TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI- Những Vấn đề Cần Lưu ý

1.Nguyên tắc hoạt Ä‘á»™ng của tổng Ä‘ài Ä‘iện thoại? Má»—i máy Ä‘iện thoại là má»™t thuê bao được nối vá»›i má»™t tổng Ä‘ài bằng đường dây. Khi bạn quay số cần gọi, người trá»±c tổng Ä‘ài sẽ tiếp chuyển đường dây cho bạn tại tổng Ä‘ài bằng phích cắm. nhiều tổng Ä‘ài lại được nối vá»›i nhau bằng đường truyền cáp quang hoặc vệ tinh hay các trạm chuyển tiếp vô tuyến. Hiện nay tất cả các thao tác bằng tay Ä‘ã được tá»± Ä‘á»™ng hóa bằng hệ thống tổng Ä‘ài Ä‘iện tá»­. Chính vì vậy má»›i có các card cắm trong tổng Ä‘ài trong Ä‘ó có card xá»­ lý.

- Các cÆ¡ quan, doanh nghiệp hoặc TÆ° nhân lắp tổng Ä‘ài ná»™i bá»™ phục vụ nhu cầu của mình và thuê đường truyền của bÆ°u Ä‘iện để nối ra ngoài thì thường gọi Ä‘ay là trung kế

- Thuê bao mà bạn Ä‘ang sá»­ dụng chỉ được má»™t máy, bạn lắp thêm thì gọi máy lắp thêm là máy nhánh.

- Tổng Ä‘ài Ä‘iện thoại có nhiệm vụ kết nối tất cả các máy Ä‘iện thoại vá»›i nhau, muốn nhÆ° vậy nó phải hoạt Ä‘á»™ng nhÆ° sau:

- Nhận biết được tình trạng của từng máy nhánh ( nhấc máy, gác máy).

- Khi nhận được máy Ä‘iện thoại nhấc máy tổng Ä‘ài phát tín hiệu mời gọi Ä‘i ( tín hiệu U dài mà bạn nghe khi nhấc máy lên).

- Nhận các thông tin được ấn từ bàn phím máy Ä‘iện thoại ( nhận biết được số được bấm từ bàn phím). - Xá»­ lý các thông tin Ä‘ó.

- Định tuyến kết nối vào máy nhánh cần gọi đến.

- Phát tín hiệu gọi chuông và cuối cùng là kết nối cuá»™c gọi cho 2 máy Ä‘iện thoại

- Card xá»­ lý là card trong tổng Ä‘ài để xá»­ lý các hoạt Ä‘á»™ng của tổng Ä‘ài.

- Trung kế là đường dây kết nối từ tổng Ä‘ài này đến tổng Ä‘ài khác. Đó có thể là đường kết nối từ tổng Ä‘ài của nhà cung cấp đến tổng Ä‘ài con thuê bao hay đường kết nối giá»­a 2 tổng Ä‘ài lá»›n vá»›i nhau. - Máy nhánh là máy Ä‘iện thoại kết nối vá»›i má»™t tổng Ä‘ài còn gọi là máy con.

Thí dụ : tổng Ä‘ài có 10 trung kế và 32 máy nhánh có nghÄ©a là tổng Ä‘ài có thể kết nối ra bên ngoài tối Ä‘a 10 đường dây và có thể đấu nối được tối Ä‘a 32 máy Ä‘iện thoại từ tổng Ä‘ài Ä‘ó ( bạn nên nhá»› Ä‘ây là 32 máy nhánh chính, ngoài ra bạn có thể mắc thêm máy song song tức máy phụ).

2.Trung kế vào bÆ°u Ä‘iện là gì?

Trung kế từ bÆ°u Ä‘iện Ä‘ó là từ chuyên ngành ĐTVT thường gọi cho đầu số Ä‘iện thoại đăng ký từ nhà cung cấp nhÆ° VNPT, Viettel...

CÅ©ng có nhiều trường hợp người ta gọi là trung kế, có người gọi là CO hay Trunk... tất cả đều là má»™t

Có má»™t số loại trung kế mà nhà mạng hay cung cấp nhÆ°:

- Trung kế analog cứ má»—i Ä‘ôi dây là má»™t số Ä‘iện thoại trên Ä‘ó có thể là cáp trục hoặc cáp quang

- Trung kế luồng (E1...) là trung kế mà có 30 số Ä‘iện thoại được chạy trên má»™t Ä‘ôi giây có thể là cáp quang hoặc cáp trục...

3.Những lÆ°u ý trÆ°á»›c khi mua tổng Ä‘ài Ä‘iện thoại?

A. TÆ° vấn chọn mua tổng Ä‘ài Ä‘iện thoại

1. Yêu cầu tổng Ä‘ài sá»­ dụng cho mục Ä‘ích gì?

Bạn định mua tổng Ä‘ài, vậy bạn dùng tổng Ä‘ài cho mục Ä‘ích gì?

Ví dụ:

- Mua tổng Ä‘ài cho nhu cầu liên lạc trong công ty để các phòng ban gọi cho nhanh và gọi ra ngoài -> Vá»›i yêu cầu này bạn chọn dùng tổng Ä‘ài analog là rẻ nhất

- Mua tổng Ä‘ài phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trá»±c tuyến -> Bạn sá»­ dụng tổng Ä‘ài IP

- Mua tổng Ä‘ài cho dịch vụ há»— trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp -> Bạn chọn tổng Ä‘ài há»— trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức (Tổng Ä‘ài dịch vụ chăm sóc khách hàng)

2. Dung lượng cần sá»­ dụng là bao nhiêu?

Dung lượng ở Ä‘ây là số lượng đường vào bÆ°u Ä‘iện và số lượng máy lẻ, tùy theo số lượng cuá»™c gọi vào và ra nhiều hay ít mà bạn chọn số lượng đường vào bÆ°u Ä‘iện nhiều hay it, thông thường đối vá»›i tổng Ä‘ài tÆ° vấn chăm sóc khách hàng thì cần số lượng đường vào nhiều.

Còn đầu ra số lượng máy lẻ phụ thuá»™c vào số lượng người sá»­ dụng, nhân viên càng nhiều thì số lượng máy lẻ càng nhiều

3. Đối vá»›i khách hàng lắp tổng Ä‘ài má»›i chÆ°a có hệ thống mạng Ä‘iện thoại.

Đối vá»›i khách hàng lắp đặt tổng Ä‘ài là lắp má»›i hay thay tổng Ä‘ài để lá»±a chọn loại tổng Ä‘ài cho phù hợp và đạt hiệu năng sá»­ dụng cao nhất.

Ví dụ:

- Vá»›i khách hàng lắp đặt tổng Ä‘ài má»›i tinh: Nên chọn tổng Ä‘ài IP, vì vá»›i tổng Ä‘ài IP bạn không phải chạy hệ thống dây Ä‘iện thoại riêng, sá»­ dụng ngay hệ thống dây mạng có sẵn để hoạt Ä‘á»™ng, nhÆ° vậy chi phí chạy hệ thống mạng cÅ©ng giảm cho bạn được 30% chi phí đầu tÆ° rồi.

- Đối vá»›i khách hàng thay tổng Ä‘ài có mạng thoại sẵn rồi, không yêu cầu tính năng cao cấp thì lá»±a chọn tổng Ä‘ài Analog vẫn là giải pháp rẻ nhất.

- Đối vá»›i khách hàng có mạng Lan rồi chÆ°a có mạng Ä‘iện thoại thì cÅ©ng nhÆ° trên lá»±a chọn tổng Ä‘ài IP sẽ giúp bạn không phải chạy dây gì cả, mua tổng Ä‘ài về cắm vào hệ thống là dùng được ngay.

4. Là công ty có 1 văn phòng làm việc hay nhiều chi nhánh.

Nếu công ty bạn là công ty nhiều chi nhánh, hoặc tÆ°Æ¡ng lai sẽ có nhiều chi nhánh hoạt Ä‘á»™ng, có nhu cầu gọi ná»™i bá»™ cao thì giải pháp lá»±a chọn tổng Ä‘ài IP là phù hợp nhất, chi phí hợp lý, không phải đầu tÆ° nhiều

B. Các thiết bị cần thiết cho việc lắp tổng Ä‘ài.

1. Tổng Ä‘ài

2. Các Ä‘iện thoại đầu cuối

3. Hệ thống đường dây ná»™i bá»™ (Cáp Ä‘iện thoại, gen ốp tường, wallplate, dây nhẩy từ wallplate ra Ä‘iện thoại)

4. Nhân công triển khai.

C. Chọn nhà cung cấp uy tín.

Đây cÅ©ng là bÆ°á»›c quan trọng cho má»—i doanh nghiệp trÆ°á»›c khi chọn mua tổng Ä‘ài từ nhà cung cấp nào vì:

Tổng Ä‘ài khác biệt so vá»›i các sản phẩm khác, liên quan đến quá trình sá»­ dụng, hệ thống đường dây, dịch vụ kỹ thuật -> Các vấn đề lá»—i hay xẩy ra, vì vậy cần chọn nhà cung cấp sao đạt được má»™t số tiêu chí cÆ¡ bản sau:

1. Hỗ trợ support tốt 24/24 qua điện thoại, internet hoặc tại nơi người sử dụng

2. Có sản phẩm thay thế cho mượn khi tổng Ä‘ài có sá»± cố bị hỏng phần cứng hoặc phần mềm trong bảo hành cÅ©ng nhÆ° ngoài bảo hành

3. Đảm báo há»— trợ sản phẩm ít nhất trong vòng 3 năm (vì có 1 số tổng Ä‘ài khi hết model ngừng sản xuất không còn linh kiện thay thế nâng cấp về sau)

4.Hỏi về lắp line tổng Ä‘ài?

Tùy thuá»™c vào nhu cầu số lượng máy nhánh cần sá»­ dụng và mức Ä‘á»™ gọi Ä‘i ta có thể xác định được số line cần lắp.

Vd: má»™t khách sạn có 12 phòng thì nên sá»­ dụng loại tổng Ä‘ài có 14-16Ext (14-16 máy nhánh) và từ 3-5 Co (3-5 trung kế) còn tùy thuá»™c vào lÆ°u lượng cuá»™c gọi. Vốn dÄ© từ 14-16 máy nhánh vì ngoài má»—i phòng 1 máy còn thêm máy cho lá»… tân, kế toán, máy Fax… Do là khách sạn nên chắc chắn lÆ°u lượng các cuá»™c gọi Ä‘i cùng lúc là không lá»›n nên chỉ cần 3-5 trung kế (Số Ä‘iện thoại đăng ký từ nhà cung cấp dịch vụ)

Các tổng Ä‘ài Ä‘iện thoại thường có tính năng mở rá»™ng thêm số trung kế và máy nhánh, chính vì vậy cần xác định rõ quy mô, nhu cầu và sá»± phát triển trong tÆ°Æ¡ng lai để lá»±a chọn loại tổng Ä‘ài Ä‘iện thoại có số line phù hợp.

(Còn tiếp tục cập nhập) Sohotech