[Tìm Hiểu] Chi Tiết Sơ đồ Tổ Chức Khách Sạn 4 Sao - Vinapad

Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao rất phức tạp và cồng kềnh. Để khách sạn hoạt động trơn tru và ổn định, anh/chị cần có cách tổ chức hợp lý và khoa học nhất.

Nếu anh/chị đang làm việc hoặc kinh doanh khách sạn và muốn tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này, đừng bỏ qua bài viết dưới đây của Vinapad.

>> Xem thêm:

Sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao

Sơ đồ tổ chức khách sạn 3 sao

1. Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao

Một khách sạn 4 sao mở ra và đi vào hoạt động đồng nghĩa với việc vận hành khối lượng công việc rất lớn. Trong đó, mỗi bộ phận phòng ban, mỗi vị trí lại có nhiệm vụ và chức năng riêng biệt.

Việc phân chia cấp bậc, phòng ban giúp chủ khách sạn quản lý tốt hơn các hoạt động. Tổ chức phòng ban riêng biệt giúp anh/chị nắm được hoạt động của từng bộ phận có hệu quả không. Nếu có sai sót trong quá trình hoạt động anh/chị cũng có thể nhanh chóng đưa ra kế hoạch điều chỉnh.

2. Các ban (tổ) trong khách sạn 4 sao

Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao không thể thiếu các bộ phận điều hành. Các cá nhân được bổ nhiệm vào các vị trí này cần có năng lực và trách nhiệm cao để khách sạn hoạt động ổn định và tốt nhất.

2.1. Bộ phận quản lý cấp cao

Các quản lý cấp cao trong khách sạn bao gồm:

• Tổng Giám đốc (General Manager – GM)

Là người đứng đầu chịu mọi trách nhiệm về tất cả hoạt động và doanh thu của khách sạn. Người cùng với ban Giám đốc và Hội đồng quản trị sẽ đưa ra định hướng, chiến lược phát triển. Tổng Giám đốc sẽ có nhân viên Thư ký riêng để hỗ trợ công việc.

• Phó Tổng Giám đốc (Assistant Manager – AM)

Là người hỗ trợ cho Tổng Giám đốc điều hành các hoạt động của khách sạn, thay mặt đưa ra các quyết định khi Tổng Giám đốc vắng mặt.

Phó Tổng Giám đốc thường sẽ phụ trách các vấn đề liên quan đến các chính sách, phúc lợi, đưa ra các quyết định cuối cùng về khen thưởng, xử phạt nhân viên.

2.2. Giám đốc các khối/ phòng ban

Khái niệm này thường xuất hiện ở các khách sạn quy mô lớn từ 4 sao trở lên dành cho những người quản lý một khối/ phòng ban/ lĩnh vực lớn.

Một khách sạn cao cấp cần đáp ứng được nhiều nhu cầu của khách hàng: ăn uống, nghỉ ngơi, thư giãn,… Để phục vụ tốt nhất các yêu cầu này, khách sạn 4 sao cần các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm.

Các bộ phận chủ yếu của khách sạn:

• Giám đốc khối Dịch vụ phòng (Room Division Manager)
• Giám đốc khối Ẩm thực (Director Food & Beverage)
• Giám đốc khối Kinh doanh (Director Sales & Marketing)
• v..v..

Họ là những người đề ra các quy trình công việc, giải quyết các vấn đề xảy ra, đảm bảo mọi hoạt động xuyên suốt trong khối/ phòng ban của mình, chịu trách nhiệm và báo cáo cuối cùng đến các bậc quản lý cấp cao.

Trong sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao, họ đứng ngay sau vị trí Phó Tổng Giám Đốc, mỗi người quản lý một mảng khác nhau của khách sạn.

2.3. Trưởng/ Quản lý các bộ phận

Họ là những người quản lý một bộ phận cụ thể. Ở các khách lớn thì họ có trách nhiệm báo cáo công việc tới cấp Giám đốc khối/ phòng ban.

• Trưởng bộ phận Nhà hàng (Restaurant Manager)
• Trưởng bộ phận Lễ tân (Front Office Manager)
• Trưởng bộ phận Buồng phòng (Housekeeping Manager)
• v..v..

3. Sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao các khối (phòng ban)

3.1. Khối kinh doanh và tiếp thị (Sales & Makerting)

Có trách nhiệm khai thác, tìm kiếm các nhóm khách hàng về cho khách sạn, là bộ phận thiết yếu mang lại doanh thu cho khách sạn.

Mỗi nhân viên kinh doanh thường sẽ chịu trách nhiệm một lĩnh vực riêng như: dịch vụ phòng ở (khách đoàn, khách lẻ); dịch vụ tiệc, hội nghị, họp hành, ăn uống trong và ngoài khách sạn.

Nhân viên tiếp thị có nhiệm vụ lên các kế hoạch liên quan đến việc quảng bá hình ảnh, sự kiện của khách sạn, thu thập các thông tin về các nhóm đối tượng khách hàng, đối thủ cạnh tranh.

3.2. Khối dịch vụ Ẩm thực (Food & Beverage)

Bao gồm tất cả các bộ phận cung cấp các dịch vụ ăn uống đảm bảo chất lượng, vệ sinh trong toàn khách sạn từ các khu vực công cộng (sảnh, nhà hàng…); bữa ăn tại phòng; đến các buổi tiệc, hội nghị, hội thảo.

Ở các khách sạn lớn Ẩm thực được chia thành các bộ phận nhỏ hơn như:

• Yến tiệc (Banquet)
• Nhà hàng (Restaurant)
• Bar và Bếp (Kitchen)

Các bộ phận này kết hợp cùng vận hành đồng đều. Đây là bộ phận mang lại nguồn doanh thu lớn thứ 2 cho khách sạn sau buồng phòng.

3.3. Bộ phận Dịch vụ phòng

Gồm có 2 bộ phận nhỏ là Tiền sảnh và Quản gia chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến việc ở của khách.

Bộ phận Tiền sảnh:

Ngoài việc đảm nhận các hoạt động ở tiền sảnh (nhận – trả khách, chào đón, giới thiệu, nhận đặt phòng, tổng đài…) nhân viên lễ tân còn là người kết nối, chuyển các yêu cầu khách tới bộ phận có liên quan.

Bên cạnh đó, hiện nay bộ phận Tiền sảnh còn được các bộ phận nhỏ hơn:

• Đặt phòng (Reservation)
• Lễ tân (Receptionist)
• Tổng đài (Operator)
• Hành lý và Trực cửa (Bellman, Doorman/Doorgirl)…

Nhân viên lễ tân đóng vai trò kết nối khách hàng với các bộ phận khác trong khách sạn.

Bộ phận Quản gia:

Trong sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao, đây là bộ phận không thể thiếu. Bởi họ là những người đảm nhận việc đảm bảo chất lượng buồng phòng cho khách, cũng như sự sạch sẽ các khu vực trong khách sạn.

3.4. Bộ phận Tài chính – Kế toán

Chức năng của bộ phần tài chính – kế toán trong khách sạn:

• Theo dõi, xử lý, giữ sự cân bằng tất cả các hoạt động tài chính của khách sạn;
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về tài chính của pháp luật và ban Giám đốc
• Phụ trách các vấn đề thu chi (tiền lương, hàng hoá…).
• Thu mua, lưu giữ, cung cấp đầy đủ cho tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày trong khách sạn.

Từ các số liệu của bộ phận này, anh/chị có thể hiểu được hoạt động đang diễn ra hàng ngày trong khách sạn. Dựa trên đó có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn, hoặc tiếp tục phát huy.

3.5. Bộ phận Hành chính – Nhân sự

Có trách nhiệm trong việc tuyển dụng nhân viên cũng như các chương trình đào tạo, định hướng đào tạo, mối quan hệ giữa các nhân viên, tiền lương, quan hệ lao động và phát triển nguồn nhân lực.

3.6. Bộ phận Kỹ thuật

Có trách nhiệm sửa chữa, bảo trì và bảo dưỡng tòa nhà Khách sạn và các phương tiện bên trong, thực hiện chương trình bảo dưỡng định kỳ.

Chương trình này được thiết lập để đánh giá các hư hỏng có thể phát sinh đối với các trang thiết bị và máy móc để đảm bảo rằng chúng không bị hỏng hóc, bằng cách duy trì chúng trong tình trạng hoạt động tốt.

3.7. Bộ phận An ninh

Bộ phận an ninh trong sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao có vai trò:

• Đảm bảo an ninh, an toàn cho khách lưu trú
• Đảm bảo an ninh, duy trì trật tự trong khách sạn và nhân viên
• Điều khiển và giám sát các thiết bị theo dõi an ninh trong và ngoài khách sạn

Mỗi bộ phận, phòng ban đều có chức năng riêng. Nhưng để khách sạn hoạt động trơn tru và hiệu quả nhất, tất cả các bộ phận phải phối hợp và hỗ trợ nhau tối đa.

Vậy là Vinapad vừa mới giới thiệu tới anh/chị chi tiết sơ đồ tổ chức khách sạn 4 sao. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với anh/chị.

Cảm ơn đã theo dõi bài viết!

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VINAPAD

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội

Showroom: Thôn Yên Lạc 1, Cần Kiệm, Thạch Thất, Hà Nội

Website: https://vinapad.com

Hotline: 091.468.2106

Email: kinhdoanh@vinapad.com

HMA Agency – Đơn vị cung cấp marketing thuê ngoài chất lượng uy tín

Dịch vụ phòng Marketing thuê ngoài HMA Agency có gì đặc biệt?

https://twitter.com/HMA_Agency

https://www.pinterest.com/hmaagency/