Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới: Tư Vấn, Kế Hoạch, Kịch Bản

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, thương hiệu mới là hoạt động truyền thông cần thiết cho các doanh nghiệp mới hoặc bắt đầu hoạt động kinh doanh tại vùng, quốc gia mới. Mục đích là công bố thương hiệu, sản phẩm cho giới truyền thông, khách hàng cũng như chứng minh năng lực của doanh nghiệp, chủ đầu tư. Nhằm đem lại ấn tượng, thu hút đại lý, nhà đầu tư. Góp phần đặt niềm tin giúp sản phẩm, dịch vụ tiếp cận gần hơn với khách hàng. Hoạt động này là một chiến lược marketing quyết định lớn đến thành công của sản phẩm và thương hiệu khi bắt đầu vào thị trường. Chính vì vậy, việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cần phải được đầu tư bài bản và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bài viết sau tư vấn cho bạn cách thức tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu một cách hiệu quả nhất.

Lễ ra mắt thương hiệu Sam Natural

Lễ ra mắt thương hiệu thẩm mỹ viện 5 sao Etoile De Seoul

1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của lễ ra mắt sản phẩm mới
2. Các loại hình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
   1. 1. Họp báo ra mắt sản phẩm mới – Press Conference
   2. 2. Event Launching
   3. 3. Tổ chức roadshow cho một event ra mắt sản phẩm mới
   4. 4. Activation trong ngày tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
3. Quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
   1. 1. Tìm hiểu thông tin về sản phẩm
   2. 2. Xác định thời gian tổ chức sự kiện
   3. 3. Xác định địa điểm tổ chức
   4. 4. Lên ý tưởng cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới
   5. 5. Lên kế hoạch tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
   6. 6. Tiến hành công tác truyền thông
   7. 7. Xây dựng hệ thống tiếp thị ( Re-marketing)
4. Kịch bản chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới
   1. 1. Đón tiếp khách mời
   2. 2. Biểu diễn nghệ thuật
   3. 3. Giới thiệu quy trình sản xuất sản phẩm
   4. 4. Nghi thức ra mắt sản phẩm mới
   5. 5. Trải nghiệm sản phẩm
   6. 6. Kết thúc chương trình – tặng quà cho khách mời
5. Các yếu tố để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thành công, gây được tiếng vang
   1. 1. Ý tưởng, chủ đề chương trình
   2. 2. Nhân sự chương trình
   3. 3. Các tiết mục nghệ thuật trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của lễ ra mắt sản phẩm mới

Lễ ra mắt sản phẩm mới tiếng anh là product launch event có nghĩa là sự kiện giới thiệu, chính thức công khai, công bố cho một sản phẩm, thương hiệu vừa mới ra đời hoặc hình thành để công chúng biết đến, tạo ra nhận thức riêng về sản phẩm, thương hiệu đó, đồng thời có thể mở bán sản phẩm.

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới là bước khởi đầu tiếp cận thị trường cho sản phẩm mới thông qua hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng, đối tác nhằm mang lại ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm cũng như thương hiệu. Đồng thời, kích thích người tiêu dùng lan truyền, tạo hiệu ứng truyền thông tốt hơn cho doanh nghiệp.

Tham khảo kế hoạch ra mắt sản phẩm mới để biết thêm về quy trình ra mắt sản phẩm.

Lễ ra mắt sản phẩm, ra mắt thương hiệu nắm giữ vai trò rất quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm của công ty, doanh nghiệp đối với khách hàng tiêu dùng và đối tác làm ăn. Đây cũng là cột mốc đánh dấu sự ra đời của một thương hiệu hay một dòng sản phẩm nào đó trong quá trình kinh doanh. Vậy nên việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm có những mục đích và ý nghĩa như sau:

• Giới thiệu sản phẩm, thương hiệu lần đầu đến với công chúng.
• Mang lại trải nghiệm thực tế và khuyến khích khách hàng mua sản phẩm: Trải nghiệm thực tế mang lại sự tin tưởng và đánh giá khách quan, giúp khách hàng hiểu và có cái nhìn trọn vẹn nhất về những ưu điểm của sản phẩm. Ngoài ra giúp lan truyền về sản phẩm mới qua các mạng xã hội từ những người trải nghiệm trực tiếp. Giúp khách hàng ghi nhớ lâu và ra quyết định mua sản phẩm hoặc giới thiệu bạn bè.
• Cập nhật phản hồi của người tiêu dùng trước khi chính thức bán ra thị trường: Thông qua quan sát, dùng thử khách mời sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật phản hồi về sản phẩm trước khi sản phẩm được bày bán trên thị trường. Giúp doanh nghiệp tìm ra điểm chưa phù hợp, chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng để có thể lên kế hoạch sửa chữa, khắc phục những vấn đề. Đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng sẽ là những sản phẩm có chất lượng tốt nhất.
• Kết nối được những người tiêu dùng có chung thị hiếu về thói quen sử dụng sản phẩm: Doanh nghiệp có thể tìm kiếm và xây dựng được những khách hàng có chung đam mê, sở thích, lan tỏa và mở rộng thị phần, sản phẩm được giới thiệu sẽ có nhiều người biết đến và tin dùng. Tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng, gia tăng hiệu quả kinh doanh.
• Khẳng định vị thế của sản phẩm, thương hiệu trong thị trường: Một sản phẩm khi được ra mắt thì trước đó đã có hàng trăm đối thủ cùng phân khúc. Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm giúp thể hiện được giá trị của sản phẩm cũng như của doanh nghiệp trên thị trường.
• Tạo hiệu ứng truyền thông hiệu quả: Việc tổ chức sự kiện diễn ra công khai giúp nhiều người biết đến. Gây sự chú ý và tạo sự tò mò đối với công chúng. Đặc biệt việc thông báo sự kiện cho mọi người qua những phương tiện truyền thông hoặc mời trực tiếp những khách hàng và đối tác quan trọng giúp tạo hiệu ứng truyền thông nhất định. Nhờ đó sản phẩm sẽ được ưu ái hơn và tạo nên hiệu quả lâu dài sau này cho doanh nghiệp.

Các loại hình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Bí quyết để có sự kiện thành công, chính là lựa chọn được loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm mới phù hợp. Để hiểu rõ hơn, trước khi lựa chọn loại hình, bạn phải hiểu tổ chức lễ ra mắt sản phẩm là gì. Đây sẽ là buổi gặp gỡ chính thức đầu tiên giữa sản phẩm của bạn và khách mời. Lễ ra mắt chính là bước đi đầu tiên, khách hàng cần phải tính toán chính xác để show ra thế mạnh của sản phẩm. Tùy đặc thù sản phẩm, dịch vụ để quyết định có nên tổ chức dùng thử hay không, ưu đãi đặt ra, và chiến thuật marketing khác nhau…

1. Họp báo ra mắt sản phẩm mới – Press Conference

Họp báo ra mắt sản phẩm, thương hiệu là cách nhanh nhất để truyền tải thông điệp, hình ảnh về hàng hóa, dịch vụ tới các khách hàng, đối tác. Vấn đề quan trọng trong tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chính là thông điệp truyền thông phải làm sao thu hút, gây tò mò tới mọi đối tượng. Thông cáo báo chí tốt phải ngắn gọn, đầy đủ nội dung, được đăng tải trên các phương tiện tập trung lượng lớn khách hàng mục tiêu. Chi phí thường mất nhiều nhất ở khâu mời các cơ quan báo chí có tiếng, uy tín để đảm bảo cho thông điệp của bạn được lan tỏa rộng rãi.

2. Event Launching

Nếu hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ của bạn đã xuất hiện tại các mặt báo, phương tiện thông tin và truyền thông thì Event Launching sẽ là thời điểm công bố sản phẩm, dịch vụ có mặt tại thị trường. Đây là công tác mời các bên báo chí, khách mời, khách hàng tới dùng tiệc, nhận quà, quay thưởng, trải nghiệm sản phẩm trực tiếp. Điểm quan trọng trong sự kiện này là làm sao để ấn tượng tới khách hàng và báo chí, tìm ra những keymoment quan trọng làm sản phẩm trở nên nổi bật và ấn tượng. Chi phí, quy mô của Event launching khá cao và yêu cầu chi tiết, cầu kì để đảm bảo cho sự kiện thành công. Bạn nên sử dụng dịch vụ của các công ty sự kiện để được hỗ trợ trọn gói từ A đến Z.

3. Tổ chức roadshow cho một event ra mắt sản phẩm mới

Điểm khác biệt giữa roadshow và các loại hình khách chính là sự lưu động, thay đổi địa điểm liên tục tại các khu vực tập trung đông người. Roadshow được thiết kế thường với đội hình nhiều người, đồng phục mang dấu ấn thương hiệu của công ty, doanh nghiệp của bạn. Điều khiển phương tiện giao thông chạy trên những tuyến phố đông đúc, những trung tâm thương mại lớn. Mục đích hướng tới là thu hút sự tò mò, đánh dấu hình ảnh của công ty, doanh nghiệp trong tiềm thức người tiêu dùng về sản phẩm mới.

Tuy nhiên nếu chưa từng thực hiện roadshow sẽ khó khăn trong kiểm soát và vận hành, chưa kể đến phải đảm bảo các thủ tục pháp lý cần thiết để thực hiện roadshow. Bạn nên lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín, kinh nghiệm lâu năm để roadshow được hoàn hảo.

4. Activation trong ngày tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Activation là hoạt động hoạt náo gây chú ý đám đông, phát mẫu dùng thử miễn phí sản phẩm mới tại các địa điểm lớn như trung tâm thương mại, chợ lớn, cửa hàng tiêu dùng, những nơi mà đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn hay lui tới. Là một cách tiếp cận khá phổ biến, chi phí bỏ ra rẻ dành cho những sản phẩm mới, nhỏ đang trên đường phát triển.

Quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Việc tổ chức một sự kiện ra mắt bài bản, chuyên nghiệp chúng ta cần phải tuân thủ theo một quy trình tổ chức nghiêm ngặt với các nội dung chính sau:

1. Tìm hiểu thông tin về sản phẩm

Mục đích chính của sự kiện là để sản phẩm được ra mắt và mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Do vậy, việc đầu tiên chúng ta cần phải làm là hiểu rõ thông tin về sản phẩm.

Nên tìm hiểu đầy đủ thông tin về sản phẩm mới như: Loại hình sản phẩm, đối tượng khách hàng, nhu cầu về sản phẩm trên thị trường, xác định điểm mạnh yếu, sự tương đồng và khác biệt giữa sản phẩm đối với đối thủ cạnh tranh.

2. Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Cũng như các sự kiện khác, việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cũng cần được trú trọng. Chúng ta nên lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần trong khung giờ từ 2-4h chiều để thu hút được nhiều người tham dự. Như vậy sẽ giúp mang lại hiệu quả hơn cho buổi lễ.

3. Xác định địa điểm tổ chức

Lễ ra mắt sản phẩm mới mang lại nhiều hình ảnh và là bộ mặt của doanh nghiệp. Do vậy, địa điểm tổ chức cần được trú trọng, thể hiện quy mô doanh nghiệp. Nên chọn những nơi rộng rãi, thoáng mát, giao thông thuận lợi cho việc di chuyển và quan trọng nhất là địa điểm đó phải mới lạ để tạo sự hào hứng và ấn tượng cho khách mời.

4. Lên ý tưởng cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Một trong những cách tạo dấu ấn đậm sâu với đối tác, khách hàng chính là ý tưởng tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới. Việc buổi lễ được tổ chức, setup, trang trí độc đáo, sáng tạo sẽ gây ấn tượng mạnh, tạo sự ghi nhớ rõ nét với khách mời.

Ý tưởng sẽ phải lấy sản phẩm làm trung tâm. Từ việc nghiên cứu, phân tích sản phẩm và doanh nghiệp, bạn có thể tìm được chủ đề cho toàn bộ buổi lễ và thể hiện được mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng tới.

5. Lên kế hoạch tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

Sau khi lên ý tưởng, chú đề cho chương trình, chúng ta sẽ tiến hành lên kế hoạch tổ chức. Việc sắp xếp, lên kế hoạch một cách bài bản, chi tiết giúp chương trình diễn ra trơn chu, tránh được những phát sinh không đáng có.

Kế hoạch tổ chức chương trình sẽ gồm những phần chính như:

• Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời
• Thiết kế, in ấn các ấn phẩm cần dùng trong buổi lễ ra mắt.
• Chạy quảng cáo, PR trước sự kiện1
• Lên kịch bản chương trình
• Dàn dựng các tiết mục nghệ thuật cho phù hợp với sản phẩm. Các hình ảnh, video clip cần chiếu trong buổi lễ
• Chuẩn bị thiết bị sử dụng trong sự kiện
• Lựa chọn nhân sự, đơn vị truyền thông cho sự kiện
• Xây dựng chiến lược truyền thông
• Thi công, trang chí và tổng duyệt trước chương trình

Tham khảo: kịch bản lễ ra mắt sản phẩm mới.

6. Tiến hành công tác truyền thông

Thực hiện công tác truyền thông trước và sau khi ra mắt sản phẩm mới được xem là cách làm hiệu quả giúp doanh nghiệp khuếch trương thương hiệu và thu hút sự chú ý của các đối tác, khách hàng.

Công tác truyền thông được thực hiện bài bản, nội dung truyền tải phong phú sẽ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng , tạo khả năng ghi nhớ đối với đối tượng khách hàng mục tiêu và khẳng định giá trị doanh nghiệp trên thị trường.

7. Xây dựng hệ thống tiếp thị ( Re-marketing)

Một sự kiện ra mắt sản phẩm mới có thành công đến đâu thì không đảm bảo 100% khách hàng tiềm năng sẽ lựa chọn mua hàng. Do vậy, việc xây dựng hệ thống tiếp thị rất quan trọng, giúp doanh nghiệp nhận được phản hồi của khách hàng về sản phẩm và thu thập dữ liệu khách hàng, giúp doanh nghiệp có lượng data khách hàng tiềm năng để chăm sóc và đưa ra được phương án marketing khác phù hợp hơn.

Kịch bản chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới

1. Đón tiếp khách mời

Đây là bước đầu tiên và quan trọng khi tiến hành một chương trình sự kiện nói chúng và sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới nói riêng. Việc tiếp đón khách chu đáo, cẩn thận thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo thiện cảm, ấn tượng tốt cho khách mời tham dự

2. Biểu diễn nghệ thuật

Tiết mục mở màn sẽ đánh giá cảm xúc của khách hàng trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới. Cần phải chuẩn bị kĩ càng và nội dung đặc biệt, gây ấn tượng và thu hút ánh nhìn của khách mời lên sân khấu. Giúp khách mời nhìn nhận đây là một sự kiện lớn và được doanh nghiệp đầu tư kĩ lưỡng. Từ đó tạo sự tò mò về sản phẩm mới trong lòng khách mời.

3. Giới thiệu quy trình sản xuất sản phẩm

Để tạo được uy tín đối với khách hàng vầ thương hiệu của sản phẩm thì doanh nghiệp sẽ phải giới thiệu về quy trình sản xuất của sản phẩm. Việc này giúp sản phẩm được giới thiệu một cách minh bạch, đẩm bảo được chất lượng sản phẩm và giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng, yên tâm khi sử dụng.

4. Nghi thức ra mắt sản phẩm mới

Nghi thức ra mắt sản phẩm mới được xem là key moment của buổi lễ. Do đó, cần phải đầu tư và chuẩn bị kĩ càng cho phần nghi thức này. Và cần chú ý để có thể truyền tải được nhiều thông điệp đến khách hàng hơn.

Nghi thức càng long trọng càng tạo sự chú ý của khách hàng lên sản phẩm mới và gây hiệu ứng truyền thông mạnh, khẳng định vị thế của doanh nghiệp.

5. Trải nghiệm sản phẩm

Việc trải nghiệm sản phẩm giúp khách hàng tiếp cận với sản phẩm một cách nhanh và tự nhiên nhất. Khách hàng sẽ có cái nhìn khách quan và thực tế nhất đối với sản phẩm.

6. Kết thúc chương trình – tặng quà cho khách mời

Đại diện doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến các đối tác, khách hàng, các phóng viên báo chí đã đến tham dự sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới. Phát biểu kết thúc chương trình và mong muốn mang đến sự trải nghiệm tuyệt vời đến cho người tiêu dùng.

Chuẩn bị các phần quà dành cho khách mời, gửi lời cảm ơn chân thành, trả lời các vấn đề thắc mắc từ những người tới tham dự, khẳng định giá trị, chất lượng sản phẩm dịch vụ mà công ty, doanh nghiệp đưa tới cho khách hàng.

Các yếu tố để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thành công, gây được tiếng vang

Để sự kiện thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Tuy nhiên có 3 yếu tố chính quyết định 90% sự thành công của buổi lễ ra mắt đó là:

1. Ý tưởng, chủ đề chương trình

Ý tưởng chủ đạo của chương trình sẽ xuyên suốt từ đầu cho đến cuối chương trình: ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu.

Chủ đề được thể hiện thông qua cách trang trí, thiết kế, bố cục, màu sắc,…Những thứ sẽ xuất hiện trước mắt các khách mời tới tham dự.

Cần lưu ý những chi tiết nhỏ như ánh sáng, âm thanh để hỗ trợ cho buổi lễ ra mắt sản phẩm, cần hài hòa phù hợp với nội dung và cách trang trí để trở thành một thể thống nhất

Ý tưởng chương trình là khâu quan trọng nhất khách hàng nên chú ý.

2. Nhân sự chương trình

Bất kì một sai sót nhỏ nào cũng gây ảnh hưởng xấu đến khách hàng. Do đó, để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu thành công. Doanh nghiệp nên lựa chọn đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và kĩ năng tốt.

• MC chương trình

Lựa chọn MC có nhiều năm kinh nghiệm để có thể xử lí mọi tình huống diễn ra trong sự kiện và tương tác tốt với khách mời tham dự.

Mc nên chọn hai người để góp phần tạo nên không khí, cũng như có thể hỗ trợ cho nhau trong chương trình.

• Gương mặt đại diện

Sản phẩm, dịch vụ mới được ra mắt cần có một gương mặt đại diện kèm theo tạo điểm nhấn, thu hút mọi người, dễ lấy lòng khách hàng, khách mời tới tham dự. Khi nhắc tới gương mặt đại diện, khách hàng sẽ nhớ tới ngay thương hiệu, sản phẩm dịch vụ của bạn.

Nên mời nhiều người nổi tiếng để thu hút báo chí, đám đông tham gia tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng, phát triển sản phẩm dịch vụ sẽ rất dễ dàng.

• Nhân sự chạy sự kiện

Nhân lực phục vụ cho lễ ra mắt cần đủ số lượng, làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả nên sử dụng nhân lực của các công ty cung cấp sự kiện để đảm bảo chất lượng.

3. Các tiết mục nghệ thuật trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Chương trình chia làm các phần khác nhau nên lựa chọn đan xen các bài phát biểu là những tiết mục văn nghệ, nghê thuật phục vụ khách mời. Các tiết mục thay đổi không khí chương trình, giúp khách mời cảm thấy không bị nhàm và có những phút giây thư giãn.

Trên đây là các yếu tố cơ bản cần lưu ý để có thể tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, ra mắt thương hiệu diễn ra nhịp nhàng và thành công nhất. Nếu bạn muốn sự kiện của mình trở nên đặc biệt và tạo nên hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, hãy để sự kiện Á Châu giúp cho việc tổ chức sự kiện của bạn trở nên dễ dàng hơn.