Tồn Kho ảo Và Cách Xử Lý Hàng Tồn Kho ảo - Kế Toán AST

Tồn kho là một vấn đề cốt lõi của một doanh nghiệp thương mại, ở thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho chênh lệc rất nhiều so với thực tế. Vậy nguyên nhân của tình trạng hàng tồn kho ảo này là gì và cách xử lý trước khi quyết toán thuế như thế nào để an toàn cho doanh nghiệp mình? Kế toán AST xin được chia sẻ Tồn kho ảo và cách xử lý hàng tồn kho ảo để các bạn tham khảo.

1. Tồn kho ảo là gì?

Tồn kho ảo là lượng hàng hóa, vật tư tồn kho trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với thực tế, dù chênh lệch này nhiều hay ít thì số liệu kế toán cũng phản ánh không trung thực giá trị hàng tồn kho. Gây ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận, các chỉ số trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

2. Nguyên nhân hàng tồn kho ảo

Các nguyên nhân dẫn đến tồn kho ảo như sau:

• Doanh nghiệp bán hàng không lập hóa đơn khi người mua không yêu cầu;
• Kế toán không phản ánh ghi chép kịp thời, đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Doanh nghiệp mua hóa đơn đầu vào hoặc xuất nhập khẩu ở đâu tốt
• Kế toán không biết lập hồ sơ để giảm hàng tồn kho cho hàng hóa hết hạn sử dụng, hao hụt tự nhiên;
• Kế toán hiểu nhầm về các trường hợp không phải xuất hóa đơn…

3.  Rủi ro về Thuế

Theo TT 166/2013/TT – BTC, Điều 12. Xử phạt đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn

1- Các trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, bao gồm:

a) Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, tăng số thuế được miễn, giảm nhưng người nộp thuế phát hiện và đã ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế làm phát sinh nghĩa vụ thuế trên sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ khi lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.

b) Hành vi khai sai của người nộp thuế làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm, người nộp thuế chưa điều chỉnh, ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ kê khai thuế, nhưng khi bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, người vi phạm đã tự giác nộp đủ số tiền thuế khai thiếu vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền lập biên bản kiểm tra thuế, kết luận thanh tra thuế.

c) Hành vi khai sai của người nộp thuế làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm đã bị cơ quan có thẩm quyền lập biên bản kiểm tra thuế, kết luận thanh tra thuế xác định là có hành vi khai man, trốn thuế, nhưng nếu người nộp thuế vi phạm lần đầu, có tình tiết giảm nhẹ và đã tự giác nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt thì cơ quan thuế lập biên bản ghi nhận để xử phạt theo mức phạt tiền đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm.

d) Sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện, người mua có hồ sơ, tài liệu, chứng từ, hóa đơn chứng minh được lỗi vi phạm hóa đơn bất hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.

2- Mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này là 20% tính trên số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm cao hơn so với mức quy định của pháp luật về thuế.

3-Trường hợp vi phạm theo quy định tại Khoản 1 Điều này ngoài việc bị xử phạt theo quy định tại Khoản 2 Điều này còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là nộp đủ số tiền thuế nợ, số tiền thuế thiếu, tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.

Cơ quan thuế xác định số tiền thuế thiếu, số ngày chậm nộp tiền thuế, tiền chậm nộp tiền thuế; số tiền phạt và ra quyết định xử phạt đối với người nộp thuế.

Cơ quan thuế căn cứ ngày nộp tiền vào ngân sách nhà nước ghi trên chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước hoặc chứng từ chuyển khoản có xác nhận của kho bạc nhà nước hoặc tổ chức tín dụng để xác định việc người nộp thuế đã nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước và số ngày chậm nộp tiền thuế để làm căn cứ xác định số tiền chậm nộp tiền thuế.

4- Trường hợp, người nộp thuế có hành vi khai sai quy định tại Khoản 1 Điều này nhưng không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc chưa được hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế thì không bị xử phạt theo quy định tại Điều này mà bị xử phạt theo quy định tại Khoản 4 Điều 8 Thông tư này.

Tùy mức độ vi phạm Thuế sẽ có quyết định xử lý, các bạn đọc thêm ở TT166 Điều 13. Xử phạt đối với hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

4. Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Để tránh việc doanh nghiệp bị kiểm kê kho khi quyết toán, đồng thời giảm bớt các rủi ro về thuế khi quyết toán, Doanh nghiệp có thể sử dụng một số cách sau để hạn chế bớt lượng tồn kho ảo trên sổ sách của mình:

4.1 Xuất hóa đơn bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn.

Cách này khá an toàn. Tuy nhiên Doanh nghiệp chịu 10% thuế GTGT, đồng thời làm tăng doanh thu bán hàng trong kỳ. Mặc dù thực tế trong kỳ không phát sinh, như vậy cần phải cân đối được doanh thu chi phí làm sao cho hợp lý với số thuế TNDN phải nộp

Chứng từ bao gồm: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho

4.2 Xuất hàng cho biếu tặng nhân viên

Cần lưu ý đối với trường hợp này xuất hàng cho biếu tặng nhân viên vẫn phải xuất hóa đơn. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng  hóa dịch vụ của khách hàng  (Theo hướng dẫn tại khoản 7 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC).

Như vậy có thể thấy xuất hàng cho biếu tặng nhân viên là một khoản chi có tích chất phúc lợi.Vì vậy nó được tính vào chi phí được trừ khi xác đinh thuế TNDN.

Tuy nhiên để được tính vào chi phí hợp lý được trừ cần lưu ý : Tổng số chi có tính chất phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm .

–         Chứng từ kèm theo : Hóa đơn, phiếu xuất kho, danh sách nhân viên được cho biếu tặng hàng hóa.

4.3 Xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động

Trường hợp này cũng phải xuất hóa đơn tương tự như trường hợp hàng hóa cho biếu tặng ở trên. Tuy nhiên đối với cách làm này doanh nghiệp vẫn phải chịu thuế đầu ra và thuế TNDN như bán hàng bình thường.

–         Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng lương

4.4 Lập biên bản thanh lý hàng hóa do hàng hóa lâu ngày, khó bán…

Tuy nhiên cách này bạn cần ra soát lại hàng hóa nào có thời gian nhập là lâu nhất.

–         Chứng từ kèm theo: Biên bản thanh lý, bảng tổng hợp hàng hóa cần thanh lý, quyếtđịnh thanh lý, hóa đơn, phiếu xuất kho.

4.5 Đăng ký với sở công thương chương trình khuyến mại.

Mua số lượng nhiều thì được tặng….. Cách này thì đa phần các công ty bây giờ đều làm. Chẳng hạn áp dụng chương trình khuyến mại mua 2 tặng 1, hay 3 tặng 1…Tuy nhiên còn nhiều công ty chưa đăng ký với sở công thương. Cần lưu ý rằng khi đã áp dụng chương trình khuyến mại bắt buộc phải đăng ký với sở công thương nếu như bạn không muốn bị tính luôn doanh thu trên phần hàng hóa dùng đê khuyến mại.

– Chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hóa đơn phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có….

Trong trường hợp này áp dụng chương trình mua số lượng nhất định sẽ được tặng thêm sản phẩm cùng loại thì giá trên hóa đơn là giá đã giảm trừ. Vì vậy ko phải thể hiện khoản chiết khấu thương mại nữa.

4.6 Thực hiện giảm giá hàng bán ra thị trường

Khi doanh nghiệp có khách hàng ký hợp đồng mua hàng và với số lượng hàng lớn. Có thể giảm giá hàng bán cho khách hàng đó. Nếu như doanh nghiệp có thể tăng được số lượng hàng bán ra, như vậy có thể giảm được một phần hàng tồn ảo.

4.7 Tiến hành lập thủ tục hủy hàng và thanh lý hàng

Đối với việc làm thủ tục hủy hàng và thanh lý, doanh nghiệp có thể cách 3 đến 4 tháng sẽ làm một lần. Các thủ tục này sẽ dựa vào những mặt hàng đã mua lâu nhất, hãy thanh lý với giá hợp lý hoặc hủy những mặt hàng đã không còn giá trị sử dụng.

• Đối với thủ tục thanh lý hàng, kế toán viên sẽ chuẩn bị những giấy tờ như sau:

– Biên bản kiểm kê hàng hóa định thanh lý

– Quyết định về việc thanh lý hàng hóa do để lâu không thể bán được

– Xuất hóa đơn thanh lý hàng hóa

• Đối với thủ tục hủy hàng, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị những giấy tờ như sau:

– Biên bản kiểm kê các mặt hàng đã hết hạn sử dụng hoặc những mặt hàng bị hỏng do sinh lý hóa

– Đề nghị về việc hủy các mặt hàng đã hết hạn sử dụng hoặc đã bị hỏng do sinh lý hóa

– Biên bản về việc hủy hàng hóa.

4.8 Cho doanh nghiệp vay mượn

Có một cách để làm giảm hàng tồn cũng được áp dụng rất nhiều hiện nay. Đó là cho các doanh nghiệp khác vay mượn hàng hóa. Áp dụng cách này để hợp thức hóa. Sau khi đã hợp thức hóa xong, sẽ trả lại hàng cho nhau.

Tuy nhiên đối với cách này, sẽ chỉ áp dụng được trong năm tài chính hiện hành. Và quan trọng hơn cả là cả hai bên phải đồng ý.

Hy vọng qua bài viết Tồn kho ảo và cách xử lý hàng tồn kho ảo của Kế toán AST, các bạn sẽ có thêm một số kinh nghiệm để xử lý các phát sinh liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp mình.

Mời các bạn xem thêm bài viết liên quan:

• Các phương pháp tính giá xuất kho
• Khóa học kế toán phần mềm MISA