Tổ Chức Bộ Máy Kiểm Toán Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp - VAA

{Bài viết đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán (ISSN 1859 – 1914), số 208 + 209, Tháng 1+2/2021 của TS. Nguyễn Thị Phương Thảo –  Khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng}

Kiểm toán nội bộ là công cụ giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước rủi ro và ứng phó linh hoạt với các nguy cơ, các mối đe dọa ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp, đồng thời góp phần làm gia tăng niềm tin của các cổ đông, của các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán về hệ thống quản trị của doanh nghiệp. Bài viết này tập trung phân tích tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp trên một số nội dung chính: xác định vị trí kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp; tổ chức nhân sự kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức xây dựng mối quan hệ của kiểm toán nội bộ với các bộ phận trong doanh nghiệp. Abstract: Internal audit (IA) is a tool to help businesses protect themselves against risks and flexibly respond to risks or threats affecting the development of businesses, while contributing to increasing the confidence of shareholders, of investors on the stock market about corporate governance system. This article focuses on analyzing the organization of IA’s structure in enterprises on some of the following main contents: determining the position of IA; organizing personnel of IA and organization of building the relationship between IA with other departments in enterprises.Từ khóa: Kiểm toán nội bộ, tổ chức bộ máy, vị trí kiểm toán nội bộ.Key words: Internal audit, organizing structure of internal audit, internal audit’s position.

Mỗi doanh nghiệp (DN) có những đặc điểm khác nhau về lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh, mục tiêu chiến lược,… Do đó, việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ (KTNB) trong DN phải xuất phát từ những đặc thù của DN và các yêu cầu cụ thể của nhà quản lý, để xây dựng và thực hiện tổ chức phù hợp và đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.

Với mỗi DN khác nhau, bộ máy KTNB cần được xây dựng để đảm bảo bộ phận KTNB và kiểm toán viên nội bộ có vị trí phù hợp với năng lực chuyên môn, tư cách đạo đức và kinh nghiệm đủ để thực hiện KTNB có hiệu quả và chất lượng. Thông thường, khi tổ chức bộ máy KTNB trong DN, nhà quản lý thường quan tâm đến các nội dung chính sau: Tổ chức xác định vị trí KTNB trong DN; Tổ chức nhân sự KTNB trong DN và tổ chức xây dựng mối quan hệ của KTNB với các bộ phận trong DN.

1. Xác định vị trí của KTNB trong DNKhi xem xét nội dung tổ chức KTNB, trước tiên cần xác định KTNB sẽ trực thuộc bộ phận nào trong DN. Đây là vấn đề trọng yếu mang tính quyết định đến cả tổ chức bộ máy KTNB nói riêng và tổ chức KTNB trong DN nói chung. Vị trí của bộ phận KTNB sẽ phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của KTNB mà đơn vị quy định, đồng thời phù hợp với mục tiêu chung của DN và mục tiêu cho từng hoạt động cụ thể. Tùy thuộc vào quan điểm nhận thức của nhà quản lý mà KTNB có thể trực thuộc hội đồng quản trị (HĐQT), Ban kiểm soát, ban điều hành, ủy ban kiểm toán (UBKT). Ưu nhược điểm của từng trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Bộ phận KTNB trực thuộc Ban kiểm soátƯu điểm của cách thức này là bảo đảm được tính độc lập cao cho hoạt động kiểm toán. Ban Kiểm soát có công cụ đủ mạnh để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm theo quy định của pháp luật và theo quy chế của DN. Tuy nhiên, tính quyền lực, tính hiệu quả, kịp thời của KTNB không cao do KTNB trực thuộc Ban Kiểm soát giúp việc cho Đại hội đồng cổ đông.

Trường hợp 2: Bộ phận KTNB trực thuộc trực tiếp HĐQTCách thức này được áp dụng khi Tổng giám đốc là do HĐQT thuê về điều hành. KTNB làm việc cho HĐQT, báo cáo trực tiếp cho HĐQT. Mô hình này đảm bảo tính độc lập, khách quan và có quyền lực cao trong kiểm toán. HĐQT sẽ thực hiện có hiệu quả trách nhiệm quản lý, giám sát công tác tài chính – kế toán trong tổ chức, DN. Tuy nhiên, do HĐQT hoạt động theo định kỳ thường xuyên chỉ đưa ra các quyết sách lớn, không trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh nên có thể dẫn đến kết quả HĐQT thường xử lý chậm, làm giảm tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán.

Trường hợp 3: Bộ phận KTNB trực thuộc Ban giám đốcTheo cách thức tổ chức này, KTNB chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc. KTNB có điều kiện thường xuyên tiếp cận, phát hiện các sai sót trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của DN để tư vấn cho đối tượng được kiểm toán và báo cáo với Ban giám đốc các biện pháp để khắc phục, xử lý kịp thời. Tuy nhiên, do Ban giám đốc là người trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất – kinh doanh nên có những ảnh hưởng nhất định đến tính độc lập, khách quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bộ phận KTNB.

Trường hợp 4: Bộ phận KTNB trực thuộc UBKTĐây là mô hình quản trị KTNB hiện đại tiệm cận với thông lệ tiên tiến hiện nay trên thế giới. Theo mô hình này, UBKT sẽ là một ủy ban chuyên trách của HĐQT, chịu trách nhiệm định hướng và giám sát một số lĩnh vực quản trị cụ thể bao gồm việc thiết lập, triển khai và đảm bảo tính hiệu quả của KTNB trong DN. Theo mô hình này thì KTNB sẽ báo cáo về mặt chuyên môn lên UBKT (quy trình nghiệp vụ, nhân sự chủ chốt, kết quả đánh giá rủi ro, kế hoạch kiểm toán, kết quả kiểm toán…) và báo cáo về mặt hành chính lên Ban điều hành (lịch kiểm toán, chi phí, hậu cần…). Mô hình này sẽ khắc phục được hạn chế về tính độc lập của KTNB trong mô hình KTNB trực thuộc Ban giám đốc, đồng thời đảm bảo tính kịp thời trong quản lý.

DN có thể linh hoạt trong việc tổ chức kênh báo cáo trách nhiệm chuyên môn dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính độc lập về mặt tổ chức của KTNB nhưng đồng thời đảm bảo tính hiệu quả của vai trò giám sát và định hướng đối với hoạt động KTNB căn cứ vào năng lực chuyên môn, nguồn lực, mức độ ảnh hưởng, và vai trò quản trị của chức năng nhận báo cáo chuyên môn này.

Từ những phân tích về vị trí của KTNB trong DN nói trên, có thể rút ra mô hình KTNB trực thuộc UBKT là tối ưu nhất hiện nay. Tuy nhiên, các DN sẽ căn cứ vào mục tiêu của DN từ đó xác định chức năng, nhiệm vụ của KTNB trong DN (là công cụ hỗ trợ cho bộ phận nào trong DN), qua đó xác định vị trí cụ thể của KTNB.

Bên cạnh đó, khi tổ chức xác định vị trí KTNB, các DN cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng của bộ phận KTNB:Tính độc lập về tổ chức: Tính độc lập về tổ chức cho phép hoạt động KTNB được thực hiện mà không có sự can thiệp, chi phối của đơn vị được kiểm toán. Tính độc lập về tổ chức thường đi đôi với tính khách quan cá nhân trong KTNB, giúp đảm bảo hiệu quả và chính xác cũng như độ tin cậy của các kết quả kiểm toán. Tính độc lập của KTNB chịu ảnh hưởng chủ yếu từ cơ chế bổ nhiệm và miễn nhiệm vị trí trưởng KTNB, cơ chế báo cáo hành chính và báo cáo chuyên môn của KTNB. Điểm cốt lõi của tính độc lập này là việc trưởng KTNB không bị chi phối hoặc chịu sự trả đũa mang tính chính trị từ các cấp quản lý trong việc triển khai các nhiệm vụ được giao. Vị trí trưởng KTNB cũng cần được toàn quyền trong việc huy động và tuyển dụng nhân sự cho KTNB mà không có sự can thiệp của các cấp quản lý cũng như các tác động có ý đồ chính trị từ các cơ quan quản lý.

Được trao quyền hạn rõ ràng: Thẩm quyền và trách nhiệm của KTNB phải được thiết lập thông qua các hình thức luật, quy chế hoặc các quy định mang tính pháp lý khác.

Quyền truy cập không hạn chế: KTNB không hạn chế và có đủ quyền truy cập và tiếp cận nhân sự, tài sản và các tài liệu, sổ sách, chứng từ cần thiết để thực hiện các hoạt động kiểm toán. Nội dung này phải được quy định rõ và công bố cho các bên liên quan một cách phù hợp.

Có đủ nguồn lực tài chính: KTNB cần được phân bổ đủ ngân sách liên quan đến quy mô và trách nhiệm được giao. Việc phân bổ ngân sách cho KTNB không nên thuộc thẩm quyền quyết định của cấp hoặc đơn vị là đối tượng kiểm toán vì ngân sách sẽ ảnh hưởng đến năng lực triển khai các trách nhiệm được giao của KTNB. Ngân sách nên được KTNB xây dựng và đề xuất và được HĐQT phê duyệt dựa trên sự tham vấn lãnh đạo DN nếu cần thiết.

Sự hỗ trợ của các bên hữu quan: Vị thế cũng như các nhiệm vụ của KTNB được phê duyệt hoặc theo quy định của pháp luật phải được các vị trí và các chức năng có thẩm quyền công nhận và ủng hộ.

2. Tổ chức nhân sự KTNBNhững nhân viên được phân công thực hiện KTNB trong một tổ chức được gọi là kiểm toán viên nội bộ (KTVNB). Chất lượng KTNB của DN chỉ có thể đảm bảo bởi những KTVNB có trình độ, năng lực và tư cách đạo đức phù hợp với công việc. Bộ phận KTNB trong một tổ chức có thể được tổ chức thành các phòng, ban hoặc nhóm, tổ công tác, gồm các trưởng phòng, phó trưởng phòng (nếu có) của KTNB, nhóm trưởng hoặc tổ trưởng tổ KTNB và các KTVNB. Tổ chức nhân sự KTNB bao gồm tổ chức lựa chọn và bổ nhiệm trưởng KTNB và tổ chức nguồn nhân sự KTNB.

Tổ chức lựa chọn và bổ nhiệm trưởng KTNBĐứng đầu bộ phận KTNB là trưởng bộ phận KTNB, người chịu trách nhiệm chính trong điều hành hoạt động của KTNB. Việc tổ chức lựa chọn và bổ nhiệm trưởng KTNB trong DN được thực hiện ngay khi thiết lập bộ phận KTNB và định kỳ theo quy định của DN. Thành phần tham gia tổ chức lựa chọn và bổ nhiệm trưởng KTNB trong DN bao gồm UBKT, Ban Kiểm soát, HĐQT và các bên liên quan.

Cách thức lựa chọn và bổ nhiệm trưởng KTNB trong DN được thực hiện như sau:– UBKT sẽ tham vấn ý kiến của Ban Kiểm soát, HĐQT trước khi đệ trình HĐQT phê duyệt bổ nhiệm trưởng KTNB.– UBKT, Ban Kiểm soát, HĐQT cân nhắc về việc lựa chọn trưởng KTNB. Các căn cứ lựa chọn bao gồm: Sự am hiểu và có các kiến thức chuyên môn về các quy định cần thiết, có bằng cấp chuyên môn và có năng lực giám sát và quản lý KTNB; khả năng tuyển dụng, giữ và quản lý được các nhân sự có kỹ năng chuyên môn cao một cách độc lập và hiệu quả mà không bị tác động mang tính quản lý hoặc chính trị. Trong nhiều trường hợp như công ty đại chúng, niêm yết hoặc trong khu vực công, vị trí này còn cần phải có đủ trình độ để đại diện cho KTNB phát ngôn trước công chúng.– Sau khi cân nhắc và lựa chọn trưởng KTNB, UBKT đệ trình HĐQT bổ nhiệm trưởng KTNB.

Tổ chức nguồn nhân sự KTNB trong DNTổ chức nguồn nhân sự KTNB trong DN phải đảm bảo số lượng, chất lượng và uy tín của bộ phận KTNB trong DN. Tổ chức nguồn nhân sự KTNB trong DN bao gồm: Tổ chức tuyển dụng; Tổ chức đào tạo; Tổ chức bố trí công việc, giám sát, khen thưởng, kỷ luật và tổ chức xây dựng quy tắc ứng xử KTVNB. Cụ thể như sau:

Tổ chức tuyển dụng nguồn nhân sự KTNBViệc tổ chức tuyển dụng được thực hiện khi bộ phận KTNB có nhu cầu để đảm bảo nguồn lực KTVNB thực hiện hoạt động KTNB. Nguồn tuyển dụng KTVNB có thể luân chuyển từ các phòng ban, chức năng khác trong DN hoặc tuyển dụng từ bên ngoài. Để đảm bảo chất lượng KTVNB, việc tổ chức tuyển dụng phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận KTNB (về chuyên môn) và bộ phận nhân sự (về hành chính). Tùy theo từng DN, hình thức tuyển dụng có thể khác nhau hoặc kết hợp các hình thức như xét tuyển hồ sơ, thi viết, phỏng vấn,… Các tiêu chí lựa chọn khi tuyển dụng bao gồm: năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, trình độ ngoại ngữ, am hiểu về luật pháp và lĩnh vực kinh doanh của DN,… Cách thức thực hiện tổ chức tuyển dụng nguồn nhân sự được thực hiện như sau: Trưởng bộ phận KTNB đề xuất tuyển dụng nhân sự KTNB; HĐQT phê duyệt; Bộ phận nhân sự tổ chức tuyển dụng theo các hình thức của DN và phối hợp cùng bộ phận KTNB khi đánh giá về chuyên môn của các ứng viên.

Tổ chức đào tạo nguồn nhân sự KTNBViệc tổ chức đào tạo KTNB được thực hiện thường xuyên, liên tục để đảm bảo KTVNB luôn được trau dồi kiến thức, kinh nghiệm, nâng cao năng lực trình độ của KTVNB. Thành phần tham gia tổ chức đào tạo KTNB có thể bao gồm: Trưởng KTNB, nhân sự bộ phận KTNB, bộ phận đào tạo, HĐQT hoặc các chuyên gia bên ngoài. Việc đào tạo KTVNB có thể thông qua các hình thức như: Đào tạo chuyên môn theo hình thức đào tạo thường xuyên trên công việc, thuê chuyên gia đào tạo bên ngoài, đào tạo thông qua việc tài trợ kinh phí cho KTVNB thi chứng chỉ nghề nghiệp liên quan đến nghiệp vụ hoặc nhân viên kiểm toán tham gia hoạt động nghiệp vụ, trước khi bắt đầu làm việc ở bộ phận KTNB. Việc tổ chức đào tạo yêu cầu phải có sự phối hợp của cả bộ phận đào tạo và bộ phận KTNB để đảm bảo đào tạo kịp thời, chính xác nâng cao trình độ, năng lực của KTVNB.

Tổ chức bố trí công việc, giám sát, khen thưởng, kỷ luật nguồn nhân sự KTNBViệc tổ chức bố trí công việc, giám sát, khen thưởng, kỷ luật được thực hiện thường xuyên trong quá trình thực hiện hoạt động KTNB. Trưởng KTNB, trưởng các phòng ban KTNB, trưởng nhóm KTNB sẽ chịu trách nhiệm thực hiện tổ chức công việc này. Cụ thể, trưởng KTNB, trưởng các phòng ban KTNB chịu trách nhiệm bố trí vị trí công việc phù hợp với trình độ, năng lực và kinh nghiệm làm việc đồng thời giám sát việc thực hiện nhiệm vụ được phân công của nhân sự KTNB; Trưởng nhóm KTNB chịu trách nhiệm phân công công việc trong nhóm thực hiện cuộc KTNB và giám sát thường xuyên, đánh giá kết quả thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm. Đồng thời, trưởng KTNB nên thiết lập cơ chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng dựa trên mức độ đóng góp của từng thành viên. Cách thức để thực hiện cơ chế khen thưởng, kỷ luật có thể là sử dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu, KPI,… hoặc theo đánh giá định kỳ của trưởng KTNB.

Tổ chức xây dựng quy tắc ứng xử KTVNB Việc tổ chức xây dựng quy tắc ứng xử KTVNB trong DN là rất cần thiết để đảm bảo nâng cao ý thức trách nhiệm của KTVNB, uy tín của bộ phận KTNB trong DN, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng của KTNB. Thành phần tham gia xây dựng quy tắc ứng xử KTNB trong DN bao gồm trưởng KTNB, HĐQT/UBKT và nhân sự bộ phận KTNB. Cách thức tổ chức xây dựng quy tắc ứng xử KTNB trong DN được thực hiện như sau:– UBKT trao đổi và thống nhất với HĐQT về các nội dung như ứng xử của KTVNB khi thực hiện kiểm toán, ứng xử của KTVNB trong quan hệ với đơn vị được kiểm toán, ứng xử của KTVNB trong nội bộ DN,…– UBKT đệ trình quy tắc ứng xử của KTVNB để HĐQT phê duyệt.– Trưởng KTNB và nhân sự KTNB tuân thủ theo quy tắc ứng xử đã phê duyệt.

3. Xây dựng mối quan hệ của KTNB với các bộ phận trong DNĐể đảm bảo sự phối hợp hài hòa giữa bộ phận KTNB với các bên liên quan, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực KTNB, DN cần tổ chức xây dựng mối quan hệ của KTNB với các bộ phận trong DN, bao gồm UBKT, HĐQT, Ban điều hành; phòng ban chức năng. Để thực hiện tổ chức công việc này, HĐQT cần ban hành quy định, quy chế về việc phối hợp giữa KTNB với các bộ phận này. Đồng thời, bộ phận KTNB và các bộ phận liên quan phải luôn nhận thức rõ ràng về vai trò của mình trong việc phối hợp để thực hiện tốt hoạt động của mình. Cụ thể như sau:

Tổ chức xây dựng mối quan hệ giữa KTNB và UBKT, HĐQT, Ban điều hànhMối quan hệ giữa KTNB và UBKT, HĐQT, Ban điều hành tùy thuộc vào mô hình tổ chức KTNB tại DN. Ví dụ, trong trường hợp KTNB trực thuộc UBKT, HĐQT, mối quan hệ này được xây dựng như sau:– Bộ phận KTNB báo cáo chuyên môn cho HĐQT và báo cáo hành chính cho Ban điều hành, bao gồm: báo cáo từng cuộc KTNB, báo cáo KTNB năm, báo cáo tình hình thực hiện khuyến nghị,…– HĐQT chịu trách nhiệm chính về chất lượng hoạt động KTNB, bao gồm chỉ đạo, điều hành, giám sát, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của chức năng KTNB và phê duyệt, điều chỉnh kế hoạch KTNB hàng năm.– HĐQT ban hành quy chế KTNB, quyết định về bộ máy tổ chức KTNB bao gồm bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng KTNB, quyết định cơ chế tiền lương, thưởng và trang bị các nguồn lực cần thiết cho KTNB. – Tổng giám đốc chỉ đạo các bộ phận thực hiện phối hợp công tác với KTNB, đôn đốc các DN thực hiện khuyến nghị của KTNB và thông báo đầy đủ cho chức năng KTNB về các thay đổi cũng như vấn đề phát sinh mới trong hoạt động của DN, nhằm xác định sớm những rủi ro liên quan.

Tổ chức xây dựng mối quan hệ giữa KTNB với phòng ban chức năngViệc tổ chức xây dựng mối quan hệ giữa KTNB với các phòng ban chức năng được thực hiện bởi HĐQT, phòng ban chức năng (phòng quản lý rủi ro, pháp chế, tuân thủ…) và bộ phận KTNB, cụ thể như sau:– HĐQT có trách nhiệm đảm bảo phối hợp có hiệu quả giữa các bộ phận thông qua việc ban hành quy định, quy chế phối hợp giữa các bộ phận và nâng cao nhận thức về vấn đề này.– Phòng ban, chức năng và bộ phận KTNB tổ chức cung cấp thông tin, trao đổi kết quả kiểm toán, kết quả của các phòng ban để phối hợp thực hiện hoạt động của mình đồng thời tổ chức trao đổi, tham vấn chia sẻ thông tin đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ về các hoạt động cần phối hợp.

Tổ chức xây dựng mối quan hệ giữa KTNB với KTV bên ngoài HĐQT có trách nhiệm đảm bảo phối hợp có hiệu quả giữa KTNB với kiểm toán độc lập. Mối quan hệ này có thể được xây dựng như sau: Kiểm toán độc lập sử dụng kết quả công việc của KTNB trong việc tìm hiểu môi trường kiểm soát, để đánh giá rủi ro cũng như xác định các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động kiểm toán độc lập. Ngược lại, KTNB có thể được đảm bảo về một số hoạt động nhất định thuộc phạm vi của KTNB từ kết quả của kiểm toán độc lập, để tránh chồng chéo khi xác định phạm vi KTNB năm.

Kết luậnViệc tổ chức bộ máy KTNB hiệu quả là thực sự cần thiết đối với các DN vì KTNB mang lại sự đảm bảo hợp lý trong việc thiết kế và thực hiện các hoạt động kiểm soát, quản lý rủi ro và quản trị, qua đó góp phần giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu cũng như sứ mệnh của mình. Thông qua vai trò của KTNB, các nhà quản lý điều hành có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, nâng cao uy tín, thương hiệu, gia tăng niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư, các đối tác, cơ quan chức năng về hệ thống quản trị của tổ chức. Do đó, các nhà quản lý cần hiểu rõ đặc thù và mục tiêu của DN để tổ chức bộ máy KTNB phù hợp, đảm bảo KTNB phát huy hết vai trò của mình.

Tài liệu tham khảo

1. Chính phủ (2019), Nghị định 05/2019/NĐ-CP về KTNB.2. Nguyễn Phú Giang, Nguyễn Trúc Lê (2015), KTNB, NXB Tài chính.3. Phan Trung Kiên (2015), KTNB trong DN, NXB Tài chính.4. Henning Kagermann, William Kinney, Karlheinz Küting, Claus-Peter Weber. (2008), Internal audit handbook. Springer5. IIA. (2013), International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing.6. Lawrence B. Sawyer (2003), Sawyer’s Internal Auditing: The Practice of Modern Internal Auditing, 5 ed, Altamonte Springs, Fla: Institute of Internal Auditors.