TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ ...

TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP

Lĩnh vực: TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ

VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Họ và tên: LÊ NGỌC X Sinh ngày Y

SBD Z

TPHCM, ngày tháng năm 2020

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN

VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP

Đợt thực tập: TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM

VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là học phần có ý nghĩa quan trọng trong Khóa đào tạo nghề Công chứng của Học viện Tư pháp Qua học phần này, học viên có cách nhìn tổng quan hơn về nghề công chứng Trong quá trình thực tập, học viên sẽ được các công chứng viên của văn phòng hỗ trợ và được tiếp cận thực tế đối với một số loại giấy tờ, hồ sơ hợp đồng giao dịch, trao đổi, hướng dẫn các kỹ năng cơ bản và tìm hiểu

về cơ cấu, tổ chức về hoạt động của văn phòng công chứng, quá trình hoạt động của văn phòng cũng như nơi lưu trữ hồ sơ hợp đồng giao dịch, để hoàn thành đợt báo cáo thực tập này

Sau khi kết thúc quá trình “Thực tập tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng” trong Khóa đào tạo nghề công chứng của Học viện Tư pháp, học viên viết Báo cáo thực tập, trình bày những nội dung cơ bản về: cơ cấu, tổ chức, nội quy quy chế cách thức quản trị của tổ chức hành nghề công chứng; việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng; sưu tầm và nhận xét về các quyết định thành lập đối với tổ chức hành nghể công chứng, quyết định bổ nhiệm công chứng viên, các mẫu hợp đồng lao động hoặc mẫu văn bản hợp danh của các công chứng viên hợp danh (nếu có)

Nội dung báo cáo thực tập gồm các phần:

- Lời mở đầu

- Nội dung

+ Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và cơ chế quản lý hoạt động của văn phòng công chứng X

+ Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng X

+ Bài học kinh nghiệm sau thực tập

- Kết luận

NỘI DUNG

I CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CHẾ QUẢN

LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG X.

1 Giới thiệu chung

Văn phòng công chứng X được thành lập theo Quyết định số XXX/QĐ-UBND

do UBND thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 05/11/2013, có trụ sở tại số X, phường Y, quận Z, Tp Hồ Chí Minh Giấy đăng ký hoạt động số X/TP-CC-ĐKHĐ cấp ngày 16/12/2013

Đối chiếu qua việc thành lập văn phòng cho thấy Văn phòng công chứng X đã thực hiện đầy đủ việc đăng ký hoạt động theo đúng trình tự thủ tục mà pháp luật quy

định tại Điều 23 Luật Công chứng năm 2014: “1 Các công chứng viên thành lập Văn

phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định 2 Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận

đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng 3 Trong thời hạn 90 ngày kể

từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng

ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập”

Văn phòng công chứng X có tổng diện tích là 450 m2, gồm 3 tầng, có bãi để xe trước văn phòng, trang thiết bị văn phòng như bàn làm việc, máy tính, máy photo, máy

in, máy lạnh, máy đếm tiền, các thiết bị văn phòng phẩm hỗ trợ hoạt động của văn phòng và hỗ trợ khách hàng Văn phòng có 2 kho lưu trữ hồ sơ công chứng, quầy photo và chứng thực bản sao từ bản chính, quầy thu tiền và trả hồ sơ, hàng ghế chờ lấy kết quả, các bàn làm việc để tiếp xúc khách hàng Văn phòng có niêm yết bảng giá thu phí và phí thù lao công chứng, nội quy làm việc của văn phòng, các quy định về phòng cháy chữa cháy… Trong nội quy của Văn phòng công chứng X có quy định cụ thể về thời gian làm việc, tác phong làm việc của nhân viên trong văn phòng cũng như các cá nhân, tổ chức đến liên hệ công chứng hoặc công tác

Các hoạt động của văn phòng bao gồm: chứng nhận các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký các giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền của văn phòng công chứng theo quy định của luật Công chứng

Văn phòng công chứng X có con dấu và tài khoản riêng Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

2 Cơ cấu tổ chức.

Văn phòng công chứng X được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng và Luật Doanh nghiệp đối với loại hình công ty hợp danh Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng công chứng Trưởng Văn phòng công chứng là công chứng viên hợp danh của văn phòng và đã hành nghề công chứng hơn 08 năm

Văn phòng công chứng X có cơ cấu tổ chức như sau:

- Trưởng văn phòng: Công chứng viên Nguyễn Thị X

- Công chứng viên hợp danh: Công chứng viên Phạm Thị Y

- Các công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng: 03 người

- Thư ký nghiệp vụ: 06 người

- Văn thư lưu trữ, phụ trách công nghệ thông tin: 02 người

- Kế toán, thủ quỹ: 02 người

- Photo: 02 người

- Bảo vệ: 01 người

- Nhân viên vệ sinh, lao công: 01 người

Các công chứng viên của văn phòng bao gồm công chứng viên có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực công chứng và công chứng viên vừa được bổ nhiệm làm công chứng viên.Đội ngũ nhân viên đều là những người tốt nghiệp chuyên ngành về luật hay về lĩnh vực chuyên môn theo đúng vị trí công việc như chuyên viên nghiệp vụ, kế toán, văn thư lưu trữ …

Như vậy, trên cơ sở các quy định của Luật Công chứng hiện hành về văn phòng công chứng, học viên nhận thấy Văn phòng công chứng X được thành lập theo đúng quy định của pháp luật Văn phòng được thành lập trên cơ sở Quyết định của UBND thành phố Hồ Chí Minh Tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng hiện nay đã tuân thủ đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Luật Doanh nghiệp năm

2014 về loại hình công ty hợp danh Văn phòng có nhiều hơn 02 công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn Văn phòng có địa chỉ trụ sở cụ thể và đáp ứng

đủ các điều kiện về trụ sở do Chính phủ quy định Văn phòng cũng có con dấu và tài khoản riêng Trưởng Văn phòng công chứng là một trong số những công chứng viên hợp danh của văn phòng, đã hành nghề công chứng trên 08 năm, theo quy định tại Điều 22 Luật Công chứng năm 2014:

“1 Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

2 Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

3 Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

4 Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

5 Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.”

3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ chế quản lý hoạt động.

Văn phòng công chứng X có cơ chế quản lý và hoạt động thông qua điều lệ, nội quy của Văn phòng công chứng và đảm bảo các hoạt động của Văn phòng tuân thủ theo quy định của pháp luật Cụ thể:

- Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật, trực tiếp giám sát, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng là người chịu trách nhiệm cao nhất và đưa ra những quyết định cuối cùng liên quan đến hoạt động của văn phòng như: đôn đốc, nhắc nhở các công chứng viên và nhân viên văn phòng làm việc theo đúng điều lệ, nội quy văn phòng, tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động của văn phòng; quyết định các vấn đề tăng lương, nghỉ phép của nhân viên văn phòng; quyết định áp dụng khen thưởng, các biện pháp kỷ luật, cho thôi việc đối với nhân viên văn phòng; quyết định vấn đề tuyển dụng nhân sự của văn phòng; giải quyết các khiếu nại, tố cáo (nếu có); giải quyết vấn đề từ chối yêu cầu công chứng của công chứng viên văn phòng Ngoài ra, Trưởng Văn phòng công chứng có các quyền và nghĩa vụ khác liên quan đến hoạt động quản lý của mình theo quy định của pháp luật về công chứng và loại hình công ty hợp danh

- Công chứng viên, trong đó có Trưởng Văn phòng công chứng, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc: tiếp nhận hồ sơ công chứng; tư vấn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa

và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung, cung cấp các giấy tờ liên quan đến yêu cầu công chứng; từ chối và giải thích rõ

lý do từ chối yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng; thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản mà công chứng viên có thẩm quyền theo đúng quy định pháp luật Đối với những hồ sơ công chứng phức tạp, công chứng viên trình Trưởng Văn phòng công chứng xem xét, quyết định

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng

- Chuyên viên nghiệp vụ có nhiệm vụ hỗ trợ công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng từ người yêu cầu công chứng; kiểm tra những giấy tờ cần thiết theo yêu cầu từng trường hợp của hợp đồng, giao dịch; soạn thảo hợp đồng giao dịch dưới sự hướng dẫn của công chứng viên; hỗ trợ công chứng viên và người yêu cầu công chứng trong quá trình thụ lý và công chứng hồ sơ công chứng; thực hiện các công việc khác theo sự phân công chính của Trưởng Văn phòng công chứng và công chứng viên trực tiếp làm việc

- Kế toán, thủ quỹ có nhiệm vụ tính phí và thu phí công chứng, thù lao công chứng, các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động công chứng và trả lương cho nhân viên, báo cáo thuế hàng quý, thống kê, lập báo cáo tài chính hàng năm

- Văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ quản lý, sử dụng con dấu của văn phòng, trực tiếp đóng dấu vào công văn đến và đi của văn phòng, đóng dấu vào hợp đồng, giao dịch, bản dịch, bản sao y và các văn bản chứng thực, thực hiện công việc liên quan đến lưu trữ hồ sơ công chứng

- Công nghệ thông tin: Chịu trách nhiệm về quản trị mạng của văn phòng, cập nhật các thông tin về hồ sơ công chứng gửi Sở Tư pháp để bổ sung vào cơ sở dữ liệu công chứng

- Các bộ phận khác: Bảo vệ chịu trách nhiệm trông giữ xe và đảm bảo an ninh của văn phòng, nhân viên lao công có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh tại văn phòng Nhân viên Photocopy giấy tờ để chứng thực bảo sao từ bản chính và để lưu vào hồ sơ hợp đồng giao dịch theo các loại hợp đồng, giao dịch

II VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG X

Văn phòng công chứng X là một tổ chức hành nghề công chứng được thành lập

và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng Do đó, văn phòng công chứng phải tuân theo các quy định của Luật công chứng năm 2014 về các quyền và nghĩa vụ của

tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng năm 2014

1 Việc thực hiện các quyền của văn phòng công chứng.

Việc thực hiện các quyền của tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định tại Điều 32 Luật Công chứng 2014, cụ thể như sau:

“1 Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.

2 Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.

3 Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.

4 Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.

5 Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan”

Thông qua quá trình thực tập tại Văn phòng công chứng X, học viên thấy văn phòng đã thực hiện các quyền theo đúng quy định của pháp luật

- Trưởng văn phòng thay mặt ký hợp đồng lao động đối với các công chứng viên, các chuyên viên và các nhân viên khác trong văn phòng theo quy định của Luật Công chứng 2014 và Luật Lao động

- Phí công chứng, thù lao công chứng, các chi phí khác được niêm yết công khai tại văn phòng Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính Văn phòng tự tạo ra nguồn thu để chi trả lương cho công chứng viên và nhân viên của Văn phòng, thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định, chi phí cho văn phòng phẩm và các khoản chi phí khác phục vụ cho hoạt động công chứng Do đó, văn phòng việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo bảng giá đã niêm yết tại văn phòng để lấy nguồn thu chi trả cho những khoản nêu trên theo đúng quy định của pháp luật

- Để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân, Văn phòng công chứng X cũng cung cấp dịch vụ công chứng ngoài trụ sở đối với những trường hợp theo quy định tại

Khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng: “2 Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài

trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng

là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”, theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng và được niêm yết thù

lao công chứng theo quy định đối với từng loại hồ sơ

- Văn phòng công chứng X cũng sử dụng cơ sở dữ liệu từ phần mềm quản lý hồ

sơ công chứng của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh (CENM) để khai thác thông tin, tra cứu thông tin giao dịch, tra cứu ngăn chặn… Từ cơ sở dữ liệu này, các công chứng viên của văn phòng sẽ có đầy đủ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản

có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trong phạm vi hành chính thành phố Hồ Chí Minh, trên cơ sở đó hạn chế được tối đa rủi ro cho giao dịch, người yêu cầu công chứng cũng như công chứng viên khi thực hiện việc chứng nhận giao dịch đó Ngoài ra, Văn phòng Công chứng X còn sử dụng thêm phần mềm Notary để quản lý nội bộ hồ sơ của riêng Văn phòng đã công chứng, nhằm giúp tìm kiếm và tra cứu nhanh hơn đối với các trường hợp người yêu cầu công chứng cần sao lục lại hợp đồng

2 Việc thực hiện nghĩa vụ của Văn phòng công chứng X.

Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như sau:

“1 Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

2 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.

3 Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

4 Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.

5 Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37 của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật này.