Tìm Hiểu Công Việc Của Các Bộ Phận Trong Khách Sạn 5 Sao - Vinapad

Tùy theo quy mô của mỗi khách sạn mà có cách phân chia các bộ phận khác nhau, nếu là khách sạn có quy mô nhỏ, nguồn nhân lực hạn chế thì một số bộ phận sẽ kiêm quản luôn công việc của bộ phận khác. Đối với các bộ phận trong khách sạn 5 sao thì việc phân chia theo mô hình tổ chức rõ ràng và hệ thống bài bản là điều rất cần thiết vì nó trực tiếp ảnh hưởng tới hoạt động của khách sạn. Phân chia công việc cụ thể cho các bộ phận cũng là một cách để tăng doanh thu cho khách sạn.

>> Cẩm nang khách sạn >> Các loại hình khách sạn

Vai trò và nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn 5 sao

Dưới đây là một số bộ phận trong mô hình tổ chức khách sạn cao cấp được phân chia theo chức năng của từng bộ phận thể hiện hệ thống dịch vụ kinh doanh chính và các bộ phận hỗ trợ

Các bộ phận trong khách sạn 5 sao

Trong khách sạn, để tiện cho việc quản lý cũng như để công việc được hiệu quả nên các khách sạn đều phải phân chia công việc ra các bộ phận: Bộ phận lễ tân; Bộ phận an ninh; Bộ phận buồng phòng; Bộ phận ẩm thực; Bộ phận nhân sự; Bộ phận kỹ thuật; Bộ phận kinh doanh tổng hợp; Bộ phận quầy hàng; Bộ phận vui chơi giải trí.

Vai trò và nhiệm vụ chính của từng bộ phân trong khách sạn

1. Bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân hay còn gọi là bộ phận đón tiếp được coi như bộ mặt của một khách sạn. Đây gần như là bộ phận đầu tiên mà nhân viên sẽ giao tiếp và tạo dựng mối quan hệ cũng như để cho khách hàng ấn tượng đầu tiên về khách sạn.

• Vai trò: Là chiếc cầu nối giữa khách sạn với khách hàng và các đơn vị đối tác và là sợi dây kết nối các bộ phận còn lại trong khách sạn giúp cho sự vận hành của khách sạn được tiến hành trơn tru và hiệu quả.Là bộ phận đóng vai trò trong việc truyền tải thông tin sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến với khách hàng và là một cánh tay phải của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn cũng như nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai… để từ đó nhà quản lý có thể đưa ra những thay đổi nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho khách sạn.
• Nhiệm vụ: Đón tiếp và nhận yêu cầu từ khách hàng và chuyển yêu cầu của khách hàng đến các bộ phận liên quan. Lưu trữ thông tin khách hàng lên hệ thống song song với việc truyền tải thông tin mà khách hàng cần (hoặc gợi ý những thông tin có ích cho khách hàng và khách sạn) và báo cáo cho quản lý về tình hình hoạt động. Cuối cùng là việc thu phí của khách hàng nếu khách hàng sử dụng những sản phẩm khác trong khách sạn (hoặc có thể nhận được yêu cầu từ những bộ phận khác).

2. Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh là bộ phận không thể thiếu trong một khách sạn. Đây là bộ phận đảm nhận việc giữ an toàn cho khách hàng, cho tài sản của khách sạn cũng như an ninh trong khách sạn.

• Vai trò: Hỗ trợ các bộ phận khác khi xảy ra sự cố. Là bộ phận quan trọng trong những sự kiện lớn trong việc bảo vệ an toàn cho những vị khách đặc biệt (nguyên thủ quốc gia, lãnh đạo Đảng và nhà nước, khách mời quan trọng…). Bảo vệ an ninh trong và ngoài khách sạn.
• Nhiệm vụ: Luôn tuần tra, canh gác và ở tư thế sẵn sàng khi có sự cố xảy ra. Hỗ trợ bộ phận tiếp tân trong việc hướng dẫn và chuyển đồ đạc của khách vào khách sạn cũng như khi khách trả phòng.

3. Bộ phận buồng phòng

Bộ phận buồng phòng là bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảo các phòng ở của khách luôn đảm bảo tiêu chuẩn của khách sạn. Không chỉ vậy đây còn là bộ phận hết sức quan trọng, chiếm tới 60% tổng doanh thu của khách sạn. Bộ phận buồng phòng còn được chia thành nhiều bộ phận nhỏ hơn như: bộ phận giặt là, bộ phận dọn phòng…

• Vai trò: Là bộ phận cung cấp sản phẩm dịch vụ chính được đánh giá là đem lại doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn. Là bộ phận có mối liên hệ mất thiết với bộ phận đón tiếp trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng.
• Nhiệm vụ: Chuẩn bị buồng luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách, làm vệ sinh buồng hàng ngày và các khu vực hành lang, nơi công cộng trong khách sạn. Kiểm tra tình trạng thiết bị trong phòng khi làm vệ sinh, nhận bàn giai phòng từ phía khách. Đồng thời phải báo cho bộ phận kĩ thuật khi có sự cố. Nhạy bén trong việc nắm bắt tình hình khách thuê phòng để thực hiện vai trò phối hợp với bộ phận lễ tân trong cung cấp dịch vụ.

4. Bộ phận ẩm thực

Bộ phận ẩm thực là bộ phận mang lại doanh thu cao cho khách sạn chỉ sau bộ phận buồng phòng. Đây là bộ phận đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến ăn uống tại khách sạn.

• Vai trò: Mang lại doanh thu cho khách sạn, cung cấp các dịch vụ liên quan đến ăn uống cho khách hàng, tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ ăn uống tại khách sạn, phối hợp chặt chẽ với với các bộ phận khác trong khách sạn
• Nhiệm vụ: Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống bao gồm 3 hoạt động: Chế biến thực phẩm, lưu thông và tổ chức phục vụ ngay tại khách sạn với đối tượng chính là khách lưu trú tại khách sạn. Ngoài ra còn có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung như: Tiệc, buffet cho hội thảo, tiệc theo nhu cầu của khách hàng.

5. Bộ phận nhân sự

Bộ phận nhân sự là một bộ phận trong hệ thống các bộ phận trong khách sạn. Đây là bộ phận không phụ thuộc, liên quan đến khách hàng nhưng đóng vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động được tốt.

• Vai trò: Là bộ phận cung cấp nhân sự phù hợp cho các bộ phận khác, phối hợp với ban giám đốc, quản lý để tuyền chọn nhân sự có năng lực và trình độ cho khách sạn.
• Nhiệm vụ: Theo dõi đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên. Tìm kiếm nhân sự để bổ sung cho các bộ phận còn trống hoặc còn yếu. Sắp xếp, điều phối nhân sự hợp lý cho các sự kiện, tình huống bất thường xảy ra (nhân viên bệnh nghỉ đột xuất)…

6. Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật là bộ phận giúp cho các thiết bị (phần cứng, phần mềm) trong khách sạn được vận hành tốt và không để xảy ra sự cố trong quá trình hoạt động.

• Vai trò: Đảm bảo cho máy móc, hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn vận hành tốt, đảm bảo cho khách sạn luôn hoạt động tốt.
• Nhiệm vụ: Kiểm tra định kì và khắc phục sự cố kịp thời khi xảy ra. Hướng dẫn, đào tạo các bộ phận khác sử dụng các thiết bị liên quan tới công việc của họ. Tìm kiếm những thiết bị tối ưu và phù hợp nhất với khách sạn để tăng chất lượng dịch vụ cho khách hàng khi lưu trú tại khách sạn.

7. Bộ phần quầy hàng

Bộ phận quầy hàng là một kênh tăng doanh thu cho khách sạn và giúp cho khách hàng nhớ đến đơn vị mình thông qua những đồ vật, quà lưu niệm hoặc đồ dùng giúp khách hàng có thể sử dụng trong chuyến du lịch nghỉ dưỡng của mình.

• Vai trò: Tăng thêm doanh thu cho khách sạn; đáp ứng nhu cầu của khách hàng về mua sắm thông qua việc cung cấp các đồ vật, quà lưu niệm, đồ dùng cần thiết.
• Nhiệm vụ: Tìm kiếm sản phẩm đẹp, độc đáo và chất lượng để giới thiệu đến khách hàng khi khách lưu trú ở đơn vị mình. Tìm sản phẩm riêng biệt để tạo ấn tượng trong tâm trí khách hàng về khách sạn của mình.

8. Bộ phận kinh doanh tổng hợp

Bộ phận kinh doanh tổng hợp bao gồm: bộ phận Kinh doanh và Marketing

• Vai trò: Tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận khác (buồng phòng, dịch vụ ăn uống). Bộ phận này sẽ bao gồm bộ phận Kinh doanh và Marketing nhằm thu hút nhiều khách hàng tiềm năng đến sử dụng sản phẩm dịch vụ của khách sạn.
• Nhiệm vụ: Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ phù hợp và hiệu quả.

9. Bộ phận vui chơi giải trí

Bộ phận vui chơi giải trí là bộ phận tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm dịch vụ của đơn vị mình nhằm gia tăng giá trị cho khách sạn. Liên kết các bộ phận trong khách sạn trong những kì nghỉ lễ, kỉ niệm…

• Vai trò: Gia tăng giá trị cho khách sạn, tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng của khách sạn.
• Nhiệm vụ: Thiết kế những chương trình theo nhu cầu của khách (tổ chức trò chơi, chương trình giải trí khi có yêu cầu). Tổ chức những buổi tiệc, liên hoan hoặc trò chơi trong những dịp lễ kỷ niệm của khách sạn nhằm tăng tính đoàn kết giữa các bộ phận và toàn thể nhân viên trong khách sạn.

Trên đây là vai trò, nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn 5 sao chủ yếu mà Vinapad tổng hợp được. Hy vọng bài viết này sẽ giúp anh/chị hiểu rõ và chi tiết hơn về lĩnh vực mà mình đã, đang và có ý định lựa chọn.

Công Ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vinapad Việt Nam:

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội

VP: Thôn Yên Lạc 1, Cần Kiệm, Thạch Thất, Hà Nội

Email: kinhdoanh@vinapad.com

Phone: 091.468.2106

https://twitter.com/HMA_Agency

https://www.pinterest.com/hmaagency/

HMA Agency – Đơn vị cung cấp marketing thuê ngoài chất lượng uy tín

Dịch vụ phòng Marketing thuê ngoài HMA Agency có gì đặc biệt?