Tổ Chức Tiệc Chiêu đãi Và Dự Tiệc Chiêu đãi

BÀI 5 MỘT SỐ NGHI THỨC GIAO TIẾP CƠ BẢN

3. Nghi thức tổ chức tiếp xúc và chiêu đãi

3.2. Tổ chức tiệc chiêu đãi và dự tiệc chiêu đãi

3.2.1. Khái niệm tiệc:

Tiệc là một loại hình phục vụ ăn uống đặc biệt, có ý nghĩa rõ ràng, nơi mọi người gặp gỡ thân mật hoặc là những buổi lễ đặc biệt với nghi lễ trang trọng, được tổ chức và phục vụ với những dạng khác nhau.

Ví dụ: Tiệc cưới, tiệc sinh nhật, tiệc khai trương, tiệc tất niên…

3.2.2. Các loại tiệc thông dụng

- Tiệc ngồi:

Là hình thức tiệc trang trọng thường được tổ chức vào bữa ăn chính. Tiệc trưa (lunch) từ 12 giờ trở đi, tiệc tối (dinner) từ 18 giờ, tiệc đêm (supper) từ 21 giờ trở đi.

Địa điểm có thể là trong nhà hay ngồi vườn. Cần đặt thực đơn trên bàn tiệc, có thiếp ghi rõ họ tên từng người theo ngôi thứ đặt trên bàn tiệc (nếu là tiệc ngoại giao).

Trước khi vào phòng tiệc thường có khai vị (rượu ngọt hoặc bia, nước quả) tại phòng khách.

Theo tập quán nhiều nước, món ăn trong tiệc ngồi thường có: vài món nhắm khai vị, món súp, món thuỷ sản (cá, tơm, cua), món thịt, món tráng miệng. Đồ uống có rượu mạnh,

vang trắng, vang đỏ, sâm panh ướp lạnh, các loại nước giải khát có bia, nước suối, nước hoa quả. Sau khi ăn thường tiếp bánh kẹo, hoa quả, trà hoặc cà phê ở phòng bên cạnh.

- Tiệc đứng:

Là hình thức tiệc rộng, long trọng, khách có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn người. Có thể tổ chức ở một hay nhiều phịng hoặc ở ngồi sân vườn. Thời gian từ 18 giờ trở đi.

Đặc điểm của hình thức tiệc đứng là khơng để thực đơn, khơng sắp xếp chỗ ngồi. Món ăn có nhiều, sang trọng, lịch sự, thịnh soạn (nhưng chủ yếu là món nguội), có thể thêm món

súp nóng đưa ra lúc giữa tiệc; có thể có một vài món nóng khác do đầu bếp chế biến ngay trong phịng tiệc.

128

Có nhiều loại rượu, mỗi loại đựng trong một ly thích hợp. Tất cả các món ăn, đồ uống, món tráng miệng đều được đặt lên bàn. Khách tự lấy đồ ăn, đi lại nói chuyện với nhau thoải mái. Tiệc đứng có thể kéo dài 2 tiếng.

Khi ăn nên đi lại trong phòng để trao đổi, tiếp xúc với mọi người, đây là cơ hội tốt để mở rộng quan hệ.

- Tiệc buffet:

Về hình thức, tiệc buffet là loại tiệc được kết hợp cả tiệc đứng và tiệc ngồi. Ở Việt Nam nhiều người gọi tiệc buffet là tiệc tự chọn (tự phục vụ). Thực khách tự đi lại trong phòng tiệc để chọn thức ăn theo ý thích của mình và trở về chỗ có bàn ghế ngồi ăn đàng hồng như tiệc ngồi.

Đây cũng là loại tiệc rất sang trọng và thường được tổ chức vào các bữa ăn chính. Thức ăn có rất nhiều và có đủ các món như, món khai vị, món ăn chính và món tráng miệng. Thức ăn có cả món nóng, món nguội nhưng khơng bày đặt trang trí đẹp như tiệc ngồi hoặc tiệc đứng, song cũng rất lịch sự và hấp dẫn.

Với hình thức tổ chức tiệc buffet khách có thể ngồi hàn huyên trao đổi với bất cứ ai nếu họ muốn. Đây cũng chính là tính ưu việt của tiệc buffet.

- Tiệc Cocktail:

Là hình thức tiệc đứng nhưng đơn giản hơn tiệc đứng. Người ta thường uống nhiều hơn ăn.

Món ăn thường là sanwich, thịt nướng, bánh có nhân. Nói chung món ăn của loại tiệc này ít hơn tiệc đứng.

Tiệc này khơng để thực đơn, không sắp xếp chỗ ngồi. Thức ăn do người phục vụ mang đến cho từng người. Thời gian tổ chức khoảng từ 15 đến 17 giờ trở đi, kéo dài khoảng hai tiếng.

- Tiệc trà:

Là hình thức tiệc đơn giản, gọn nhẹ. Thời gian tổ chức thường vào khoảng 16 giờ. Trong tiệc thường có mứt, bánh ngọt, hoa quả, trà, bia (có thể dùng ít rượu vang trắng). Thời gian tiệc kéo dài khoảng 1 tiếng.

Ngồi các hình thức tiệc nói trên, có nhiều hình thức tiệc khác nhau như tiệc công tác, tiệc rượu mà ở nước ta ít tổ chức.

3.2.3. Xử sự của người mời và người được mời dự tiệc

- Chủ tiệc

129

Buổi tiệc có vui vẻ và thành cơng hay khơng phụ thuộc phần lớn vào những thành viên của bữa tiệc, do đó chủ tiệc cần chuẩn bị chu đáo danh sách khách mời. Để khơng khí bữa tiệc cởi mở, thoải mái và hồ đồng, cần tránh mời những người có quan hệ đối địch nhau; những người có sự khác biệt q lớn về trình độ văn hố chung, về địa vị xã hội...

Đối với khách mời VIP, không nên gửi giấy mời như với mọi khách mời khác mà nên kèm theo thư riêng hoặc thông báo trước bằng điện thoại. Khi khách chính đã nhận lời, lúc đó mới gửi giấy mời chính thức cho các vị khách mời khác.

Trong thiếp mời phải ghi đầy đủ các chi tiết như: ngày, giờ, địa điểm và hình thức tổ chức tiệc. Tránh thay đổi các dự định trong buổi tiệc chiêu đãi đã được báo cho khách mời biết. Bên cạnh việc mời khách và chuẩn bị cơ sở vật chất cho bữa tiệc, chủ tiệc cần chuẩn bị chu đáo việc đón và tiếp khách.

Chủ tiệc cần thể hiện sự chân tình, hiếu khách qua việc đón, chào khách, hướng dẫn nơi để mũ, áo cho khách và giới thiệu các vị khách với nhau. Nếu khách mang theo quà tặng phải cảm ơn và để vào vị trí qui định.

Khi đón khách cần chú ý:

Đối với khách VIP, cần bố trí người đón ở cơng vào (người đón phải là người có cương vị sau chủ tiệc) và hướng dẫn vào phịng khách. Chủ tiệc bước ra đón khách và giới thiệu với những người khác.

Đối với những người khách đến sớm: Chủ tiệc cần vui vẻ đón tiếp, tạo cho khách ấn tượng rằng đó là dịp tốt để hai bên có thể trị chuyện riêng nhiều hơn.

Khi khách đến đơng, chủ tiệc nên đón tiếp theo sự ưu tiên trong giao tiếp, phụ nữ, người lớn tuổi và địa vị xã hội. Trong trường hợp có nhiều phụ nữ ngang tuổi có thể đón tiếp lần lượt theo chiều kim đồng hồ.

Chủ tiệc luôn phải tạo cho khách một khung cảnh vui vẻ, thoải mái và được tiếp đón chu đáo.

+ Sắp xếp bàn tiệc:

Cách sắp xếp phòng tiệc thể hiện phong cách của chủ tiệc (hoặc cơ sở tổ chức tiệc). Trong phịng tiệc cần phối hợp màu sắc hài hồ

Khi mời một người có cương vị, chức vụ cao hoặc người nào đó đóng vai trị khách chính, để thể hiện sự trọng thị hoặc thân tình khơng nên gửi giấy mời bình thường mà nên kèm theo một danh thiếp của mình có thêm vài chữ thân tình cần thiết.

Đối với khách chính phải có sự quan tâm của chủ tiệc. Chủ tiệc phải tranh thủ với những ý tứ, làm sao cho khách chính khơng thể từ chối được mà phải nhận lời dự tiệc.

130

Người được mời dự tiệc nên nhanh chóng trả lời để tránh gây lúng túng bị động cho người chủ tiệc trong việc bố trí và tổ chức tiệc chiêu đãi ấy. Rất khơng nên đến giờ chót lại trả lời từ chối. Nếu là khách chính của bữa tiệc mà từ chối thì rất có thể một vài khách phụ liên quan cũng từ chối theo gây khó khăn cho chủ tiệc.

Khách mời nhất là khách chính khơng nên đến quá sớm gây lúng túng cho chủ tiệc trong việc đón tiếp hoặc làm khách phải đợi.

Khách chính đến dự tiệc nếu lịch thiệp thường gửi một bó hoa một vài giờ trước bữa tiệc hoặc có thể mang theo khi dự tiệc. Nếu chủ tiệc muốn thể hiện sự trọng thị đối với khách chính cũng nên chuẩn bị bó hoa để tặng khách chính.