Tổng Hợp Các Mẫu File Excel Quản Lý Bán Hàng Online Chi Tiết, Tránh ...

Xu hướng bán hàng online ngày càng nở rộ, và bạn cũng không bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời này để kiếm thêm thu nhập cho bản thân. Tuy nhiên, khi tham gia kinh doanh thì bạn mới nhận ra có quá nhiều thứ khiến bạn đau đầu, chẳng hạn như không biết quản lý sản phẩm ra sao, hàng tồn kho online thì nên giải quyết như thế nào. Nhận thấy những khó khăn này thì TPos có tạo một file excel quản lý bán hàng online giúp các chủ shop kiểm soát công việc chi tiết, thuận lợi và hiệu quả hơn. Nếu bạn vẫn chưa biết cách tạo file quản lý bán hàng online bằng excel ra sao thì có thể tải các mẫu này của TPos để sử dụng nhé!

Các mẫu file excel quản lý bán hàng online đơn giản và hiệu quả

Nếu như các bạn không biết cách lập bảng excel bán hàng như thế nào thì ngay sau đây, TPos đã thay bạn tạo ra các mẫu file quản lý bằng excel hiệu quả. Mọi người có thể tùy chọn để sử dụng sao cho phù hợp với cửa hàng của mình nhé.

File excel quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm của shop online là việc cực kỳ quan trọng và không thể thiếu nếu muốn shop kinh doanh hiệu quả. Từng trang tính sẽ liệt kê toàn bộ những thông tin về sản phẩm của bạn như loại hàng, tên sản phẩm, số lượng, giá thành, ngày nhập xuất, hạn sử dụng, mã hàng hoá, SKU sản phẩm là gì,... Những thông tin chi tiết trên bảng tính sẽ giúp bạn nắm chính xác nhất về tình hình hàng hóa của shop mình.

>> Tham khảo mẫu file excel quản lý sản phẩm của TPos

File excel quản lý doanh thu

Khi kinh doanh, chắc nhiều bạn rất quan tâm đến vấn đề này. Vì vậy, muốn không thất thoát tiền bạc thì cách tốt nhất là sở hữu một file excel quản lý doanh thu online. Nó sẽ giúp các chủ cửa hàng theo dõi doanh số từ hoạt động của cửa hàng cũng như các chi phí phát sinh. Một số thông tin cơ bản cần có như: Mã hàng hóa, tên sản phẩm, bảng giá, tên khách hàng, số lượng,...

Nhờ vậy, các chủ shop bán hàng online sẽ kiểm soát được doanh thu bán hàng hiệu quả, chi tiết và chính xác hơn. Nếu cần thiết thì nên bổ sung thông tin theo ngày tháng để dễ dàng theo dõi.

>> Tham khảo mẫu file excel quản lý doanh thu cửa hàng của TPos

File excel quản lý xuất nhập tồn

Quản lý xuất nhập tồn kho là một trong những công việc bắt buộc phải làm khi kinh doanh. Vì vậy, chắc chắn các chủ shop sẽ cần phải có một file excel quản lý xuất nhập tồn kho để kiểm soát hoạt động của mình. Với trang tính này, bạn nên lưu trữ những thông tin quan trọng như: Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch, chứng từ giao dịch, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền,... Những thông tin này sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động tại kho hàng.

>> Tham khảo mẫu file excel quản lý xuất nhập tồn kho của TPos

File excel quản lý thông tin khách hàng

Khi kinh doanh, đặc biệt là bán hàng online thì việc quản lý thông tin khách hàng không thể bỏ qua. Làm tốt bước này sẽ giúp quy trình chăm sóc khách hàng được tối ưu nhất. Khi đó, khách hàng và shop sẽ có một mối quan hệ bền chặt hơn, đem lại lợi ích lâu dài cho cửa hàng. Đây cũng chính là một yếu tố cạnh tranh đặc biệt, giúp bạn giữ chân người mua ở lại với bạn. Khi lập bằng excel quản lý thông tin khách hàng, các chủ shop cần để ý các thông tin như: Tên khách hàng, mã khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, email (nếu cần),...

>> Tham khảo mẫu file excel quản lý thông tin khách hàng của TPos

File excel quản lý đơn hàng online

Quản lý đơn hàng là một công việc cực kỳ quan trọng. Nếu không kiểm soát tốt, rất dễ xảy ra tình trạng mất đơn, ảnh hưởng lớn đến doanh thu của cửa hàng. Chính vì vậy, các chủ shop cần cực kỳ lưu tâm đến vấn đề này. Nếu chưa biết cách lập bảng excel để quản lý đơn hàng online thì có thể tải mẫu của TPos nhé.

>> Tham khảo mẫu file excel quản lý đơn hàng online của TPos

File excel quản lý công nợ

Để biết được doanh thu lãi lỗ một cách chính xác thì ngoài việc quản lý đơn hàng, doanh thu thì chủ shop cũng cần quản lý công nợ đầy đủ. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của bạn. Có những trường hợp vì chưa quản lý tốt công nợ nên dẫn đến tình trạng tưởng kinh doanh có lãi nhưng thực sự đang phải chịu lỗ. Điều này cực kỳ nguy hiểm khi kinh doanh. Để tránh không rơi vào trường hợp tương tự thì ngay bây giờ, bạn cần sở hữu các trang tính quản lý công nợ hoàn chỉnh cho mình.

>> Tham khảo mẫu file excel quản lý công nợ của TPos

Lợi ích khi quản lý bán hàng online bằng excel

Khi sử dụng file excel quản lý bán hàng online, các bạn sẽ tránh được nhầm lẫn khi hạch toán sổ sách, không còn phải tốn công ghi chép. Mọi số liệu sẽ được tính toán trực tiếp bằng công thức vì thế rất khó để xảy ra sai sót.

Thống kê thông tin chi tiết

Nếu như lúc trước bạn thường sử dụng sổ để ghi chép thì sẽ gặp các vấn đề như:

• Khó tìm lại thông tin khi cần vì dễ thất lạc sổ lưu trữ.

• Khi có sổ sách ghi chép thì việc rà soát lại thông tin cũng lâu hơn.

Khi sử dụng file excel theo dõi bán hàng thì số liệu sẽ trực quan hơn. Mọi thông tin về sản phẩm, tình hình kinh doanh sẽ được công cụ thể hiện dưới dạng trang tính giúp bạn thống kê thông tin theo bảng biểu, hàng cột được phân chia rõ ràng. Bạn cũng có thể tự thiết kế bảng tính theo sở thích của mình để phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn, dễ dàng sàng lọc những thông tin quan trọng.

Ví dụ: Khi muốn quản lý sản phẩm, các chủ shop có thể lưu trữ các thông tin như: SKU sản phẩm, ngày nhập hàng, tồn kho, giá bán, tên từng mặt hàng,... đến khi muốn tìm kiếm một sản phẩm nào đó thì có thể sử dụng bộ lọc để tra cứu các thông tin cần thiết.

Tiết kiệm thời gian nhờ tính toán bằng hàm tính có sẵn

Một lợi ích khác ngoài việc thống kê thông tin để quản lý danh mục sản phẩm của shop thì bạn cũng có thể tận dụng các hàm tính trên công cụ này để tính toán doanh thu lãi lỗ một cách nhanh chóng và chính xác.

Nếu như với cách ghi chép sổ sách thì bạn cần vừa ghi, vừa bấm máy từng phép tính một thì với việc quản lý bán hàng bằng excel, chỉ cần nhập số liệu và áp dụng hàm phù hợp là bạn có thể tính toán được hàng ngàn phép tính khác nhau. Chẳng hạn muốn tính tổng thì có thể sử dụng hàm SUM (tính tổng), hoặc cộng trừ nhân chia có điều kiện khi kết hợp nhiều hàm lại với nhau. Chỉ với một vài thao tác là bạn đã có được kết quả mong muốn một cách chính xác.

Hoàn toàn miễn phí

Miễn phí cũng là một lý do khiến excel được nhiều người sử dụng để quản lý công việc của mình. Đối với những người mới bắt đầu kinh doanh, số vốn còn hạn chế thì cần chi tiêu tiết kiệm hơn. Và excel chính là sự lựa chọn tốt nhất. Công cụ này được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới và có thể áp dụng với mọi ngành nghề, mô hình kinh doanh hiện nay.

Chỉ với một chiếc máy tính để bàn hoặc laptop không cần quá đắt tiền, bạn có thể download excel về, tiến hành cài đặt và sử dụng ngay lập tức. TPos đảm bảo rằng khi thay đổi từ cách quản lý truyền thống sàng sử dụng file excel quản lý bán hàng online, bạn sẽ cảm thấy mọi việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, cách này cũng sẽ có một số nhược điểm mà các chủ shop cần lưu ý như sau:

1. Phải hiểu về cách sử dụng các hàm trong excel

Để thống kê được số liệu một cách chính xác thì các bạn cần hiểu về những công thức sẵn có trong bảng tính. Nếu không thì nó chỉ đóng vai trò là một nơi lưu trữ thông tin, còn bạn phải phải tính toán thủ công.

2. Không thể cập nhật liên tục với dữ liệu bán hàng

Một bất lợi khác khi sử dụng công cụ này chính là dữ liệu không được cập nhật ngay lập tức. Sau một ngày bán hàng thì bạn phải nhập liệu lên file để tính toán. Tốn thêm một khoảng thời gian của các chủ shop.

3. Máy tính bị hư có thể khiến bạn mất dữ liệu mãi mãi

Máy tính bị hư khiến mất hết các file excel quản lý bán hàng online của bạn là một trường hợp rất hiếm xảy ra. Tuy nhiên, trong kinh doanh, bạn phải lường trước mọi yếu tố có thể xảy đến với mình. Và nên thận trọng với nhược điểm này.

4. Khó bảo vệ độ chính xác của dữ liệu

Các file excel rất dễ truy cập và bị thay đổi số liệu một cách dễ dàng. Chẳng hạn như bạn đang trông con mà không để ý, con nhỏ nghịch một chút có thể khiến mọi thứ thay đổi, không còn chính xác nữa. Nếu bạn không nhận ra và chỉnh sửa kịp thời thì rất có thể sẽ mang lại những hậu quả nghiêm trọng sau này.

5. Chỉ giải quyết được những tác vụ cơ bản

Các mẫu file excel quản lý bán hàng online của bạn cần phải được nhập liệu thủ công, vì vậy chúng chỉ giải quyết được những vấn đề cơ bản. Những công việc khác muốn giải quyết thì cần sử dụng thêm nhiều công cụ khác nhau, vì vậy rất bất tiện.

>> Mặc dù cách lập bảng excel bán hàng có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên tồn tại song song với đó cũng là rất nhiều những nhược điểm khác. Chính vì vậy, với sự phát triển của công nghệ thì cách quản lý bán hàng bằng excel này đã dần được lợi bỏ. Thay vào đó, ngày nay mọi người sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online để thay thế. Hãy cùng tìm hiểu xem đâu là lý do khiến mọi người thay đổi thói quen này.

Phần mềm quản lý bán hàng online TPos - Giải pháp tối ưu nhất cho các chủ shop

Nhận thấy được những hạn chế của phương pháp sử dụng các file excel quản lý bán hàng online, TPos đã đầu tư nghiên cứu nhiều năm để mang đến người dùng một ứng dụng có thể khắc phục những điểm yếu đó. Việc theo dõi tình hình kinh doanh trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều. Cùng điểm qua một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng online TPos ngay sau đây.

1. Quản lý bán hàng online theo từng danh mục

Các chủ shop có thể dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh theo các danh mục được cài đặt sẵn như: sản phẩm, khách hàng, vận chuyển, doanh thu,... Khi vào từng mục bạn sẽ nhìn thấy toàn bộ thông tin mình muốn một cách chi tiết và rõ ràng. Lúc này sẽ có sợ số liệu bị sai sót. Nếu có vấn đề gì xảy ra thì bạn có thể dễ dàng đối chiếu và sửa lại cho đúng, rất nhanh chóng và đơn giản.

2. Quản lý từ xa dễ dàng

Đây chính là tính năng không có khi bạn sử dụng các mẫu file excel quản lý bán hàng online. Đối với các chủ shop thường xuyên phải ra ngoài lo công việc thì các bảng tính excel sẽ không được cập nhật liên tục, gây rất nhiều bất tiện cho người sử dụng.

Khi sử dụng một phần mềm quản lý thì bạn sẽ dễ dàng loại bỏ được nhược điểm này. Ngoài việc sử dụng trên máy tính thì bạn có thể tải ứng dụng về trên chiếc smartphone của mình để theo dõi hoạt động kinh doanh. Dù bạn đang không có mặt tại kho hàng thì vẫn nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Chỉ cần mở app trên điện thoại là có thể biết được mọi thứ.

3. Thiết lập đơn vị vận chuyển nhanh chóng

Đây chắc chắn là tính năng mà được nhiều chủ shop cực kỳ quan tâm. Khi nhắc đến việc bán hàng online, không ít người đau đầu với việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Họ không biết làm thế nào để:

• Chọn một đơn vị vận chuyển phù hợp.

• Kiểm tra tình trạng đơn hàng.

• Đối soát đơn hàng như thế nào để tránh mất đơn.

Nhận thấy được những khó khăn này của các nhà bán hàng, TPos đã xây dựng tính năng cài đặt đơn vị vận chuyển, giúp bạn có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề này. Ngay khi tạo đơn hàng trên ứng dụng TPos, các đơn vị vận chuyển uy tín sẽ được đề xuất và báo phí chuyển hàng cho bạn. Lúc này, việc chọn lựa một nhà chuyển hàng phù hợp không còn là vấn đề khó khăn nữa. TPos có hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín nhất hiện nay, vì thế các chủ shop không cần băn khoăn về việc hàng của mình có được gửi tới tay người mua hay không. Chỉ với một vài thao tác thì shipper sẽ tới nhà để nhận hàng mang đi vận chuyển. Đây chắc chắn là tính năng mà các file excel quản lý bán hàng online không thể giúp bạn thực hiện.

4. Quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả

Ứng dụng TPos không những chỉ giúp quản lý 1 kênh bán hàng online, mà nó còn có thể kiểm soát toàn bộ công việc bán hàng đa kênh của bạn. Giờ đây, với một phần mềm mà các chủ cửa hàng có thể theo dõi và đánh giá độ hiệu quả của nhiều kênh bán hàng khác nhau. Không phải sử dụng nhiều ứng dụng rất bất tiện.

5. Phân quyền cho người sử dụng

Đối với cách quản lý bán hàng online bằng excel thì khả năng phân quyền để xử lý công việc thì chưa có. Cho nên muốn bảo mật thông tin thì các chủ shop phải tự làm công việc này. Đối với ứng dụng TPos thì bạn có thể phân quyền cho nhân viên để xử lý một số tác vụ cơ bản, từ đó tiết kiệm thời gian cho bạn.

Kết luận

Sử dụng các mẫu file excel quản lý bán hàng online hay phần mềm quản lý bán hàng online TPos đều là những công cụ có thể hỗ trợ bạn kiểm soát hoạt động kinh doanh của mình. Còn việc đâu là một phương án quản lý tốt nhất còn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như quy mô kinh doanh của bạn. Hy vọng sau những chia sẻ và phân tích về các cách quản lý bán hàng cho shop online mà TPos vừa trình bày, bạn đọc sẽ hiểu hơn về chúng và lựa chọn được một hình thức phù hợp nhất để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Chúc bạn thành công!