Tổng Hợp Các Hàm Excel Thường Dùng Trong Văn Phòng

Có thể bạn quan tâm

Hiện nay, đa phần dân văn phòng đều sử dụng Excel để tính toán, thống kê dữ liệu và phân tích. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa tận dụng được tối đa những hiệu quả mà công cụ này mang lại. Việc thành thạo các hàm excel thường dùng trong văn phòng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất trong công việc. Dưới đây là tổng hợp những hàm Excel cơ bản, cần thiết cho công việc.

Mục lục

Excel là gì?
Tổng hợp các hàm excel thường dùng trong văn phòng

Excel là gì?

Excel là một trong những bộ công cụ Microsoft Office. Đây là công cụ bảng tính điện tử hữu ích được sử dụng phổ biến cùng với nhiều chức năng xử lý bảng tính chính xác và nhanh chóng.

Excel trang bị cho người dùng các hàm để tính toán như hàm IF, SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN… Các hàm này giúp hỗ trợ đắc lực để giải quyết những thao tác thống kê và tính toán cơ bản trong lĩnh vực kế toán hoặc hành chính nhân sự. Đối với nhân viên văn phòng, excel là một kỹ năng tin học văn phòng rất có ích để giải quyết các công việc liên quan đến bảng tính.

các hàm excel thường dùng trong văn phòng

Tổng hợp các hàm excel thường dùng trong văn phòng

Thứ nhất là hàm tính tổng SUM

Đây là một trong các hàm excel thường dùng trong văn phòng. Hàm này dễ sử dụng và cũng được dùng phổ biến nhất. Đây là hàm đầu tiên mà bất kỳ ai học Excel cũng được tìm hiểu. Hàm SUM trong Excel là cộng các giá trị số trong một phạm vi ô. Được phân loại theo hàm toán học và lượng giác. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là phạm vi, tham chiếu ô và số.

Thực Trạng Văn Phòng Xanh Hiện Nay Tại Thủ Đô Hà NộiXem thêm

Công thức SUM tự cập nhật khi bạn chèn hoặc xóa một giá trị. Theo đó công thức này bao gồm những thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có. Ngoài ra, hàm này sẽ tự bỏ qua các ô trống và giá trị văn bản.

Công thức tính hàm này như sau: =SUM(Number1,Number2,Number3…)

Trong đó có: Number1, Number2, Number3: là giá trị các số hạng cần tính tổng. Kết quả của hàm SUM chinhs là tổng các giá trị được chọn.

Ví dụ: =SUM(10,50,80) nghĩa là cộng các số hạng lại với nhau và cho ra kết quả 140.

Hàm tính tổng tiếp theo là SUMIF có điều kiện. Hàm này giúp tính tổng các ô dựa trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), bạn nên sử dụng hàm SUMIF.

Để tính tổng các ô dựa trên một tiêu chí (ví dụ, red). Bạn cần sử dụng hàm SUMIF với 3 đối số. Trong đó đối số cuối cùng là phạm vi cần tính tổng.

Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện. Trong trường hợp bạn cần tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và red). Bạn nên sử dụng hàm SUMIFS. Trong đó đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng.

Tiêu Chuẩn Diện Tích Văn Phòng (m2/người) Cập Nhật Mới NhấtXem thêm

Thứ hai, hàm đếm COUNT, COUNTIF, COUNTIFS

Hàm đếm COUNT sẽ giúp bạn giải quyết cơ sở dữ liệu khổng lồ thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công. Hàm COUNT trong Excel trả về số lượng các giá trị là số. Số ở đây bao gồm số âm, ngày, giờ, phân số, tỷ lệ phần trăm và công thức trả về số.

Công thức: COUNT (value1, [value2], …). Công thức hàm COUNT có các đối số. Trong đó: value1: là bắt buộc. Đây là mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số. Còn value2 …: được tùy chọn. Giá trị này lên đến 255 mục bổ sung, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.

Trong công thức này các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chỉ số mới được tính. Những giá trị được tính bao gồm: Các đối số là số, ngày tháng hoặc đại diện văn bản của số được tính. Những giá trị logic và biểu diễn văn bản của các số mà bạn nhập trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được tính.

Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể. Đây là hàm để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, lớn hơn 9), bạn nên sử dụng hàm COUNTIF.

Hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện. Hàm này để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, red và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS.

Thứ ba là hàm tính giá trị trung bình AVERAGE

Đây là hàm đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Ví dụ bạn cần tính giá trị trung bình từ ô A15 đến ô J15, bạn chỉ cần gõ =AVERAGE(A15:J15) rồi nhấn Enter.

Kết quả đưa ra trong ô K15 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A15 đến J15. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cách kéo chuột thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu. Tương tự như hàm SUMIF, COUNTIF bạn có thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS để tính giá trị trung bình của các ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.

Thứ tư là hàm MIN, MAX

Trong trường hợp bạn cần tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm này để làm việc đó. Công thức rất đơn giản: =MIN(D5:J15). Ngay lập tức Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.

Thứ năm là hàm LOGIC

Hàm LOGIC được sử dụng khá thông dụng thuộc các hàm excel thường dùng trong văn phòng bao gồm: hàm IF, hàm AND, hàm OR, hàm YEAR, hàm MONTH, hàm DAY và hàm DATE.

Hàm IF để kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không. Nếu điều kiện đúng phép tính sẽ trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Công thức =IF(điều kiện,”giá trị đúng”,”giá trị sai”).

Hàm AND giúp trả về giá trị đúng trong trường hợp tất cả các điều kiện được thỏa mãn. Ngược lại sẽ trả về giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai. Công thức =IF(AND(điều kiện),”giá trị đúng”,”giá trị sai)

Ngược lại với hàm AND, hàm OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn. Còn nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng sẽ trả về giá trị sai.

Hàm YEAR để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng. Công thức =YEAR (cột chứa năm cần lấy). Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày bạn dùng hàm DATE.

Bài viết trên đây của Intracom Riverside đã tổng hợp cho bạn các hàm excel thường dùng trong văn phòng. Với excel, bạn dễ dàng giải quyết công việc và chất lượng công việc hiệu quả hơn. Hi vọng, với các hàm trong excel cơ bản trên đây sẽ nâng cao khả năng máy tính văn phòng và giúp bạn luôn thành công trong công việc.

5/5 - (1 bình chọn)Share: