Tìm Hiểu Bộ Máy Tra Cứu Tin Tại Thư Viện Trường đại Học Sư Phạm Huế

Tải bản đầy đủ (.doc) (79 trang)

1. Trang chủ
>>
2. Thạc sĩ - Cao học
>>
3. Khoa học xã hội

Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường đại học sư phạm huế

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.85 MB, 79 trang )

LỜI NÓI ĐẦU1. Tính cấp thiết của đề tài :Sự phát triển như vũ bảo của Công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vựccó liên quan đến thông tin là một đặc trưng trong những năm gần đây. Không chỉhình thức và loại hình sản phẩm thông tin thay đổi mà còn thay đổi cả khái niệmvề vai trò và chức năng của nhiều cơ quan thông tin thư viện. Theo tiến sĩ DavidBaker – Giám đốc Thư viện đại học East Anglia Nowich Anh Quốc thì : “ Trongxã hội thông tin các thư viện sẽ trở thành trung tâm chuyển giao tri thức với cácbiện pháp và phương tiện của công nghệ thông tin.” Đồng thời nhu cầu nắm bắtthông tin đầy đủ, nhanh chóng và chính xác đòi hỏi hoạt động thông tin pháttriển lên tầm cao mới. Vấn đề đặt ra đối với các nhà thông tin và thư viện là làmthế nào để việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin một cách tốt nhất.Hoạt động thông tin không chỉ dựa vào các hình thức cũ mà phải áp dụng cácthành tựu của công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan thông tin – thưviện.Thư viện trường Đại học Sư phạm Huế (ĐHSP Huế) là một thư viện lớntrong hệ thống các Thư viện trường Đại học và Cao đẳng ở TT – Huế, có nhiệmvụ cung cấp những nguồn thông tin phong phú, đa dạng, không chỉ là nguồnthông tin trong sách, báo, tạp chí mà còn các nguồn tin điện tử để đáp ứng nhucầu tin cho tất cả đối tượng người dùng tin (NDT) là cán bộ lãnh đạo, quản lý,cán bộ nghiên cứu giảng dạy, học viên, sinh viên đang làm việc và theo học tạitrường.Để làm tốt chức năng nhiệm vụ đó, thư viện cần phải xây dựng một Bộ máytra cứu (BMTC) tin hoàn chỉnh đáp ứng nhu cầu tra cứu tin một cách đầy đủ, kịpthời, nhanh chóng của NDT thư viện. BMTC tin có ý nghĩa cực kỳ to lớn, là cầunối giữa NDT với các nguồn thông tin, giúp NDT định hướng chiến lược tìm tin.Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, BMTC tin tại Thư viện trường ĐHSPHuế hiện nay còn nhiều bất cập và thiếu sót, chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng vớixu thế phát triển thư viện hiện nay và nhu cầu tra tìm tài liệu của các đối tượngNDT thư viện. Vì vậy, em chọn đề tài: “Tìm hiểu Bộ máy tra cứu tin tại Thư việntrường Đại học Sư phạm Huế ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Hi1vọng rằng kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần nâng cao hiệu quả tra cứucủa BMTC tin tại thư viện để thỏa mãn nhu cầu thông tin cho NDT của Thưviện.2. Mục đích nghiên cứu của đề tài:Trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm và khảo sát thực trạng BMTC tin tại Thưviện trường Đại học Sư Phạm Huế, đưa ra những đánh giá, nhận xét về BMTCtin và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện BMTC tin trong giai đoạn tiếp theonhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Thư viện trường Đại học SưPhạm Huế.3. Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu của đề tài.Để thực hiện đề tài này, em đã xác định Đối tượng và Phạm vi nghiêncứu của đề tài như sau :Đối tượng nghiên cứu : Bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Đại học Sưphạm Huế.Phạm vi nghiên cứu : Khóa luận tập trung nghiên cứu cấu trúc và quátrình sử dụng Bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Đại học Sư phạm Huế tronggiai đoạn hiện nay.4. Tình hình nghiên cứu của đề tài.Hiện nay đã có rất nhiều bài báo, tạp chí và các khóa luận, luận vănnghiên cứu về đề tài BMTC ở các cơ quan thư viện khác nhau. Nhưng tại thưviện trường ĐHSP Huế chưa có một đề tài nào nghiên cứu về BMTC tin tại Thưviện. Do đó, em lựa chọn đề tài : “Tìm hiểu Bộ máy tra cứu tin tại Thư việntrường Đại học Sư phạm Huế ” trong thời điểm hiện tại làm khóa luận tốt nghiệpcủa mình là hoàn toàn trung thực, phù hợp, thể hiện tính mới trong nghiên cứukhoa học.5. Phương pháp nghiên cứu.Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong khóa luận:- Phân tích và tổng hợp tài liệu- Quan sát thực tế, tìm hiểu, khảo sát thực tiễn và điều tra bằngphiếu AnKet.- Phỏng vấn trực tiếp cán bộ thư viện và người dùng tin.2- Thống kê, tập hợp số liệu.6. Kết cấu đề tài.Qua thời gian thực tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài, khóa luận đượchình thành với bố cục như sau :Ngoài phần lới nói đầu, kết luận, danh mục các từ - thuật ngữ viết tắt, danhmục tài liệu tham khảo, phụ lục Nội dung khóa luận gồm 3 chương :Chương 1 : Khái quát về trường Đại học Sư phạm và Thư việntrường Đại học Sư phạmChương 2 : Thực trạng Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện trường Đạihọc Sư phạm Huế.Chương 3 : Các giải pháp nhằm hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin tạiThư viện trường Đại học Sư phạm.Trong quá trình thực hiện đề tài, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầyNguyễn Tiến Hiển, người đã hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực hiện vàem cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong Thư viện Trường Đại học Sưphạm Huế - nơi em đã thực tập và khảo sát trong đợt thực tập cuối khóa.Đây cũng là lần đầu tiên em tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề này nên chưa cónhiều kỹ năng và kinh nghiệm, sẽ không tránh khỏi những thiếu sót về nội dungcũng như cách trình bày. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy côvà các bạn đề khóa luận được hoàn thiện hơn.3CHƯƠNG 1KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM VÀ THƯVIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HUẾ.1.1. Khái quát về trường Đại học Sư phạm HuếTrường Đại học Sư phạm Huế ( ĐHSP Huế) thành lập năm 1957, tiềnthân là trường Cao Đẳng Sư phạm trực thuộc Viện Đại học Huế. Năm học 1958– 1959, trường được nâng lên thành trường Đại học Sư phạm với nhiệm vụ đàotạo giáo viên Trung học phổ thông với 4 ngành học là Việt Hán, Sinh Vật , Toán– Lý – Hoá và Ngoại Ngữ.Trước 1975, Trường ĐHSP thuộc Viện Đại học Huế là cơ sở đào tạo Giáoviên Trung học Phổ Thông duy nhất cho các tỉnh khu vực miền Trung và TâyNguyên. Cùng với những thành tích dạy - học, nghiên cứu khoa học và các hoạtđộng xã hội, Trường ĐHSP Huế là một trong những ngòi nổ đấu tranh của HSSV Huế đòi tự do, dân chủ, dân sinh và độc lập dân tộc trước ách thống trị bạoquyền của chính quyền Sài Gòn tay sai của Đế quốc Mỹ.Sau Miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, trước yêu cầuphát triển mạnh mẽ của sự nghiệp giáo dục ở các tỉnh miền Trung và TâyNguyên, ngày 27/10/1976 Thủ tướng Chính Phủ kí Quyết định số 426/TTGthành lập Trường ĐHSP Huế trực thuộc Bộ Giáo dục trên cơ sở Trường ĐHSPthuộc Viện Đại học Huế cũ. Lúc mới thành lập, Trường có 8 khoa đào tạo giáoviên THPT với 9 chuyên ngành: Toán học, Vật lý, Hoá học, Sinh học, Ngữ văn,Lịch sử, Địa lý, Tiếng Anh và Tiếng Pháp. Ngày 04/04/1994 theo Nghị Định30/CP của chính phủ, Đại học Huế thành lập và Trường ĐHSP Huế trở thànhtrường thành viên thuộc Đại học Huế. Năm 2005, được sự cho phép của Thủtướng chính phủ nước CHXHCN Việt Nam, khoa Ngoại Ngữ đã tách ra thànhtrường Đại học Ngoại Ngữ Huế.Trải qua gần 50 năm hình thành và phát triển, đặc biệt với 30 năm xâydựng và phát triển sau ngày thống nhất đất nước, trường ĐHSP Huế đã trở thànhmột trung tâm đào tạo và bồi dưỡng giáo viên các cấp và nghiên cứu khoa họcmạnh ở khu vực miền Trung và Tây nguyên. Tạo lập được những thành tích đó là4nhờ sự nổ lực không mệt mỏi của các thế hệ cán bộ, giảng viên và sinh viên củaTrường trong các lĩnh vực bồi dưỡng đội ngũ, giảng dạy, nghiên cứu khoa học,xây dựng cơ sở vật chất,…Đến nay trường đã có một đội ngũ cán bộ công chức với 384 người,trong đó: 76 Tiến sĩ khoa học và Tiến Sĩ, 18 Phó giáo sư, 111 Thạc sĩ, 102 giảngviên chính, đạt tỉ lệ 76,32% cán bộ có trình độ trên đại học trên tổng số 245giảng viên của trường. Với đội ngũ cán bộ này trường có khả năng độc lập xâydựng các chuyên ngành, đáp ứng các loại hình đào tạo mới theo yêu cầu củangành giáo dục và đào tạo cũng như của xã hội.Từ năm 1975 đến nay trường đã đào tạo khoảng 38.000 cử nhân Sưphạm, 526 thạc sĩ, 9.500 giáo viên THCS và tiểu học diện chuyên tu được cấpbằng Đại học, bồi dưỡng thường xuyên cho khoảng 60.000 giáo viên THPT.Từ năm 1996 đến 2007, cán bộ giảng viên của trường đã thực hiện được34 đề tài nghiên cứu cơ bản cấp nhà nước, 139 đề tài cấp bộ, 1300 đề tài cấptrường, 512 đề tài cấp khoa và 15 dự án nghiên cứu do các tổ chức nước ngoàitài trợ. Số sinh viên nghiên cức khoa học ngày càng tăng : 60 đề tài (1993),148đề tài (1998), 512 đề tài (2003), 634 đề tài (năm 2007)Năm 2007-2008, trường đào tạo 11.194 sinh viên, bao gồm hệ đào tạochính quy, hệ tại chức, hệ cự tuyển, hệ đào tạo sau đại học. Trong đó có 4500 SVthuộc chính qui tại trường để cấp bằng cử nhân Sư phạm thuộc 14 ngành đào tạođại học, 417 học viên đang theo học 27 chuyên ngành cao học, 5 nghiên cứu sinhđang làm tiến sĩ thuộc 5 chuyên ngành, 25 học sinh Trung học Phổ thông chuyênngữ Anh và Pháp.Trường thiết lập được quan hệ và ký thỏa thuận hợp tác với các trườngđại học, viện nghiên cứu và các tổ chức nước ngoài như Anh, Đức, Hoa Kỳ, NhậtBản, Phần Lan, Thái Lan, Trung Quốc,…Hiện nay, trường tọa lạc ở số 2 – 4 đường Lê Lợi. Tp. Huế1.2. Khái quát về thư viện trường Đại học Sư phạm Huế.1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển:Thư viện Trường ĐHSP Huế ra đời và phục vụ bạn đọc từ năm 1976 gắnliền với sự thành lập trường ĐHSP Huế. Lúc này thư viện chỉ dưới dạng tủ sách5có được từ nhiều nguồn, sau khi phân chia Viện Đại học. Sách và tài liệu củaThư viện chưa được tổ chức, sắp xếp, phân bố khoa học hợp lý để phục vụ bạnđọc, cơ sở vật chất rất thiếu thốn, đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện còn nhiềuhạn chế.Từ những năm 1980 Thư viện đã bước đầu tổ chức, quản lý sách và tàiliệu một cách hợp lý hơn để phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên, trong những năm nàynhà trường chưa mở rộng các hệ đào tạo, chưa có nhiều loại hình và phương thứcđào tạo. Việc tổ chức và quản lý tài liệu của thư viện còn khá đơn giản, nhỏ hẹp.Hiện nay, sự nghiệp Giáo dục - Đào tạo nhà trường ngày càng đổi mới,các hình thức đào tạo đã được đa dạng hóa, số lượng cán bộ và sinh viên tăng lênnhiều. Yêu cầu của sinh viên đối với tài liệu ngày càng cao, đòi hỏi Thư việncũng không ngừng đầu tư phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng, xây dựng cơsở vật chất, trụ sở trang thiết bị khang trang, hiện đại hơn, đào tạo đội ngũ cán bộthư viện có trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng với tình hình phát triểnmới của thư viện.Hơn 30 năm qua, Thư viện đã khẳng định vai trò của mình trong sựnghiệp Giáo dục – Đào tạo của trường. Thư viện đã phục vụ cho việc học tậpnghiên cứu, giảng dạy của hầu hết cán bộ, giảng viên, học viên cao học, nghiêncứu sinh và sinh viên của trường. Với sự hỗ trợ của các tổ chức chính quyền, sựquan tâm của Ban Giám hiệu nhà trường, dự kiến vào năm 2009 sẽ xây dựng thưviện thành trung tâm Thông Tin Tư liệu với quy mô lớn, hiện đại, với phươngthức phục vụ hoàn toàn kho mở sẽ đóng góp ngày càng quan trọng trong việc hỗtrợ học tập giảng dạy của cán bộ, học sinh, sinh viên trong trường.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của thư việnChức năngThư viện trường ĐHSP Huế đóng vai trò rất quan trọng trong việc đápứng nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học và nâng cao trình độ hiểu biết củasinh viên, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học…Là nơi thu thập, xử lý,cung cấp bài giảng, giáo trình, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí về khoa họcchuyên ngành sư phạm nói riêng, về Khoa học Tự nhiên và Khoa học Xã hội nóichung, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, làm bài tập, làm luận văn...6Ngoài ra, cung cấp những hiểu biết về các vấn đề đời sống, xã hội, những tiến bộkhoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật giải trí, văn hóa thể thao… làm phong phúthêm cho cuộc sống cũng như bồi bổ thêm thế giới quan, nhân sinh quan của conngười.Nhiệm vụ :Để thực hiện có hiệu quả chức năng của thư viện, theo quy định của bộGiáo dục - Đào tạo và phù hợp với sự phát triển của nhà trường hiện nay, Thưviện ĐHSP Huế thực hiện các nhiệm vụ sau :- Khai thác, thu thập, bổ sung, xử lý, và tổ chức phổ biến thông tin tưliệu về dạy và học. Hỗ trợ cho việc đổi mới phương pháp dạy học, phương pháphọc tập, làm thay đổi cách vận dụng tri thức cho người học.- Thỏa mãn nhu cầu bạn đọc về tài liệu thuộc các chuyên ngành đào tạocủa nhà trường và các tài liệu có liên quan. Đáp ứng những nhu cầu tin mangtính thời sự, giải trí cho bạn đọc.Nghiên cứu và ứng dụng tin học vào công tác thư viện, từng bướchiện đại hóa thư viện.- Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện, tổ chức bảo quản kho tư liệu vàcông tác phục vụ bạn đọc. Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháptruyền thống và hiện đại, tổ chức cho NDT tại trường khai thác, sử dụng thuậnlợi và có hiệu quả khi tìm tài liệu ở Thư viện.Thu nhận, lưu chiểu những ấn phẩm do Trường xuất bản, luận ánTiến sĩ, luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường.Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điềuphối hệ thống thông tin, tư liệu trong thư viện; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhằmnâng cao trình độ tổ chức, xử lý cung cấp thông tin và tài liệu.Phối hợp, liên thông giữa các cơ quan thông tin thư viện trong địaphương và trong nước để trao đổi các nguồn thông tin lẫn nhau.1.2.3. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức hoạt động của thư viện.Đội ngũ cán bộThư viện hiện có 17 cán bộ chuyên trách, trong đó: 1 thạc sĩ ngành thưviện, 3 cử nhân thư viện, 9 cử nhân các chuyên ngành khác, 3 trung cấp tin học,71 trung cấp thư viện.Được chia vào 4 phòng, kho hoạt động liên kết với nhau rấtchặt chẽ và thường xuyên luân chuyển cán bộ giữa các phòng, kho để tạo chocán bộ thư viện thành thạo trong tất cả các khâu nghiệp vụ :- Ban chủ nhiệm : 2 cán bộ- Phòng nghiệp vụ : 4 cán bộ- Phục vụ bạn đọc : 9 cán bộ- Phòng máy tính : 2 cán bộ- Kho báo lưu : 1 nhân viên.Trong công tác xây dựng đội ngũ cán bộ, để nâng cao sự hiểu biết củamình về các ngành khoa học, trau dồi nghề nghiệp và kỹ năng sử dụng máy tính,có trình độ tổng hợp, có kinh nghiệm, linh hoạt và am hiểu các nguồn tư liệu...thư viện đã cử các cán bộ tham dự các lớp bồi dưỡng ngắn hạn ở Hà Nội, Tp. HồChí Minh, Đà Nẵng...Cán bộ được bố trí công việc một cách hợp lý theo trình độ, đem lại hiệuquả công tác cao, phục vụ một cách nhanh chóng nhu cầu tin của giảng viên vàsinh viên nhà trường.Tuy nhiên, Đội ngũ cán bộ tại Thư viện còn bất cập. Trình độ chuyênmôn không đồng đều nhau. Số cán bộ tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành kháchọc tiếp Đại học về Thông tin – Thư viện còn quá ít (25 %).Cơ cấu tổ chức hoạt động của thư viện trường ĐHSP Huế.Sau hơn 30 năm phát triển, Thư viện đã khang trang hơn rất nhiều. Thưviện có diện tích sử dụng khoảng hơn 1300m 2 bao gồm 4 phòng, kho chức năngsau :- Phòng nghiệp vụ : Phòng này thực hiện các khâu nghiệp vụ thư viện,bổ sung các loại hình tài liệu phù hợp với nhu cầu giảng dạy, học tập nghiên cứucủa cán bộ, sinh viên trong trường, xử lý kỹ thuật nghiệp vụ như vào sổ ĐKCB,định ký hiệu, mô tả, phân loại tài liệu, làm chú giải, tóm tắt, định từ khóa, xâydựng CSDL, tổ chức xây dựng và bảo quản hệ thống mục lục tra cứu truyềnthống, phân bố tài liệu đến các kho sách thư viện…- Phòng đọc cho sinh viên : Khoảng hơn 200 chỗ ngồi chiếm khoảngdiện tích 260m2. Phòng đọc là một trong những bộ phận chính được ưu tiên của8thư viện. Phòng đọc được bố trí ở tầng 2 với không gian thoáng mát, tiện nghi,với ánh sáng, độ ẩm hợp lý. Là nơi học tập, nghiên cứu tốt nhất cho Sinh viêncủa trường.- Kho sách giáo trình : Với diện tích lớn (316,72m 2 ) kho này lưu giữgần như toàn bộ vốn tài liệu của thư viện, với số lượng bản nhiều, bao gồm tàiliệu về tất cả các lĩnh vực khoa học Tự nhiên, khoa học Xã hội và những giáotrình, sách tham khảo chuyên ngành Sư phạm. Đối tượng bạn đọc tại kho giáotrình rất đa dạng bao gồm cán bộ lãnh đạo, giảng viên, học viên cao học, nghiêncứu sinh và sinh viên phải tiến hành mượn theo tập thể lớp trong suốt cả nămhọc. Hình thức phục vụ tại kho này là kho đóng : tức là bạn đọc tra tìm tài liệu ởhệ thống mục lục, hoặc trên máy vi tính, sau đó ghi lại những thông tin trênphiếu yêu cầu và đưa đến bàn thủ thư để cán bộ vào kho lấy sách theo yêu cầuđó.- Kho sách Xã hội – Nhân văn : Bao gồm các loại tài liệu về văn họcnghệ thuật, nghiên cứu lý luận văn học, lịch sử, địa lý, sách văn dành cho bậctiểu học, truyện mẫu giáo.- Kho sách Tự nhiên – kỹ thuật : Bao gồm các loại tài liệu về Kinh tế Chính trị, Khoa học - Kỹ thuật, Toán học, Vật lý, Hóa học, Sinh học, các loạisách Tiểu học, sách Mẫu giáo (trừ văn học)...Hình thức phục vụ của 2 kho sách trên là kho mở, bạn đọc tự vào khochọn sách theo yêu cầu của mình, viết phiếu yêu cầu và đưa ra bàn thủ thư làmthủ tục mượn sách theo quy định của thư viện. Đối tượng bạn đọc của kho sáchlà sinh viên thuộc tất cả các ngành học chính quy của trường ĐHSP Huế. Khosách không phục vụ cán bộ, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh…vàsinh viên ngoài trường. Trung bình mỗi ngày bạn đọc vào 2 kho này là 250 –300/ lượt/ kho.- Kho tự chọn : Chứa khoảng 50 chổ ngồi và được chia làm 2 bộ phận :Bộ phận thứ nhất bao gồm các loại tài liệu tra cứu như Bách khoa thư, Amanach,các loại từ điển, luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học, các tài liệuquý hiếm. Bộ phận thứ hai là các loại báo, tạp chí trong nước mới xuất bản vàtạp chí nước ngoài.9Hình thức phục vụ tại kho : Đọc, nghiên cứu, tham khảo tài liệu tại chổ.Đối tượng bạn đọc là cán bộ lãnh đạo, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứusinh, sinh viên làm bài tiểu luận, khóa luận tốt nghiệp… Ngoài ra, kho tự chọncòn phục vụ bạn đọc là cán bộ, sinh viên ngoài trường với điều kiện là có giấygiới thiệu của trường đó và các giấy tờ liên quan.- Kho báo lưu : Lưu giữ tất cả các loại báo của thư viện trong nhiềunăm. Vì thế, số lượng báo trong kho cũng rất lớn và được đóng thành quyển lớntheo tháng, quý, năm.Bạn đọc muốn vào kho phải có giấy giới thiệu và giấy tờliên quan.- Phòng máy tính : Phòng này gồm 40 máy vi tính được kết nối mạngLAN từ 2 máy trạm tại phòng máy và một máy chủ trên phòng nghiệp vụ. Phòngmáy quản trị hệ thống CSDL sách, luận án, luận văn. Tổ chức xây dựng và quảnlý bản tin điện tử của thư vện. Phòng máy mở cửa cả ngày phục vụ miễn phí chonhu cầu học tập, nghiên cứu truy cập thông tin trên mạng Internet, tra cứu cácCSDL của thư viện.Hiện nay, Thư viện ĐHSP Huế đầu tư trang thiết bị máy móc đáng kể :48 máy vi tính, có cổng kết nối Internet qua VDC sử dụng ADSL, 5 máy in, máyphotocopy, máy hút bụi…để phục vụ cho công tác quản lý, bảo quản và sử dụngthư viện.1.2.4. Nguồn lực thông tinNguồn lực thông tin của Thư viện trường ĐHSP Huế là một hệ thốngnhững xuất bản phẩm, những vật mạng tin khác nhau, tồn tại dưới các hình thức :Nguồn tài liệu dạng giấy và nguồn tài liệu điện tử. Với nguồn kinh phí được nhànước cấp hàng năm (khoảng 200 triệu đồng), kết hợp với mở rộng trao đổi, việntrợ, Thư viện trường ĐHSP Huế đã xây dựng nguồn lực thông tin nhất định, phùhợp với các chuyên ngành đào tạo của nhà trường. Hàng năm thư viện được bổsung khoảng 7500 bản sách với 610 loại.* Nguồn tài liệu giấy :Thống kê số lượng đầu sách trong thư viện cuối năm 2007 là : 26.201 đầusách. Bao gồm 198.008 bản. Trong đó :- Sách Tiếng Việt : 169.819 bản10-Sách Tiếng Anh : 6734 bảnSách Tiếng Nga : 11369 bảnSách Tiếng Pháp : 3595 bảnSách tiếng khác : 2456 bảnTài liệu tra cứu, từ điển : 4035 bảnLuận án, luận văn, các công trình nghiên cứu khoa học : 2319 bản.Tạp chí : Gồm có 474 tên tạp chí các loại. Trong đó,+ Tạp chí nước ngoài có 372 loại : Gồm Tạp chí Tiếng Anh : 202loại với 6571 bản. tạp chí Tiếng Pháp : 170 loai với 3679 bản.+ Tạp chí tếng Việt có 102 loại với 7169 bản- Có trên 30 loại báo.Trong đó có 18.724 sách chuyên môn. Trung bình mỗi ngành đào tạo từ 90– 140 đầu sách.Tuy nhiên các loại tài liệu tiếng nước ngoài tại thư viện phần lớn đã cũ vàlạc hậu.Tất cả các loại tài liệu này đều đang được khai thác và sử dụng ở mức độkhác nhau. Tùy theo loại hình tài liệu, ngôn ngữ tài liệu sau khi qua xử lý cáckhâu nghiệp vụ, các loại tài liệu này được phân bố đến các kho. Thư viện đã xâydựng hệ thống MLCC, MLPL để giúp NDT tra cứu.*Nguồn tài liệu điện tử :Nguồn tài liệu điện tử là nguồn tài liệu mới được xuất bản dưới dạng điện tửvà được truyền trong các mạng máy tính. Bao gồm các loại hình sách, báo điệntử, CSDL, các phần mềm, chương trình chạy trên máy tính, các nguồn lực thôngtin chạy trên các thông tin máy tính. Tại thư viện, nguồn tài liệu dạng điện tử baogồm CSDL, mạng Internet, trong đó, chiếm phần lớn là các CSDL, còn tài liệudạng CD –ROM chưa có. Vì vậy, có thể nói, các CSDL đóng vai trò quan trọngcủa nguồn tin điện tử thư viện.Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện phiên bản 1.2.4do nhóm lập trình khoa Tin của trường ĐHSP Huế viết. Dựa trên phần mềm này,thư viện đã xây dựng được một hệ thống CSDL khá lớn. Hầu như sách cũ đãđược hồi cố toàn bộ, cùng với việc xử lý sách mới nhanh chóng nhằm giúp bạn11đọc truy cập thông tin tại thư viện. Với tổng số 22.636 biểu ghi luôn được cậpnhật thường xuyên bao gồm : CSDL Sách ( Sách Việt và Sách ngoại văn) vàCSDL luận án, luận văn.Thư viện chưa xây dựng CSDL bài trích báo tạp chí. Chưa trang bị nguồn tinđiện tử trên CD- ROM, các băng Video, Catset1.2.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện trường Đạihọc Sư phạm HuếNgười dùng tin (NDT) là một bộ phận vô cùng quan trọng không thể táchrời của bất kỳ một hệ thống thông tin nào. NDT là yếu tố tương tác hai chiều củacác đơn vị thông tin. Bất kỳ một thư viện nào cũng quan tâm đến NDT và nhucầu tin của họ. NDT được cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chấtlượng sẽ tạo ra nguồn tin có giá trị.Đặc điểm NDT của thư viện trường ĐHSP Huế cũng giống như đối tượngNDT của các trường Đại học và Cao đẳng khác bao gồm : Cán bộ quản lý, lãnhđạo, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên. Mỗi nhóm NDT cónhu cầu tin (NCT) khác nhau. Trong từng nhóm tùy theo mỗi giai đoạn cũng cósự khác biệt :* Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý : Bao gồm các cán bộ lãnh đạo,quản lý của nhà trường. Tuy chỉ chiếm một số lượng rất ít trong số NDT của thưviện nhưng là đối tượng cần đặc biệt chú ý. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là đưara đường lối, phương hướng lãnh đạo các bộ phận trong nhà trường. NCT của họlà các tài liệu mang tính chất tổng hợp, phạm vi rộng như tài liệu chỉ đạo củaĐảng và nhà nước, các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết…Với nhóm NDTnày thư viện vẫn dành một sự quan tâm đặc biệt ưu tiên cả về chấi lượng tài liệuvà thời gian phục vụ.* Nhóm NDT là giảng viên : Nhóm NDT này trực tiếp truyền tải kiến thứcđến cho sinh viên. Vì vậy, Giảng viên không chỉ hiểu biết chuyên sâu về mộtngành mà cần hiểu biết về nhiều lĩnh vực khác. Đặc điểm chung của họ là cầnnhững tài liệu chuyên môn và chuyên sâu, những thông tin về phương phápgiảng dạy, những tài liệu mang nhiều tính mới, cập nhật. Tài liệu mà họ cần làsách tham khảo, tài liệu tra cứu, báo, tạp chí. Nhóm người này do tiếp xúc quen12với tài liệu nên họ biết cách sử dụng và khai thác thư viện. Biết trình bày nhu cầuvà yêu cầu chính xác, nắm vững nguồn tư liệu của ngành mình. Đây cũng lànhóm NDT có những thông tin phản hồi đóng góp cho sự hoàn thiện của thưviện.* Nhóm NDT là học viên cao học : Đây là những người đã qua đào tạochính quy, muốn có thêm kiến thức chuyên sâu để nâng cao trình độ. Tài liệu họcần là sách thao khảo, sách tra cứu, những thông tin mới được đăng tải trên báo,tạp chí.* Nhóm NDT là sinh viên : Là nhóm NDT chủ yếu của thư viện. NCT củasinh viên rất phong phú và đa dạng tùy vào trình độ và từng chuyên ngành đàotạo của nhà trường.Với sinh viên năm thứ nhất, thứ 2 : Đây là giai đoạn ban đầu, trang bị chosinh viên những kiến thức cơ bản. Nhu cầu tài liệu của nhóm này là giáo trình vềcác môn học thuộc ngành đào tạo chuyên môn của họ.Sinh viên năm thứ 3, thứ 4 : Nhóm NDT này đã đi vào nghiên cứu khoahọc, làm tiểu luận, khóa luận tốt nghiệp. Đây là quá trình tìm tòi, nghiên cứu, họrất cần những tài liệu tham khảo có nội dung chuyên sâu hơn, không bó hẹp ở tàiliệu tiếng Việt mà cần tài liệu tiếng nước ngoài.Thư viện mở cửa tiếp bạn đọc 500 buổi/ năm. Phục vụ 250.000 lượt bạn đọc/năm, 200.000 lượt sách luân chuyển. Giờ mở cửa thư viện theo giờ hành chínhcủa trường, riêng thời gian ôn thi thư viện mở cửa thêm vào ban đêm từ 18h30 –21h30, kể cả thứ 7.13CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆNTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HUẾ.2.1. Khái quát về bộ máy tra cứu trong thư viện và ý nghĩa của nó.BMTC là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm, cung cấp tàiliệu, phổ biến thông tin, dữ kiệu phù hợp với diện đề bao quát của cơ quan thôngtin thư viện nhằm đáp ứng yêu cầu tin của NDT. BMTC đóng vai trò đặc biệtquan trọng trong cơ quan thông tin thư viện.BMTC được tổ chức dưới các hình thức :BMTC tin truyền thống : Tra cứu bằng phương pháp thủ công.BMTC tin bán tự động : Tra cứu không hoàn toàn tự động, tra cứu bằngphiếu lỗ.BMTC tin hiện đại : Tra cứu bằng máy tính.Trong các hình thức trên, NDT chỉ hay sử dụng BMTC truyền thống vàBMTC hiện đại.2.1.1. Bộ máy tra cứu thông tin truyền thốngBMTC thông tin truyền thống là tổ chức sắp xếp và lưu trữ thông tin theophương pháp thủ công, thông thường bao gồm các bộ phận sau:Hệ thống mục lục:Kho tài liệu tra cứu -Thư mục2.1.1.1. Hệ thống mục lụcHệ thống mục lục thư viện là một bộ phận quan trọng của BMTC, làcông cụ tra cứu truyền thống không thể thiếu được trong các cơ quan TT – TVđược hình thành ngay từ khi thư viện ra đời.Mục lục là bảng liệt kê, tập hợp các đơn vị phiếu phản ánh trữ lượng,thành phần của toàn bộ kho tài liệu gốc hiện có trong thư viện hay một nhóm thưviện. Nó được tổ chức theo nguyên tắc nhất định nhằm giúp bạn đọc tìm tin vàsưu tầm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian công sức,14đồng thời tăng cường khả năng khai thác tối đa nguồn lực thông tin trong các cơquan TT - TV.Mục lục thư viện được biển hiện dưới nhiều hình thức : mục lục phiếu,mục lục in thành sách, mục lục tờ rời, mục lục đọc máy…Trong đó mục mụcphiếu là mục lục chủ yếu được sử dụng trong các cơ quan thông tin thư viện.Đây là loại mục lục được cấu tạo bởi các tấm phiếu có ghi thông tin về các tàiliệu có trong vốn thư viện được sắp xếp theo trật tự nhất định trong ô kéo của tủmục lục.Hệ thống mục lục giúp người dùng tin xác định được tài liệu khi biết mộtsố thông tin như : tên tác giả, tên tài liệu, môn loại khoa học…Nó là cầu nối giữaNDT và nguồn lực thông tin, góp phần tuyên truyền, hướng dẫn đọc theo địnhhướng hoạt động của thư viện.Hệ thống mục lục thư viện chủ yếu gồm các loại sau:Mục lục chữ cái (MLCC)Mục lục phân loại (MLPL)Mục lục chủ đề (MLCĐ)Mục lục chữ cáiLà loại mục lục mà trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo trật tự chữcái của tên tác giả hoặc theo tên sách, nó vừa là phương tiện tuyên truyền sách,vừa là công cụ tra cứu thư mục. Đây là loại mục lục dễ tổ chức, dễ sử dụng phùhợp với tâm lí, thói quen của mọi đối tượng bạn đọc. Do vậy ở các thư viện nhỏcó trình độ xử lí kỹ thuật thấp, MLCC đóng vai trò là BMTC duy nhất.MLCC phản ánh hình thức của tài liệu, nó trả lời các câu hỏi : trong thưviện có bao nhiêu tác phẩm và cụ thể là những tác phẩm gì? của tác giả nào?hoặc thư viện đang lưu giữ những lần xuất bản nào của một tác phẩm.Trong MLCC hầu như toàn bộ tài liệu của tác giả được đưa tập trung vàomột khu vực trong ô phiếu. Ngay cả trường hợp tên tác giả không phải là tiêu đềmô tả, phiếu bổ sung sẽ giới thiệu tên tác giả như dấu hiệu để sắp xếp phiếu. Vìvậy MLCC còn gọi là mục lục tác giả.Mục lục phân loại15Cùng với Mục lục chữ cái, mục lục phân loại (MLPL) là một trong hai mụclục quan trọng nhất của mọi loại hình cơ quan thông tin thư viện, trong đó cácphiếu mô tả được sắp xếp theo môn ngành tri thức phù hợp với cơ cấu của mộtbảng phân loại nhất định mà thư viện áp dụng để xây dựng MLPL. MLPL phảnánh kho tài liệu gốc của thư viện theo nội dung các ngành khoa học. MLPL giúpNDT tìm được tài liệu về các lĩnh vực mà họ quan tâm khi không biết tên tác giảhay tên tài liệu. Giúp cho cán bộ thư viện bổ sung và xây dựng vốn tài liệu có cơcấu nội dung phù hợp và trả lời các yêu cầu tin của bạn đọc theo môn ngành trithức. Giúp cho việc tuyên truyền giới thiệu sách và biên soạn thư mục.Hiện nay ở Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng bảngphân loại thập phân Dewey, vì vậy cần tìm hiểu bảng phân loại DDC để khi tratìm tài liệu cần phải theo ký hiệu của bảng phân loại đó. Đặc biệt trong MLPLcòn có Ô tra chủ đề được xây dựng trên nguyên tắc nhóm các đề mục của MLPLtheo chủ đề. Ô tra chủ đề là chìa khóa rất quan trọng hỗ trợ cho bạn đọc sử dụngMLPL được dễ dàng và hiệu quả hơn.Mục lục chủ đề.Mục lục chủ đề (MLCĐ) phản ánh kho tài liệu gốc theo đề mục chủ đề.MLCĐ được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái của chủ đề - có ý nghĩa rất quantrọng đối với các thư viện khoa học, đặc biệt là các thư viện khoa học chuyênngành.Cũng giống như khi phân loại tài liệu và xây dựng MLPL, Thư viện sử dụngbảng đề mục chủ đề nào để định chủ đề thì cũng theo bảng đó để tra cứu thôngtin.2.1.1.2 Kho tài liệu tra cứu – thư mục.Kho tài liệu tra cứu - thư mục là một phần của vốn tài liệu thư viện và làmột bộ phận quan trọng của bộ máy tra cứu – thư mục. Đây là kho đặc biệt tronghệ thống kho sách của thư viện. Kho này được tổ chức trên cơ sở được rút ra từkho chính những loại sách mang tính chất tham khảo, tra cứu, thường xuyênđược sử dụng đến, giúp cho cán bộ thông tin thư viện, NDT tiện tra cứu và tìmtài liệu một cách sát thực. Tuy nhiên, nó lại cồng kềnh nên số lượng bị hạn chế.Thành phần của nó bao gồm :16- Những tài liệu có tính chất chỉ đạo: Các tác phẩm của các nhà kinhđiển Mác, En - ghen, Hồ Chí Minh và các vị lãnh đạo của Đảng và Nhà nước,các tài liệu của Đảng và Nhà nước như văn kiện, chỉ thị, nghị quyết, thông tư củaĐảng và nhà nước phù hợp với diện phục vụ của cơ quan thông tin thư viện.- Các tài liệu tra cứu bao gồm : Bách khoa thư tổng hợp và chuyênngành, các loại Từ điển ngôn ngữ, thuật ngữ, địa danh, các loại sách tra cứu, sổtay kỹ thuật, các sách thống kê, các sách chỉ dẫn, các sách tra cứu nhân vật, cácsách tổng hợp về từng ngành khoa học…Niên biểu, lịch biểu, niên giám, bảnđồ…- Các tài liệu thông tin – thư mục : Các bảng tra, các ấn phẩm tóm tắt,các ấn phẩm thông tin tổng luận, các ấn phẩm thông tin thư mực gồm: các bảnthư mục, tạp chí tóm tắt, thông tin nhanh, thông tin tín hiệu, các CSDL của thưviện Quốc Gia Việt Nam, của thư viện tỉnh, và các thư viện khác ở trong vàngoài nước…Hiện nay, các loại tài liệu tra cứu – thư mục ngoài hình thức in truyềnthống chúng còn được xuất bản dưới dạng điện tử. Đặc biệt là các loại Báchkhoa thư, các loại từ điển,… các CSDL thư mục của các thư viện, trung tâmthông tin lớn trong nước và trên thế giới có thể tiếp cận trên mạng Internet.Các tài liệu trong kho tra cứu thường được xếp theo môn loại tri thức vàđược các thư viện tổ chức theo lối tự chọn ( kho mở).Với sự phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức, kho tài liệu tra cứuđóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức BMTC của thư viện và phục vụ tracứu cho người dùng tin.2.1.2. Bộ máy tra cứu hiện đại.Ngày nay với sự bùng nổ thông tin, việc sử dụng máy tính để tìm thông tinđối với người dùng tin đã trở nên phổ biến và được xem là công việc hết sức cầnthiết nhằm nâng cao hiệu quả khai thác nguồn tin điện tử ngày một gia tăng.Hiện nay, hầu hết các thư viện đã xây dựng được BMTC tin hiện đại giúpcho việc tìm kiếm, truy cập thông tin một cách nhanh chóng chính xác và đầy đủ.Máy tính điện tử là một thiết bị điện tử xử lý rất nhanh thông tin đưa vào dưới sựđiều khiển của các chương trình được lưu trữ trong bộ nhớ.17Hệ thống tìm tin thư động hóa là hệ thống có khả năng lưu trữ, tìm lại, vàbảo trì thông tin được tin học hoá. Bao gồm các bộ phận sau : Các công cụ dùng cho công tác xử lý hình thức và xử lý nội dung thôngtin như : Qui tắc mô tả biên mục (ISBD..), các ngôn ngữ tìm tin , các khổ mẫu dữliệu như : MARC21, UNIMARC. Những công cụ này đống vai trò quan trọngtrong việc phân tích, trình bày và tổ chức thông tin cho việc tìm kiếm lại thôngtin đã được lưu trữ trong máy tính. Nó còn có tác dụng phân tích yêu cầu tin vàxây dựng biểu thức tìm tin để đưa vào hệ thống tìm tin. Cán bộ làm việc với hệ thống : Bao gồm các nhà phân tích hệ thống,các cán bộ tin học, cán bộ lập trình, khai thác xử lý thông và người dùng tin khaithác để đáp ứng nhu cầu tin của khách hàng. Phương tiện kỹ thuật : Bao gồm phần cứng, phần mềm, các phươngtiện viễn thông.- Phần cứng bao gồm : Các máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi( máy in), các bộ nhớ, đĩa quang ( Đĩa CD – ROM), thiết bị mạng, thiết bị mạngviễn thông- Phần mềm bao gồm : Phần mềm hệ thồng (Hệ điều hành), phầnmềm ứng dụng (gồm các chương trình : Quản trị mạng, quản trị CSDL),- Các thiết bị viễn thông : Thiết bị mạng, thiết bị viễn thông (Modem)Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được kết nối với nhau bởimột đường truyền vật lý theo một cấu trúc nào đó. Ngày nay, với sự phát triểncủa máy tính điện tử, công nghệ mạng máy tính và viễn thông đã tạo ra cácthông tin máy tính. Một trong những thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãitrong khai thác các mạng thông tin máy tính là Modem.CSDL là tập hợp có cấu trúc các dữ liệu về đối tượng được quản lý,lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lí theophương thức thống nhất nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễdàng nhanh chóng. Ví dụ: CSDL thư mục, CSDL toàn văn, CSDL dữ kiện…CSDL được tạo ra, quản lý và khai thác bằng một hệ thống phần mềm gọilà hệ quản trị CSDL. Hệ quản trị CSDL cho phép người sử dụng có thể thực hiệnnhững chức năng cơ bản sau đây trong việc quản lý dữ liệu:18- Mô tả dữ liệu- Cập nhật dữ kiệu- Tìm kiếm dữ liệu lưu trữ.Đối tượng quản lý thông tin trong CSDL rất đa dạng. Bao gồm các thôngtin về sách, bài báo tạp chí, luận văn, luận án, các sáng chế phát minh, số liệu, dữliệu dữ kiện...Hệ thống tìm tin hiện đại có thể phân loại theo nhiều cách. Trong đó, cácthư viện thường phân loại theo phương thức truy cập CSDL (tức là nơi lưu giữCSDL để truy cập). Với cách phân loại này hệ thống tìm tin gồm : Hệ thống tìm tin cục bộ : là quá trình tìm tin được thực hiện với CSDLđược lưu trữ ngay trên bộ nhớ của máy tính điện tử mà người tìm tin đang sửdụng. Phầm mềm lưu trữ và tìm tin tương ứng được cài đặt cùng với CSDL cụcbộ. Hệ thống tìm tin trực tuyến: ( On – line Information Retrieval) là thuậtngữ chỉ việc tìm tin được lưu giữ trong CSDL trên máy tính được truy cập từ xa.Tìm tin trực tuyến truy cập đến các CSDL từ xa và người tìm tin phải sử dụngmạng máy tính, mạng viễn thông, những phầm mền chuyên dụng. Hệ thống tìm tin trên CD – ROM : CD-ROM là một vật mang tin vớidung lượng rất lớn (khoảng 600 MB tức là 300.000 trang in, tương đương 1500đĩa mềm). Những đĩa CD – ROM này có thể chứa phần mềm tìm tin chuyêndụng, CSDL, tài liệu toàn văn, đồ thị, âm nhạc. Vì vậy CD-ROM được ví nhưmột xuất bản phẩm để phổ biến các CSDL lớn, các sách tra cứu, từ điển, Báchkhoa toàn thư. Nhờ có các phần mềm khai thác dữ liệu có sẵn trên đĩa các CDROM, CSDL cho phép người dùng tin có thể tìm ngay các thông tin và in cáckết quả ra đĩa hoặc ra giấy mà không gặp một trở ngại nào về thời gian. Đồngthời giữa chúng có các điểm kết nối dạng trang Web giúp ta có thể truy cậpthông tin từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác một cách nhanh chóng và thuận lợi.Hệ thống tìm tin toàn cầu : Ngày nay với sự phát triển nhanh chóng củaCNTT và công nghệ viễn thông đã tạo ra một mạng thông tin toàn cầu – mạngInternet. Đặc biệt, với sự phát minh ra Web, khu vực hoạt động của hệ thống tìmtin trực tuyến đã mở rộng. Internet là mạng tìm dữ liệu diện rộng bao trùm cả thế19giới. Internet có cấu hình “mạng nhện” để khi một đường dây bị cắt thông tinvẫn không gián đoạn vì liên lạc sẽ tiến hành ngõ khác. Internet được coi là mộtxa lộ thông tin bao gồm mạng lưới các máy tính chủ được nối thông qua mạngđiện thoại hay các kênh chuyên dùng.Các dịch vụ của Internet phong phú và đa dạng gồm hàng chục loạitrong đó có một số có tác dụng rất lớn cho công tác tra cứu tìm tin như dịch vụtruy cập tự do tìm kiếm các danh mục dữ liệu, dịch vụ các thông tin cơ bản, dịchvụ tìm kiếm các CSDL được sắp xếp theo từ khóa, dịch vụ tra cứu tìm kiếm tạpchí tin tức…Các chuyên gia thông tin thư viện trên toàn thế giới có thể vào Internet đểtheo dõi hội thảo về OCLC của hiệp hội thư viện Mỹ . Người sử dụng mạngkhông những được giải đáp những câu hỏi mang tính chất tra cứu mà còn nhậnđược cả những bản sao của tài liệu gốc nếu cần. Thông qua một khu vực thôngtin được gọi là trạm điều khiển, người dùng Internet có danh sách các thư viện vàdanh mục các loại sách. Họ có thể truy cập tới một chương liên quan trong cuốnsách cụ thể hoặc truy tìm tài liệu cho đề tài nghiên cứu của mình.2.1.3. Ý nghĩa của bộ máy tra cứu tin.Bất kỳ một cơ quan thông tin thư viện muốn khai thác hiệu quả vốn tài liệuvà tiến hành tốt công tác phục vụ bạn đọc thì trước hết phải quan tâm đến việc tổchức bộ BMTC. BMTC cho phép tìm và cung cấp thông tin dữ kiện cần thiếttheo diện đề tài bao quát của kho tra cứu tin thông qua các công cụ tìm kiếm.“Bộ máy tra cứu được ví là chiếc chìa khóa vạn năng đi vào kho báu”. Bạnđọc đến thư viện không thể tự mình trực tiếp vào kho hoặc cán bộ vào kho lấysách trong khi chưa biết những thông tin về tài liệu đó và vị trí nào trong giá. Vìvậy muốn biết những thông tin về tài liệu đó thì trước hết phải tra tìm trong hệthống mục lục hoặc tìm kiếm trong BMTC hiện đại. Đối với cán bộ thư viện,BMTC là công cụ giúp khai thác các nguồn tài liệu để trả lời bất cứ câu hỏi nàocủa người tìm tin. Với chức năng là cầu nối giữa nguồn lực thông tin và người sửdụng, BMTC thể hiện như sau :- Phản ánh giá trị nội dụng, hình thức, cấu trúc của tài liệu20- Truy cập thông tin giúp người sử dụng tìm được tài liệu dưới dạng ấn phẩmhay các vật mang tin khác.- Giúp lựa chọn tài liệu theo lần xuất bản, vật mang tinBMTC tin giữ vai trò đặc biệt trong các cơ quan TT - TV. Nó là công cụ đểtìm tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc. Muốn cho hoạt động tra cứu thông tin tốtphải xây dựng một BMTC tin hoàn chỉnh, chất lượng cao.Thư viện trường ĐHSP Huế có nhiệm vụ tổ chức cung cấp các thông tin, tưliệu, sách báo và các tài liệu khác phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoahọc cho cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên của trường. Tham mưu cho BanGiám hiệu về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu. Việc ápdụng BMTC trong thư viện trường ĐHSP Huế thực hiện đúng chức năng là côngtác thông tin khoa học phục vụ học tập nghiên cứu của sinh viên và giảng dạycủa giáo viên, giúp cho lãnh đạo nhà trường, lãnh đạo thư viện quản lý mạnglưới thông tin, tư liệu của thư viện, đồng thời xử lý, lưu trữ và đáp ứng kịp thờinhu cầu tin cho cán bộ trong thư viện.Thư viện trường ĐHSP Huế có lượng bạn đọc rất đông đảo ( khoảng 600lượt bạn đọc/ ngày) có nhu cầu tin rất phong phú, đa dạng. Nếu như không cóBMTC được tổ chức hoàn chỉnh, khoa học, phản ánh đầy đủ chính xác nguồn lựcthông tin của thư viện, đồng thời truy cập dễ dàng thuận tiện thì việc phục vụ bạnđọc hết sức khó khăn, phức tạp.Nhận thức rõ vai trò của BMTC, Thư viện Trường ĐHSP Huế đã đảm bảocác yêu cầu sau :- Tính chính xác : Các thông tin về tài liệu có trong thư viện ( Nội dung,hình thức ngôn ngữ). Nếu tính chính xác không cao thì dẫn đến việc thiếu tin,mất tin, tài liệu không phát huy được tác dụng của nó.- Tính đầy đủ : Phản ánh đầy đủ nội dung vốn tài liệu đảm bảo chongười dùng tin khai thác triệt để nguồn thông tin.- Tính thống nhất : Các thuật ngữ phải được xây dựng theo nguyên tắcthống nhất, sẽ giúp cho việc tìm kiếm thông tin được nhanh chóng, thuận tiện.- Tính thuận tiện : Phải được xây dựng trên cơ sở có tính đến thói quen,tập trung sử dụng thông tin của NDT. Khi thiết lập các biểu ghi cần lựa chọn21những từ khoá thông dụng, phổ thông để đảm bảo cho NDT hiểu từ khoá, tìm tinchính xác, nhanh chóng và thuận tiện.Với vai trò quan trọng cấu thành bộ phận của cơ quan thông tin thư viện,BMTC tin được tổ chức tốt càng tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tra cứunhưng để xây dựng và duy trì thì không phải là công việc đơn giản mà ai cũnglàm tốt được. Điều đó đòi hỏi cán bộ thư viện phải có trình độ chuyên môn,phương pháp khoa học. Một BMTC được tổ chức có hệ thống, khoa học sẽ làphương tiện hữu ích giúp bạn đọc khai tác thông tin. Đồng thời nó cũng là trợthủ đắc lực cho cán bộ thư viện trong công tác nghiệp vụ. Như vậy BMTC làđiều kiện bắt buộc cho mọi thư viện tiến hành hoạt động, nó giữ vị trí vô cùngquan trọng.2.2. Thực trạng BMTC tin truyền thống tại Thư viện Trường ĐHSPHuếBMTC truyền thống đóng vai trò quan trọng trong thư viện và cơ quan thôngtin. Việc xây dựng BMTC phải tuân thủ những nguyên tắc chung nhưng tùy theoloại hình thư viện và nhu cầu tin của người dùng tin cũng như khả năng tổ chứccủa từng thư viện mà mỗi thư viện có cách áp dụng riêng sao cho phù hợp.**Hệ thống mục lục thư việnlà bộ phận chủ yếu của bộ máy tra cứutruyền thống tại thư viện. Với thư viện trường ĐHSP Huế, mặc dù đã tiến hànhnhanh chóng việc tìm tin trên máy vi tính với hệ thống phòng máy hiện đạinhưng hệ thống mục lục vẫn được bạn đọc sử dụng thông dụng và được cán bộthư viện thường xuyên quan tâm xây dựng đảm bảo cho việc tìm tin theo 2hướng : truyền thống và hiện đạiTheo tác giả M.Bloomberg và G.E.Evans : “ Mục lục – sản phẩm chủ yếucủa quá tình biên mục, là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong thư viện.Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan TT –TV dù chỉ cótrữ lượng tài liệu ở mức trung bình mà lại thiếu hệ thống mục lục ”.Để giúp bạn đọc tra tìm tài liệu, thư viện trường ĐHSP Huế đã tổ chức hệthống mục lục khá chi tiết từ năm 1976, cùng với sự phát triển vốn tài liệu, hệthống mục lục thư viện ngày càng được bổ sung, bảo quản, chỉnh lý hợp lý, được22sắp đặt trong phòng tra cứu tin truyền thống, gần lối vào thư viện, ngoài ra các tủmục lục còn được đặt ở cửa kho giáo trình, điều đó tạo điều kiện cho bạn đọc cóthể nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp. Hệ thống mục lục bao gồm 145 ôphiếu dùng cho sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn :o Mục lục chữ cáio MLPL ( Gồm 2 tủ mục lục được sắp xếp theo bảng phân loại 19 lớpcủa Thư viện quốc gia Việt Nam, và tủ mục lục theo bảng phân loại DDC).o Mục lục các xuất bản phẩm định kỳ, tiếp tục.o Mục lục công vụ.2.2.1. Mục lục chữ cáiMục lục chữ cái (MLCC) là loại mục lục quan trọng dễ sử dụng đối vớimọi đối tượng bạn đọc của Thư viện. Đây là loại mục lục trong đó các phiếu môtả được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của họ tên tác giả cá nhân, tên tác giả tập thểhoặc theo nhan đề tài liệu. MLCC trả lời cho các câu hỏi khi chúng ta đã biết cácthông tin như tên tác giả, nhan đề tài liệu của sách, báo, tạp chí, luận án luận văn.Tại thư viện trường ĐHSP Huế, hệ thống các phiếu mô tả trong MLCC được sắpxếp theo từng ngôn ngữ và sắp xếp theo vần chữ cái của ngôn ngữ đó.Hiện tại trong tủ mục lục, mục lục chữ cái gồm 87 ô phiếu trong đó :o MLCC tên sách Việt : 34 ô phiếuo MLCC họ tên tác giả Việt : 21 ô phiếuo MLCC tên Sách Tiểu học, sách Mẫu giáo : 8 ô phiếuo MLCC tên sách ngoại trong đó : MLCC tên sách tiếng Anh : 5 ôphiếu, MLCC tên sách tiếng Pháp : 10 ô phiếu, MLCC tên sách tiếng Nga 9 ôphiếu.Các phiếu mô tả được bảo quản trong những ô phiếu được làm bằng gỗ,chiều cao và chiều rộng của hộp phiếu lớn hơn các phiếu để tiện sắp xếp và dichuyển các phiếu bên trong. Có một con suốt kim loại xuyên từ đầu hộp đến cuốihộp qua lỗ tròn của mỗi phiếu, bên ngoài ô phiếu ghi nhãn chữ cái viết tắt.Chẳng hạn như đối với những ô phiếu sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu TiếngViệt, trên mỗi ô phiếu ghi nhãn ký hiệu thứ tự vần chữ cái : A –Ă, B –BA, BĂ –23BU, C – CÂ, DA – DƯ, ĐA – ĐI, ĐO – F, G – GO, HA – HO, HÔ – HƯ, …VO– Z. Mục lục chữ cái tên sách Tiếng Anh: E – H, I – N, O – Q, Q - ZTrên nhãn ghi chữ cái đầu tiên của ô phiếu đến chữ cái cuối cùng của ôphiếu. Và nhiều hộp phiếu tạo thành tủ mục lục tra cứu. Hầu hết các phiếu mô tảtrong MLCC tại thư viện Trường ĐHSP Huế được sắp xếp theo chữ cái tên sách.Riêng MLCC sách Việt được chia làm 2 bộ phận : Mục lục tên sách và mục lụctên tác giả. Có nghĩa là một quyển sách có thể có 2 phiếu mô tả : một phiếu đượcsắp xếp theo tên sách, một phiếu được sắp xếp theo họ tên tác giả.Mục lục chữ cáiMLCC của thư viện được tổ chức rất chi tiết và cụ thể, giúp cho NDT dễdàng xác định được ô phiếu mình cần tra cứu khi biết được thông tin về họ têntác giả và nhan đề tài liệu.24Ô kéo xếp theo vần chữ cái T - TÊTrong một ô phiếu của thư viện được cấu tạo từ 2 loại phiếu : Phiếu tiêu đề,phiếu mô tả.Phiếu tiêu đề có phần mào nhô lên 1.5 cm được xây dựng giúp cho việc tratìm nhanh chóng vì trên đó ghi giới hạn phân chia phiếu mô tả thành từng cụmđược sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu trong từng ô phiếu, giúp NDT dễ dàngthấy khu vực phiếu mà mình cần tìm. Phiếu tiêu đề gồm phiếu tiêu đề chính vàphiếu tiêu đề phụ. Phiếu tiêu đề chính có mào nhô cao hơn ở chính giữa, ghi cácchữ cái và các tác giả lớn. Ví dụ : A, B, C... Phiếu tiêu đề phụ có phần mào nhôcao chệch về phía bên trái hoặc bên phải, ghi các vần chữ cái hoặc tác giả hẹphơn. Ví dụ trong ô phiếu có nhãn C thì phiếu tiêu đề chính là C, phiếu tiêu đềphụ được tổ chức chi tiết gồm : CA, CÂ, CO, CHA, CHO, CHU, CHUNG,CHUYÊN, CHƯ...25

Tài liệu liên quan

• Phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên
  • 143
  • 1
  • 0
• Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
  • 80
  • 1
  • 2
• Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2
  • 72
  • 800
  • 6
• Khoá luận tốt nghiệp khảo sát bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường đại học
  • 71
  • 532
  • 0
• Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường cao đẳng sư phạm hà tây
  • 65
  • 531
  • 0
• Tìm hiểu các sản phẩm dịch và dịch vụ thông tin thư viện tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2
  • 73
  • 589
  • 0
• Phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện trường đại học sư phạm nghệ thuật trung ương
  • 152
  • 463
  • 0
• Phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện trường đại học sư phạm nghệ thuật trung ương
  • 14
  • 395
  • 0
• Phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện trường đại học sư phạm kỹ thuật hưng yên
  • 6
  • 372
  • 0
• Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây
  • 67
  • 294
  • 0

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(3.66 MB - 79 trang) - Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường đại học sư phạm huế Tải bản đầy đủ ngay ×