Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Cơ Bản?

5/5 - (2 bình chọn)

Cuộc sống ngày càng phát triển, chúng ta luôn cố gắng vươn đến những giá trị to lớn, hoàn mỹ để có cơ hội thể hiện bản thân ở tầm cao mới. Thông qua quy mô, cách tổ chức sự kiện bài bản, chuyên nghiệp. Chủ nhân của sự kiện sẽ cho thấy được đẳng cấp và cá tính riêng, tạo dựng hình ảnh đẹp và khẳng định được vị thế trong lĩnh vực hoạt động. Vậy bạn đã thật sự hiểu tổ chức sự kiện là gì và làm thế nào để triển khai một chương trình hoạt động trơn chu? Cùng xem bài viết hữu ích dưới đây từ Asiana Plaza.

1. 1. Khái niệm sự kiện
2. 2. Tổ chức sự kiện là gì?
3. 3. Các loại hình tổ chức sự kiện thường gặp
4. 4. Vai trò quan trọng của các chương trình sự kiện
5. 5. Tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì?
6. 6. Quy trình tổ chức sự kiện cơ bản
   1. 6.1. Giai đoạn trước khi bắt đầu sự kiện
   2. 6.2. Giai đoạn chạy sự kiện
   3. 6.3. Giai đoạn sau sự kiện
   4. 6.4. Giải quyết các vấn đề sau sự kiện
7. 7. Các lưu ý để có một buổi sự kiện thành công
   1. 7.1. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
   2. 7.2. Gửi thư mời kèm thông điệp
   3. 7.3. Bám sát kế hoạch đã đề ra
   4. 7.4. Làm việc thông minh
   5. 7.5 Chú ý các chi tiết nhỏ
   6. 7.6. Luôn có kế hoạch thứ 2 cho mọi tình huống
   7. 7.7. Trang bị 1 vài vật dụng nhỏ
   8. 7.8. Theo sát khách hàng
   9. 7.9. Ứng dụng công nghệ
   10. 7.10. Chi tiêu trong khả năng
8. 8. Vì sao nên chọn tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị?

1. Khái niệm sự kiện

Trước khi tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì? tổ chức sự kiện bao gồm những gì? chúng ta cùng tìm hiểu về khái niệm sự kiện. Sự kiện là một hoạt động có chủ đích được diễn ra tại thời điểm cụ thể, địa điểm cụ thể do một cá nhân hay tổ chức làm chủ. Thông qua sự kiện, một thông điệp, ý nghĩa nào đó sẽ được gửi đến những người tham gia.

Theo tùy từng quan niệm khác nhau, mỗi người lại có cách định nghĩa về sự kiện khác nhau. Vậy trên thực tế thì sự kiện bao gồm những hoạt động nào? Theo từ điển, những việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra gây ảnh hưởng đến đời sống con người, xã hội mới được gọi là sự kiện. Ví dụ như thi hoa hậu, khai mạc tuần lễ du lịch biển, sự kiện thể thao,…

Tuy nhiên hiện nay, quan niệm về sự kiện đã được mở rộng, Không chỉ là những hoạt động cộng đồng có quy mô lớn mà còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân hay cộng đồng trong phạm vi hẹp. Ví dụ cưới hỏi, sinh nhật, hội nghị công ty, hội chợ, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, khai trương,…cũng được xem là sự kiện.

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Vậy khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Đây là quá trình tổ chức, thực hiện những hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện. Quá trình từ lúc bắt đầu hình thành cho đến khi kết thúc để đảm bảo toàn bộ chương trình được diễn ra theo kế hoạch. Từ đó khiến công chúng được truyền đạt đầy đủ những nội dung mà đơn vị chủ quản muốn gửi đến.

Ở những nước phát triển, tổ chức sự kiện được xem như một ngành nghề riêng. Tại Việt Nam, hình thức này cũng đang phát triển rất mạnh và ngày càng thể hiện rõ tính chuyên nghiệp. Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều các lĩnh vực như:

• Các sự kiện liên quan đến các lĩnh vực kinh doanh như giới thiệu sản phẩm, liên kết các công ty,…
• Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như hội thảo, hội nghị hay kỷ niệm ngày thành lập, team building,…
• Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ cho việc từ thiện, học bổng,…
• Các hoạt động về triển lãm tranh, tác phẩm nghệ thuật…
• Các sự kiện mang tính chất giải trí như ca nhạc, hòa nhạc, biểu diễn,…
• Các buổi biểu diễn tường thuật trực tiếp,…
• Các lễ hội, Festive, sự kiện liên hoan,…
• Các sự kiện của cơ quan chính phủ, Đảng, Nhà nước,…
• Bên cạnh đấy là rất nhiều lĩnh vực khác như gặp gỡ giao lưu, hội thảo chuyên đề, các hội thảo bán hàng, sự kiện văn hóa thể thao xã hội,…

3. Các loại hình tổ chức sự kiện thường gặp

Tổ chức sự kiện là gì? đã được trả lời. Và thêm một vấn đề được rất nhiều người quan tâm nữa là có bao nhiêu loại hình tổ chức sự kiện. Thông thường, có rất nhiều các lĩnh vực khác nhau có thể tổ chức các sự kiện. Tuy nhiên sẽ được chia theo 4 loại hình cụ thể như sau:

• Sự kiện kỷ niệm: Bao gồm các lễ hội truyền thống, tiệc cưới, sinh nhật, kỷ niệm ngày thành lập,…
• Sự kiện giáo dục: Bao gồm các sự kiện được tổ chức phục vụ cho mục đích huấn luyện, truyền đạt các thông tin giáo dục như: lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng, các hội thảo hay hội nghị,…
• Sự kiện về tiếp thị: Bao gồm các sự kiện được tổ chức nhằm thu hút quan tâm của khách hàng đến một sản phẩm hay dịch vụ như: hội chợ, khai trương, lễ giới thiệu sản phẩm,…
• Sự kiện khen thưởng: Bao gồm các sự kiện được tổ chức với mục đích tôn vinh, tri ân như lễ trao giải, lễ tưởng niệm, lễ vinh danh,…

4. Vai trò quan trọng của các chương trình sự kiện

Vậy vai trò của tổ chức sự kiện là gì? Có thể thấy 3 vai trò quan trọng của hoạt động này cụ thể như sau:

• Giúp doanh nghiệp, cá nhân thu hút sự quan tâm của truyền thông và công chúng. Đây là một hình thức trong digtial marketing nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ và đưa đơn vị tiếp cận gần hơn với khách hàng.
• Giúp các đơn vị kinh doanh nâng cao nâng số bán hàng và mang đến những tác động hiệu quả đến doanh thu.
• Giúp người tiêu dùng tiếp cận tốt hơn đến những sản phẩm và dịch vụ mình đang quan tâm. Từ đó có sự lựa chọn hợp lý và phù hợp với nhu cầu.

5. Tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì?

Mục đích của việc tổ chức một sự kiện chính là kết quả mà đơn vị đầu tư và đơn vị tổ chức muốn hướng đến. Ba mục đích chính mà sự kiện muốn hướng đến bao gồm:

• Hỗ trợ cho các chiến dịch quảng cáo, truyền thông. Từ đó giúp xây dựng, phát triển hình ảnh của thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ hay con người.
• Tác động vào nhận thức của công chúng, là những khách hàng tiềm năng về  đối tượng mà sự kiện muốn hướng đến.
• Phát triển và tận dụng hiệu ứng của truyền thông lên mức tối đa. Từ đó lấy được sự đồng cảm, ủng hộ của người xem.

Bên cạnh đó, trả lời cho câu hỏi “mục đích của tổ chức sự kiện là gì?” thì sự kiện còn hỗ trợ các kênh bán hàng, quảng cáo trực tiếp cho sản phẩm dịch vụ hay triển khai đường lối chính sách. Chung quy lại, mục đích chính vẫn là để doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức có thể tiếp cận nhiều hơn đến đối tượng mà sự kiện muốn hướng tới.

6. Quy trình tổ chức sự kiện cơ bản

Để có thể thành công trong việc tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ, vấn đề lớn nhất cần quan tâm đó là quy trình. Chuẩn hóa các bước thực hiện và làm tốt mọi khâu chính là điều kiện cần để sự kiện được thành công tốt đẹp. Vậy quy trình cơ bản của tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện cần những gì? Có 4 giai đoạn cơ bản sau đây:

6.1. Giai đoạn trước khi bắt đầu sự kiện

Trước khi bắt đầu sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện cần tìm hiểu và chuẩn bị trước nhiều vấn đề. Cụ thể như:

• Nguyện vọng của đơn vị muốn tổ chức sự kiện.
• Các yếu tố có thể tác động đến sự thành công của sự kiện đó.
• Đưa ra các ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể.
• Vận chuyển và lắp đặt các vật trang trí, bối cảnh sự kiện.
• Thực hiện chiến dịch quảng bá thông qua truyền thông khiến nhiều người biết đến.
• Đưa ra các phương án dự phòng khi có sự cố.

6.2. Giai đoạn chạy sự kiện

Những công việc cần thực hiện trong giai đoạn chạy sự kiện bao gồm:

• Lắp đặt các thiết bị âm thanh ánh sáng và kiểm tra lại hoạt động lần cuối.
• Đón tiếp khách và thực hiện lễ khai mạc.
• Quản lý và điều hành diễn biến chính, phục vụ ăn uống, lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.

6.3. Giai đoạn sau sự kiện

• Xúc tiến quảng bá thương hiệu trong sự kiện.
• Tạo mối quan hệ tốt với những nhà cung cấp trang thiết bị và các dịch vụ bổ trợ trong sự kiện.
• Chăm sóc khách hàng để mang lại dịch vụ tốt nhất khiến khách hàng tìm đến bạn lần sau.

6.4. Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Một vấn đề sau sự kiện cần được giải quyết đó là tài chính và khả năng quản lý những khoản chi phí của sự kiện. Bên cạnh đó là việc phải đối mặt với khủng hoảng và tìm cách giải quyết hợp lý để tránh trường hợp rủi ro xảy ra vào những lần tổ chức sau này.

7. Các lưu ý để có một buổi sự kiện thành công

Mặc dù không ai muốn nhưng trong ngành tổ chức sự kiện cũng không thể tránh khỏi việc gặp những khó khăn trong quá trình thực hiện. Người quản lý tốt sẽ biết cách đối mặt và đưa ra phương án giải quyết phù hợp. Vậy những lưu ý để có được sự thành công khi tổ chức sự kiện là gì?

7.1. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Tùy theo tính chất và quy mô sự kiện mà bạn có thể cân nhắc chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Tham khảo qua bảng thông tin mà Asiana Plaza tổng hợp dưới đây.

Địa điểm	Điểm nổi bật	Lưu ý
Khách sạn, resort	– Có không gian chuyên nghiệp và sang trọng, phù hợp tổ chức hội nghị hay hội thảo. – Có vị trí giao thông và địa hình thuận tiện, dễ dàng di chuyển. – Đáp ứng được yêu cầu của đa dạng các loại hình sự kiện. – Cố một số dịch vụ kèm theo sẽ được phục vụ miễn phí.	– Sức chứa thường không quá 1000 người. – Có thể gây nên một số bất tiện cho người tham dự bảo một số địa chỉ không có lối đi riêng cho mục đích tham dự hội nghị hay hội thảo.
Trung tâm hội nghị	– Có phong cách làm việc nhanh chóng, thái độ tận tình, chuyên nghiệp. – Không gian rộng rãi thích hợp cho những sự kiện có đông đảo người tham gia.	– Không có các dịch vụ kèm theo miễn phí. Mọi hoạt động đều được tính vào chi phí. – Ban tổ chức có thể phải sắm thêm nhiều trang thiết bị để thuận tiện cho sự kiện của mình.
Các nhà hát, trung tâm triển lãm	– Phù hợp để tổ chức các hoạt động văn hóa, sự kiện ca múa nhạc,… – Phong cách chuyên nghiệp, làm việc tận tình và có đội ngũ kỹ thuật viên thành thạo.	– Cần lưu ý về vấn đề chỗ ngồi, các thiết bị âm thanh ánh sáng. – Một số trung tâm nhỏ có thể không ở khu vực trung tâm nên gây ra một số bất tiện trong quá trình di chuyển của quan khách.
Trung tâm chuyên tổ chức sự kiện	– Có đội ngũ nhân sự giúp bạn lên kế hoạch, ý tưởng chi tiết và cụ thể cho sự kiện của mình. – Không gian và bối cảnh phù hợp cho nhiều loại hình khác nhau. – Phù hợp để tổ chức tiệc cưới, hội nghị có quy mô hoành tráng.	Cần lên kế hoạch để dự trù kinh phí và có sự chuẩn bị. Bởi chi phí cho việc tổ chức tại trung tâm khá lớn.
Co-working space	– Mức phí không cao phù hợp với mọi đối tượng. – Phù hợp để tổ chức các hội thảo, hội nghị quy mô nhỏ, các buổi tọa đàm,…	– Trang thiết bị không được đầu tư kỹ nên ban tổ chức cần có thêm sự chuẩn bị để sự kiện được hoàn hảo. – Sức chứa không cao. – Một số địa điểm không ở trung tâm nên có thể di chuyển khó khăn.
Nhà hàng hay quán cafe	– Có không gian mở ngoài trời thoáng đãng. – Mức chi phí không cao, món ăn và đồ uống phong phú. – Phù hợp tổ chức tiệc cuối năm, sự kiện sinh viên, offline,…	– Phù hợp với những sự kiện ấm áp, gần gũi mang tính cộng đồng. – Sức chứa không lớn, dưới 300 người.

7.2. Gửi thư mời kèm thông điệp

Sau khi xác định được địa điểm, bước tiếp theo cần triển khai đó chính là gửi thư mời đến khách hàng, đối tác. Nội dung thư cần thể hiện được những yếu tố cụ thể bao gồm: tên sự kiện là gì? Đơn vị nào tổ chức? Thời gian và địa điểm ở đâu? Chương trình được tổ chức với các bước như thế nào?

7.3. Bám sát kế hoạch đã đề ra

Một bản kế hoạch chi tiết cần được thực hiện tỉ mỉ trước khi bắt đầu sự kiện. Có như vậy mới đảm bảo được sự thành công của chương trình. Khi đã có trong tay kế hoạch, việc cần thiết là thực hiện theo đúng những gì đã được đề ra. Thay đổi về phút chót có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình diễn ra của sự kiện.

7.4. Làm việc thông minh

Đội ngũ chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện phía doanh nghiệp cần chuẩn bị những kế hoạch làm việc thông minh để sự kiện được diễn ra hoàn hảo nhất. Các thông tin khách hàng nên được lưu vào file riêng để thuận tiện sử dụng trong và sau quá trình tổ chức. Với mỗi khách hàng, nên chuẩn bị bảng tên, thẻ địa điểm để gửi trong chương trình và thư cảm ơn khi sự kiện kết thúc.

7.5 Chú ý các chi tiết nhỏ

Rất nhiều người không quan tâm đến các chi tiết nhỏ khiến sự kiện không được diễn ra tốt đẹp. Đôi khi những điều này sẽ ảnh hưởng đến cả một quá trình hay chất lượng các hoạt động. Ví dụ khi tổ chức một buổi lễ dành cho những người theo đạo, hãy lưu tâm đến tín ngưỡng cũng như những điều kiêng kị….

7.6. Luôn có kế hoạch thứ 2 cho mọi tình huống

Bởi không ai có thể biết trước được những vấn đề xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện là gì. Kế hoạch B có thể sẽ không khiến hoạt động hoàn hảo như ban đầu nhưng là phương án tốt nhất để hạn chế rủi ro.

7.7. Trang bị 1 vài vật dụng nhỏ

Một số đồ vật nhỏ có thể giúp ích cho khách hàng nên được trang bị. Đây chính là hành động thông minh và tinh tế; để khách hàng có ấn tượng tốt và luôn biết được rằng bạn luôn quan tâm đến họ. Băng dính hai mặt, kim chỉ hay kéo,… có thể không có tác dụng lớn nhưng sẽ hữu ích rất nhiều khi khách hàng cần.

7.8. Theo sát khách hàng

Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng để đảm bảo chương trình được diễn ra tốt nhất. Hãy liên hệ trước 2 đến 3 ngày để đảm bảo những khách mời quan trọng sẽ có mặt. Sau khi kết thúc sự kiện, nếu có thể nên gửi thư cảm ơn cùng một số bức hình khoảnh khắc đẹp của họ.

7.9. Ứng dụng công nghệ

Ekip thực hiện cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa tất cả các bộ phận. Sử dụng bộ đàm, máy chiếu, camera, microphone,… sẽ giúp sự kiện có được sự thành công lớn nhất. Hãy sử dụng những thiết bị công nghệ để phục vụ tốt nhất cho chương trình của bạn.

7.10. Chi tiêu trong khả năng

Một tuyệt chiêu nữa trong việc nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện là gì? Đó chính là chi tiêu trong khả năng và hạn chế ngân sách. Tuy nhiên vẫn cần đảm bảo chất lượng cho khách hàng. Hãy thương lượng với các đơn vị phân phối để thống nhất về giá. Nhiều khoản tiết kiệm nhỏ sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá ngân sách.

8. Vì sao nên chọn tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị?

Với khả năng lên kế hoạch và triển khai sự kiện. Cùng không gian sức chứa đa dạng quy mô khách mời cũng như kiến trúc phù hợp với nhiều tính chất. Các trung tâm hội nghị chính là điểm đến lý tưởng cho mọi sự kiện. Tại TP.HCM, Asiana Plaza chính là địa chỉ được nhiều khách hàng doanh nghiệp tin tưởng trong nhiều năm qua.

Asiana Plaza có 2 cơ sở tại trung tâm thành phố với nhiều sảnh tiếp đón, quy mô sự kiện khác nhau. Khách hàng có thể di chuyển dễ dàng tới bất cứ chi nhánh nào mà không gặp khó khăn gì. Trung tâm có lối kiến trúc chiết trung, hiện đại, phù hợp thị hiếu và phong cách sống đẳng cấp. Tùy từng nhu cầu về tính chất sự kiện, thẩm mỹ khách mời,… mà bạn có thể chọn sảnh tiệc được bài trí theo nhiều phong cách khác nhau.

Tất cả các sảnh đón tiếp điều được bố trí hệ thống âm thanh ánh sáng đạt tiêu chuẩn chất lượng. Với hình ảnh sắc nét, âm thanh sinh động cùng lối bài trí chuyên nghiệp, mọi ý tưởng của bạn sẽ được triển khai hoàn hảo và chi tiết nhất. Chắc chắn điều này sẽ để lại những ấn tượng tốt trong lòng quan khách.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ phối hợp chặt chẽ với ban tổ chức khiến khách hàng hài lòng. Bên cạnh đó, Asiana Plaza có đa dạng gói ẩm thực phù hợp cho mọi tính chất của sự kiện như: Buffet, Teabreak hay Finger Food. Các món ăn tuy nhỏ nhưng đều được chú trọng tỉ mỉ từ khâu chọn nguyên liệu, chế biến đến bài trí.

Xem thêm

• Quy trình 8 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
• Chi tiết: Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện A-Z
• Gợi ý cách viết và 5 mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chi tiết

Bài biết trên đây đã cung cấp cho bạn những thông tin về tổ chức sự kiện là gì cũng như những lưu ý để có sự kiện thành công tốt đẹp. Khi có nhu cầu triển khai các chương trình, sự kiện, tiệc cưới hỏi, hội nghị,… liên hệ với Asiana Plaza để được hỗ trợ. Trung tâm sẽ giúp doanh nghiệp giảm tải gánh nặng và tăng hiệu quả sự kiện tối đa.

Asiana Plaza Bình Thạnh:

Trung tâm Hội nghị Tiệc cưới Asiana Plaza

• 45-47 Phan Đăng Lưu, P.3, Q. Bình Thạnh, TP.HCM
• Hotline: 0901 080 080
• E: info@asiana-plaza.com
• W: https://asiana-plaza.com

Asiana Plaza Tân Phú: 

Trung tâm Hội nghị Tiệc cưới Asiana Plaza

• 284 – 286 Vườn Lài, phường Phú Thọ Hòa, quận Tân Phú, TP.HCM
• Hotline: 0931 080 080
• E: contact@asiana-plaza.com
• W: https://asiana-plaza.com