Trao đổi Về Phương Pháp Làm Việc để đạt Hiệu Quả Cao Trong Công ...

Để việc làm đạt hiệu quả cao, bản thân mỗi nhân viên phải nắm bắt đầy đủ nội dung công việc, từ đó có kế hoạch phân tích, đánh giá, giải quyết từng nội dung công việc được giao một cách trọn vẹn với thời gian ngắn nhất.

Đầu tiên là việc lên lịch trình cho công việc và đặt giới hạn thời gian hoàn thành cho từng phần việc cụ thể. Để đạt được hiệu quả và năng suất làm việc cao, điều quan trọng tiên quyết là cần lên kế hoạch thực hiện những việc cần phải làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng rồi đến hàng năm và cuối cùng là những mục tiêu dài hạn trong công việc, chia nhỏ khối lượng công việc, xác định thời hạn cho từng nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Đây là cách hiệu quả nhất trong việc quản lý thời gian vì nó giúp mỗi người xác định được tầm quan trọng của từng công việc cụ thể, từ đó phân bổ thời gian hợp lý để đạt được năng suất tối đa. Việc đặt giới hạn thời gian cho từng công việc tạo nên yếu tố tâm lý, khiến bạn có cảm giác mình cần triển khai và làm việc nhanh chóng hơn, tốt hơn, hiệu quả hơn. Việc đảm bảo đúng thời hạn trong công việc cũng sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên, bạn cũng nên có khoảng thời gian thời gian dự phòng trong lịch làm việc của mình vì có thể những việc đột xuất xảy ra đòi hỏi bạn phải ưu tiên xử lý.

Tiếp theo là phải biết sắp xếp và phân nhóm công việc. Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, việc khó giải quyết sau. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao trong công việc thì mỗi người cần biết tập trung vào công việc mang lại giá trị cao và những công việc được ưu tiên. Theo đó khoảng thời gian phân bổ cho những công việc cần ưu tiên cao với những công việc có độ ưu tiên thấp cũng sẽ có sự khác nhau. Điều chúng ta cần làm là đưa ra quyết định chọn thứ tự công việc thật thông minh, không nên quá đặt nặng việc phải hoàn thành mọi thứ, không lãng phí thời gian cho những việc dư thừa, không nắm chắc kết quả hoặc không quan trọng. Sắp xếp những công việc với độ khó và kỹ năng tương tự nhau vào một nhóm chính là một cách đơn giản giúp chúng ta xử lý công việc nhanh hơn. Bằng việc gộp những công việc tương tự trong ngày, chúng ta sẽ dễ dàng xử lý thông tin và giải quyết vấn đề, thay vì cứ quanh quẩn giữa các nhiệm vụ không liên quan với nhau.

Một vấn đề nữa là bạn cần phải chủ động và quyết đoán. Sự chần chừ, sự trì hoãn trong công việc là kẻ trộm thời gian lớn nhất. Nên ghi nhớ “việc hôm nay chớ để ngày mai”, bạn nên giải quyết các công việc nhiều nhất có thể để tránh bị quá tải vào ngày hôm sau. Sự chủ động và quyết đoán trong công việc sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.

Để công việc tốt hơn, mỗi người cần xây dựng thói quen làm việc tập trung, tránh tác động của những yếu tố bên ngoài, sự tập trung cao độ là yếu tố cơ bản để hoàn thành tốt mọi việc. Một trong những bí quyết giúp bạn luôn giữ tinh thần tập trung và làm việc một cách hiệu quả nhất là tránh lãng phí thời gian cho những hoạt động không liên quan đến công việc như tán gẫu với đồng nghiệp, tin nhắn văn bản, gọi điện thoại,... Vì vậy bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý đến việc sắp xếp tài liệu, chứng từ, vật dụng cá nhân ngăn nắp và khoa học. Hãy đặt những thứ thường xuyên sử dụng như tài liệu, bút, sổ tay, con dấu,... ở nơi gần bạn nhất và dễ thấy nhất. Những tài liệu lưu trữ trong máy tính hãy tổ chức sao cho khoa học, những tài liệu quan trọng thường xuyên sử dụng phải đặt ở nơi ưu tiên hiển thị; hãy vứt bỏ những vật dụng, giấy tờ không còn giá trị, đừng để những vật dụng không quan trọng và ít sử dụng xung quanh bạn, vì nó sẽ cản trở bạn khi tìm kiếm những thứ thực sự cần thiết.

Công việc ngày một nhiều cùng với những áp lực về các chỉ tiêu cần phải đạt, đôi khi khiến nhiều người cảm thấy thời gian trong một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc. Tuy nhiên trên thực tế, mỗi người vẫn có thể cân bằng công việc và cuộc sống nếu biết áp dụng các phương pháp làm việc một cách thông minh thay vì chỉ biết cặm cụi làm việc chăm chỉ.