Tìm Hiểu Chức Năng Insert Database Trong Microsoft Word

Trong quá trình xử lý văn bản, thế nào cũng có lúc bạn có nhu cầu đọc số liệu của một tập tin cơ sở dữ liệu (CSDL) khác như Access, Excel, ODBC Files,… để đưa vào trong văn bản Word nhằm để xử lý tiếp. Nếu thế bạn chỉ cần dùng công cụ Insert Database của Word, nó sẽ là một công cụ giúp bạn làm điểu đó một cách dễ dàng và nhanh chóng. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết các bước để sử dụng chức năng khá hay này trong Microsoft Word.

Mở đầu bài viết xin giới thiệu cho bạn biết về một số thông tin về CSDL: hiểu một cách đơn giản đó là tập hợp thông tin có cấu trúc, nó bao gồm rất nhiều bảng. Dòng đầu tiên của bảng đóng vai trò như là tiêu đề cột, các dòng còn lại thường là những mẫu tin chứa số liệu. Trong bảng có chứa nhiều cột, thường gọi là Field, chứa thông tin chuyên biệt của một nhóm thông tin nào đó. Ngoài ra các bảng biểu cũng có thể liên kết với nhau nhằm dễ dàng truy xuất thông tin giữa các bảng. Hay nói cách khác, CSDL là một tập hợp các liên kết dữ liệu, thường rât lớn. Dữ liệu này thường được duy trì dưới dạng các tập tin và thường được quản lý bởi các hệ quản trị CSDL. Một ví dụ thực tế về CSDL là thông tin quản lý nhân viên trong công ty, trong đó có quản lý thông tin lương của nhân viên như họ tên, chức vụ, lương cơ bản, số ngày công, phụ cấp chức vụ, lương. Khi đó các thông tin cần quản lý lương của nhân viên được trình bày trên đây lúc này gọi là trường trong một bảng lương của CSDL quản lý nhân viên.

Muốn sử dụng chức năng Insert Database của Word thì trước hết bạn phải gọi lệnh đó thông qua thanh công cụ Database (đối với Word 2003), hoặc thông qua biểu tượng lệnh của Insert Database (đối với Word 2007, Word 2010). Cách làm như sau:

- Đối với Word 2003 : bạn vào View > Toolbar, nhấn chọn mục Database, bạn sẽ thấy xuất hiện thanh công cụ Database (lệnh Insert Database nằm trong thanh công cụ này).

- Đối với Word 2007 : bạn nhấn Office Button > Word Options, chọn nhóm Customize. Kế tiếp bạn chọn All Command từ danh sách đổ xuống trong mục Choose command froms. Bây giờ bạn hãy chọn công cụ Insert Database trong danh sách các công cụ hiện ra, nhấn Add để thêm công cụ này vào thanh Quick Access Toolbar.

- Đối với Word 2010 : bạn nhấn chọn File > Options, sau đó nhấn chọn Quick Access Toolbar. Dưới mục Choose commands from, chọn Commands not in the ribbon. Bây giờ bạn hãy chọn biểu tượng Insert Database trong danh sách công cụ hiện ra, nhấn Add để thêm vào thanh Quick Access Toolbar.

Quy trình chèn một bảng từ CSDL sẵn có (minh họa trên Word 2007, đối với Word 2003, 2010 bạn làm tương tự).

- Để chèn, bạn hãy đặt con trỏ vào trong tài liệu nơi mà bạn muốn thêm (ở đây minh họa chèn bảng từ Access, bạn có thể tải CSDL mẫu tại  ttp://tinyurl.com/3cvgdfk), nhấn vào biểu tượng Insert Database. Hộp thoại Database sẽ xuất hiện.

- Nhấn nút Get Data để mở hộp thoại Select Data Source. Trong khung Files of type, bạn chọn Access Databases (hoặc chọn nguồn khác nếu bạn muốn), kế tiếp bạn chọn ổ đĩa, thư mục, tên tập tin (ở đây là CSDL.mdb trong hình dưới) xong nhấn Open. Khung thoại Select Table sẽ hiện ra cho bạn chọn một bảng để chèn vào tài liệu (ở đây tôi chọn bảng SINHVIEN).

- Trong trường hợp bạn chỉ chèn tất cả dữ liệu của bảng mà không quan tâm đến điều kiện gì của mẫu tin xuất thì bạn hãy nhấn nút Insert Data, sẽ mở hộp thoại như bên cạnh. Trong nhóm Insert records, bạn chọn All để chèn tất cả mẫu tin hoặc chọn From ... To... để chọn giới hạn từ mẫu tin nào đến mẫu tin nào. Nếu bạn nhấn chọn vào hộp kiểm Insert data as field thì dữ liệu chèn vào bảng sẽ như là một field (trường), lúc này nếu dữ liệu nguồn có cập nhật thì dữ liệu bảng được chèn vào trong Word cũng cập nhật theo. Đây là một tính năng khá hay, bạn nên chọn tùy chọn này. Sau khi hoàn tất bạn nhấn OK.

Nếu bạn muốn quy định cho mẫu tin chèn vào tài liệu có thể chọn lọc số liệu theo một điều kiện nào đó và quyết định trình tự sắp xếp mẫu tin ngay khi chèn vào tài liệu. Ví dụ: như bạn muốn chọn lọc những dòng số liệu có sinh viên thuộc lớp DH10TH , đồng thời sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo MSSV theo thứ tự nhỏ trước lớn sau. Thì ngay khi chọn xong bảng trong bước trên thì bạn hãy nhấn vào Query Options. Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng chức năng này thì Word cho biết máy bạn chưa cài Microsoft Query và hỏi bạn có muốn cài vào không.Trường hợp này bạn phải tiến hành cho đĩa CD của bộ Office tương ứng trongmáy bạn cho vào ổ và tiến hành cài.

- Hộp thoại Query Options xuất hiện với ba thẻ chọn để bạn có thể thiết lập.

- Bạn hãy chọn thẻ Filter Records (bộ lọc mẫu tin). Vào khung Field, bạn chọn Lop. Mục Comparison, chọn Equal to, trong nhóm Compare to bạn gõ vào DH10TH. Trong trường hợp bạn muốn thêm các điều kiện khác thì có thể chọn And hoặc Or sao đó chọn điều kiện theo nhu cầu của bạn (And - tất cả các điều kiện thỏa mới chọn, Or - một trong các điều kiện thỏa cũng chọn).

- Chuyển sang thẻ Sort Records, vào khung Sort By, chọn MSSV, nhắp nút Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần). Nếu bạn muốn sắp sếp thêm các trường khác trong trường hợp dữ liệu của mẫu tin tại trường ở khung Sort By bị trùng thì bạn hãy chọn Then By, sau đó tiến hành chọn phương thức sắp xếp cho trường dữ liệu đó.

- Trường hợp trong bảng dữ liệu có nhiều cột và bạn chỉ cần chèn một số cột nào đó thôi, thì bạn hãy vào thẻ Select Fields. Khung Fields in data source liệt kê tất cả tên cột có trong bảng số liệu của bạn. Khung Selected Fields liệt kê tên các cột đã được chọn sẽ được chèn vào trong tài liệu Word của bạn. Bạn có thể nhấn vào nút Remove (loại bỏ) và Remove All (loại bỏ tất cả) hoặc Select (chọn) và Select All (chọn tất cả) tùy theo bạn chọn cột đang nằm ở khung nào. Phần này chỉ giới thiệu cho bạn biết vì trong bài viết này sẽ chèn tất cả các cột.

- Sau khi thiết lập xong trong Query Options, nhấn OK. Nếu bạn muốn định dạng bảng chèn của mình sao cho đẹp thì bạn có thể nhấn vào nút Table AutoFormat, kế tiếp chọn kiểu bảng mà mình thích. Bây giờ bạn hãy nhấn vào nút Insert Data để Word chèn mẫu tin vào tài liệu của bạn. Nếu không có gì sai sót thì kết quả sau khi chèn sẽ được như sau :

Phần lý thuyết bài viết hơi dài, nhưng đã giới thiệu cho bạn đầy đủ các bước chi tiết để chèn một bảng từ một CSDL khác vào trong Word. Khi thực hành, bạn hãy chuẩn bị một tập tin CSDL như Access, Excel hoặc CSDL mà Word hỗ trợ cũng được. Nhất định trong quá trình thực tế, thế nào bạn cũng sẽ sử dụng chức năng này.

Lê Viễn Trình - DH10TH