Tổ Chức Tiệc Chiêu Đãi Ngoại Giao Buffet

Ngoại giao là yếu tố quan trọng trong việc giao lưu với các quốc gia khác trên thế giới. Trong đó, tiệc chiêu đãi ngoại giao sẽ góp phần củng cố và tăng cường mối quan hệ của cả hai bên. Để giúp các bạn hiểu rõ hơn về loại hình tiệc này, chúng tôi sẽ cung cấp một số thông tin cần biết qua bài viết sau.  

Ý Nghĩa Tiệc Chiêu Đãi Ngoại Giao

Tiệc ngoại giao là gì?

Tiệc chiêu đãi là một loại hình trong hoạt động ngoại giao phổ biến và có vai trò rất quan trọng. Thông thường, việc hợp tác quốc tế giữa hai bên sẽ đi vào nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có kinh tế, văn hóa, du lịch,... 

Nhưng tính chính trị là yếu tố quan trọng trong hoạt động ngoại giao. Tổ chức một buổi tiệc chiêu đãi cho các nhà lãnh đạo của nước bạn cũng là cơ hội cho họ thấy được truyền thống văn hóa của ta. Do vậy, việc tổ chức một buổi tiệc nho nhỏ vừa để bày tỏ sự mến khách vừa tăng cường mối quan hệ của cả hai.

Tiệc chiêu đãi ngoại giao thường sẽ được tổ chức nhân dịp các sự kiện quan trọng như: Kỷ niệm ngày Quốc khánh, ký kết hiệp định, kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao, hiệp ước quốc tế, tiếp khách tại Bộ ngoại giao và các cơ quan đại diện ngang Bộ. 

 

Tầm quan trọng của tiệc chiêu đãi ngoại giao

Tiệc chiêu đãi với mục đích ngoại giao có thể lựa chọn nhiều hình thức tiệc khác nhau, tùy thuộc vào nhiều yếu tố như đó là quốc gia nào, lãnh đạo đứng ra đàm phán ngoại giao là ai. Cụ thể là một số loại hình tiệc như:

Quốc yến: Đây là một hình thức chiêu đãi mang tính trọng thể nhất. Đây là một loại tiệc ngồi, được tổ chức rất chu đáo, thực đơn được tính toán và lựa chọn kỹ càng. Các món thường được sử dụng thông thường như khai vị, súp, món chính và tráng miệng. Nước uống cũng bao gồm sâm panh, rượu vang, rượu dân tộc,... Thời gian tổ chức quốc yến thường sẽ vào buổi tối. Trang phục dự tiệc cần phải dùng loại sang trọng cho phù hợp với không gian buổi tiệc. 

Tiệc rượu: Đây là một loại tiệc đứng trông giống như tiệc dùng để tiếp khách. Thực đơn chỉ các các món ăn nhỏ được sắp xếp trong khay, nhân viên phục vụ sẽ đi xung quanh để mời khách. Tiệc rượu chủ yếu vào gồm các loại đồ uống như rượu nhẹ, cocktail, bia, nước ngọt,...

Tiệc trà: Có thể gọi loại tiệc chiêu đãi này là tiệc ngọt, thời gian thường vào buổi sáng hoặc xế chiếu. Thực đơn đồ uống cũng rất đơn giản và nhẹ nhàng, bao gồm hoa quả, bánh trái. Mục đích của loại hình tiệc này là để giúp mọi người có cơ hội giao lưu, nói chuyện với nhau về nhiều lĩnh vực sẽ hợp tác với nhau sắp tới. 

Tiệc đứng buffet: Có thể nói đây là loại hình tiệc hiện nay được ưa chuộng và rất phổ biến. Thời gian tổ chức tiệc chiêu đãi buffet đứng có thể là trưa hoặc tối. Thực đơn có rất nhiều món ăn, chủ yếu để trong lồng hấp nóng. Khách tham dự buổi tiệc sẽ tự phục vụ đồ ăn và nước uống cho mình. 

 

Mỗi khi tiếp đón bất kỳ lãnh đạo của nước khác đến đàm phán, thăm và giao lưu, hợp tác quốc tế với nước nhà cần phải tiếp đón nồng hậu. Sau khi đã tiến hành ký các giấy tờ cần thiết, việc chiêu đãi một buổi tiệc ngoại giao là rất quan trọng và không được bỏ qua. 

Đây tất yếu là một hoạt động đối ngoại cần phải lên kế hoạch và thực hiện rõ ràng. Tuy nhiên, lựa chọn tiệc chiêu đãi ngoại giao cần phải phù hợp và đảm bảo tất cả các yêu cầu về chính trị, kinh tế, văn hóa,... Hoạt động này vừa cho thấy sự trọng thị, sự mến khách và cũng là dịp để các nước khác biết được văn hóa ẩm thực của chúng ta.  

Tổ Chức Tiệc Chiêu Đãi Trong Ngoại Giao

Các bước tổ chức tiệc chiêu đãi trong ngoại giao bao gồm từ bước chuẩn bị đến kết thúc tiệc, cụ thể như sau: thư mời khách, bài diễn văn phát biểu, thực đơn chiêu đãi,..  

1. Lựa chọn hình thức tiệc chiêu đãi

Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà lựa chọn loại hình tiệc chiêu đãi cho phù hợp. Để đảm bảo phù hợp, hãy căn cứ vào truyền thống lễ tân của từng nước và nhân viên ngoại giao, lãnh đạo nước đó là ai.   

2. Lên danh sách khách mời

Người được phụ trách lập danh sách đầu tiên cần xác định tổng số khách cần mời là bao nhiêu. Việc lên số lượng này không được vượt quá khả năng, điều kiện cho phép phục vụ và không được đông quá so với địa điểm dùng để tổ chức tiệc chiêu đãi. 

Đồng thời cũng cần phải tính toán đến khả năng khách mời từ chối không thể tham dự đầy đủ được. Nguyên nhân có thể vì lý do khách quan nào đó mà khách mời từ chối tham dự. 

Danh sách đưa ra cần rà soát lại một cách kỹ lưỡng và thận trọng. Nhằm phòng tránh trường hợp lên danh sách mời nhưng không nắm được có thể người đó đã mất, hoặc mời khách cùng phu nhân nhưng thực tế người đó lại chưa có vợ, sai địa chỉ, chức vụ hoặc tên tuổi,...

Để công việc lập danh sách khách mời được thuận tiện, dễ dàng nên áp dụng một số kinh nghiệm sau:

• Danh sách chung khách mời được chia làm 2 phần: một bên là danh sách phía chủ nhà và một nên là danh sách khách mời. 

• Sau đó gộp chung 2 danh sách này lại rồi sắp xếp đảm bảo nguyên tắc ngoại giao.   

3. Chuẩn bị giấy mời

Giấy mời là một văn bản có nội dung ngắn, được viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ (không như một bức thư hay tờ quảng cáo). Do vậy cần phải thể hiện sự rõ ràng và xúc tích trong soạn thảo giấy mời, đây là nguyên tắc chủ đạo cần phải chú ý.

Việc soạn thảo giấy mời cần trả lời được các câu hỏi mà người được mời có thể biết được như: Ai mời? Theo thể thức xã giao nào? Ai được mời? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào? Địa điểm ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi đến đó như thế nào?  

4. Lên thực đơn tiệc chiêu đãi 

Cần lựa chọn các món ăn mang tính văn hóa ẩm thực của nước nhà, đảm bảo hình thức món ăn phải sang trọng, đẹp mắt. Bởi tiệc chiêu đãi ngoại giao cũng giống như việc cho các nước khác thấy được sự tiếp đón nồng hậu như thế nào. Một số món ăn thường thấy khi tiếp đón đoàn khách ngoại giao đó là:

• Cá hồi xông khói với táo. 

• Cần tây và salad kem thì là dùng với bánh mì trắng.

• Sườn cừu nướng dùng với khoai tây nghiền, nấm, gan ngỗng và rau củ.

• Hạt kê Blinis với cá hồi, trứng kiểu Devil. 

• Ức vịt xông khói sốt dâu.

Ngoài ra còn có thể sử dụng các món ăn thuần Việt như: Phở bò, gỏi cuốn,...  

5. Lên sơ đồ bàn tiệc và bố trí chỗ ngồi

Đây là một việc làm quan trọng giúp phân chia khu vực cho từng khách mời cụ thể. Giúp cho thực khách có thể nhận biết được vị trí ngồi của mình ở đâu, không phải đi tìm kiếm dẫn đến lộn xộn. Từ đó đảm bảo tính trang trọng của một buổi tiệc ngoại giao. 

Việc bố trí chỗ ngồi còn tùy thuộc vào loại bàn tiệc là hình tròn, bầu dục, chữ nhật, chữ T hay hình vuông,... Một số nguyên tắc khi bố trí chỗ ngồi đó là:

• Người ngồi gần chủ tiệc sẽ có tính quan trọng hơn.

• Chỗ ngồi bên phải long trọng hơn bên phía tay trái.

• Không xếp hai phụ nữ ngồi liền nhau, chồng không ngồi bên cạnh vợ

• Người phụ nữ đã có chồng được xếp vị trí ngồi cao hơn chồng.

• Khách có cùng hàm với cán bộ ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giao mời tiệc thì khách được ngồi chỗ ưu tiên hơn.

• Khi xếp chỗ ngồi cũng cần phải tính đến kiến thức ngoại ngữ của những người ngồi cạnh khách.

  

   

6. Nâng cốc và phát biểu bài diễn văn

Bài diễn văn có tầm quan trọng rất lớn đối với tiệc chiêu đãi trong ngoại giao. Việc viết bài diễn văn như thế nào cần phải tuân thủ theo đúng quy định của Bộ ngoại giao, thông qua kiểm duyệt kỹ lưỡng mới được sử dụng để nói trong buổi tiệc.  

7. Lựa chọn trang phục cán bộ ngoại giao phù hợp

Đặc điểm của loại hình tiệc này là do Chính phủ, các bộ, ban ngành, cơ quan nhà nước hoặc ngoại giao tổ chức. Khách mời là các nhà lãnh đạo, chuyên gia, cố vấn của nước ngoài tại khách sạn, nhà khách Chính phủ, Đại sứ quán hoặc Bộ Ngoại giao. 

Với tầm quan trọng của một buổi tiệc mang tính chất chính trị như vậy, việc lựa chọn trang phục phải cần được chú trọng. Với đàn ông thường sẽ mặc bộ vest đen có thắt cà vạt, phụ nữ có thể mặc áo dài hoặc áo vest chân váy,...

Tham khảo thêm nhiều bài viết hay tại website dụng cụ buffet

 

Tiệc đứng trong ngoại giao

Tiệc đứng còn được gọi là tiệc buffet, các khách mời trong tiệc chiêu đãi ngoại giao sẽ tự phục vụ bữa ăn cho mình. Tổ chức tiệc đứng trong ngoại giao mang lại một số lợi ích đó là:

• Không cần phải sử dụng nhiều nhân lực cho công tác phục vụ tại bàn. Bởi tính chất của tiệc đó là tiệc tự chọn, tự phục vụ.
• Nhân viên phục vụ không cần phải di chuyển nhiều trong bữa tiệc.
• Thực đơn đa dạng, nhiều món ăn, có thể đáp ứng khẩu vị của nhiều đối tượng khách khác nhau.
• Thực khách tham dự buổi tiệc có thể tự do di chuyển, đây là điều kiện thuận lợi để mọi người có thể tiếp xúc, giao lưu và trò chuyện với các khách mời khác.
• Tạo nên một không gian thân thiện, gần gũi cho buổi tiệc, rất thích hợp cho việc thiết lập và củng cố quan hệ ngoại giao cho cả hai bên.
• Khách mời tham dự có thể tự lựa chọn vị trí chỗ ngồi của mình sao cho thích hợp và cảm thấy thoải mái nhất cho mình.

Một số lưu ý khi tham dự tiệc chiêu đãi ngoại giao buffet đứng:

• Khi lấy món, đến bàn lấy thức ăn sau đó di chuyển liền để người tiếp theo có thể lấy món ăn.

• Mỗi lần lấy thức ăn không lấy đầy đĩa, mỗi lần lấy một ít và chia làm nhiều lần.

• Không đứng quá lâu gần bàn thức ăn, ảnh hưởng đến những người khác.

• Sử dụng đúng các dụng cụ bàn phù hợp cho mục đích như dĩa, dao, đĩa, ly.

• Quá trình tham dự tiệc cần giao lưu và trò chuyện với những người xung quanh. 

• Không nên tập trung nói chuyện quá lâu với người chủ.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về việc tổ chức tiệc chiêu đãi ngoại giao buffet đứng mà Thietbidungcubuffet chia sẻ đến các bạn. Hy vọng đã cung cấp được nhiều thông tin hữu ích về lĩnh vực này. 

Để tổ chức tiệc buffet vui lòng tham khảo các dụng cụ tại link sau Dụng cụ tiệc buffet