cái, kế toán tiến hành cộng sổ Cái để lập bảng Cân đối số phát sinh, làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính.

2.2  Kế toán các khoản thanh toán

a/ Kế toán các khoản tạm ứng  

Tạm ứng là việc cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền hoặc hàng hóa để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh hoặc giải quyết một số công việc đã được phê duyệt.

– Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp, đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc bộ phận cung ứng hàng hóa, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ thị.

– Người nhận tạm ứng (cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.

– Số tiền tạm ứng dùng không hết phải nộp lại quỹ, nghiêm cấn chuyển tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

– Kế toán phải mở sổ kế toán theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng, theo nội dung tạm ứng ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Chứng từ sử dụng

– Giấy đề nghị tạm ứng

– Phiếu chi tạm ứng

– Giấy thanh toán tạm ứng

Sổ sách sử dụng

– Sổ chi tiết TK 141

– Sổ nhật ký chung

– Sổ cái TK 141

Trình tự luân chuyển chứng từ

b/ Kế toán phải thu khách hàng

Tài khoản sử dụng : TK131 – Phải thu khách hàng

Chứng từ sử dụng:

+Hóa đơn GTGT

+ Phiếu thu

+ Giấy đề nghị thanh toán

+Giấy báo có

Sổ sách sử dụng:

– Sổ chi tiết 131

– Sổ nhật ký chung

– Sổ cái 131

Trình tự luân chuyển chứng từ

Trình tự ghi sổ Phải thu khách hàng

– Hằng ngày, kế toán căn cứ vào Hóa đơn giá trị gia tăng (liên 3), giấy báo Có, phiếu thu và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra tính hợp lệ để ghi vào sổ Nhật ký chung. Đồng thời, sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua.

– Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiền hành ghi vào sổ Cái của tài khoản: TK 131- để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của công ty.

– Cuối tháng, cộng sổ kế toán chi tiết để lấy số liệu lập bảng tổng hợp theo dõi chi tiết theo đối tượng khách hàng. Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết theo dõi với khách hàng và sổ Cái tài khoản phải thu của khách hàng. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành cộng sổ Cái để lập bảng Cân đối số phát sinh, làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính.

c/ Kế toán phải trả người bán 

Nghiệp vụ thanh toán với các nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư,hàng hóa,dịch vụ…giữa doanh nghiệp với các người bán.Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng

Tài khoản sử dụng: TK331- phải trả người bán

Chứng từ sử dụng:

– Hóa đơn giá trị gia tăng liên 2

– Phiếu chi

– Biên lai thu tiền

Sổ sách sử dụng:

– Sổ chi tiết TK 331

– Sổ tổng hợp TK331

– Sổ cái TK 331

Trình tự hạch toán