Tổng Hợp Quy định Về Chữ Ký Trên Hóa đơn Doanh Nghiệp Cần Biết

Tổng hợp các quy định về chữ ký trên hóa đơn trong bài viết dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu và tiến hành ký lên hóa đơn đúng cách, đồng thời tránh được các vi phạm chữ ký trên hóa đơn.

Tổng hợp quy định về chữ ký trên hóa đơn doanh nghiệp cần biết.

1. Các quy định về chữ ký trên hóa đơn cần phải biết

Quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử với người mua và người bán.

1.1 Với hóa đơn điện tử

Quy định về chữ ký trên hóa đơn với người bán

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành mới đây nhất, Bộ tài chính đã đưa ra quy định về chữ ký trên hóa đơn đối với cả người mua như sau:

• Với trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
• Với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Quy định về chữ ký trên hóa đơn với người mua

Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Quy định một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử

Tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:

• Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

1.2 Với hóa đơn là chứng từ giấy

Quy định về chữ ký trên hóa đơn giấy.

Với hóa đơn là chứng từ giấy thì quy định về chữ ký trên hóa đơn phải tuân theo các yêu cầu sau:

• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người trực tiếp khác ký. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
• Bên mua hàng không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…
• Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không sử dụng bút phai màu.
• Không được ký bằng mực đỏ.
• Chữ ký phải là chữ ký tươi không sử dụng bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
• Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký.
• Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.

2. Quy định xử phạt vi phạm chữ ký trên hóa đơn

Quy định xử phạt vi phạm chữ ký trên hóa đơn.

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/05/2018, Chính phủ quy định sẽ tiến hành xử phạt hành chính các vi phạm về chữ ký.

Xử phạt từ 3-5 triệu đồng với các vi phạm sau:

• Hành động tẩy xóa sửa chữa chữ ký.
• Hành động ký hóa đơn GTGT bằng mực màu đỏ, mực phai màu.
• Ký bằng cách đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Xử phạt từ 5-10 triệu đồng với các vi phạm sau:

• Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn giá trị gia tăng thuộc trách nhiệm của người ký.
• Ký hóa đơn nhưng không đúng thẩm quyền.
• Chữ ký của một người không thống nhất hoặc sai với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
• Không có đủ chữ ký theo chức danh đã quy định trên hóa đơn.

Trên đây, thaison.vn đã tổng hợp đến bạn các quy định về chữ ký trên hóa đơn mà doanh nghiệp không thể không biết cùng các quy định xử phạt vi phạm chữ ký trên hóa đơn.

Mọi thông tin các quy định về chữ ký trên hóa đơn hay muốn được tư vấn về giải pháp hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay E-invoice hoàn toàn miễn phí của ThaisonSoft, bạn liên hệ ngay Hotline 24/7:

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Nam/Trung: 1900 4768

Các tin tức liên quan:

• Cập nhật ngay các quy định về hóa đơn điện tử mới nhất năm 2019
• Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và cần ký hay không?
• 7 lưu ý đặc biệt khi sử dụng hóa đơn điện tử