Tìm Hiểu Về Quy Trình Phân Tích Công Việc Trong Quản Trị Nhân Sự

Quản trị nhân sự là công việc của các nhà quản trị trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều yếu tố. Trong đó phân tích công việc cũng là một trong những việc quan trọng cần phải có sự hiểu biết. Cùng tìm hiểu về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc trong bài viết sau.

Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất. Trước khi đi vào quy trình phân tích công việc chúng ta sẽ cần làm rõ các khái niệm quan trọng.

Công việc là gì? Công việc chính là các công tác cụ thể phải hoàn thành nếu cá nhân, tổ chức muốn đạt được các mục tiêu của mình.

Phân tích công việc là gì? Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức.

Hay cụ thể hơn, phân tích công việc chính là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc.

Mục đích của phân tích côn việc chính là giúp trả lời 6 câu hỏi sau:

1. Nhân viên thực hiện những công tác gì?

2. Khi nào công việc được hoàn thành?

3. Công việc được thực hiện ở đâu?

4. Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?

5. Tại sao phải thực hiện công việc đó?

6. Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

Phân tích công việc sẽ giúp nhà quản trị có thể hiểu tóm tắt được trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên đảm nhiệm một công việc, các điều kiện, kiến thức và kỹ năng nhân viên cần có để xử lý công việc đó…

Các yếu tố liên quan đến công việc đều được thu thập, phân tích và ghi chép lại như nó đang hiện hữu trong thực tế chứ không phải công việc đó nên như thế nào.

Phân tích công việc được thực hiện trong 3 trường hợp sau:

1. Khi tổ chức được thành lập và sử dụng phân tích công việc lần đầu tiên

2. Khi doanh nghiệp cần có thêm một cố công việc mới.

3. Khi các công việc phải thay đổi do các tác động từ khoa học kỹ thuật mới, phương pháp, thủ tục hoặc một hệ thống mới.

Phân tích công việc có những mục đích nhất định

Bạn có thể tìm hiểu thêm về: Các phương pháp quản trị nhân sự

Quy trình phân tích công việc

Trong quy trình phân tích công việc, tối thiểu phải có các thành phần sau tham gia vào bao gồm: Nhà phân tách, nhân viên và các cấp quản trị trực tiếp như quản đốc hay trưởng phòng.

Trong các tổ chức lớn, thường sẽ có một hoặc nhiều nhà phân tích công việc, tuy nhiên ỏ các tổ chức nhỏ thì cấp quản đốc sẽ chịu trách nhiệm phân tích này. Các công ty, doanh nghiệp nếu thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên tư vấn ở bên ngoài giúp.

Trước khi thực hiện quy trình phân tích công việc, nhà phân tích sẽ phải nghiên cứu kỹ càng về công việc càng nhiều càng tốt thông qua việc xem lại sơ đồ tổ chức, chuyện trò cùng các cá nhân quen thuộc với công việc đó.

Trước khi bắt đầu, người làm công tác quản lý cần phải giới thiệu với nhân viên về các chuyên gia phân tích công việc và cho biết lý do cần phải phân tích công việc. Dù cho thái độ của nhân viên không ảnh hưởng đến nhà phân tích, tuy nhiên nhà phân tích vẫn cần tạo mối tin tưởng hỗ tương với nhân viên. Thất bại trong việc phân tích công việc dễ dàng dẫn đến tình trạng trì trệ trong công việc.

Bảng mô tả quá trình phân tích công việc qua 6 bước

Quy trình phân tích công việc được thể hiện trong 6 bước sau đây:

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc

Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản

Bước tiếp theo của xác định mục đích sử dụng, nhà phân tích công việc sẽ phải xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến trình công việc (process charts) và bảng mô tả công việc hiện có. Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có mối liên kết với các công việc khác như thế nào.

Sơ đồ tiến trình hay còn được gọi là sơ đồ luồng công việc hoặc lưu chuyển đồ (flow of work chart) giúp nhà phân tích hiểu rõ và co tiết từ đầu vào (inputs) tới đầu ra (outputs). Sau cùng bảng mô tả công việc hiện thời sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bảng mô tả công việc hoàn chỉnh hơn.

Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Đây là việc cần thiết khi có nhiều công việc tương tự nhau. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian phân tích các công việc trong dây chuyền sản xuất chẳng hạn.

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

Dừng các phương pháp đã nêu ở phần II để thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ ứng xử, điều kiện làm việc, cá tính và khả năng…

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

Cần kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận côn việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc

Sau khi hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo 2 tài liệu cơ bản, đó là bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc.

Cùng với những sự hiểu biết về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc, các nhà quản trị sẽ dễ dàng quản trị nhân sự và công việc của họ hơn. Hi vọng bài viết trên đây sẽ hữu ích với những người có nhu cầu tìm hiểu về phân tích công việc.

Bạn có thể đăng ký khóa học quản trị nhân sự tại Smartrain nếu như có nhu cầu muốn nâng cao các kỹ năng quản trị nhân sự cho bản thân.

Hotline đăng ký: 0918 924 388

Viện Quản Trị Tài Chính AFC Việt Nam