Tổ Chức Bộ Máy Hành Chánh Văn Phòng

1. Hình thức, cơ cấu to chức văn phòng

Bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu  có một nhóm người   làm việc chung đều phải có một tổ chức được họach định rõ ràng. Mối quan hệ giữa họ phải được xác định và thống nhất. Người nào làm cái gì? Ai báo cáo ai? Ai là người ra quyết định?… Đó là những vấn đề cốt lỏi của tổ chức.

1.1.Hình thức tổ chức văn phòng

Vấn đề chủ yếu trong một tổ chức hành chánh là các họat động hành chánh nên tập trung hay phân tán? Các họat động đó được đặt dưới sự kiểm sóat trực tiếp của nhà quản trị hay không?

Vì các họat động hành chánh có ảnh hưởng xuyên suốt tổ chức, từ văn phòng giám đốc đến các đơn vị, ban ngành, đến nhân viên hành chánh có mức lương thấp nhất, cho nên hành chánh văn phòng không nên phân tán. Phân tán nghĩa là công việc hành chánh văn phòng của mỗi bộ phận phòng ban đều do bộ phận đó quản lý một cách độc lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hậu quả là công việc hành chánh văn phòng sẽ trùng lắp, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực, và nhất là thiếu sự phối hợp. Vì vậy cần phải tập trung công việc hành chánh văn phòng sao cho thống nhất.

Có hai hình thức tập trung: tập trung theo địa bàn và tập trung theo chức năng.

a. Hành chánh văn phòng tập trung theo địa bàn (Physical centralization)

Hành chánh văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: mọi họat động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm       duy  nhất đó là phòng hành chánh, dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chánh.

Ưu điểm:

• Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự.
• Dễ kiểm tra.
• Tập trung trang thiết bị.
• Đơn giản thủ tục…

Nhược điểm:

• Khó chuyên môn hóa
• Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng lọai công việc.
• Trì trệ do chuyển giao công việc…

Vì vậy chỉ nên áp dụng lọai hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.

b. Hành chánh văn phòng tập trung theo chức năng (functional centralization)

Hành chánh văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các họat động hành chánh vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chánh.

Ưu điểm:

Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chánh văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn.

Nhược điểm:

Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn.

Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.

1.2. Cơ cẩu tổ chức văn phòng

Cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chánh văn phòng tùy thuộc vào từng qui mô của công ty và tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của công ty. Nó cũng tùy thuộc vào từng lọai sản phẩm và dịch vụ của cơ quan tổ chức.

Đối với doanh nghiệp cá thể và qui mô rất nhỏ thì không có bộ phận hành chánh văn phòng chuyên biệt mà chỉ có một nhân viên hành chánh văn phòng hoặc thư ký đảm nhận mọi công việc hành chánh văn phòng của doanh nghiệp đó. Người này đảm nhận tất cả các công việc hành chánh tổng quát lẫn chuyên ngành như làm kế tóan, sổ lương, tiếp tân, đánh máy, trực điện thọai…

Khi doanh nghiệp này phát triển thành qui mô nhỏ hoặc trung bình nhỏ thì bắt đầu có các trưởng phòng, trong đó có trưởng phòng hành chánh quản trị (Senior Administration Manager) kiêm luôn công việc quản trị tài nguyên nhân sự.

Khi doanh nghiệp có qui mô lớn vừa, thì tùy chiến lược, mục đích kinh doanh, và cơ cấu mặt hàng dịch vụ hoặc thị trường mà cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chánh văn phòng thay đổi.

Khi phát triển với qui mô lớn hoặc rất lớn, nhiều công ty có hẳn một vị phó tổng giám đốc phụ trách các dịch vụ hành chánh văn phòng.

Nói tóm lại, mỗi công ty có cơ cấu tổ chức riêng. Không có cơ cấu tổ chức nào là tối hảo cả. Tổ chức tốt là tổ chức năng động và uyển chuyển (dynamic and flexible) phù hợp với môi trường, khung cảnh và chiến lược của công ty đó.

1.3. Bố trí văn phòng

Bố trí văn phòng là tổ chức, sắp xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ sao cho phù hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách; Sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm sóat. Để nghiên cứu sự xếp đặt trong công việc, ta theo các giai đọan sau:

• Trước hết, cần phác họa lược đồ của khỏang trống. Sau đó vẽ bản đồ của phòng ốc theo tỉ lệ chiều cao, chiều ngang, chiều dài của mỗi phòng và nhận định mỗi phòng bằng cách đo chu vi hành lang của các bức tường, cầu thang… Đó là những điểm chính phải chú ý khi vẽ bản đồ.
• Đo các khỏang cách để xếp đặt các bàn ghế sao cho thuận tiện. Với bản đồ, ta có thể thay đổi vị trí của các vật một cách dễ dàng trước khi bắt tay  thực hiện khuân vác   sắp xếp; đồng thời nó cho ta một hình ảnh diễn tiến công việc.

Khoa học  chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa  học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư dãn bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Việc sắp xếp phòng ốc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học, sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc (flow of work) sẽ rất phí phạm. Ngòai ra, việc bố trí các phòng làm việc riêng (private offices) cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí.

Khi sắp xếp các phòng làm việc, nhà quản trị hành chánh cần phải theo một số nguyên tắc sau đây:

1.3.1. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban

Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp các phòng ban dưới cái nhìn tổng thể của các hệ thống. Các bộ phận này quan hệ mật thiết với nhau. Sau đây là một số nguyên tắc:

1. Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính  của công ty. Các bộ phận chính là bộ phận điều hành, kinh doanh, mua sắm, kế tóan, tài chính, dịch vụ hành chánh, và phòng nhân sự.

2. Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban.
3. Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. Mặc dù tất cả các bộ phận đều có quan hệ với nhau, nhưng có một vài bộ phận quan hệ nhiều hơn. Thí dụ như phòng hội họp nên gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó.
4. Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngòai ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
5. Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thiểu.
6. Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.

1.3.2. Bổ trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc (flow of work)

Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khỏang cách quá xa sẽ làm mất rất nhiều thời gian. Ngòai ra nó còn gíup ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đọan công việc.

1.3.3. Hạn chế sử dụng phòng riêng (hệ thống văn phòng “đóng”)

Khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng cho các bộ phận hành chánh mà thường dành các khu vực trống trãi rộng rãi cho nhân viên hành chánh làm việc. Dĩ nhiên, lọai hình kinh doanh ảnh hưởng đến số lượng phòng riêng. Dầu sao, các công ty cũng cần một số phòng riêng. Nói một cách tổng quát, các phòng riêng được bố trí cho các cấp lãnh đạo để tăng uy tín (prestige), cho các công việc có tính cách bảo mật hoặc cần tập trung tinh thần.

Vì sao ngày nay có khuynh hướng ít sử dụng phòng riêng?

– Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc tại khu vực trống trãi.

• Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió.
• Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí.
• Nhược điểm lớn   nhất   khi    sử dụng phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.

Hệ thống văn phòng “đóng” được ngăn cách bởi vách ngăn, tường cao, phân chia thành từng phòng riêng biệt.

Ưu điểm:

• Đảm bảo yếu tố an tòan, bí mật của công việc.
• Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng.
• Phù hợp với công việc tập trung cao.

Nhược điểm:

• Chiếm nhiều diện tích.
• Chi phí hành chánh cao.
• Khó giám sát công việc, quản lý nhân viên.

1.3.4. Sử dụng vách ngăn (hệ thống văn phòng “mở”)

Thay vì bố trí nhiều phòng riêng cho nhân viên hành chánh, các công ty thường bố trí các vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện; hoặc giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu một người khi ngồi hoặc cao bằng khung cửa ra vào. Phần đầu có thể bằng kiếng, có thể là không.

Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư, nhưng lại không gây gián đọan luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió. Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc. Dễ tập trung các họat động trong văn phòng. Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng.

1.3.5. Bổ trí phòng của cấp lãnh đạo

Khi sắp xếp bố trí phòng của cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng của vị này gồm có các phòng ốc sang trọng. Thông thường văn phòng này gồm có một phòng tiếp khách (receiving office) với một cô tiếp tân hay thư ký tiếp tân; một phòng họp        (conference room); các phòng làm việc khác; phòng vệ sinh; một phòng riêng của thư ký giám đốc (executive secretary) được trang hòang đẹp; và một phòng lớn.

Thường thì cô tiếp tân dưới quyền của vị chánh văn phòng.

1.3.6. Bổ trí phòng họp chung

Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cao cấp. Tuy nhiên, nó cũng được sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên và khách hàng. Một thư ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây.

Mặc dầu các cuộc họp của hội đồng quản trị, các cuộc họp của các cấp lãnh đạo, các cuộc họp với khách hàng ưu tiên hơn các cuộc khác, tuy nhiên cần phải mở rộng cho các họat động của nhân viên để tận dụng hết khả năng của nó.

Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp    đều thấy mặt nhau, mặt đối  mặt (face to face). Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ…

2. Trang thiết bị văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng

2.1. Trang thiết bị văn phòng

a. Máy vi tính (Computer)

Ngày nay, chiếc máy vi tính là vật dụng không thể thiếu được trong các văn phòng. Nó giúp cho các thư ký trong việc sọan thảo các văn bản, thống kê, tính tóan… và lưu trữ, quản lý thông tin một cách tiện dụng và khoa học.

Ngòai ra, chiếc máy tính còn là một phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm những thông tin cần      thiết với tốc độ cao; gửi và nhận các văn bản,  tài   liệu vừa      nhanh chóng, không sợ thất lạc, mất mát… lại vừa ít tốn kém nhất.

Tùy theo qui mô và cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chánh văn phòng mà có thể trang bị một hay nhiều máy và dung lượng máy cho các nhân viên.

b. Máy in laser

Máy in laser là thiết bị không thể thiếu để kết nối với máy vi tính. Đây là thiết bị rất cần thiết để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao dịch, quản lý…

Tùy vào qui mô họat động của từng cơ quan hay doanh nghiệp mà đơn vị trang bị những máy in để có thể in được những trang giấy khổ lớn như những mẫu biểu hoặc bản vẽ, bản thiết kế…

c. Máy scanner

Máy scanner là thiết bị dùng để chụp (nhập) những dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì ta không có file của những dữ liệu đó.

d. Máy photocopy

Máy photocopy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác theo bản gốc.

Giúp thay  thế những tài liệu cồng kềnh bằng những    hồ  sơ  thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.

e. Máy fax

Thật là thiếu sót khi các cấp quản trị hành chánh văn phòng chưa trang bị cho bộ phận mình một máy fax. Cũng như máy tính và máy photocopy, máy fax giúp tiện lợi trong việc chuyển nhận những văn bản được nhanh chóng và chính xác.

g. Máy hủy hồ sư

Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy những hồ, tài liệu không còn sử dụng nữa nhưng không được phép để lọt tài liệu này ra ngòai.

h. Máy điện thọai

Máy điện thọai là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi nhất. Giúp cho các cuộc đàm thọai được trực tiếp    và    dễ dàng hơn, công việc   được   giải quyết nhanh chóng hơn; tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại.

Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm là nhiều người lợi dụng máy cơ quan để nói chuyện riêng tư vô ích, tốn kém công quỹ, đôi khi người nghe cảm thấy bị quấy rầy.      Do đó, cần phải có những qui định, định mức sử dụng điện thọai sao cho hợp lý và có hiệu quả.

i. Máy ghi âm, ghi hình

Trong điều kiện kỹ thuật phát triển hiện nay, việc trang bị máy ghi âm, ghi hình tại văn phòng là một việc cần thiết.

-Ghi lại những diễn biến của các hội nghị quan trọng, các cuộc hội đàm có tính cam kết. Ghi lại các công việc mà giám đốc không có mặt tại cơ quan, ghi lại lời nhắn…

-Ghi lại những bài giảng, tập húân nghiệp vụ phục vụ cho các đơn vị.

Máy ghi âm, ghi hình được cải tiến liên tục để thích hợp.   Có những phòng đặc biệt có thể bố trí ghi âm, ghi hình cố định.

j. Phương tiện chuyên chở

• Xe con chở lãnh đạo
• Xe đưa rước công nhân
• Xe dùng di chuyển dụng cụ, vật tư, hàng hóa…

k. Vật dụng văn phòng (vãn phòngphấm)

Văn phòng phẩm bao gồm: cặp ba dây, hộp đựng hồ sơ, bìa trình ký, lịch, kẹp giấy, dụng cụ dập ghim, đục lỗ, các lọai phong bì, giấy, bút, mực in…phải đầy đủ, có sẵn tại nơi làm việc tạo nên uy tín trong công việc.

Văn phòng phẩm không nên mua lọai xấu, rẻ tiền vì chúng có thể làm hư hỏng các trang thiết bị, mất thời gian, gây bực mình và làm mất vẻ thẩm mỹ của văn bản.

Một số lọai văn phòng phẩm cần phải đúng kích cỡ, đúng qui định như: Danh thiếp, giấy viết thư…

l. Tủ, giá các lọai

Giá gỗ hoặc sắt để chứa những hộp đựng hồ sơ đang khai thác, sách báo tham khảo, hoặc những vật dụng văn phòng khác.

Tủ hồ sơ, tài liệu để chứa những hồ sơ, tài liệu hoặc hộp đĩa, hộp băng cần lưu trữ. Tủ phải có nhiều ngăn để lưu theo thứ tự và phải có khóa chắc chắn.

m. Bàn ghế các lọai

Bàn ghế có nhiều lọai tùy theo yêu cầu sử dụng:

-Bàn làm việc của lãnh đạo, của thư ký và ghế phù hợp. Bàn ghế không được quá cao hay quá thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động. Người ta thường kê bàn hình L và ghế ngồi có bánh xe để người làm việc được thuận tiện, không phải đứng lên nhiều lần.

-Bàn ghế tiếp khách (bàn trà).

-Bàn đựng đồ dùng tiếp khách: phích, ấm, chén, ly, cốc…

2.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng

Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản trị.

Hiện đại hoá công tác văn phòng theo hướng:

• “Văn phòng điện tử”.
• “Văn phòng không giấy”
• “Văn phòng tự động hoá”
• “Văn phòng của thế kỷ 21”.

Phương pháp hiện đại hoá:

• Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng.
• Từng bước tin học hoá công tác văn phòng. Sử    dụng        các mạng nội     bộ và mạng  quốc tế internet.

• Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như: máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại… Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chánh…